Учет, анализ и аудит денежных средств на предприятии

2.2 Учет кассовых операций

 

     Учет  денежных средств в ООО «Орион-Экспрессия»  ведется по Рабочему Плану счетов (Приложение).

     Для учета поступления и выдачи наличных денежных средств в кассе ООО «Орион-Экспрессия» в 2007 – 2008 гг. применяли кассовую книгу. Кассовая книга в ООО «Орион-Экспрессия» была пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера ООО «Орион-Экспрессия».

     Записи  в кассовой книге велись в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов являлись отрывными и служили отчетом кассира (Приложение). Первые экземпляры листов оставались в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеровались одинаковыми номерами. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускались. Сделанные исправления заверялись подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

     Записи  в кассовую книгу производились кассиром ООО «Орион-Экспрессия» сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывал итоги операций за день, выводил остаток денег в кассе на следующее число и передавал в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира прикладывались все расходные и приходные кассовые документы (Приложение).

     С 2009 г. кассовая книга в ООО «Орион-Экспрессия» ведется автоматизированным способом.

     При этом листы кассовой книги формируют в виде распечаток «Вкладной лист кассовой книги» (Приложение). Одновременно с ней формируется 
распечатка «Отчет кассира» (Приложение). Обе распечатки должны 
составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все обязательные реквизиты.

     В соответствии с порядком ведения  кассовых операций контроль за 
правильным ведением кассовой книги возложен на главного бухгалтера 
организации. И он, получив отчет кассира, проверяет правильность 
оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие 
записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной подписью на неотрывном листе подтверждает приемку оправдательных документов.

     Поступление наличной выручки от населения ООО «Орион-Экспрессия», получающее наличную выручку от населения за проданные товары, в соответствии с Законом РФ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» должно обязательно применять контрольно-кассовые машины (исключения делаются только для ИП, в соответствии с изменениями, внесенными в 2009 г.).

     Установленный лимит наличности в кассе в  ООО «Орион-Экспрессия» на 2009 год составляет 100000 рублей.

     Контрольно-кассовая машина является инструментом контроля со 
стороны государства за налично-денежным оборотом, полнотой и 
своевременностью оприходования наличной выручки. В ООО «Орион-Экспрессия» используется контрольно-кассовая машина «Астра-100Ф».

     На  каждую контрольно-кассовую машину ООО «Орион-Экспрессия» 
имеет журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 (Приложение). Такой журнал в ООО «Орион-Экспрессия» ведется с 8 декабря 2005 г. Журнал по форме № КМ-4 применяется для учета операций по приходу 
и расходу наличных денежных средств (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине ООО «Орион-Экспрессия», а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков контрольно-кассовой машины. Журнал прошнурован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации и печатью; его страницы пронумерованы.

     Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в 
хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они оговариваются и заверяются подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.

     Ежедневно по окончании работы на контрольно-кассовой машине 
кассир-операционист снимает показания счетчиков. Проведенная через 
контрольно-кассовую машину выручка, выявленная по показаниям счетчиков, должна быть равна фактической сумме выручки. Сумма выручки за день записывается в журнал.

     В журнале также указываются суммы по возвращенным покупателями 
(клиентами) чекам на основании данных Акта о возврате денежных сумм 
покупателями (клиентами) по неиспользованным чекам (форма № КМ-3). На сумму неиспользованных кассовых чеков, оформленных актом, уменьшается выручка кассы. В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет по форме № КМ-7 (Приложение) и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру.

     Итак, в ООО «Орион-Экспрессия» фактическая сумма выручка, отраженная в книге кассира-операциониста, полностью приходуется в центральную кассу по приходному кассовому ордеру. Оприходование выручки в кассу оформляется проводкой Д 50 - К 90.

     Данные, отраженные в книге кассира-операциониста, кассовых лентах, сверяются по дням с записями в кассовой книге предприятия и с приходными кассовыми ордерами.

     Например, рассмотрим справку-отчет кассира-операциониста ООО «Орион-Экспрессия» за № ____ от 18 декабря 2009 г. (Приложение).

     Кассир выписывает показания суммирующего денежного счетчика на начало рабочего дня (27377577,03) и на конец (27391077,03) , выручку за рабочий день. Фактическая сумма выручки в конце рабочего дня сдана в главную кассу.

     Приходный кассовый ордер оформлен на сумму 13 500 руб. 
В бухгалтерском учете ООО «Орион-Экспрессия» сделаны следующие проводки:

     Дебет 50.1 субсчет «Касса организации»

     Кредит 90 субсчет «Выручка» - 13 500 руб. – отражена выручка от продажи товаров.

     ООО «Орион-Экспрессия» иногда получает выручку наличными денежными средствами не только через контрольно-кассовые машины, а непосредственно в главную кассу от покупателей - юридических лиц. 
Приход денег в кассу, полученных от покупателей в погашение 
задолженности за отпущенные им товары (продукцию), выполненные работы, оказанные услуги, либо в качестве предоплаты, в бухгалтерском учете отражается проводкой.

     Дебет 50.1 субсчет «Касса организации»

     Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - получены денежные средства от покупателей.

