Учет денежных средств в кассе организации

     Для кассы выделяют особое помещение  и сейфы, которые по окончании  работы кассир закрывает ключом. Ключи от сейфов и печать хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах - у руководителя предприятия. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем, результаты которой фиксируют в акте. При утрате ключей руководитель информирует о происшествии органы внутренних дел. Не разрешается хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие предприятию, и входить в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе.

     Кассовые  ордера должны быть четко заполнены  по всем реквизитам. В них указывается  основание для их составления и перечисляются документы, которые к ним прилагаются. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи денег подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" – с обязательным указанием даты (числа, месяца, года), чтобы исключить возможность их повторного использования.

     Действующими  правилами какие-либо исправления, хотя бы и оговоренные, в кассовых ордерах запрещены. Если при заполнении кассового ордера допустили ошибку, то его оформляют заново.

     К предприятиям, не соблюдающим порядок  ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются  меры ответственности, предусмотренные  действующим законодательством  РФ.

     Кроме ответственности, рассмотренной выше, предусмотрена ответственность  согласно Указу Президента РФ от 25 июля 2008 г. №840 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и других обязательных платежей».

     В соответствии с главой 15 КоАП «Административные правонарушения в области финансов, налогов и сборов, рынка ценных бумаг» статья 15.1 «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций» предусмотрена следующая административная ответственность: нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов с наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, не оприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности, за несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денежных средств сверх установленных лимитов – влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ), на юридических лиц – от 400 до 500 МРОТ.  

1.2. Аналитический и  синтетический учет  кассовых операций 

     Сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему  его документу кассир делает записи в кассовой книге ф. КО-4, которая  предназначена для учета движения наличных денег. Предприятие ведет  только одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и  опечатана сургучной или мастичной  печатью. На последней странице кассовой книги указывают количество пронумерованных  страниц, заверяемое подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге делают в  двух экземплярах через копировальную  бумагу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги (обороты) операций за день, выводит остаток  денег в кассе на следующее  число и сумму по платежным  ведомостям на оплату труда, не списанную  в расход. Второй отрывной лист (отчет  кассира - копия записей в кассовой книге за день) с приходными и  расходными документами кассир передает в бухгалтерию под расписку в  кассовой книге.

     Разрешается на предприятии автоматизировать ведение  кассовой книги.

     Бухгалтерская обработка отчета кассира заключается  в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных  кассовых документов, соответствия записей  в отчете данным приложенных к  нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Должны быть также сверены суммы полученных и сданных наличных денег в  учреждения банка по расчетному и другим счетам. После проверки кассового отчета в специальной его графе проставляют номера корреспондирующих счетов.

     Порядком  ведения кассовых операций предусмотрены  внезапные ревизии кассы с  полным полистным пересчетом денег  и проверкой других ценностей, находящихся  в кассе, в сроки, установленные  руководителем предприятия.

     Ревизию кассы проводит инвентаризационная комиссия, постоянно действующая  или рабочая, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии кассира проверяют наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, чековые книжки и бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

     Результаты  инвентаризации оформляют актом  ф. инв.-15. В акте фактические остатки  кассовой наличности сопоставляют с  данными учета, что дает возможность  определить недостачу или излишек  денежных средств. Акт должен быть оформлен в день ревизии кассы и подписан всеми членами инвентаризационной комиссии.

     Если  будет установлена недостача  или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.

     Акт составляют в двух экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой - у кассира. Выявленные при инвентаризации излишки зачисляют в доход  предприятия и приходуют (Дт 50 Кт 91), а недостачу относят на виновное лицо ( Дт 73/2 Кт50 ) и удерживают с него (Дт 50, 70 Кт 73/2; Дт94 Кт50; Дт73/2 Кт94).

     Отдельные проверки кассовых операций и наличия  денежных средств могут производится:

• учредителями предприятий, вышестоящими организациями (в случае их наличия), а также аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с заключенными договорами. При производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях они производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины;
• учреждениями банков, которые обязаны систематически проверять соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций;
• в бюджетных организациях - соответствующими финансовыми органами;
• органами внутренних дел в пределах своей компетенции - проверки технической укрепленности касс и кассовых пунктов, обеспечения условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

     Для учета кассовых операций Планом счетов используется активный счет 50 «Касса».

     Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения  информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия.

     По  дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу предприятия. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы предприятия.

     Кассовые  операции записываются по кредиту счета 50 «Касса» и отражаются в журнале-ордере №1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 служат отчеты кассира.

     При необходимости на предприятиях (транспорта, связи) к счету 50 могут быть открыты  субсчета:

     50-1 «Касса предприятия», учитываются  денежные средства в кассе  предприятия.

     50-2 «Операционная касса» - учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней), остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п.

     В кассе может храниться не только отечественная валюта, но и валюта других стран (т.е. иностранная валюта).  

1.3. Учет валютных средств в кассе организации 

     Если  организация осуществляет деятельность с иностранными партнерами, то компании обязательно придется производить  операции с валютой: покупать, продавать  и регистрировать сделки в иностранной  валюте.

     Согласно  п. 3 ст. 1. Закона «О валютном регулировании и валютном контроле», иностранная валюта — это денежные знаки в виде банкнот, казначейских билетов, монеты, находящиеся в обращении и являющиеся законным платежным средством в соответствующем иностранном государстве.

     Курс  иностранной валюты по отношению  к рублю представляет собой выраженную в рублях цену этой валюты. Согласно п. 2 ст. 11 Закона «О бухгалтерском учете», бухгалтерский учет по валютным счетам и операциям в иностранной валюте ведется в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка РФ на дату совершения операции. В большинстве случаев эту дату определить довольно просто: по выпискам банка с валютного счета, отчета кассира валютной кассы и т. п. В остальных случаях она оговаривается в нормативных документах или устанавливается исходя из содержания операции. 
 

     Таблица 1

Перечень  дат совершения отдельных операций в иностранной валюте

        

При совершении валютных операций иностранная валюта пересчитывается в рубли.

      Для учета операций в иностранной  валюте в организациях создается  специальная касса. С кассиром по валюте заключают договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Кассам устанавливаются лимиты в  иностранной валюте. Они должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками  по иностранной валюте, образцами  дорожных чеков и еврочеков и  т.п.).

      Кассиры обязаны строго соблюдать правила  совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы. При приеме от клиента  платежных документов в иностранной  валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов. При  отсутствии у кассира соответствующих  образцов чеков и контрольных  материалов такие чеки к оплате не принимаются.

      Фальшивые денежные знаки иностранных государств и платежные документы в иностранной  валюте, вызывающие сомнение в их подлинности  или имеющие явные признаки подделки, предъявителю не возвращаются и подлежат задержанию кассиром с выдачей предъявителю справки о приеме на экспертизу денежного  билета иностранного государства (платежного документа в иностранной валюте), вызывающего сомнение в его подлинности. Они записываются в отдельный  реестр и возвращаются в банк с  пометкой «Фальшивая» или «вызывающая сомнение».

      Для обособленного учета наличия  и движения наличной иностранной  валюты к счету 50 «Касса» открывают  соответствующие субсчета.

      Таблица 2

      Основные проводки по счету «Касса» субсчет «Касса в валюте»