Совершенствование автоматизированного учета по расчетам с поставщиками и подрядчиками

      После заключения договора,  через главное  меню «Справочники» - «Контрагенты» вносятся все данные о поставщике, наименование(краткое и полное),адрес(юридический и фактический), ИНН, КПП, название договора, банковские реквизиты. Затем  на основании полученных первичных документов от поставщика(подрядчика) принимается к учеты полученные товары (работы, услуги).  Существует исключение, когда приобретаются товары, материалы и другие товарно-материальные ценности только на основании заранее оплаченного счета, счет-фактуры и товарной накладной, а также доверенности на получение товарно-материальных ценностей [10, c. 23].

      Оприходование материалов, товаров (работ, услуг) происходит через меню «Документы» - «Счет-фактуры» - «Счет-фактура полученный». Документ заполняется начиная с установки даты, соответствующей дате счет-фактуры поставщика,  выбором контрагента в «Список контрагентов», заносятся названия полученных материалов, товаров, (работ ,услуг) , ед. измерения, сумма без учета НДС, налоговая ставка в %, сумма НДС и итоговая сумма формируется автоматически. Документ проводится «ОК», «Записать» и все данные по поставщикам автоматически попадают во все регистры по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками , «Журнал операций», «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (Приложение 6), «Журнал-ордер(ведомость) по счету»( Приложение 7), «Журнал-ордер счета по субконто» (Приложение 8), «Анализ счета» (Приложение 9), «Карточка счета» (Приложение 10).

      На  многих предприятиях параллельно с  финансовым учетом ведется налоговый  учет, при расчетах с поставщиками и подрядчиками для налогового учета  формируется документ «Книга покупок»(Приложение 11) .

                В настоящее время организации сами выбирают форму расчетов за поставленную продукцию или оказанные услуги. Исходя из выбранной формы, оформляются соответствующие документы, меню «Документы»- «Платежное поручение»( Приложение 5) либо «Расходный кассовый ордер»(Приложение 4), при заполнение этих документов выставляется дата проведения хозяйственной операции, в «Список контрагентов» выбирается контрагент, указывается основание для оплаты, размер ставки НДС. Все реквизиты поставщика из «Справочника» автоматически попадают в эти расчетные документы

      Кредиторская задолженность погашается автоматически при получении от банка подтверждения о перечислении средств поставщикам и подрядчикам через систему банк-клиент, позволяющую оптимально использовать трудовые и временные ресурсы, в виде автоматических выписок из расчетного и других счетов вместе с приложенными банковскими расчетными документами, а также при зачете полученного аванса и взаимных требований.

      Выходные  формы автоматизированного учета  с поставщиками и подрядчиками напрямую зависят от способа учёта расчетов с поставщиками и подрядчиками, применяемом в конкретной организации.

      Ответственность за заполнение данных документов возлагается  на ответственное лицо, чаще всего  его функции выполняет бухгалтер  организации, в соответствии со своими должностными обязанностями.

      В автоматизированных системах бухгалтерского учета следует  учитывать, что  большинство объектов данных в автоматизированной системе при расчетах с поставщиками и подрядчиками могут иметь визуальное представление. В самом общем  случае визуальное представление состоит из следующих частей:

      экранный  диалог, используемый для ввода и  редактирования информации, хранящейся в объекте метаданных;

      печатная  форма объекта метаданных (печатных форм может быть несколько);

      модуль  формы - программа на встроенном языке  системы.

      В качестве инструментария можно использовать следующие распространенные виды программных продуктов для персонального компьютера: текстовый процессор (редактор), настольные издательские системы, электронные таблицы, системы управления базами данных, электронные записные книжки, электронные календари, информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, для маркетинга и пр.), экспертные системы и т.д. 

      1.3 Отчет в автоматизированных системах бухгалтерского учета 

      Информационные  системы накапливают разнообразные сведения и представляют их пользователям в виде отчетов. Возможности отчетов зависят от логической организации исходных данных.

      С точки зрения информационной системы  отчет - это не просто печатный документ, а механизм взаимодействия пользователя и системы, механизм информационного обмена. Первоначально пользователь сообщает, что и в каком виде он хочет получить. Затем процедуры отчета извлекают нужные сведения из базы данных и представляют их в виде экранной или печатной формы. Разработчики не в силах предусмотреть все специфические задачи, решаемые при помощи типовых конфигураций (тиражируемых поставочных вариантов программ). Зачастую пользователи вынуждены дорабатывать поставляемый вариант системы под специфику своих задач.

      Создание программных продуктов для автоматизации учета происходит в соответствии с архитектурой открытых систем, что позволяет пользователям менять структуру данных и алгоритмы их обработки. Можно добавлять нужные отчеты, документы, справочники и т. п. Параметрически настраиваемые отчеты позволяют менять алгоритмы формирования в зависимости от параметров, введенных пользователем. Чем выше гибкость настройки, тем шире круг задач, которые можно решать с помощью отчета.

      В информационных системах данные хранятся в виде многомерных структур, накапливающих и обобщающих информацию об изменении объектов учета. Такие структуры принято называть регистрами.

