Учет и аудит запасов организации

      Уже первые месяцы работы показали, что  некоторые вопросы, касающиеся практической организации работы по реализации положений, установленным данным нормативным документом, нуждаются в дополнительных разъяснениях. Например, из пункта № 1 Письма вытекает, что “с введением счетов-фактур сохраняются все действующие формы расчетных и первичных учетных документов. Счета-фактуры вводятся не взамен каких-либо документов, а дополнение к ним”. В этом случае резко увеличивается объем работы за счет ее неоправданного дублирования.

      Каждое  предприятие осуществляет регистрацию  выписанных счетов-фактур покупателям в книге продаж, а полученных от поставщиков - в книге покупок. К книгам обеих форм предъявляются общие требования: они должны быть прошнурованы, их страницы пронумерованы и скреплены печатью предприятия; книги подлежат хранению в течение 5 лет. Контроль за правильностью ведения осуществляет руководитель предприятия или уполномоченное им лицо. Книги ведутся для того, чтобы обеспечить получение полной и достоверной информации по НДС, начисленному за реализованные товары, работы и услуги на основе книги продаж и подлежащему зачету на основе книги покупок или восстановлению по НДС, уплаченному в соответствии с требованиями Инструкции 39 Госналогслужбы.

      В книге покупок регистрируются оплаченные счета-фактуры поставщиков за приобретенные  основные средства и нематериальные активы, поступившие производственные запасы, малоценные предметы, товары и оказанные услуги. Итоговые данные книги покупок служат основанием для зачета НДС уплаченного (дебет счета 68 “Расчеты с бюджетом”, кредит счета 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям”). Произведенные предприятием авансовые платежи в порядке предварительной оплаты товаров (работ, услуг) не отражаются в книге покупок, так как по ним не производится зачет НДС входящего (уплаченного). Это связано с тем, что принятие к зачету НДС по приобретенным товарам и материальным ресурсам осуществляется при соблюдении двух обстоятельств - оплате счетов-фактур и оприходовании товаров. Как представляется, с целью получения более полной и достоверной информации о суммах НДС, подлежащих зачету в книге покупок, должны быть зарегистрированы также все счета-фактуры и чеки кассовых аппаратов при наличии товарных чеков за материалы, работы и услуги, оплаченные наличными из кассы или из подотчетных сумм.

      Следует отметить и негативные стороны нововведения.

      Во-первых, предложенная в письме схема ведения  счетов-фактур и их регистрации в  книге продаж и покупок значительно  усложнила работу предприятия, породив  дубликации.

      Во-вторых, по предложенной схеме данные книги продаж и книги покупок не могут быть использованы для исчисления налога, так как в них не содержится всей исчерпывающей информации для начисления НДС за товары и услуги и зачета НДС уплаченного.

      В-третьих, Госналогслужба России совместно с  Минфином, выпустив письмо “О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость” “поправила” Закон, обязав соблюдать норму, в нем не предусмотренную.

      К зачету по НДС начисленному не будут  приниматься суммы, если предприятием не ведется книга покупок и журнал. Это следует понимать так, что если предприятие не допустило ошибок в расчетах с бюджетом по НДС, но не ведет книгу покупок, то у него, во-первых, будет исключена зачтенная сумма НДС входящего и, во-вторых, оно уплатит штраф в том же размере, хотя интересы бюджета соблюдены и не нарушены.

      Для получения материалов со склада поставщика или транспортной организации бухгалтерия  выписывает экспедитору доверенность (Приложение 7).

      При поступлении материалов от поставщиков  заведующий складом проверяет соответствие их фактического количества данным документам поставщика и если расхождений нет, то выписывает приходные ордера (Приложение 8) на все количество поступившего груза в одном экземпляре в поступления материалов. Если расхождений между фактически принятым количеством материальных ценностей и количеством, указанным в сопроводительных документах поставщика, нет. То оприходование можно оформить и без выписки приходного ордера - на основании документов поставщика.