     Указанием ЦБ РФ установлен предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами. В ООО «Орион-Экспрессия» составил 100000 рублей по одной сделке.

     Документами, подтверждающими осуществление  расчетов между 
юридическими лицами, является приходные кассовые ордера (квитанции к 
приходным кассовым ордерам), чеки контрольно-кассовых машин (Приложение), квитанции и иные документы, приравненные к бланкам строгой отчетности.

     Оформленные надлежащим образом товаросопроводительные документы 
(доверенность, накладная), расчетные документы (счет-фактура) являются 
основанием для расчета. На основании этих документов в ООО «Орион-Экспрессия» производится прием наличных в кассу по приходному кассовому ордеру.

     Кассовые  операции в ООО «Орион-Экспрессия» проверяются по кассовой книге. В ней фиксируются все факты поступления и выдачи наличных денег, по результатам которых на конец дня выводится остаток денежных средств в кассе.

     Так как кассир ведет записи в кассовой книге в двух экземплярах под копирку (второй отрывной экземпляр сдается в бухгалтерию), то при проверке они должны полностью совпадать. Кроме того, следует помнить, что в кассовых документах должны отсутствовать даже малейшие подчистки, помарки, а в кассовых ордерах – и не оговоренные исправления.

     На  конец отчетного периода сальдо (остаток) по счету 50.1 «Касса организации», являющееся разницей сумму оборотов поступления с остатком на начало отчетного периода и выдачи, имеющихся в кассе денежных средств, заносится в Главную книгу и в актив Бухгалтерского баланса в строке «Касса».

     Сопоставляя балансовые данные по статье «Касса»  с главной 
книгой, журналом-ордером с ведомостью по счету 50.1 «Касса организации» и кассовой книгой, бухгалтер должен контролировать равенство записей.

     Для подтверждения полноты и своевременности  оприходования 
денежных средств, полученных с расчетного счета в банке, применяется метод взаимного контроля, при котором сопоставляются суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50.1 «Касса организации», а корреспонденции со счетом 51 «Расчетный счет» с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетный счет» в корреспонденции со счетом 50.1 «Касса организации». Обе суммы должны совпадать.

     Проверка  правильности ведения кассовых операций будет проведена в третьей  главе настоящей работы.

2.3 Учет по счетам в банках, денежных документов и денежных средств в пути

 

     С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения ООО «Орион-Экспрессия», проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды.

     Операции  по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений директора и главного бухгалтера ООО «Орион-Экспрессия» (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных требований)  или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков).

     Исключения  составляют платежи, взыскиваемые в  бесспорном порядке по решению Государственного арбитража, суда или финансовых органов.

    Ежедневно банк выдает выписки из расчетного счета ООО «Орион-Экспрессия» с приложением оправдательных документов (Приложение).

    В выписке указывают начальный  и конечный остатки на расчетном  счете и суммы операций, отраженных на расчетном счете. Бухгалтерия  проверяет правильность сумм, указанных  в выписке, и при обнаружении ошибки немедленно извещает об этом банк. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение десяти дней с момента получения выписки.

    Денежные  средства ООО «Орион-Экспрессия», хранящиеся на расчетных счетах, учитывают на активном синтетическом счете 51 «Расчетные счета».  В дебет этого счета записывают поступления денежных средств на расчетный счет, а в кредит – уменьшение денежных средств на расчетном счете. Основанием для записей по расчетному счету служат выписки банка с приложенными к ним оправдательными документами.

      По расчетному счету могут  осуществляться наличные и безналичные  расчеты. При наличных расчетах  движение средств на расчетном  счете  оформляется денежным  чеком и объявлением на взнос  наличными. 

       Денежный чек представляет собой распоряжение ООО «Орион-Экспрессия» банку выдать указанную в нем сумму наличных денег с его расчетного счета.  Чековые книжки ООО «Орион-Экспрессия» получает в обслуживающем его банке по заявлению владельца. Они являются бланками строгой отчетности и хранятся в сейфе организации. Чек заполняют от руки чернилами или шариковой ручкой. В нем указывают сумму, дату выдачи, наименование получателя, а также сведения о назначении полученных сумм. На каждую полученную в банке сумму бухгалтер выписывает приходный кассовый ордер на имя получателя с указанием номера чека. Денежные чеки подписывает руководитель и главный бухгалтер и скрепляет печатью предприятия. Исправления и помарки не допускаются. 

    Наличные  деньги банк принимает на расчетный  счет ООО «Орион-Экспрессия» по объявлению на взнос наличными. Объявление заполняют в одном экземпляре, в нем указывают источник вносимых денег. На принятые суммы банк выдает кассиру квитанцию, которая служит основанием для составления расходного кассового ордера списания денежных средств в кассе.

    Формы безналичных расчетов избираются ООО «Орион-Экспрессия» самостоятельно и предусматриваются в договоре, заключенном с банком.

    Банки осуществляют операции по счетам на основании  расчетных документов. Расчетный  документ представляет собой оформленное в виде документа на бумажном носителе или, в установленных случаях, электронного платежного документа. При осуществлении безналичных расчетов ООО «Орион-Экспрессия» используются следующие расчетные документы: