Совершенствование автоматизированного учета по расчетам с поставщиками и подрядчиками

     Обработка «Сведения об организации» вызывается из меню «Сервис» и предназначена для настройки значений констант, в которых хранятся данные, относящиеся к организации. Обработка имеет шесть закладок:

     - Организация;

          - Коды;

     - Банк;

     - ИФНС;

     - Налоги;

     - Ответственные лица.

     Как известно, в соответствии с действующим законодательством по многим вопросам бухгалтерского учета и налогообложения организации предоставляется возможность выбора одного способа ведения учета из нескольких, предусмотренных в нормативных документах. Совокупность выбранных способов учета является учетной политикой организации. Поэтому в организации вторым шагом было внесение информации об учетной политике через меню «Сервис – Учетная политика» при заполнении всех закладок.

       Общая;

     - Директ-костинг;

     - Списание издержек;

     - Переоценка счетов;

     - Налоговый учет;

     - НДС.

     Заполняется «Общая настройка», со всеми включенными  в нее закладками.

     - Начальные значения;

     - Режимы;

     - Приходные документы;

     -Расходные  документы;

     - Прочее.

              Заполняются справочники номенклатуры, контрагентов, банков, сотрудников и т.д., через главное меню «Справочники».

              При получении материальных ценностей от поставщиков в бухгалтерии ООО «Колос» выписывают экспедитору или другому материально ответственному лицу, отвечающему за доставку товарно-материальных ценностей на предприятие, доверенность(Приложение 2).

В ней  указывают необходимые реквизиты, дату выдачи , фамилия, имя, отчество на кого выписывается доверенность выбирается из «Списка сотрудников», его паспортные данные формируются автоматически  , наименование поставщика из «Списка контрагентов», номер и дату платежных и расчетных документов, согласно которым будут получены товарно-материальные ценности и их наименование, единица измерения, количество. Доверенность подписывает руководитель предприятия и главный бухгалтер и ставится печать. Все выписываемые документы фиксируются в бухгалтерии в журнале учета выданных доверенностей, за полученную доверенность ответственное лицо расписывается в этом журнале.

      После получения груза у поставщика, ответственное лицо привозит его на склад предприятия, где происходит передача материальных ценностей заведующему складом.

      Основным  первичным документом, служащим основанием для расчетов с поставщиками и  подрядчиками, является счет-фактура.

      В счет - фактуре в обязательном порядке должны быть указаны следующие реквизиты: порядковый номер и дата выписки счет - фактуры; наименование поставщика, его адрес и номер расчетного счета; наименование, количество, стоимость отгруженной продукции; налоговая ставка; сумма налога. Счет-фактура подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью поставщика. Все эти данные заносят меню «Документы» - «Счет-фактуры»- «Счет-фактуры получены». После занесения всех данных из бумажного носителя нажимаем «ОК» или «Записать», документ автоматически попадает во все учетные регистры перечисленные в предыдущей главе.

      Пункт 3 ст. 169 Налогового кодекса РФ устанавливает, когда выставляется счет-фактура. Продавец должен выставлять ее при совершении операций, облагаемых налогом на добавленную стоимость. Не важно, пользуется предприятие льготой по НДС или нет - в любом случае счета-фактуры выписываются в пятидневный срок со дня отгрузки товара (выполнение работ, оказание услуг).

      Расчет  с поставщиками и подрядчиками ведется через банк по платежному поручению (Приложение 5).

      

      Меню  «Документы» - «Платежное поручение», заполняются все графы на вышедшем документе , «Записать».

        На предприятии ООО «Колос» также установлен программный комплекс «Клиент – Банк». Программа позволяет контролировать расчетный счет, передавать любые объемы документов в банк, осуществлять удалённо операции с расчетным счетом.

      Учет  расчетов с поставщиками можно вести в рублях, условных единицах и иностранной валюте. Курсовые и суммовые разницы по каждой операции рассчитываются автоматически.

      Расчеты с контрагентами можно вести  по договору в целом или по каждому  расчетному документу (отгрузки, оплаты и т.п.). Способ ведения расчетов определяется конкретным договором.

      Документ  «Расходный кассовый ордер» (РКО) (Приложение4) предназначен для учета выплаты наличных денежных средств. Новый документ вызывается с помощью меню «Документы»  - «Расходный кассовый ордер».

      

      В зависимости от установленного вида оплаты с помощью данного документа  могут быть зафиксированы следующие виды выплаты наличных денег: «Оплата поставщику», «Выдача суммы в подотчет», так же в РКО необходимо фиксировать валюту денежных средств,  основание для выдачи денежных средств, организацию (физ.лицо) получающее денежные средства.

        При покупке товаров (работ, услуг) все хозяйственные операции формируются в «Журнал операций» и книгу покупок (Приложение 11) Меню «Отчеты» - «Книга покупок».  

        

      

      Книга покупок предназначена для регистрации  счетов-фактур, представленных поставщиками, в целях определения суммы НДС, подлежащей к зачету.

      Счета-фактуры, предъявляемые поставщиками, подлежат регистрации в книге покупок в хронологическом порядке по мере оплаты и оприходование, приобретаемых товаров (работ, услуг).

      Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками предназначен счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». По отношению к балансу счет пассивный. По кредиту счета отражаются суммы принятые к оплате по счетам за товарно-материальные ценности и прочие услуги.

              Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется в журнале ордере №6 в разрезе каждого поставщика. Журнал-ордер №6 открывают на месяц (Приложение 7).

      Синтетический учет представлен итоговой строкой  журнала-ордера №6 и Главной книгой.

