Учет кассовых операций

       Наличные деньги выдаются по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), на которые ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты расходного кассового ордера.

     Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешающая подпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. Выписываются приходные и расходные кассовые ордера бухгалтером общего или финансового отдела или главным бухгалтером.

     Деньги  отдельному лицу, не работающему в  данной организации, выдаются при предъявлении им паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, по расходному кассовому ордеру, где проставляются подпись в получении и данные предъявленного документа.

     Заработная  плата, пособия, премии выплачиваются  кассиром по платежным ведомостям без  составления расходного кассового  ордера на каждого получателя. По истечении  трех рабочих дней, установленных  для выплаты заработной платы, бухгалтер  выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается.

     Деньги  по кассовым ордерам принимаются  и выдаются только в день составления  этих документов. Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ. При выдаче денежных средств по доверенности она прилагается к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу средств.

     При завершении операции кассир обязан подписать  расходный или приходный кассовые ордера вместе с приложенными к ним  документами, погасить их штампом или надписью; приходные документы - "получено", расходные - "оплачено", с указанием числа, месяца, года. Все приходные и расходные кассовые ордера, а также заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных - кассовых ордеров и документу присваивается порядковый номер.

     Журнал  регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

     Кассовая  книга ведется кассиром. Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной (обычно круглой) печатью организации. На последней странице книги делается надпись: “В настоящей книге всего пронумеровано ... страниц” и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

     Записи  в кассовой книге ведутся в  двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Подчистки и недоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются, исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Разрешается ведение кассовой книги с использованием вычислительной техники.

     Записи  в кассовую книгу производятся сразу  после получения или выдачи денег. Кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег  в кассе и передать в бухгалтерию  отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре). Кассовая книга ведется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого дня. Бухгалтеры и другие счетные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров.

     Для учета наличия и движения денежных средств организации используется активный счет 50 "Касса". Сальдо счета  указывает на наличие суммы свободных  денег организации на начало месяца; оборот по дебету - поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записанные по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью № 1 .

     Основанием  для заполнения журнала-ордера № 1 и  ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

     В кассе организации могут храниться  не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками строгой отчетности.

     К денежным документам относятся путевки  в дома отдыха и санатории, почтовые марки, марки госпошлины, единые и  проездные билеты (трамвайные, троллейбусные, автобусные).

     Бланки  строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и т.п.) учитываются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности".

     Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, а  выдача наличных денег по расходным  кассовым ордерам. Приходные ордера по приему денег  в кассу структурных  подразделений подписываются главным  бухгалтером. Расходные кассовые ордера, кроме того, подписываются распорядителем кредита. В тех случаях, когда  на документах, прилагаемых к расходному ордеру,  имеется разрешительная подпись распорядителя кредита  об оплате, подпись его на расходном  ордере не обязательна.

     Никаких  подчисток, помарок или исправлений, хотя бы оговорённых, в этих документах не допускаются.

     Приходные и расходные кассовые ордера лицам, вносящим и получающим деньги из касс завода, как правило, на руки не выдаются. Расходные кассовые ордера выдаются на руки работающим только в случаи получения единовременной материальной помощи по разрешению руководителя. Расходный  кассовый ордер может быть оплачен  кассой только в день его составления.

     Все приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются по журналу соответствующей бухгалтерией, с присвоением порядковых номеров  последовательно с начало года и  до конца года.

     Приходные и расходные кассовые ордера после  получения или выдачи по ним денег  немедленно подписываются кассиром,  а приложенные к ним документы  после проверки их наличия погашаются соответственно штампом “получено” или “оплачено”.   

     Выдача  денег по расходным кассовым ордерам  производится кассиром против предъявленного получателем паспорта или заводского личного пропуска с отметкой в  нижней части ордера данных о предъявлении документа. При получении денег  по доверенности бухгалтерия в тексте ордера записывает фамилию, имя и  отчество лица, через которого производится выдача денег. Доверенность прикрепляется  кассиром к расходному кассовому  ордеру с отметкой в нём даты выдачи доверенности. Выплату денег по доверенности разрешается производить без  обозначения в ней суммы заработной платы, но с обязательным указанием  расчётного периода, за который причитается  зарплата. При выдаче денег лицу, не имеющему возможности расписаться  лично по его  просьбе за него может расписаться другое лицо, но только не  работник бухгалтерии  или кассы.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3.2 Синтетический а аналитический  учет кассовых операций 

     Для осуществления расчетов наличными  деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Все  поступления и выдачи наличных денег  предприятия учитывают в кассовой книге по форме КО-4. Записи в кассовой книге производятся кассиром сразу  же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему  его документу.

     Каждое  предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной  или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

     Записи  в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах  через копировальную бумагу чернилами  или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки  и неоговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

     Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит  остаток денег в кассе на следующее  число и передает в бухгалтерию  в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в  кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами  под расписку в кассовой книге.

     Выдача  денег из кассы, не подтвержденная распиской  получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его  документе, в оправдание остатка  наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

     Оформленный отчет кассира подлежит проверке бухгалтерами. Она заключается в  тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных документов, соответствия записей в отчете данным приложенных к ним документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Должны быть сверены и суммы  полученных и сданных наличных денег  в учреждения банка по расчетному и другим счетам. После проверки кассового отчета в специальной  его графе проставляют номера корреспондирующих счетов.

     Для обобщения информации о наличии  и движении наличных денежных средств  в кассе организации, а также  денежных документов, находящихся в  кассе организации (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов, оплаченных путевок в дома отдыха и санатории и т.п.), предназначен счет 50 «Касса». К нему могут быть открыты субсчета:

     50-1 «Касса организации»;

     50-2 «Операционная касса»;

     50-3 «Денежные документы» и др.

     По  дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и  денежных документов в кассу организации.

     По  кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и вьщача денежных документов из кассы организации.

     Регистрами  синтетического учета в журнально-ордерной форме бухгалтерского учета являются журнал-ордер №1 и ведомость №1. Расходные кассовые операции отражаются в журнале-ордере №1, приходные —  в ведомости №1. Каждая строчка  в этих регистрах соответствует  одному кассовому отчету, независимо от периода, за который он составлен.

     Подобные  формы регистров широко используются и при ведении бухгалтерского учета с применением компьютера.  

     Пример. Рассмотрим отражение кассовых операций в кассовой книге и книге учета  хозяйственных операций, в течение одного рабочего дня (06.7.2011):