Учет денежных средств

Основанием для  заполнения журнала-ордера №7 являются: расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет и возврате их в кассу, авансовые отчеты - при  списание израсходованных сумм.

При наличии  внешнеэкономических связей в бухгалтерии может возникнуть необходимость учета расходов по загранкомандировкам (счет 71-2 ”Расходы с подотчетными лицами по загранкомандировкам”). Пересчет выданной суммы (аванс на командировочные расходы) иностранной валюты в рубли производится по курсу БР на дату выдачи. Валюта может выдаваться из кассы и в том случае, когда вернувшийся из командировки работник имеет перерасход по авансу, признанный организацией. Не разрешается в иностранной валюте возмещать работнику командировочные расходы, не входящие в утвержденный перечень. Запрещается использование средств в иностранной валюте, выданных для оплаты командировочных расходов на иные цели, в том числе для платежей по внешнеэкономическим сделкам. Покупка материальных ценностей за рубежом с использованием для расчетов валютных средств организации представляет собой внешнеэкономическую сделку, не оформленную контрактом и выведенную из-под валютного контроля.

Неиспользованный  на командировочные расходы аванс  должен быть внесен работником в кассу  организации в иностранной валюте ( не обязательно в той, в которой  был выдан). Полученная таким образом  с работником наличная иностранная  валюта подлежит сдаче в банк в  течении 10 дней с момента ее возвращения  в кассу организации. В случае несостоявшейся командировки наличная валюта должна быть возвращена в уполномоченный банк в течении 5 рабочих дней с  даты предполагаемой командировки. Сданная  в банк наличная валюта зачисляется  им на текущий валютный счет организации.

Записи на счетах производятся как по видам валют, так и в рублевом эквиваленте. Остатки валют в подотчете  подлежат переоценке по курсу ЦБ РФ, действующему на последний календарный  день в отчетном периоде. Может возникнуть курсовая разница курсовая разница, которая отражается в первую очередь  на том счете, где возникает, т.е. по счету 71.

Основные  проводки по счету 50 « Касса »

 
 

Глава 5. Инвентаризация денежных средств

Статья 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129 - ФЗ «О бухгалтерском учете» рассматривает проведение инвентаризации имущества и обязательств организации как одно из обязательных условий, обеспечивающих достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации подлежит утверждению  одновременно с принятием учетной  политики на следующий финансовый год (или ряд лет),

Порядок проведения инвентаризации определяется организацией самостоятельно, за исключением случаев, когда ее проведение является обязательным в соответствии со ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

при передаче имущества  в аренду, выкупе, продаже, а также  при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально  ответственных лиц;

при выявлении  фактов хищения, злоупотребления или  порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций;

при реорганизации  или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством.

Руководитель  организации может принять решение  о проведении дополнительных внеплановых  инвентаризаций.

Обязательная  ежегодная инвентаризация имущества  и обязательств организации должна быть начата не ранее 1 октября отчетного  года и закончена до его завершения.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации назначается постоянно  действующая инвентаризационная комиссия.

Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49

Сведения о  фактическом наличии имущества  записываются в инвентаризационные описи (акты).

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально  ответственного лица. При этом не допускается  вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных  лиц или по данным учета без  проверки их фактического наличия.

После завершения инвентаризации описи, оформленные  в установленном порядке и  подписанные членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами, сдаются в бухгалтерию  организации.

Анализ результатов  инвентаризации в бухгалтерии организации  заключается в проверке наличия  расхождений между фактическими данными, полученными в процессе инвентаризации, и показателями по данным бухгалтерского учета. При обнаружении  расхождений составляются Сличительные ведомости.

В соответствии со ст. 12 Закона о бухгалтерском учете выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

излишек имущества  приходуется, и соответствующая  сумма зачисляется на финансовые результаты организации;

недостача имущества  и его порча относятся:

- в пределах  норм естественной убыли - на  издержки производства и обращения;

- сверх норм  естественной убыли - на счет  виновных лиц. При отсутствии  норм убыль рассматривается как  недостача сверх норм.

Если  в ходе инвентаризации были выявлены ошибки при отражении  операций на счетах бухгалтерского учета, в результате которых  неправильно определена налоговая база при  исчислении налогов  и сборов, то необходимо внести изменения  в налоговые расчеты, уплатить недостающие  суммы налогов  и пени за просрочку  платежей.

