Совершенствование автоматизированного учета по расчетам с поставщиками и подрядчиками

">     Набор регламентированных отчетов обновляется фирмой «1С» ежеквартально или чаще – в случае утверждения новых или внесения изменений в существующие формы отчетности.

     Для вызова режима работы с регламентированными  отчетами нужно выбрать пункт  «Отчеты – Регламентированные» из главного меню программы. На экран будет выдано окно «Регламентированные отчеты»

     В верхней части окна, под надписью «Отчетность за период», располагается  поле для выбора комплекта отчетов.

     Как правило, выпуски комплектов регламентированных отчетов приурочиваются к началу квартальной отчетной компании, поэтому выпуски обозначаются номером и годом квартала. Каждый квартальный выпуск содержит отчеты, необходимые для представления за этот квартал.

     Под строкой с названием отчетного  периода располагается список отчетов.

     Для составления какого-либо регламентированного  отчета его необходимо вызвать на экран. Для этого следует либо дважды щелкнуть мышью на строке с  названием отчета, либо выбрать отчет  в списке и нажать кнопку «Открыть»  в нижней части диалога «Регламентированные отчеты». [2, c.314]

     Для примера рассмотрим форму, используемую для составления бухгалтерского баланса (формы №1).

     В верхней части формы расположен диалог, управляющий формированием  отчета. Здесь можно выбрать период составления баланса, задать единицу изменения и точность представления данных в форме и другие параметры. В некоторых формах могут присутствовать и другие управляющие элементы, например, реквизит «Периодичность», определяющий временной интервал, за который формируются и вводятся данные (квартал или месяц). В зависимости от конкретного отчета, можно устанавливать периоды:

     - за месяц;

     - за квартал;

     - за год.

     В нижней части диалога расположен бланк отчета, который представляет собой таблицу 1С:Предприятия, работающую в режиме ввода данных. Эта таблица содержит ячейки желтого и зеленого цвета.

     Ячейки, окрашенные желтым цветом, предназначены  для ввода и редактирования данных.

     Ячейки, выделенные зеленым цветом, вычисляются  на основе данных в ячейках желтого  цвета, и не редактируются вручную. Такими ячейками являются, как правило, итоговые строки или столбцы отчета, которые вычисляются или как сумма других ячеек, или по более сложным алгоритмам.

     Заполнить форму можно вручную, либо автоматически  нажав кнопку «Заполнить». Затем напечатать отчет. На печать будет выведена таблица, которая виднее в окне редактирования формы отчета.

     Для печати регламентированных отчетов  необходимо использовать кнопку «Печать», расположенная в диалоге управления отчетом.

     При ее нажатии под кнопкой появляется выпадающее меню, в котором можно выбрать одно из следующих действий:

     - «Печатать сразу»;

     - «Показать бланк»;

     - «Открыть последний бланк»;

     - «Напечатать пустой бланк».

     На  печать выводится текущая страница отчета (та, которая видна в окне редактирования бланка).

              Несмотря на разнообразие отчетов, их алгоритмы формирования выполняют схожие функции: создание структуры отчета (разворот итогов);  фильтрацию данных; выполнение арифметических операций над данными; управление экранной или печатной формой отчета.

                    Одновременно с развитием информационных систем совершенствуются отчеты. Они приобретают все большую гибкость настройки, позволяющую решать разнообразные задачи анализа данных.

      Итак, в первой главе были изучены теоретические основы автоматизированного бухгалтерского учета, рассмотрены формы и алгоритм предоставления отчетности, первичный учет документов и основные виды документов.

2. Автоматизация учета  с поставщиками  и подрядчиками  в ООО «Колос»

2.1 Общая  характеристика программы « 1С:Предприятие  7.7.» 

     Бухгалтерский учет в ООО «Колос» автоматизирован и ведется в программе «1С:Предприятие 7.7.» типовая конфигурация редакции 4.5.

     Система "1С: Предприятие" может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии при помощи модуля "1С: Конфигуратор", позволяющего настраивать все основные элементы программной среды, генерировать и редактировать документы с любой структурой, изменять их экранные и печатные формы, формировать журналы для работы с документами с возможностью их произвольного распределения по журналам. Программа была приобретена в 2006 году.

     Следом  на компьютер был поставлен программный  комплекс «Банк-Клиент» для работы  с операциями  по расчетному счету. Это сократило время работы  по платежам, уменьшило количество бумажных документов, сократило расходы по ГСМ, так как приходилось руководителю несколько раз в неделю ездить в банк с распечатанными платежными документами. Бывали случаи неправильного заполнения платежных поручений, руководитель возвращался в бухгалтерию, платежное поручение исправлялось и опять увозилось в банк.

     Так же была приобретена программа «СбиС» - электронная сдача отчетности. Программа обновляется автоматически  через интернет при запуске программы (если на момент запуска существует новая версия). Программа позволяет через интернет с компьютера бухгалтера отправлять бухгалтерскую отчетность в налоговые органы, в пенсионный фонд; запрашивать акты сверки в налоговом органе по расчетам с бюджетом, с социальным страхованием; сдавать персонифицированный учет и т.д.

