Учет денежных средств и денежных документов

По дебету счета ведутся записи о поступлении денег, например, типовыми проводками по работе с кассой являются:

Переведены деньги с расчетного, валютного или других счетов (Д 50 - К 51, 52, 55);

Поступление выручки  за продукцию от покупателей (Д 50 - К 62);

Взносы учредителей (Д 50 - К 75);

Получение кредитов (Д 50 - К 66, 67).

По кредиту  отражаются расход денежных средств  из кассы, например:

Выдача зарплаты (Д 70 - К 50);

Выдача под  отчет (Д 71 - К 50);

Внесение на счета в банках (Д 51, 52, 55 - К 50).

Периодически в сроки, установленные руководителем, производится инвентаризация денежных средств (типовой пример таких случаев - при смене кассиров). Создаются специальные комиссии по инвентаризации, результаты оформляются актом специальной формы. Выявленные при инвентаризации излишки денег приходуются зачислением их в доход организации (Д 50 - К 99). Обнаруженные при инвентаризации недостачи взыскиваются с кассиров с помощью следующих проводок:

Списание недостающих  денег в кассе (Д 94 - К 50);

Предъявление  иска кассиру (Д 73.2 - К 94);

По мере взносов  кассира в возмещении недостачи (Д 50, 51, 70 - К 73.2).

За нарушение  установленного порядка налагаются различные административные штрафы.  
 

1. Правила осуществления кассовых операций.

Кассовые операции - операции по приему, хранению и расходу наличных денег и денежных документов. Порядок осуществления кассовых операций регламентируется нормативными актами Центробанка РФ. 
Работу с кассой осуществляет кассир (в небольших организациях - бухгалтер-кассир), на которого посредством подписания договора о полной материальной ответственности возлагается ответственность за сохранение денег и денежных документов.  
Наличные деньги и денежные документы хранятся в кассе - специально оборудованном помещении организации или сейфе. 
Работая с наличными деньгами необходимо соблюдать следующие правила:

1. Соблюдение лимита остатка кассы 
   Ежегодно организация обязана предоставлять на утверждение в банк, осуществляющий ее кассовое обслуживание, Расчет сумм лимита (предельно допустимой суммы наличности в кассе на конец дня). Когда лимит не установлен, он признается равным нулю. Ежедневно в случае превышения лимита на конец дня излишек должен быть сдан в банк (кроме 3х рабочих дней для выплаты зарплаты, когда допускается хранение неограниченного количества денег).
2. Использование наличной выручки  
   Расходование наличной выручки согласовывается с банком и ограничено конкретным перечнем расходов на выплату зарплаты, пособий, премий, закупку с/х продукции, скупку тары и вещей у населения, командировочные расходы, хозяйственные нужды. Внесение наличных денег из кассы организации на банковские счета других организаций и физических лиц не допускается.
3. Соблюдение предельного размера расчетов наличными между юридическими лицами. 
   Согласно указанию ЦБ РФ "Об установлении предельного размера расчетов между юридическими лицами" данный предел составляет 100 000 рублей по одной сделке. Т.е. по договорам, стоимость которых больше указанной суммы, расчеты наличными деньгами запрещены. К расчетам с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями данное ограничение не применяется.
4. Применение контрольно-кассовой техники 
   при продаже товаров, работ, услуг за наличный расчет (или при оплате пластиковыми картами) в установленных случаях должна применяться контрольно-кассовая техника, включенная в Гос. Реестр.

Нарушение правил работы с наличными деньгами влечет административную ответственность  должностных лиц организации  в размере от 4000 до 5000 рублей и  организации как юридического лица - 40000 - 50000 рублей (ст.15.1 КоАП РФ).

2. Поступление наличных денег в кассу.

Наличные деньги поступают в кассу организации:

• с банковских счетов организации
• от покупателей (выручка от продаж)
• от подотчетных лиц (возврат неиспользованных сумм)
• в оплату за денежные документы
• от сотрудников организации (возврат займов, возмещение ущерба)
• от учредителей (внесение уставного капитала) и т.д.

Операции по поступлению денежных средств в  кассу оформляются унифицированным  первичным документом - Приходным кассовым ордером (форма КО-1). Бухгалтер выписывает (оформляет на компьютере) 1 экземпляр приходного кассового ордера. Отрывную часть (квитанцию) необходимо заверить печатью и выдать лицу, внесшему деньги в кассу.  
Деньги, которые поступают в кассу как выручка за товары, работы, услуги нужно оформлять с применением кассового аппарата, т.е. помимо квитанции к приходному ордеру покупателю должен быть выдан кассовый чек. Если в течение дня таких операций совершается несколько (например, работа магазина), то покупатель получает только чек, а в конце дня на сумму общей выручки оформляется один приходный ордер.

3. Хранение наличных денег в кассе

Согласно Порядку  ведения кассовых операций в РФ обеспечение  сохранности наличных денежных средств возложено на руководителя организации.  
К рекомендованным правилам по обеспечению сохранности наличных денег относятся следующие:

1. Помещение кассы должно быть изолированно, во время совершения операции двери кассы должны быть закрыты
2. В помещение кассы доступ посторонних лиц запрещен
3. Наличные деньги должны храниться в специальных сейфах и хранилищах, ключи от которых имеются у ограниченного количества лиц (оригиналы у кассира, дубликаты - у директора).
4. Помещения кассы ежедневно опечатываются кассирами
5. Не допускается хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих организации.
6. При транспортировке денег кассир должен быть обеспечен транспортом и охраной.
7. В случае недееспособности кассира приказом руководителя назначается лицо его замещающее, на которое также возлагается полная материальная ответственность.
8. Разрешается заключать договора инкассации с банками и договора страхования со страховыми компаниями.

Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве организации 5 лет.

4. Выдача наличных денег из кассы

Операции по выдаче денежных средств из кассы  оформляются унифицированным первичным  документом - Расходным кассовым ордером (форма КО-2). Расходный кассовый ордер может быть составлен на одну операцию или на группу однотипных операций (например: на выплату зарплаты оформляется Платежная ведомость и на общую сумму по ведомости выписывается один расходный кассовый ордер).

5. Кассовая книга и отчетность кассира

Регистрация приходных  и расходных кассовых ордеров  ведется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), предназначенном для контроля за целевым использованием средств.  
В случае, если в организации имеется несколько касс, старший кассир (гл. бухгалтер) должен вести Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5), в которой фиксируются суммы принятые (выданные) другим кассирам.  
Движение наличных денег учитывается в Кассовой книге (форма КО-4). Организация обязана вести одну кассовую книгу, прошнурованную, с пронумерованными листами, опечатанную и заверенную подписями руководителя и главного бухгалтера.  
Кассовую книгу ведет кассир. Каждый лист кассовой книги состоит из 2х одинаковых частей, одна из которых заполняется как первый экземпляр, а другая - через копировальную бумагу - как второй. Второй экземпляр отрезается и служит отчетом кассира, к которому в конце дня подшиваются приходные и расходные кассовые ордера вместе с подтверждающими документами. Отчет кассира подлежит проверке главным бухгалтером 
в случае, если кассовая книга ведется автоматизировано (на компьютере) она распечатывается по итогам месяца, а в конце года брошюруется, опечатывается и заверяется необходимыми подписями. 
 

6. Инвентаризация  кассы

Инвентаризация  кассы проводится в соответствии с приказом №49 Минфина РФ от 13.06.1995 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" и Порядком ведения кассовых операций.  
Цель инвентаризации - проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствие остатка в кассовой книге фактическому остатку в кассе.  
Проведение инвентаризации обязательно в случаях:

• при смене кассира
• при выявлении недостач и хищений
• перед составлением годовой отчетности.

В остальных  случаях сроки проведения инвентаризации устанавливает руководитель организации  в Приказе о проведении инвентаризации, также в Приказе назначается комиссия для проведения инвентаризации (представители руководства, бухгалтерии, службы аудита). 
Инвентаризация начинается с проверки учетного остатка, отраженного в отчете кассира, фактическому наличию денег в кассе. Если фактический остаток больше учетного, то в кассе имеется излишек, который должен быть признан в составе прочих доходов организации. В обратном случае в кассе недостача, которая должна быть взыскана за счет кассира.  
По результатам инвентаризации составляется Акт по форме Инв-15, на основании которого в бухгалтерии делают проводки: 
Дебет 50 Кредит 91-1 - на сумму излишка 
Дебет 94 Кредит 50 - на сумму недостачи 
Дебет 73 Кредит 94 - недостача отнесена на кассира.

2. Учет денежных документов

Денежные документы - документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в его кассе.  
На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.  
К денежным документам НЕ относятся:

• документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04)
• ценные бумаги (учитываются на счете 58)
• бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006)
• выкупленные у акционеров акции (счет 81)

Денежные документы  учитываются в сумме фактических  затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет.  
Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудникам организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером).  
В кассовой книге движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Учет операций по расчетному и другим счетам.

 2.1. Учет операций по расчетным счетам.

Каждая организация  вправе открывать в любом банке  расчетные и другие счета для  хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.

Организациям,  имеющим отдельные нехозрасчетные подразделения (магазины, склады, филиалы  и др.) вне своего местонахождения, по ходатайству владельца основного  счета могут быть открыты расчетные субсчета для зачисления выручки и производства расчетов по месту нахождения нехозрасчетных подразделений.

Текущие счета  открывают организациям, не обладающим признаками, дающими возможность  открыть расчетный счет: производственным (структурным) единицам производственных и научно-производственных объединений; другим хозрасчетным подразделениям организаций, расположенным вне их местонахождения; кооперативам по месту нахождения их филиалов и др.

Порядок открытия расчетного счета.

Для открытия расчетного счета организация должна представить в учреждения выбранного ею банка следующие документы:

• Заявление на открытия счета установленного образца.
• Нотариально заверенные копии устава организации, учредительного договора и регистрационного свидетельства.
• Справка налогового органа о регистрации организации в качестве налогоплательщика.
• Копии документов о регистрации в качестве плательщиков в Пенсионный фонд РФ и Фонд обязательного медицинского страхования.
• Карточку с образцами подписей руководителя, заместителя руководителя и главного бухгалтера с оттиском печати организации по установленной форме заверено нотариально.

 В случаи  отсутствия в организации должности  главного бухгалтера на карточке  ставится подпись только руководителя  организации. 

В государственных организациях подписи руководителя и главного бухгалтера подписи могут заверять вместо нотариусов вышестоящие организации.

Иностранным  юридическим лицам (не резидентам) рублевые счета могут быть открыты только по месту нахождения их представительств и филиалов в порядке, установленном специальной инструкции (9).