Инвентаризация  кассы

Инвентаризация  наличных денежных средств в кассе  производится в соответствии с  Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40 и сообщенным Письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18.

Для обеспечения  надлежащего контроля за сохранностью денежных средств в кассе целесообразно  проводить инвентаризацию кассы  ежемесячно перед составлением текущей  бухгалтерской отчетности. До начала проверки фактического наличия имущества  инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы  или отчеты о движении денежных средств.

Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные  документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «(дата)»», что должно служить  бухгалтерии основанием для определения  остатков средств к началу инвентаризации.

Материально-ответственные  лица дают расписки о том, что к  началу инвентаризации все расходные  и приходные документы сданы  в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, выбывшие -списаны в расход.

Одновременно  проверяется наличие находящихся  в кассе других ценностей: бланков  строгой отчетности, ценных бумаг, путевок  для лечения и отдыха, железнодорожных  и авиабилетов, знаков почтовой оплаты, талонов на бензин и других денежных документов( по их видам).

В ходе инвентаризации проверяется соответствие остатков денежных средств и других ценностей  на конец отчетного месяца на счетах бухгалтерского учета, указанных в  соответствующих учетных регистрах, их фактическому наличию в кассе  организации.

Инвентаризационная  комиссия полистно пересчитывает денежную наличность и проверяет другие ценности, находящиеся в кассе. Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными  квитанций учреждения банка, почтового  отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и т. п.

В случае выявления  излишков или недостач берется письменное объяснение кассира.

Недостача денежных средств в кассе удерживается с кассира.

Так как счета денежных средств наиболее часто подвергаются и внутренним проверкам , и аудированию, полезно  почаще применять  инвентаризацию счетов денежных средств, в  том числе и  счетов безналичного расчета.

Инвентаризация  счетов денежных средств  безналичного расчета

Инвентаризация  денежных средств в пути (Счет 57) производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета  с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий  сопроводительных ведомостей на сдачу  выручки инкассаторам банка и  т.п.

Инвентаризация  денежных средств, находящихся в  банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах (счетах 51,52 и 55), производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих  счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

При подготовке годовой  отчетности и при  чрезвычайной инвентаризации может проводиться  и проверка законности платежей со счетов и поступлений  на них.

Инвентаризация  подотчетных сумм

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам  с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов  по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Оформление  результатов инвентаризации

По окончании  инвентаризации составляется акт, производится сравнение фактических остатков денежных средств, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Результатом  такого сравнения является составление  сличительных ведомостей. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и  данными инвентаризационных описей.

Денежные средства, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты у организации.

Недостача денежных средств, относится на виновных лиц.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и  отчетности того месяца, в котором  была закончена инвентаризация, а  по годовой инвентаризации - в годовом  бухгалтерском отчете.

Инвентаризация - гарантия достоверности  бухгалтерской отчетности.

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском  учете:

Д-т сч. 94 К-т  сч. 50-1 - отражена недостача денежных средств в кассе

Д-т сч. 73-2 К-т  сч. 94 - недостача отнесена на виновное лицо

Д-т сч. 50-1 К-т  сч. 73-2 - внесение виновным лицом наличных денежных средств в погашение  недостачи.

Д-т сч. 50-1 К-т  сч. 91-1 - Оприходован излишек денежных средств, обнаруженный при инвентаризации. 
 

Глава 6. Порядок отражения операций с денежными средствами в формах бухгалтерского учета и отчетности

При использовании  журнально - ордерной формы бухгалтерского учета данные первичных документов систематически накапливаются в журналах-ордерах и вспомогательных ведомостях.

Журналы-ордера, составленные по кредитовому принципу, открываются на отчетный период на отдельный синтетический счет. Записи в журналы ордера производят с  первичных документов в хронологическом  порядке, либо со вспомогательных ведомостей.

После подведения итогов по журналу-ордеру его кредитовый оборот переносится в Главную  книгу по соответствующему счету, куда также записываются обороты по дебету его, но из других журналов-ордеров. Выводится  конечное сальдо, а затем остатки по счетам из Главной книги заносятся в бухгалтерский баланс. Для проверки правильности в Главной книге подсчитываются обороты по всем счетам: сумма дебетовых оборотов должна быть равна сумме кредитовых оборотов., а также сумма полученных конечных сальдо по дебету должна быть равна сумме кредитовых остатков. За счет этого и достигается баланс - равенство актива и пассива.