2.Особенности  учета наличных  средств в кассе  организации

2.1. Порядок хранения  и расходования  наличных денежных  средств в кассе организации 

     Для хранения, расходования и учета денежных средств в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации в каждой организации оборудуется касса. В частности, предусмотрена обязанность руководителей организаций обеспечивать сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В указанном документе приводятся рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке, а также единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс.

     Организации имеют право хранить в своих  кассах наличные деньги только в пределах лимита, за исключением отельных случаев (для выдачи заработной платы, выплат социального характера и стипендий  не свыше трех рабочих дней (для  организаций, расположенных в районах  Крайнего Севера и приравненных к  ним местностях, - 5 дней), включая день получения денег в банке).

     Лимит остатка наличных денег в кассе  - это предельная сумма наличных денег, которая может храниться в кассе организации. Всю денежную наличность сверх установленного лимита организация обязана сдавать в банк в порядке и сроки, согласованные с обслуживающим банком. Организации не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда. Исключение составляют организации, имеющие постоянную денежную выручку, которые по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

     Порядок установления лимита остатка наличных денег в кассе определен Положением о правилах организации наличного  денежного обращения на территории Российской Федерации. Лимит устанавливается  учреждениями банков ежегодно всем организациям, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. Для этого  организация представляет в учреждение банка документ «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы  и оформление разрешения на расходование наличных денем из выручки, поступающей  в его кассу» (форма 0408020).⁵

     По  представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям организации, составляющим отдельный баланс и  имеющим текущие счета в учреждениях  банков, лимит остатка наличных денег  в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных  подразделений.

     При наличии у организации нескольких расчетных счетов в различных учреждениях банков организация по своему усмотрению обращается в одно из них с расчетом на установление лимита. В остальные учреждения банков высылаются уведомления об определении организации лимита.

     Лимит определяется исходя из объемов налично-денежного  оборота организации с учетом особенностей режима ее работы, согласованных  сроков сдачи наличных денежных средств  в учреждения банков.

     Лимит в течение года может пересматриваться в установленном порядке по обоснованной просьбе организации (в случае изменения  объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и т.д.), а также в соответствии с договором банковского счета.

     Если  организация не представила расчет на установление лимита ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит  остатка кассы считается нулевым, а не сданная организацией в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной со всеми вытекающими отсюда последствиями, а именно применением штрафных санкций за превышение лимита остатка наличных денежных средств в кассе.

     Порядок и сроки сдачи наличных денег  в учреждения банков устанавливаются  обслуживающими учреждениями банков по согласованию с руководителем организации. В соответствии с п. 2.2 Положения  о правилах организации наличного  денежного обращения на территории Российской Федерации, «денежная наличность сдается предприятиями непосредственно  в кассы учреждений банков... а  также предприятиям Государственною  комитета РФ по связи и информатизации для перевода на соответствующие  счета в учреждения банков. Наличные деньги могут сдаваться предприятиями  на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих  операций по инкассации денежных средств  и других ценностей». Положением (п. 2.4) предусмотрена возможность установления следующих сроков сдачи организациями  наличных денежных средств в кассы учреждений банков в зависимости от места расположения организации и режима ее работы:

• ежедневно - для организаций, расположенных в одном населенном пункте с банком и предприятиями Госкомсвязи России;
• на следующий день - при отсутствии вечерней инкассации, вечерней кассы банка и в силу специфики деятельности организаций и режима их работы;
• один раз в несколько дней - для организаций, находящихся на отдаленном расстоянии от банка или предприятий Госкомсвязи России.

     Организации по согласованию с обслуживающими их учреждениями "банков могут расходовать  поступающую в их кассу денежную выручку, я также наличные денежные средства, полученные в учреждениях  банков, в которых открыты соответствующие  счета, на цели, предусмотренные Федеральными законами и иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, и принятыми в их исполнение нормативными актами Банка России.

     Решение о расходовании организациями денежной выручки из кассы принимается  учреждениями банков ежегодно на основании  письменных заявлений организаций  и представленного Расчета на установление предприятию лимита остатка кассы и оформления разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу. При этом учитываются соблюдение организациями порядка работы с денежной наличностью, стояние расчетов с бюджетами всех уровней, поставщиками сырья, материалов и услуг, с учреждениями банков по полученным кредитам и другими контрагентами.

     Лимит расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами в настоящее  время определяется в соответствии с Указанием ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. № 1059-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» и равен 60 000 руб. Предельный размер расчетов одинаков для всех юридических лиц. Расчеты с участием физических лиц, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, могут производиться как в безналичном порядке, так и наличными и нежными средствами без ограничения суммы платежа.

