Учет денежных средств

В дебет счета №50 «Касса» с кредита  счетов:

Сальдо  на начало месяца_________руб.

Сальдо на конец  месяца_________руб.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы в сумме фактических затрат на их приобретение.

Учет поступления  и выбытия денежных документов оформляют  приходными и расходными кассовым ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов .Один раз  в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и  выбывшим документам.

Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере 3. По окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам.

Когда организация  проводит кассовые операции с иностранной валютой ( в разрешенных законодательством случаях), то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения наличной иностранной валюты .Субсчет «Валютная касса» вводится организацией при осуществлении внешнеэкономической деятельности и направлении работников в загранкомандировку( наличная валюта снимается с текущего валютного счета только для оплаты командировочных расходов). Поступление и выдача валюты производится в обычном порядке, при этом учет движения иностранной валюты ведется по видам валют и в ее рублевом эквиваленте по курсу Банка России на дату совершения операции.

Кассирам устанавливаются  лимиты в иностранной валюте.

В соответствии с Положением Банка России от 15 августа 1997 г. № 503 «О прекращении на территории Российской Федерации расчетов в  иностранной валюте за реализуемые  физическим лицам товары (работы, услуги)»  все расчеты между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями  и физическими лицами (резидентами  и нерезидентами) за реализуемые  последним на территории Российской Федерации товары (работы, услуги) осуществляются исключительно в рублях.

Расчеты в иностранной  валюте за реализуемые физическим лицам  товары (работы, услуги) на территории Российской Федерации запрещаются. В соответствии с этим наличная иностранная валюта используется организациями только для оплаты командировочных расходов.

В случае изменения  курса иностранных валют по отношению  к рублю за время, пока валюта находится  в кассе, возникают курсовые разницы. Согласно п.7 ПБУ 3/2000 стоимость иностранных  денежных знаков в кассе в рубли  должна пересчитываться на дату совершения операции в иностранной валюте, а  также на дату составления бухгалтерской  отчетности.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» отражается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и пр. Организации (в частности, организации транспорта и связи) открывают этот субсчет при необходимости. Операционные кассы обслуживаются кассирами -операционистами, которые получают наличные средства за проданные ценности. Оформляются данные расчеты с применением кассовых аппаратов.

Осуществление операций с использованием

контрольно-кассовых машин

Согласно Закону РФ от 18 июня 1993 г. № 5215 - I «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» денежные расчеты с населением при совершении торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации проводятся всеми организациями с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ).

Положение по применению ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением утверждено Постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745.

Контрольно-кассовые машины, используемые для денежных расчетов с населением, подлежат регистрации  в налоговых органах по месту  нахождения организации и находятся  на техническом обслуживании в региональных центрах технического обслуживания ККМ. Допускаемые к использованию  на территории Российской Федерации  модели ККМ определяются Государственной  межведомственной экспертной комиссией  по контрольно-кассовым машинам и  вносятся в Государственный реестр контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации. Информация о моделях машин, допускаемых  к использованию, публикуется в  печати. Порядок эксплуатации ККМ  определен в Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104.

Постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745 утвержден Перечень отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения ККМ. Данный Перечень является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит.

В случае отключения электроэнергии все хозяйствующие  субъекты освобождаются от использования  ККМ при условии выдачи ими  квитанций по установленной форме  и регистрации такого случая в  энергоснабжающей организации.

Если используется несколько ККМ, на каждую из них ведется  отдельная книга кассира -операциониста. По окончании рабочего дня представитель  администрации совместно с кассиром -операционистом снимает показания  счетчиков ККМ. Кроме того, кассир обязан составить кассовый отчет, оформить приходно-кассовый ордер и сдать  наличные деньги, полученные через  ККМ, вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему кассиру  в главную кассу. В кассовой книге  организации запись о фактической  сумме выручки делается в целом  по организации. На всех ККМ в обязательном порядке применяется контрольная  лента. Контрольная лента, книга  кассира -операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с населением, должны храниться в течение сроков, установленных  для первичных учетных документов, но не менее 5 лет.