      Если  при приемке от поставщиков будет установлено расхождение с данными сопроводительных документов (недостача, излишек, пересортица) или если имела место неотфактурованная поставка (поступление материалов без счета-фактуры поставщиков), то заведующий складом вместе с представителем поставщика или незаинтересованной организации составляет акт о приемке материалов в двух экземплярах. В этом случае приходные ордера не составляются, а акт является одновременно и приходным документом, и основанием для уточнения расчетов с поставщиком. Второй экземпляр акта направляют поставщику. Данные по поступившим материальным ценностям ежедневно передаются на информационно-вычислительный центр, где по каждому складу составляется табуляграмма “Список поступивших материалов” (Приложение 9).

      В установленные сроки заведующий складом передает все первичные документы в бухгалтерию предприятия по реестру, выписываемому обычно в двух экземплярах: первый с приложенными оправдательными документами остается в бухгалтерии, второй с распиской бухгалтера о количестве принятых приходных и расходных документов - у заведующего складом. Как правило, документы передаются ежедневно, но не реже одного раза в неделю.

      Материалы могут поступать (дебет счета 10 “Материалы”) от подотчетных лиц в порядке  закупки мелких партий за наличный расчет (кредит счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”) вследствие выбытия пришедших в негодность основных средств (кредит счета 47 “Реализация и прочее выбытие основных средств”) и могут быть изготовлены собственными вспомогательными производствами (кредит счета 23 “Вспомогательные производства”). На этапе образования предприятия материалы могут поступать от учредителей в качестве их вклада в уставный (складочный) капитал (дебет счета 10 “Материалы”, кредит субсчета 75-1 “Расчеты по вкладам в уставный капитал”). Может иметь место безвозмездное получение материалов (дебет счета 10 “Материалы”) от физических и юридических лиц (кредит субсчета 87-3 “Нераспределенная прибыль”).

      Операции  по доставке приобретенных материальных ресурсов, их погрузке и выгрузке включается в себестоимость заготовленных производственных запасов (дебет счетов 10 “Материалы”, 12 “Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы”) с кредита счетов (23, 60, 69 “Расчеты по социальному страхованию и обеспечению”, 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”, 71 “Расчеты с подотчетными лицами”, 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”) в зависимости от вида расходов (если учетной политикой не предусмотрено использование счета 15 “Заготовление и приобретение материалов”).

      Уплачиваемый  при приобретении материалов НДС отражается в учете по субсчету 19-3 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям”, только если он выделен в расчетных документах отдельной позицией (дебет счета 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям”, 71 “Расчеты с подотчетными лицами”, 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”). К расчетным документам относятся платежные требования, платежные требования-поручения, платежные поручения, реестры чеков и реестры на получение средств с аккредитива при переводе средств продавцом. Если в расчетных документах НДС не выделяется, то его выделение расчетным путем не производится. В этом случае предприятия принимают на учет материалы вместе с уплаченным НДС. Поэтому необходимо отслеживать такие документы и возвращать их для переоформления. В дальнейшем ежемесячно НДС подлежит зачету (дебет счета 68 “Расчеты с бюджетом”, кредит субсчета 19-3 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям” и списанию (дебет счетов 08, 23, 25, 26, 28, 29, 31, 43, 47, 65, 80-3, 81-2, 84, 88, 96) в порядке предусмотренном Инструкцией № 39 ГНС России “О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость”.

      Суммы НДС по приобретенным производственным запасам (дебет счета 19 “Налог на добавленную  стоимость по приобретенным ценностям”, кредит счета 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”) подлежит зачету (дебет счета 68 “Расчеты с бюджетом”, кредит счета 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям”) в том месяце, когда происходит оплата этих ценностей (дебет счета 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”, кредит счета 51 “Расчетный счет”). Так, если материалы поступили в апреле и расчетный документ поставщика за данную поставку оплачен в апреле (мае), то и сумма уплаченного НДС будет зачтена в апреле (мае).

      Материалы и малоценные предметы, приобретенные  за наличный расчет на предприятиях оптовой  и розничной торговли, приходуют (дебет счетов 10 “Материалы”, 12 “Малоценные  и быстроизнашивающиеся предметы”, кредит счетов 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”, 71 “Расчеты с подотчетными лицами”) вместе с НДС, уплаченном при их приобретении.