     Проверки  соблюдения порядка работы с денежной наличностью систематически проводятся учреждениями банков. Периодичность  и круг организации, подлежащих проверке, определяются руководителем банка самостоятельно в зависимости от объема нарочно-денежного оборота и имеющейся в банке информации о соблюдении организациями установленного порядка работы с денежной наличностью, при этом учитывается информация других контролирующих органов. В ходе проверки рассматриваются:⁶

• полнота оприходования денежной наличности, полученной в учреждении банка;
• полнота сдачи денег в кассу учреждения банка;
• соблюдение согласованных с учреждением банка условий расходования поступающих в кассу предприятия наличных денежных средств;
• соблюдение установленных предельных сумм расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;
• соблюдение установленного учреждением банка лимита остатка наличных денег в кассе;
• ведение кассовой книги и других кассовых документов.

     В соответствии со ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, вступившего  в силу 1 июля 2002 г., нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на:

• должностных лиц в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда;
• юридических лиц - от 400 до 500 минимальных размеров оплаты труда.

2.2. Бухгалтерский учёт  движения денежных  документов 

     Для обобщения информации о наличии  и движении денежных документов (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, путевки на лечение и отдых и другие денежные документы) в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов в организации предназначен счет 50 «Касса» (субсчет 3 «Денежные документы»). На субсчете 50.3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. По дебету счета 50.3 «Денежные документы» отражается поступление денежных документов, по кредиту - выдача. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

     Порядок отражения на счетах бухгалтерского учета операций по движению путевок  на санаторно-курортное лечение  и отдых зависит от прав собственности  организации на них.

     Путевки, находящиеся в собственности  организации, учитываются на балансовом счете 50 «Касса» (субсчет 3 «Денежные  документы») в сумме фактических  затрат на их приобретение. Оприходование путевок, приобретенных организацией, независимо от источника финансирования расходов на их приобретение, отражается по дебету счета 50.3 «Денежные документы» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». По мере выдачи организацией путевок, приобретенных в собственность, их стоимость списывается с кредита счета 50.3 «Денежные документы» в зависимости от источника покрытия в дебет счетов:

     69 «Расчеты по социальному страхованию  и обеспечению» (субсчет 1 «Расчеты  по социальному страхованию») - на сумму, оплачиваемую за счет средств государственного социального страхования;

     3 «Расчеты с персоналом по прочим  операциям» - на сумму возмещения работником стоимости путевки;

     91 «Прочие доходы и расходы» (субсчет  2 «Прочие расходы») - на сумму расходов, связанных с компенсацией (полной или частичной) стоимости путевок за счет средств организации.

     В соответствии со ст. 217 НК РФ суммы полной или частичной компенсации стоимости  путевок (за исключением туристических), выплачиваемой работодателями своим  работникам и (или) членам их семей, инвалидам, не работающим в данной организации, в находящиеся на территории Российской Федерации санаторно-курортные и  оздоровительные учреждения, а также  суммы полной или частичной компенсации  стоимости путевок для детей, не достигших возраста 16 лет, в находящиеся на территории Российской Федерации санаторно-курортные и оздоровительные учреждения, выплачиваемые за счет средств работодателей, оставшихся в их распоряжении после уплаты налога на доходы организаций, относятся к доходам, не подлежащим обложению (освобождаемым от обложения) налогом на доходы физических лиц.

     Путевки, полученные под отчет от исполнительного  органа Фонда социального страхования (ФСС) РФ, учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Оприходование путевок, полученных под отчет от исполнительного органа ФСС РФ, отражается по дебету счета 006 «Бланки строгой отчетности», в момент выдачи путевок делаются записи по кредиту счета 006 «Бланки строгой отчетности». При этом разница между стоимостью путевки и суммой, погашаемой за счет средств ФСС РФ (т. е. сумма, оплачиваемая самим работником), отражается по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту счета 69.1 «Расчеты по социальному страхованию».

     Проездные билеты, хотя и не перечислены в  Инструкции по применению Плана счетов в составе денежных документов, по своей сути относятся к таковым.

     Приобретение  проездных билетов отражается по дебету счета 50.3 «Денежные документы» и кредиту счетов расчетов - счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (в случае приобретения проездных билетов подотчетным лицом) или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (в случае приобретения проездных билетов по безналичному расчету). Выдача проездных билетов из кассы предприятия работникам под отчет отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50.3 «Денежные документы». В конце месяца стоимость проездных билетов списывается с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов: