Ревизия расчетов с подотчетными лицами

При оценке среды компьютерной обработки  данных ревизор должен охарактеризовать:

соответствие  применяемой формы учета используемой системе обработки данных;

          соответствие алгоритмов обработки  бухгалтерских данных 
действующему законодательству, возможность их изменения в 
случае изменения порядка ведения бухгалтерского учета, хозяйственного, налогового и иного законодательства;

          способ организации, хранения и обновления данных;

          возможность настройки внешней отчетности на изменение 
ее форм;

обеспечение контроля ввода данных;

возможность вывода на печать данных о ходе финансовых 
операций хозяйственных процессов.

В процессе ревизии в качестве одного из основных источников информации используются машинограммы, созданные в результате обработки учетно-аналитической информации и использования ПЭВМ. Необходимыми условиями, придающими машинограмме юридическую силу, являются:

соблюдение требований стандартов, предусмотренных программами автоматизации учета;

наличие таких реквизитов, как дата создания машинограммы, наименование и местонахождение создавшей ее организации, подписи ответственных лиц.

При выполнении ревизии в условиях применения ПЭВМ следует обращать внимание на следующие вопросы:

необходимость сверки регистров учета, получаемых с помощью ПЭВМ, с данными первичного учета. Автоматизация учета не освобождает проверяемую организацию от обязанности документировать факты хозяйственной жизни;

наличие несанкционированных изменений  программного 
обеспечения. Изменения, вносимые в программное обеспечение клиентом в связи с изменением хозяйственного либо налогового законодательства, должны быть документированы, согласованы, одобрены и проверены разработчиком программного обеспечения.

Источниками получения доказательств при проведении ревизии являются данные, подготовленные в системе компьютерной обработки данных проверяемой организации в виде таблиц, ведомостей, регистров бухгалтерского учета клиента.

Ревизуемая  организация в соответствии с  правилами ревизии должна обеспечить сохранность ревизуемых файлов на машинных носителях, их оформление и сдачу в архив.

В ОАО  «Барановичский комбинат пищевых продуктов» применяются унифицированные формы  первичной отчетной документации. Оформление первичных документов, ведение регистров бухгалтерского учета и составление отчетности производится с использованием КСА «Ветразь».     Программа позволяет организовать ведение количественного и суммового учета с целью эффективного контроля за поступлениями и расходованием товара, оперативно получать данные о продажах и денежных средствах, вести анализ продаж, отслеживать состояние расчетов с поставщиками, отражать торговые операции в бухгалтерском учете и т.д.

 

 

 

 

3.2 Оформление результатов ревизии  расчетов с подотчетными лицами

По результатам  проверки, в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства, составляется акт проверки. По фактам выявленных нарушений проверяющим  в пределах его компетенции может  быть составлен протокол об административном правонарушении и вынесено постановление по делу об административном правонарушении.

Результаты  проверки, в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляются справкой проверки. Акт  проверки оформляется не менее чем  в двух экземплярах и подписывается  проверяющим (руководителем проверки) в срок не позднее пяти рабочих дней со дня окончания проверки.

По результатам  произведенной проверки в ОАО «Барановичский  комбинат пищевых продуктов» по расчетам с подотчетными лицами серьезных нарушений выявлено не было. Поэтому по результатам проверки должна быть составлена справка проверки.

Проверяющий несет  ответственность за достоверность  фактов и сведений о выявленных нарушениях, а также установленных сумм вреда, указанных в акте проверки.

За достоверность  документов, сведений и фактов, указанных в представленных по требованию проверяющего справках, объяснениях и расчетах, ответственность несут должностные лица и представители проверяемого субъекта, представившие указанные справки, объяснения и расчеты.

В справке проверки не допускаются неоговоренные исправления. В случаях, когда в справке  проверки обнаруживаются ошибки (описки), неполное выяснение обстоятельств либо по результатам дополнительных и встречных проверок необходимо внести изменения и дополнения в  справку проверки, в такую справку вносятся изменения и дополнения.

Справка проверки подписывается проверяющим (руководителем  проверки), а также:

 руководителем  проверяемого субъекта либо индивидуальным  предпринимателем, при их отсутствии - иным представителем проверяемого субъекта;

 лицом, осуществляющим  руководство бухгалтерским учетом  проверяемого субъекта (при проверках  по вопросам, связанным с осуществлением  проверяемым субъектом финансово-хозяйственных  операций).

Акт, составленный по результатам ревизии в ОАО  «Барановичский комбинат пищевых продуктов» соответствует действующему законодательству и подписан главным контролером-ревизором контрольно-ревизионного управления Комитета по сельскому хозяйству и продовольствию Брестского облисполкома, директором и главным бухгалтером (Приложение Н).

Направление работников в командировку, как в пределах, так и за пределы Республики Беларусь осуществляется в установленном  законодательством порядке. В соответствии с действующим порядком оформляются  приказы о командировании, командировочные удостоверения и другие сопровождающие документы. В организации имеется журнал регистрации работников, направленных в командировки, а также приказом руководителя организации назначен работник, ответственный за ведение данного журнала.

Возмещение командировочных расходов осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Регистром для  учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи (Приложение Г).

Следовательно, каждой выданной под отчет сумме  отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в  погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы бухгалтерского учета, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.

Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы.

Таким образом, в  результате проведенной  проверки можно сделать вывод  о том, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами соответствует нормам действующего законодательства, регламентирующего данных раздел учета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3 Совершенствование  ревизии расчетов с подотчетными  лицами и реализации материалов  ревизии

 

Операции с  подотчетными лицами имеют в управленческом учете большое значение, поскольку согласно существующим стандартам бухгалтерского учета формируемая финансовая отчетность не дает представления о данном типе операций. Основной целью является учет всех операций, произведенных подотчетным лицом с наличными денежными средствами предприятия, а также оперативное получение информации об остатках на соответствующих счетах.

Расчеты через  подотчетных лиц, объективно существующие в каждой организации, будут проводиться  и в дальнейшем, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность. Поэтому бухгалтеру необходимо свести к минимуму количество возможных ошибок, при организации учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Совершенствование нормативно-правовой базы является неотъемлемой частью совершенствования методики и организации проведения проверок. Незначительные шаги по пути решения данного вопроса уже сделаны. Так, Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2010 года №510 (в редакции от 26.07.2012 №332) “О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь” установлен единый порядок осуществления контрольной и надзорной деятельности в Беларуси на основе принципиально новых подходов. В данном случае:

 впервые определен закрытый перечень всех контролирующих и надзорных органов, а также сфер их контроля (надзора). Органы, не включенные в перечень, проводить проверки субъектов хозяйствования не вправе;

 введен запрет  на проведение проверок вновь  зарегистрированных субъектов хозяйствования в течение двух лет со дня их государственной регистрации (двухлетний мораторий). По исчерпывающим основаниям, перечень которых приведен в Указе, может быть назначена только внеплановая проверка таких субъектов;

 существующий порядок назначения плановых проверок на основе периодичности их проведения (не чаще одного раза в год) независимо от добросовестности проверяемого субъекта заменен абсолютно новым механизмом планирования на основе отнесения субъектов хозяйствования к группам риска. Такой механизм позволит реализовать принцип выборочного, а не сплошного контроля, учитывать при этом степень соблюдения законодательства проверяемым субъектом. Сам же процесс планирования проверок перестанет быть сугубо внутренней, конфиденциальной процедурой контролирующих органов, станет открытым для субъектов хозяйствования. Это позволит им самостоятельно оценивать свою деятельность и принимать меры для перехода в группу с более низкой степенью риска;

 ограничен  период проведения проверок –  не более чем за 3 года, предшествующих началу проверки. Такое ограничение позволит минимизировать вмешательство контролирующих (надзорных) органов в деятельность субъектов хозяйствования. Сам же срок проверки юридических лиц не может превышать 30 рабочих дней, а индивидуальных предпринимателей – 15 рабочих дней [18].

Создание информационной аналитической системы контрольно-надзорной  деятельности позволит реализовать  концепцию единого информационного  пространства контрольных органов.

Применения  компьютерных программ бухгалтерского учета требует усовершенствования методики контроля и разработки программ ревизии финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Для этого современная компьютерная техника имеет широкие возможности, с ее помощью, прежде всего можно выполнять расчеты и прочие логические шаги за продолжительные периоды времени и без ошибок.

Тем не менее, не следует забывать, что компьютеры не могут мыслить или проникать  в суть проблемы, которое немаловажное для компетентного контроля. Базы данных содержат полную информацию о результатах деятельности, но в них не содержится информации об учетной политике или принципы учета предприятия, нет разнообразных объяснений к отчетам и т.п. Также не всегда есть возможность сопоставить данные отчетного периода с соответствующими данными других периодов. Последние чаще всего недоступные, их базы данных архивируются.

При ведении  автоматизированного учета бухгалтерская  служба имеет возможность быстро обрабатывать нужную информацию и получать промежуточные результаты деятельности, необходимые для потребностей управления. Такую же возможность имеет ревизор, который осуществляет соответствующую проверку предприятия.

При этом ведения  автоматизированного учета в  большинстве случаев само собой  исключает неправильное разнесение первичных данных на учетные регистры, поскольку корректность бухгалтерских записей контролируется программой при введении первичной документации в компьютер. Исчезает также возможность допущения ошибки при подведении итогов и выводе конечных результатов деятельности. Ошибки могут возникать лишь в случаях, когда неправильно определяется экономическая суть хозяйственных операций. Поэтому во время проверки финансово-хозяйственной деятельности предприятия ревизор должен сначала изучить его учетную политику и выяснить, правильно ли работники бухгалтерской службы осуществляют «признание» той или другой хозяйственной операции.

Компьютеры  сохраняют огромные массивы данных и обеспечивают доступ к ним, выполняют  математическую обработку данных, осуществляют отбор данных в соответствии с установленными критериями, своевременно обновляют и модифицируют данные. Благодаря этому их используют как средство исследования при определении характеристик и установлении взаимозависимостей между разными данными. Компьютер также используется для анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Одним из основных вопросов научной организации работы является  правильная организация  рабочего места ревизора, создания благоприятных для выполнения контрольных  функций условий. Творческая деятельность и высокоэффективная работа ревизоров зависит от здорового климата в коллективе: согласованность действий, взаимное уважение, доброжелательное отношение друг к другу.

Ревизор должен постоянно повышать свой профессиональный уровень и проявлять заботу о престиже своей профессии.