      Учет  заготовительных  операций с использованием счета 15. Использовать или не использовать счет 15 “Заготовление и приобретение материалов” для учета заготовительных операций, определяет само предприятие при выборе учетной политики на предстоящий год. В зависимости от принятой учетной политики на организации учета заготовления материалов его можно вести либо с использованием счетов 15 “Заготовление и приобретение материалов” и 16 “Отклонение от стоимости материалов”, либо без их использования (непосредственно на счете 10 “Материалы”). Согласно учетной политики “ЗАО “ЛЖБИ”” данные счета используются.

      Если  предприятие включило в свой рабочий  план счетов счет 15 “Заготовление и приобретение материалов”, то оно все расходы, связанные с заготовлением товарно-материальных ценностей, в течение месяца предварительно собирает на дебете этого счета с кредита разных счетов (23, 60, 68, 69, 70, 71, 76 и др.) в зависимости от характера расходов. В конце месяца на основании данных о фактически поступивших материальных ценностях суммы, учетные на счете 15 “Заготовление и приобретение материалов”, перечисляют на счета производственных запасов (дебет счетов 10 “Материалы”, 12, кредит счета 15 “Заготовление и приобретение материалов”). Целесообразно в этом случае к счету 15 “Заготовление и приобретение материалов” открыть субсчета 1 “Заготовление и приобретение материалов”; 2 “Заготовление и приобретение малоценной и быстроизнашивающейся продукции”.

      Остаток по счету 15 “Заготовление и приобретение материалов” на конец месяца характеризует  стоимость производственных запасов, оставшихся в пути на конец месяца.

      Предприятия применяющие в учете 16 “Отклонение  в стоимости материалов”, сальдо на конец отчетного периода (месяца, квартала, года) по этому счету при составлении баланса присоединяют без корреспонденции счетов к производственным запасам (счет 10 “Материалы”).

      Если  при поступлении от поставщика установлена  их недостача, то необходимо определить ее фактическую себестоимость и отразить на счетах бухгалтерского учета (Таблица 2.1. на условном примере).

      Сумма фактической недостачи складывается из стоимости недостающей части  материальных ценностей по покупным ценам и части подлежащего возмещению тарифа по их доставке (железнодорожного, автомобильного и др.). Для исчисления общей суммы недостачи необходимо:

1. Определить процентное отношение суммы железнодорожного тарифа (6 000 руб.) к стоимости материалов по продажной стоимости без НДС. Оно составит 15% (6 000 руб. / 40 000 руб. * 100%);
2. Определить сумму недостачи с учетом НДС. Она равна 6 210 руб. 
   ((4 500 руб. + 675 руб.) * 1,2).

     Когда груз поступил после оплаты расчетного документа поставщика, то следует  сделать записи;

     Дебет счета 10 40 825 тыс. руб.

     Дебет субсчета 19-3 8 165 тыс. руб.

     Дебет счета 63 6 210 тыс. руб.

     Кредит  счета 60 55 200 тыс. руб.

     Если  к моменту поступления груза  предприятие не оплатило расчетный  документ поставщика, то груз необходимо оприходовать по фактической поставке (без отражения на счете 63);

     Дебет счета 10 40 825 тыс. руб.

     Дебет субсчета 19-3 8 165 тыс. руб.

     Кредит  счета 60 48 990 тыс. руб.

     Отражение в учете неотфактурованных  поставок. Наиболее часто встречаются ошибки при отражении на счетах бухгалтерского учета операций по неотфактурованным поставкам и производственным запасам, находящимся в пути.

      Неотфактурованной считается поставка материальных ценностей  от поставщика до предъявления расчетного документа к его оплате. В этом случае их приходуют по покупным (или учетным) ценам (дебет счетов 10 “Материалы”, 12 “Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы”, кредит счета 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”) без НДС. Суммы налогов по этим материалам будут учтены в том отчетном периоде, в котором поступят расчетные документы (дебет субсчета 19-3 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям”, кредит счета 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”). При поступлении расчетного документа поставщика ранее сделанную запись стоимости материальных ценностей по покупным (учетным) ценам сторнируют и дают положительную запись на сумму счета, предъявленного к оплате.