Глава 3. Учет подотчетных сумм

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций возникает  потребность в использовании  наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские  цели, для покупки товаров в  других организациях или у физических лиц, а также на иные цели. При  этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета  называются подотчетными лицами.

Организации при  выдаче работникам наличных денежных средств и ведении учета своих  расчетов с ними руководствуются:

Кодексом  законов о труде Российской Федерации;

Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден письмом Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 № 40);

Правилами расчетов организации с работниками, направленными  в командировки, установленными в  инструкции о служебных командировках в пределах СССР, утвержденной Министерством финансов СССР (совместно с Госкомтрудом СССР и ВЦСПС) приказом от 07.04.88 № 62 , - в части командировок внутри страны;

постановлением Совета Министров-Правительства России от 01.12.93 № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств» (в ред. от 21.03.98), а также Правилами об условиях труда советских работников за границей, утвержденными постановлением Госкомтруда СССР от 25.12.74 № 365 (в ред. постановлений Госкомтруда СССР от 25.05.81 № 144, 02.06.82 № 121, 24.02.89 № 71, постановления Минтруда РФ от 20.08.92 № 12), - в части командировок за пределы России;

указаниями Центрального банка Российской Федерации от 20.10.98 № 383-у «О порядке совершения юридическими лицами-резидентами операций покупки и обратной продажи иностранной валюты на внутреннем валютном рынке Российской Федерации» (в ред. от 18.06.99), определяющими порядок покупки иностранной валюты за рубли, в том числе на командировочные расходы;

Положением Центрального банка Российской Федерации от 25.06.97 № 62 о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, определяющим порядок использования иностранной валюты для командировок.

При выдаче денежных средств организация обязана:

определить сумму  подотчетных средств и срок, на который она выдается;

получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;

выдавать денежные средства работнику под отчет  при условии полного отчета им по ранее выданным авансам;

запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

определить перечень лиц, которые могут получать денежные средства под отчет.

Список работников, которым могут выдаваться деньги под отчет, а также порядок  предоставления отчетов об использовании  этих сумм утверждаются внутренними  распорядительными документами  организации (приказ, распоряжение руководителя предприятия и т.п.). Выдача наличных денег под отчет на расходы  связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам на эти  цели .На основании приказа о направлении  в командировку, или о нормах на отдельные виды представительских  расходов бухгалтером составляется смета, итог которой после утверждения  ее в виде аванса выдается подотчетному лицу. Аналогично оформляются выдачи средств работникам на хозяйственные  нужды.

Выдача наличных денег под отчет или в порядке  возмещения перерасхода по авансовому отчету из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам. Организация  может выдать подотчет любую сумму ( В Порядке ведения кассовых операций нет ограничения размеров выдаваемых сумм). После проведения хозяйственно-операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех первичных документов, подтверждающих произведенные расходы. После проверки бухгалтером и определения суммы отчета он утверждается руководителем предприятия и принимается к учету. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляет на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

После этого  бухгалтерия погашает аванс ( списывает  с работника числящиеся за ним  подотчетные суммы), а в случае необходимости выплачивает работнику  разницу между фактически потраченными суммами и суммой аванса (перерасход). Выданные, но неизрасходованные подотчетным  лицом суммы подлежат возврату в  кассу предприятия.

В случае не предоставления авансового отчета и невозвращения  в кассу остатка неиспользованного  аванса в установленные сроки  бухгалтер имеет право удержать из начисленной зарплаты данную задолженность  в предусмотренном действующим  законодательством порядке.

Эти суммы включаются в облагаемый подоходным налогом  доход работника. По средствам выданным без установления срока возврата, отраженным на отчетную дату по Дт 71, налог  не удерживается.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличным денежным средствам  ведется организацией на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Это - активно-пассивный  счет, сальдо которого отражает сумму  задолженности подотчетных лиц  предприятию или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода  и вновь выданные под отчет  на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и  сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Регистром для  учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.