Теоретические и правовые аспекты организации бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях

По истечении месяца данные оборотов по счетам из соответствующих журналов операций записываются в Главную книгу.

При завершении текущего финансового года обороты по счетам, отражающим увеличение и уменьшение активов и обязательств, в регистры бухгалтерского учета очередного финансового года не переходят.

Хранение первичных учетных документов

Ответственность за организацию хранения первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности возложена на руководителя учреждения.

Условия хранения документов должны обеспечивать их сохранность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (п. 14 Инструкции N 157н).

При наличии технической возможности учреждение вправе хранить первичные электронные документы (электронные регистры) на машинных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной цифровой подписи в электронных документах.

В случае пропажи, уничтожения или порчи первичных (сводных) учетных документов и (или) регистров бухгалтерского учета руководитель учреждения, а при отсутствии у него полномочий орган, осуществляющий функции и полномочия учредителя, назначает комиссию по расследованию причин их пропажи, уничтожения, порчи, выявлению виновных лиц, а также принимает меры по восстановлению первичных (сводных) учетных документов и регистров бухгалтерского учета.

При необходимости для участия в работе комиссии привлекаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора.

Акт, оформленный комиссией по результатам ее работы и утвержденный руководителем учреждения (органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя), подшивается в папку (дело) Журнала по прочим операциям.

Согласно п. 17 Инструкции N 157н первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета могут быть изъяты уполномоченными на то законодательством РФ органами на основании предъявленных ими постановлений. В этом случае главный бухгалтер или другое должностное лицо учреждения вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Порядок исправления ошибок

Порядок исправления ошибок, обнаруженных в регистрах бухгалтерского учета, по своей сути остался прежним, но с той лишь разницей, что Инструкция N 148н рассматривала их исправление с точки зрения момента представления баланса, а в новой Инструкции данный порядок связан с моментом представления бухгалтерской отчетности. Так, в соответствии с п. 18 Инструкции N 157н исправление ошибок производится в следующем порядке:

- ошибка за отчетный период, обнаруженная до момента представления бухгалтерской отчетности и не требующая внесения изменения данных в регистры бухгалтерского учета (Журналы операций), исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно в регистре бухгалтерского учета, в котором производится исправление ошибки, на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись "Исправлено";

- ошибка, обнаруженная до момента представления бухгалтерской отчетности и требующая внесения изменений в регистр бухгалтерского учета, в зависимости от ее характера отражается последним днем отчетного периода дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью, оформленной по способу "Красное сторно", и дополнительной бухгалтерской записью;

- ошибка, обнаруженная в регистрах бухгалтерского учета за отчетный период, за который бухгалтерская отчетность в установленном порядке уже представлена, в зависимости от ее характера отражается датой обнаружения ошибки дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью, оформленной по способу "Красное сторно", и дополнительной бухгалтерской записью.

Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом "Красное сторно" оформляются Справкой, содержащей информацию по обоснованию внесения исправлений, наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета, его номер (при наличии), а также период, за который он составлен.

Автоматизация бухгалтерского учета

При ведении бухгалтерского учета с применением средств автоматизации следует соблюдать следующие условия (п. 19 Инструкции N 157н):

- технологический процесс обработки первичных (сводных) учетных документов с отражением операций по соответствующим счетам рабочего плана счетов должен обеспечивать полную сохранность первичных (сводных) учетных документов и регистров бухгалтерского учета;

- информацию об объектах учета следует формировать в базах данных используемого программного комплекса. Формирование регистров бухгалтерского учета нужно осуществлять на бумажном носителе, а при наличии технической возможности - в форме электронного регистра;

- формирование регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе при комплексной автоматизации бухгалтерского учета (формировании машинограмм регистров бухгалтерского учета) должно осуществляться с периодичностью, установленной в рамках формирования учетной политики учреждения, но не реже периодичности, установленной для составления и представления им бухгалтерской отчетности, формируемой на основании данных соответствующих регистров бухгалтерского учета.

При выведении регистров бухгалтерского учета на бумажные носители (формировании машинограмм регистров бухгалтерского учета) допускается отличие выходной формы документа (машинограммы) от утвержденной формы документа при условии, что реквизиты и показатели выходной формы документа (машинограммы) содержат обязательные реквизиты и показатели соответствующих регистров бухгалтерского учета.

Инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств

Согласно п. 20 Инструкции N 157н инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится учреждением в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми Минфином в соответствии с законодательством РФ. Поскольку порядок проведения инвентаризации изложен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, ее проведение организуется с учетом их положений.

Структура счета

Как было указано выше, на основе Единого плана счетов и положений Инструкции N 157н для ведения бухгалтерского учета будет утвержден План счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкция по его применению (п. 21 Инструкции N 157н), в соответствии с которыми учреждением должен быть разработан и утвержден рабочий план счетов бухгалтерского учета (далее - Рабочий план счетов).

Так же как и ранее, структура счета состоит из 26 разрядов. В 1 - 17-м разрядах отражается аналитический код по классификационному признаку поступлений и выбытий; в 18-м разряде - код вида финансового обеспечения (деятельности); в 24 - 26-м разрядах - аналитический код вида поступлений, выбытий объекта учета.

Для бюджетных учреждений в 24 - 26-м разрядах отражаются коды Классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). В 19 - 23-м разрядах номера счета Рабочего плана счетов отражается синтетический код счета.

Для ведения бухгалтерского учета Инструкцией N 148н было предусмотрено 4 кода вида деятельности, которые указывались в 18-м разряде номера счета, а именно:

- 1 - бюджетная деятельность;

- 2 - приносящая доход деятельность;

- 3 - деятельность со средствами, находящимися во временном распоряжении;

- 4 - деятельность некоммерческих организаций сектора государственного управления, не являющихся участниками бюджетного процесса.

