Ревизия расчетов с подотчетными лицами

ВВЕДЕНИЕ

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские  цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. Таким образом, в процессе функционирования каждого предприятия возникают вопросы, связанные с расчётами с подотчётными лицами. Изменения законодательства, низкая квалификация, невнимательность могут приводить к появлению ошибок и нарушений. Именно по этой причине специалистами органов государственного контроля и ревизорами уделяется значительное внимание  проверке операций с подотчетными лицами.

Темой по учету  и ревизии расчетов с подотчетными лицами занимался ряд ученых экономистов таких как В.А. Хмельницкий Х, [24], В. Н. Лемеш [11,с.226-240].

В учебнике В.Н. Лемеш подробно рассмотрена проверка операций с подотчетными лицами; описывается  ряд нормативно правовых актов по данной теме, а также цели, задачи и источники информации для проверки.

В учебнике В. А. Хмельницкий и рассмотрены этапы  составления акта ревизии, а также  плана и программы ревизии  с подотчетными лицами.

Целью данной курсовой работы является изучение действующего порядка проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами и внесение предложений по совершенствованию проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами в условиях развития рыночных отношений.

Для достижения названной цели в курсовой работе решены следующие задачи:

определить  задачи и источники ревизии расчетных операций;

изучить составление  плана и программы ревизии  расчетов с подотчетными лицами;

провести обзор  нормативных документов по теме исследования;

рассмотреть проверку расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам, а также  по административно-хозяйственным и операционным расходам;

провести проверку правильности ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

изучить особенности  проведения ревизии в условиях применения ПЭВМ;

исследовать оформление ревизии расчетов с подотчетными лицами;

дать рекомендации по совершенствованию ревизии расчетов с подотчетными лицами.

Данная курсовая работа написана на материалах открытого  акционерного общества «Барановичский комбинат пищевых продуктов» (ОАО  «Барановичский комбинат пищевых продуктов») г. Барановичи.

Открытое акционерное общество «Барановичский комбинат пищевых продуктов» создано на основании приказа фонда «Брестоблимущество» от 24.10.2003 г. № 258 путем преобразования коммунального унитарного производственного предприятия «Барановичский комбинат пищевых продуктов». Устав Общества зарегистрирован решением Брестского облисполкома за № 6776 от 24.12.2003 г. в едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей Общество зарегистрировано за № 200166500.

Общество является приемником прав и обязанностей названного предприятия в соответствии с передаточным актом, за исключением прав и обязанностей, которые не могут принадлежать Обществу.

Общество зарегистрировано и фактически размещено по адресу: 225320, Брестская область, г.Барановичи, ул. Чурилина, 15.

Общество является коммерческой организацией - юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, печать и штампы со своим наименованием, расчетный и валютные счета в банке.

Основной целью деятельности организации является реализация продукции ОАО «Барановичский комбинат пишевых продуктов» получение прибыли от реализации выпускаемой продукции.

Классификация основных видов деятельности произведена  в соответствии с общегосударственным  классификатором Республики Беларусь «Виды экономической деятельности» ОКРБ 005-2001.

ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» осуществляет оперативный и бухгалтерский учет результатов деятельности, представляет в установленном порядке статистическую отчетность, а также оперативную информацию о результатах финансово-хозяйственной деятельности уполномоченному органу.

Согласно приказу  об учетной политике организации руководство бухгалтерским учетом возлагается на главного бухгалтера (Приложение А). Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера определяются статьями 7, 17 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 25.06.2001г. № 42-3.

Финансовое  положение открытого акционерного общества характеризуется как устойчивое.

Бухгалтерский учет на ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов»   ведется автоматизированным способом.

Инспекторами проведена выездная плановая комплексная проверка учета расчетов с подотчетными лицами за 2011 год.

Для исследования в курсовой работе использованы материалы за 2012 год.

ГЛАВА 1

СУЩНОСТЬ  И ЗНАЧЕНИЕ РЕВИЗИИ РАСЧЕТНЫХ  ОПЕРАЦИЙ

 

1. Задачи и источники ревизии расчетных операций

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость командировки сотрудника в другую местность или  приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы или непосредственно из банка на мелкие административно-хозяйственные расходы, а также средства для предстоящих командировочных расходов.

Практика проведения проверок показывает, что наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета, а также недостаточного контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают руководители организаций. Это связано с некоторыми особенностями учета данных операций, в частности с многообразием первичных документов, которые работник представляет в бухгалтерию для оправдания произведенных расходов, и сложностью и изменчивостью законодательства, особенно по  учету зарубежных командировок [1, c.287].

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически  в  каждой организации. Денежные средства выдаются в подотчет работкам организации на административно-хозяйственные и операционные расходы и служебные командировки. Существуют различные виды расчетов с подотчетными лицами:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за  наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• возмещение командировочных расходов в пределах Республики Беларусь, а также при служебных командировках за границу;
• представительских расходов. [5]

Целью проверки расчетов с подотчетными лицами является установление правильного и целевого использования подотчетных сумм, выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов, соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности  подотчетных лиц организации  или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам.

В зависимости от количества подотчетных лиц и от величины оборотов  по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» необходимо определить метод проведения проверки – сплошной или выборочный [9, c.105].

При ревизии  расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить:

 соблюдение действующего порядка выдачи в подотчет наличных денежных средств;

 наличие  случаев выдачи в подотчет  сумм лицам, не состоящим в  списочном составе организации,  и выдачи авансов без представления  отчета по ранее выданным суммам;

 соблюдение  установленных норм возмещения командировочных расходов;

 своевременность  представления авансовых отчетов  и возврата неиспользованных  сумм:

 наличие  случаев возврата подотчетных  сумм без их использования  и возможного скрытого авансирования  подотчетных лиц, наличие случаев передачи подотчетных сумм от одного лица другому;

 порядок  погашения оправдательных документов, приложенных к авансовым отчетам,  с целью предотвращения их  повторного использования;

 полноту  оприходования товарно-материальных  ценностей, приобретенных за счет подотчетных сумм;

 правильность  отражения расчетов с подотчетными  суммами в аналитическом и  синтетическом учете.

При проведении проверки ревизор во всех случаях должен обращать внимание на наличие в организации  первичных оправдательных документов, относящихся к данному виду расчетов, а также на  правильность и законность их оформления.

Таким образом, операции по отражению в учете расчетов с подотчетными лицами – привычные, можно сказать повседневные для бухгалтеров предприятий всех форм собственности и видов деятельности. В то же время расчеты с подотчетными лицами затрагивают достаточно широкий круг операций – это операции, связанные с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте; оплатой услуг; формированием затрат и себестоимости продукции; удержаниями из заработной платы работников, а также операции с использованием как типовых форм первичных документов, так и нестандартных документов, разработанных на предприятии и так далее. В результате, как показывает практика, ошибки и погрешности, возникающие при проведении расчетов с участием подотчетных лиц, не редкость [11, c.248].

Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными  средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами.

Следует отметить, что соблюдение определенных правил осуществления таких расчетов, предполагающих последовательность и точность заполнения первичных документов, получение и выдачу наличных денег подотчетным лицом, заполнение учетных регистров, контроль за проведением расчетов, отражение операций на счетах бухгалтерского учета позволяет в значительной мере повысить надежность проведения операций на данном участке учета и снизить потери.

Таким образом, можно отметить, что большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств, а также позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с проверяющими органами.[12, c.108]

 

 

 

 

 

 

 

2. Составление плана и программы ревизии расчетов с подотчетными лицами

 

Планирование  – это разработка контролирующим органом общего плана проверки с  указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения контроля, в том числе разработка программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления контрольных процедур, необходимых для осуществления поставленных задач.

Планирование  контрольного мероприятия должно проводиться  в соответствии с общими принципами организации контроля, а также в соответствии со следующими частными принципами:

 комплексности  планирования;

 непрерывности  планирования:

 оптимальности  планирования;

 действенности  планирования;

 конкретности  плановых заданий;

 реальности планирования;

 гибкости  и мобильности планирования.

Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2010 года №510 (в редакции от 26.07.2012 №332) “О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь” определен порядок организации и проведения проверок. Данным документом предусмотрено изменение подхода контрольной деятельности, то есть переход от сплошного контроля к дифференцированному, разделяя организации на группы риска.

Контролирующий (надзорный) орган вправе назначить  плановые проверки в отношении проверяемых субъектов, отнесенных:

 к высокой  группе риска, - не чаще одного  раза в течение календарного  года;