      Автоматизация учёта расчётов с поставщиками позволяет  повысить степень аналитичности, точности, своевременность получения сведений о состоянии расчётов с поставщиками и подрядчиками, согласованность записей на счетах. Оперативная обработка данных позволяет своевременно погашать кредиторскую задолженность, соблюдая сроки исковой давности. 
 

2.3 Анализ автоматизированной обработки  данных бухгалтерского учёта  расчётов с поставщиками и  подрядчиками в программе «1С: Предприятие 7.7» 

      В процессе хозяйственной деятельности, организация совершает расчётные операции с поставщиками и подрядчиками.

      Комплекс  задач учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками, предусматривает  обработку информации по значительной группе балансовых счетов (таким, как: 10, 41, 23, 50, 51, 91 и т.д.) учёт по отдельным из них имеет свои особенности по формам представления первичной информации, способам обработки и форме исходящих информационных массивов.

      Оплата  и получение денежных средств  оформляется платёжными (банковскими) или кассовыми документами. Информация по этим документам обобщается в выписке банка по счетам или в отчёте кассира. Ввод информации в ЭВМ обеспечивает взаимосвязь комплекса учёта расчётов с поставщиками с комплексами учёта кассовых и банковских операций. Получение или отгрузка материальных ценностей, товаров оформляется товарно-сопроводительными документами, соответствующими актами. Данные о движении материалов, товаров обобщаются в товарных отчётах.

      Кроме ввода данных с выписок банка  кассовых и товарных отчётов возникает необходимость использования бухгалтерских справок. Такая необходимость возникает при предъявлении претензий партнёрами хозяйственных отношений, при начислении сумм задолженности.

      Информация  бухгалтерских справок при вводе  в ЭВМ формирует, наравне с  прошлыми данными, внутри машинную базу данных оперативной информации. Макет ввода первичных данных предусматривает наличие обязательных реквизитов, номер, дата обработки документа, код основного и корреспондирующих счетов, субсчетов, аналитических счетов.

      При линейно-позиционном способе учёта, контроль полноты и своевременности расчётов ведётся по каждой совершаемой операции. В этом случае макет ввода данных предусматривает такой реквизит как код аналитического признака корреспондирующего счёта. Если производится ввод данных с товарного счёта, то в качестве аналитического признака выступает номер платёжного документа, по которому был оплачен или получен платёж, соответственно за полученные материальные ценности.

      Данные, введённые с приходных товарно-сопроводительных документов при обработке товарных отчётов или других документов по начислению кредиторской задолженности, формируют файлы кредитовых оборотов по счетам поставщиков, подрядчиков. Формирование файла дебетовых оборотов по этим счетам осуществляется на основании данных документов, отражающих оплату полученных материальных ценностей и услуг. Все файлы по расчёту с поставщиками представляют собой внутри машинные регистры аналитического учёта.

      Основными машинограммами, заменяющими регистры аналитического учёта являются ведомости аналитического учёта по счетам расчётов с поставщиками. Формы выходных машинограмм зависят от способа учёта.

      При линейно-позиционном способе расчётов по товарным операциям, обязательными  реквизитами машинограмм являются: код (наименование) предприятия или структурного подразделения, по товарным операциям которого производятся расчёты; код аналитического счёта, в качестве которого выступает код товарного партнёра; код аналитического признака, в качестве которого выступают номера расчётных или товарно-сопроводительных документов; номер отчёта; номер и дата документа; код операций, код корреспондирующего счёта, субсчёта; код корреспондирующего аналитического счёта.

      Каждая  сторона машинограммы соответствует  одной машинной записи, введённой  при обработке товарных, отчётов, выписок банка или бухгалтерских справок. Группировка строк ведётся по аналитическим признакам. Например, при обработке товарного отчёта в качестве аналитического признака был указан номер платёжного поручения-обязательства, по которому была произведена предварительная оплата полученного товара. В машинограмме первая строка по данному аналитическому признаку будет содержать сведения об оплате товара, введённые при обработке выписки банка. Вторая строка отражает получение оплаченного товара. По этим двум строкам подводится итог. Этот итог второй степени по аналитическому счёту. В нём приводятся данные об оборотах, наличии или отсутствии дебиторской или кредиторской задолженности по каждой операции. Итог первой степени подводится по каждому партнёру. В нём указывается сумма оборотов и сальдо по всем операциям, совершённым за расчётный период с данным партнёром. Более высокую степень обобщения информации предоставляют итоги по субсчёту и синтетическому счёту.

      Машинограмма  описанного вида составляется по счёту «Расчёты с поставщиками и подрядчиками». Вторая группа машинограмм аналитического учёта применяется для обобщения информации по счёту «Расчёты с поставщиками и подрядчиками по плановым платежам».

      С учётом вышеизложенного организация ООО «Колос» осуществляет автоматизацию бухгалтерского учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками, что позволяет своевременно осуществлять контроль за состоянием расчётов, кроме того освобождает работников бухгалтерии от трудоёмких расчётов. 

      3. Совершенствование автоматизированного учета по расчетам с поставщиками и подрядчиками в ООО «Колос» 

      Расчеты с поставщиками и подрядчиками отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской  отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными. По полученным займам и кредитам задолженность показывается с учетом причитающихся на конец отчетного периода к уплате процентов.

     Отражаемые  в автоматизированной бухгалтерской  отчетности суммы по расчетам с банками, бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны. Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается.

     На предприятии  к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» открыты следующие  субсчета: 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками в рублях» и 60.2 «Авансы выданные». А к счету 19 «НДС по приобретенным ценностям» открыт следующий субсчет: 19.3 «НДС по приобретенным товаро-материальным запасам».