Поскольку основанием разработки и утверждения Единого плана счетов и Инструкции по его применению явилась бюджетная реформа в части придания нового статуса государственным (муниципальным) учреждениям, коды вида финансового обеспечения дополнены новыми кодами. Так, Инструкцией N 157н установлено, что для организации и ведения бухгалтерского учета, утверждения Рабочего плана счетов применяются следующие коды вида финансового обеспечения (деятельности):

а) для государственных (муниципальных) учреждений, финансовых органов соответствующих бюджетов и органов, осуществляющих их кассовое обслуживание:

1 - деятельность, осуществляемая за счет средств соответствующего бюджета бюджетной системы РФ (бюджетная деятельность);

2 - приносящая доход деятельность (собственные доходы учреждения);

3 - средства во временном распоряжении;

4 - субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания;

5 - субсидии на иные цели;

6 - бюджетные инвестиции;

7 - средства по обязательному медицинскому страхованию;

б) для отражения органами Федерального казначейства, финансовыми органами субъектов РФ (муниципальных образований) операций, осуществляемых в рамках кассового обслуживания бюджетных учреждений, автономных учреждений, иных некоммерческих организаций, не являющихся участниками бюджетного процесса:

- в части операций с собственными средствами учреждения (организации), средствами во временном распоряжении и субсидией на выполнение государственного (муниципального) задания, учитываемых на лицевом счете учреждения (организации): 8 - средства некоммерческих организаций на лицевых счетах;

- в части операций с субсидиями на иные цели и бюджетными инвестициями, учитываемых на отдельном лицевом счете: 9 - средства некоммерческих организаций на отдельных лицевых счетах.

Отметим, что бюджетные учреждения нового типа могут применять коды 2, 3, 4, 5, 6. [8]

3.2. Направления совершенствования бухгалтерского учета в ГУЗ «Медико-санитарная часть №2 г. Калуги».

На основе  Плана счетов бухгалтерского учета  и инструкции по его применению организация утверждает рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических (включая субсчета) счетов необходимых для ведения бухгалтерского учета на данном предприятии. Вместе с тем необходимо иметь в виду, что принципы, правила и способы ведения бухгалтерского учета отдельных активов, обязательств, финансовых, хозяйственных операций, в том числе принципы их признания, оценки, группировки, устанавливаются положениями, методическими указаниями и другими нормативными актами по вопросам бухгалтерского учета. Таким образом, при отражении той или иной операции на счетах бухгалтерского учета следует, прежде всего, руководствоваться правилами, установленными в соответствующих ПБУ, а уж затем смотреть – есть ли соответствующая корреспонденция в Плане счетов. Соответственно, если какое либо положение Инструкции по применению Плана счетов противоречит ПБУ, то учет следует вести по правилам, описанным в ПБУ, а не в Инструкции по применению Плана счетов. Это означает, что любые изменения и дополнения, вносимые в План счетов или Инструкцию по его применению, не могут изменять принципы формирования тех или иных показателей на счетах бухгалтерского учета, установленные действующими бухгалтерскими стандартами (ПБУ). Такие изменения и дополнения могут быть направлены либо на приведение Плана счетов и текста Инструкции в соответствие с действующим законодательством, либо на уточнение и более подробное описание порядка отражения на счетах отдельных финансово-хозяйственных операций.

Российский План счетов бухгалтерского учета отличается несколько от плана счетов, принятых в международном бухгалтерском учете; однако эти различия не столь существенны и не требуют значительных преобразований в бухгалтерском учете российских организаций.

В России почти ликвидирована система директивного планирования, а значительное количество бывших государственных организаций приватизирована. В тоже время многие отрасли находятся на грани развала, постоянно чего-то требуют от государства, которое вынуждено вмешаться в решение даже простейших хозяйственных вопросов. В таких условиях применений План счетов бухгалтерского учета не может не отражать особенности современного состояния национальной экономики России.

Единый унифицированный План Бухгалтерских счетов, применяемый в России, имеет свои преимущества, поскольку обеспечивает:

                  Централизированное единое методическое руководство учетом;

                  Контроль Правильности ведения учета, отчетности и использования имущества организации;

                  Сбор информационного материала в целом по стране, регионам и в разрезе отдельных организации, что служит основой для анализа деятельности организаций на разных уровнях и для принятия конкретных управленческих решений по дальнейшему совершенствованию ведения бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

С появлением в России организаций различных форм собственных возникла необходимость доработки Плана Счетов бухгалтерского учета, направленной на повышения уровня конкретизации и детализации информации, подлежащей отражению на счетах бухгалтерского учета, чтобы рационально сочетать принципы централизации и децентрализации.

Новый план счетов, используя международный счет, отражает национальные особенности бухгалтерского учета на современном этапе развития российской экономики.

В целях совершенствования учета расходов деятельности ГУЗ "Медико-санитарная часть №2 г. Калуги»" можно предложить следующее:

- вести учет расходов согласно изменениям в Инструкции по бюджетному учету 157н. Также следует следить за изменениями в Налоговом законодательстве, в частности изменении ставок страховых взносов. Установлены тарифы страховых взносов на 2011 год:

в Пенсионный фонд РФ - 26%;

в Фонд социального страхования РФ - 2,9%;

в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования - 3,1%;

в территориальные фонды обязательного медицинского страхования - 2%.

По истечении каждого отчетного периода проводить внутренние проверки по учету расходов средств деятельности поликлиники, с целью раннего выявления ошибок в учете и своевременным их устранением.