      Регистр можно рассматривать в виде таблицы. Колонки с числовой информацией  называются ресурсами. В них накапливаются  данные об изменении различных параметров. Обобщая эти данные, можно рассчитать итоговые значения - величину изменения параметра за период и значение параметра в конце периода.

      Другая  группа колонок называется измерениями. Выражаясь бухгалтерским языком, измерения регистра - это уровни (разрезы) аналитического учета. Измерение содержит однотипные аналитические признаки (объекты аналитического учета), по которым детализируются изменения ресурсов.

      Когда изменяется какой-либо ресурс, в регистре создается новая запись. Она содержит набор аналитических признаков, которые можно использовать в отчетах для детализации итоговых данных.

      Существует  еще одна группа колонок - реквизиты. Они могут содержать любую  дополнительную информацию, характеризующую  изменение ресурсов.

     В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия включены наборы отчетов:

     - Стандартные;

     - Специализированные;

     - Регламентированные.

     Стандартные отчеты.

     Стандартные отчеты рассчитаны на работу с любым  планом счетов, вне зависимости от набора и свойств конкретных счетов. Стандартные отчеты могут применяться  для получения итоговой и детальной информации по любым разделам бухгалтерского учета. Они оперируют такими общими понятиями, как «Счет», «Субконто», «Валюта» и т.д.

     Стандартные отчеты представляют собой фактически целостную систему, которая позволяет формировать одни отчеты на основании других, детализируя данные отчеты. При самом нижнем уровне детализации выполняется переход к конкретной проводке операции.

     Стандартные отчеты вызываются из меню «Отчеты» главного меню программы. В них входит:

     - Оборотно-сальдовая ведомость;

     - Сводные проводки;

     - Шахматка;

     - Оборотно-сальдовая ведомость по  счету;

     - Обороты счета (Главная книга);

     - Журнал-ордер (ведомость) по счету;

     - Журнал-ордер счета по субконто;

     - Анализ счета; 

     - Карточка счета;

     - Анализ счета по субконто;

     - Анализ счета по датам;

     - Анализ субконто;

     - Карточка субконто;

     - Обороты между субконто;

     - Отчет по проводкам.

     При вызове отчета на экране выдается диалог настройки параметров отчета. В нем  нужно задать значения параметров, определяющих состав данных, включаемых в отчет (период (месяц, квартал, полугодие), счет, субконто и т.д.).

     Чтобы получить в отчете итоги, развернутые  по субсчетам и субконто, важно  не только занести счета в таблицу  настройки, но и в диалоге отчета обязательно включить флажок вида «Данные по субсчетам и субконто», в противном случае итоги в отчете будут сформированы для счета в целом.

     После того, как необходимые параметры  будут указаны, для формирования отчета следует нажать «Сформировать» или «ОК». Сформированный отчет открывается в виде табличного документа, который может затем быть выведен на печать.

     При использовании кнопки «ОК» после  формирования отчета окно диалога настройки  параметров отчета закрывается.

     При использовании кнопки «Сформировать» окно диалога настройки параметров отчета остается открытым, что позволяет изменить параметры настройки и вновь сформировать отчет.

     Для того чтобы отказаться от формирования отчета и закрыть окно диалога  настройки параметров отчета, следует  нажать кнопку «Закрыть» или воспользоваться стандартным способом закрытия окна - кнопкой  х  в правом верхнем углу экрана.

     Специализированные  отчеты.

     Специализированные  отчеты служат для обобщения и  формирования

информации. Специализированные отчеты вызываются из меню «Отчеты» - «Специализированные» . Они состоят из:

     - Данные расчета заработной платы;

     - Начисленные налоги с ФОТ;

     - Налоговая карточка 1-НДФЛ;

     - Подготовка сведений для ИФНС;

     - Индивидуальная карточка ЕСН;

     - Подготовка сведений для ПФР;

     - Заявление ДСВ-1;

     - Передача заявлений ДСВ-1 в ПФР;

     - Отчет по основным средствам;

     - Отчет по нематериальным активам;

     - Список контрагентов;

     - Список номенклатуры;

     - Акт сверки расчетов;

     - Инвентаризация расчетов с контрагентами. 

     При вызове отчета на экране выдается диалог настройки параметров отчета. В нем  необходимо задать значения параметров, для формирования интересующих нас сведений.

     Наиболее  часто используемый специализированный отчет, «Акт сверки расчетов». При выборе из списка отчетов акта сверки, на экране появляется  диалог настройки параметров для введения сведений о периоде, наименование контрагента, наименование договора, перечень счетов по которым должен производиться акт сверки.  После внесения всех необходимых параметров нужно сформировать отчет  кнопкой «Заполнить».  Затем вывести печатную форму кнопкой «Печать». [2, c.215]

     Регламентированные отчеты.

     Регламентированными называются отчеты, форма, порядок заполнения, срок и порядок представления  которых определяются различными государственными органами. К регламентированной отчетности относятся: бухгалтерская отчетность; налоговые декларации и иные документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов; расчетные ведомости во внебюджетные социальные фонды; статистическая отчетность; различные справки.