     Во  время работы необходимо иметь под  рукой Кодексы РФ, Постановления, Законодательства, справочную информацию и т.д. Всю информацию невозможно запомнить, тем более что выходят  постоянные дополнения, изменения, новые  редакции. Именно поэтому был приобретен электронный справочник «КонсультантПлюс», справочник обновляется через интернет, при возникновении каких либо вопросов менеджеры компании по телефону готовы дать необходимую консультацию.

     Основной  и постоянно используемой программой все же является «1С:Предприятие 7.7.». Данная программа реализует стандартную методологию учета для хозрасчетных организаций в соответствии с текущим законодательством РФ.

     Программа включает:

     - План счетов;

     - Справочник валют;

          - Набор справочников для формирования  первичных документов и ведения списков объектов аналитического учета;

     - Набор перечислений для организации  аналитического учета с регламентированным  набором значений;

     - Набор документов, предназначенных  для ввода, хранения и печати  первичных документов и для автоматического формирования бухгалтерских проводок;

     - набор констант, используемых для  настройки общих параметров ведения  учета в конкретной организации;

     - Набор стандартных отчетов, позволяющих  получать данные бухгалтерского  учета в различных разрезах по любым счетам, любым объектам аналитики;

     - Специализированные отчеты по  конкретным разделам бухгалтерского  учета;

     - Набор регламентированных отчетов  (налоговых, бухгалтерских и др.) и механизм их обновления;

     - Специальные режимы обработки  документов и операций, выполняющие сервисные функции.

     Набор документов, автоматизирующих отражение  хозяйственных операций в учетной  системе, рассчитан на ведение наиболее важных разделов учета:

     - учет операций по кассе;

     - учет операций по банку;

     - учет основных средств;

     - учет нематериальных активов;

     - учет материалов;

     - учет товаров;

     - учет затрат на производство  и незавершенного производства;

     - учет полуфабрикатов;

     - учет издержек обращения;

     - учет выпуска продукции;

     - учет реализации;

     - учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями;

     - учет договоров;

     - учет оплаты труда;

     - учет расчетов с подотчетными  лицами;

     - учет финансовых результатов.

     Настройки механизмов автоматизации формирования учетных записей в программе  выполнены исходя из предположения, что:

     - для целей налогообложения по налогу на прибыль организация признает доходы и расходы методом начисления;

     - для целей налогообложения по  НДС момент определения налоговой  базы может быть либо по  мере отгрузки, либо по мере  поступления денежных средств;

     - списание стоимости материально-производственных запасов производится либо по средней стоимости,  либо  по стоимости единицы запасов (как в бухгалтерском, так и в налоговом учете);

     - организация может одновременно  использовать специальный налоговый  режим, предусматривающий уплату единого налога на вмененный доход (ЕНВД) по определенным видам деятельности, и общий режим налогообложения по остальным видам деятельности.

     Документы, как правило, можно проводить  одновременно как по бухгалтерскому, так и по налоговому учету.

     Программа содержит специальные документы, с  помощью которых автоматизированным способом выполняется расчет необходимых  показателей в конце отчетного  периода (расчет себестоимости продукции, работ и услуг, реализованной  торговой наценки, расчет стоимости  остатков незавершенного производства в налоговом учете и т.д.) с последующим автоматическим отражением в учете полученных результатов.

     Предусмотрено автоматическое формирование книги  продаж и книги покупок, отражение  операций купли-продажи иностранной  валюты. [8, c.98]

              Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

      Затраты на внедрение и ведение программы  не разглашаются организацией, но по эффективной  работе, минимизации трудовых и временных  ресурсов можно сказать о том  что программа полностью оправдывает  все расходы по ее внедрению, поддержка программы и ее обновление происходит раз в пол года. Внедрения выполняются силами партнеров - внедренцев и реализуют особенности деятельности организации.

      Внедрения и адаптации прикладных решений  также могут выполняться и силами специалистов организации, самостоятельно, или во взаимодействии с партнерами - внедренцами. 

2.2 Организация автоматизированного  учета расчетов с поставщиками и подрядчиками в ООО «Колос» 

      Общий порядок обработки данных  в  автоматизированной системе бухгалтерского учета ООО «Колос» представляется комплексом последовательного выполнения бухгалтерских действий в программе.

      Бухгалтерский учет на предприятии ООО «Колос»  на сегодняшний момент ведется с  использованием средств вычислительной техники на базе программного комплекса «1С: Предприятие 7.7». Для учета всех  расчетов, в том числе и с поставщиками ( подрядчиками) на предприятии ООО «Колос» в конфигурации «1С: Бухгалтерии 7.7» при первом запуске программы были предприняты действия: установка значений констант, начальное заполнение некоторых справочников (в основном нормативно-справочной информацией), добавление в план счетов полных наименований счетов и др. Первым шагом было внесение данных об организации.