Учет, анализ и аудит денежных средств на предприятии

     5. Не составляется реестр депонированных сумм, депонированная сумма не сдается в банк.

     В соответствии с пунктом 18 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации», по истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

     …б) составить реестр депонированных сумм…

     Депонированные  суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

     В ООО «Орион-Экспрессия» суммы  невыплаченной заработной платы  сдаются на депонированный счет в  банк без соблюдения 3-дневного срока. Так, выявлено, что 25 октября 2009 г. была сдана сумма заработной платы работника ООО «Орион-Экспрессия» Кириллина А.В., которая была начислена и получена в банке к уплате 15 октября 2009 г.

     6. Выявлено, что в 2008 г. (июль – август) и в 2009 г. (сентябрь-октябрь) во время очередного отпуска постоянного кассира временно были приняты исполняющие обязанности кассира Петрова Н.А. и Дутлова Е.И. При этом они не были ознакомлены с Порядком ведения кассовых операций, так как, по словам руководителя, «имеют большой опыт работы в кассе и знают все правила». Однако то, что данные лица, заменявшие в 2008 – 2009 гг. кассира, знакомы с указанным Порядком, известно только с их собственных слов.

     Согласно  пункту 32 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» «после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации…»

     При этом отметим, что наибольшее число  нарушений выявлено именно в период замены основного кассира.

     7. В ООО «Орион-Экспрессия» отсутствует приказ руководителя и договор с работником о полной материальной ответственности в случае временной замены кассира. Не составлен акт о результатах пересчета ценностей.

     Пунктом 35 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» установлено, что на предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор, предусмотренный пунктом 32.

     В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся  у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

     8. Проверкой установлено, что в период с 15 мая по 01 июня 2007 года обязанности кассира в ООО «Орион-Экспрессия» выполнялись главным бухгалтером.

     В соответствии п. 36 «Порядка ведения  кассовых операций в Российской федерации» обязанности кассира могут выполняться главным бухгалтером (при условии заключения с ним договора) только на малых предприятиях, не имеющих кассира в штате.

     ООО «Орион-Экспрессия» не относится  к малым предприятиям, таким образом, главный бухгалтер нарушила существующий Порядок.

     9. Выявлено, что в ООО «Орион-Экспрессия» в сентябре 2009 г. в расходных кассовых ордерах ( 16 штук) отсутствует расписка в получении денег.

     Пункт 15.3 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» гласит, что расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.

     Далее проанализируем соответствие состояния  систем внутреннего контроля при операциях с денежными средствами.

     Таблица 3.6

     Проверка  соответствия состояния систем внутреннего контроля при операциях с денежными средствами

 

     Результаты  аудиторской проверки, изложенные в  табл. 3.6 показывают, что системы внутреннего контроля при операциях с денежными средствами в удовлетворительном состоянии.

     Проблемы  возникают при заполнении документов, в ходе проверки выявлено, что на некоторых документах отсутствует дата, имеются исправления, повторы номеров.

     Кроме того, в период 2007 – 2009 гг. ни разу не проводилась внезапная проверка кассы, что также является нарушением действующего Порядка.

     Следующим этапом аудиторской проверки будет проверка соответствия ведения бухгалтерского учета денежных средств. 
 
 
 
 

     Таблица 3.7

     Проверка бухгалтерского учета операций с денежными средствами

 

     Проверка  показала, что в ООО «Орион-Экспрессия» возможно наличие ошибок в корреспонденции счетов, а также существует вероятность ошибок в учетных регистрах внутри отдельных месяцев.

      Аудиторской проверкой установлено, что ООО «Орион-Экспрессия» имеет один расчетный счет в ОАО КБ «Алмазэргиенбанк».

      В ходе проверки были рассмотрены банковские выписки и приложенные к ним первичные документы. Было проверено подтверждение каждой операции, отраженной в выписке, соответствующими первичными документами. Такая взаимосверка сочетаталась с контролем по банковским документам сущности проведенных операций.

      При этом было выявлено:

• перечисление денег в качестве предоплаты по без товарным счетам и другим сомнительным операциям;
• расчеты с прочими дебиторами и кредиторами без предварительно оформленных договоров;
• отсутствие в первичных документах штампа банка.

      Проверкой установлено, что на первое число каждого квартала остатки по расчетному счету соответствуют сумме, показанной по строке 252 баланса (ф. № 1).

      Особое  внимание было обращено на получение наличных средств из банка, их зачисление на счет 50 «Касса», а также на перечисление наличных денег на расчетный счет.

      По 2007 – 2008 гг. основные регистры — журнал-ордер № 2 и ведомость по дебету счета 50 были сверены с выписками банка, первичными документами и главной книгой. В 2009 г. сверка осуществлялась с оборотной ведомостью.

     В целом проверка не выявила больших  нарушений, кроме уже указанных.

     По  результатам проверки было составлено заключение аудитора (Приложение).

3.3 Разработка мероприятий по повышению эффективности использования денежных средств по результатам аудиторской проверки

 

     Система повышения эффективности использования  денежных ресурсов подразумевает не только управление денежными средствами, такими как наличность на счетах в банках, но и источниками этих средств. Для того чтобы принимать решение о повышении эффективности использования денежных ресурсов ООО «Орион-Экспрессия», используем результаты проведенной аудиторской проверки, а также оценку динамики, состава, структуры этих ресурсов с целью выявления «узких» мест в управлении ими.

     Повышение эффективности использования денежных ресурсов предполагает создание системы  управления ликвидностью ООО «Орион-Экспрессия», которая включает в себя несколько составляющих. Рассмотрим их поподробнее.

     1. Оперативное управление денежными  ресурсами – планирование денежных  потоков. 

     Такое управление осуществляется с помощью платежного календаря. Основная цель составления такого календаря заключается в формирование графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы гарантировать выполнение всех необходимых платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах и избежать кассовых разрывов.

     При формировании платежного календаря  на месяц требуется смоделировать  распределение запланированных  денежных потоков по неделям и  дням.

     Практика  показывает, что если в компании более 5 процентов платежей являются внеплановыми или производятся в нарушение внутреннего порядка их осуществления, то, скорее всего, внутренние бизнес-процессы управления не отлажены, регламенты осуществления платежей некорректны либо на предприятии существуют проблемы с финансовой дисциплиной.

     В ООО «Орион-Экспрессия» все платежи осуществляются в полном соответствии с платежным календарем.

     Понимание того, как распределяются расходы  во времени, помогает выявить наиболее рисковые с точки зрения возникновения  кассовых разрывов моменты и заблаговременно провести мероприятия по перераспределению бремени платежей (например, разнести на разные недели выплату заработной платы и перечисление в бюджет налогов, вовремя воспользоваться кредитными ресурсами).

     Для поддержки оперативного управления денежными потоками, повышения скорости и качества принятия решений в этой области требуется также автоматизация соответствующих бизнес-процессов.

     2. Эффективное использование свободных  денежных средств.

     ООО «Орион-Экспрессия» практически не имеет свободных средств: все деньги вкладываются в торговый оборот и его обеспечение.

     Однако  в апреле-июле 2008 г. сложилась ситуация, при которой ООО «Орион-Экспрессия» имело временно не задействованные в основной сфере деятельности деньги.