Ревизия расчетов с подотчетными лицами

При выезде в командировку и возвращении  обратно в тот же день работнику  выплачиваются суточные в иностранной  валюте в размере 50 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

При направлении за границу в  командировку в случае, если принимающая  сторона согласно приглашению берет  на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием, транспортом и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит, за исключением времени нахождения в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в порядке, законодательством Республики Беларусь.

В случаях, если работники, направленные в командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме, если принимающая сторона берет на себя расходы только по обеспечению одноразовым питанием, – в размере 70 процентов, двухразовым – в размере 30 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

В ОАО «Барановичский комбинат пищевых  продуктов» за исследуемый период командировки за границу не производились.

Имея теоретические данные предоставим  рекомендуемую корреспонденцию отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций по возмещению командировочных расходов.

Таблица 2.1 - Рекомендуемая корреспонденция возмещения командировочных расходов за границу

Предполагаемая  хозяйственная операция	Дебет	Кредит
Выдан аванс	71	50
Списание задолженности  подотчетного лица по утвержденному  авансовому отчету	26 18	71 71
Возмещение  перерасхода по авансовому отчету	71	50

Примечание  – Источник : собственная разработка

При контроле расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить правильность бухгалтерских записей по отражению полученных под отчет сумм и их списанию.

Источник списания командировочных расходов зависит  от цели и задания командировки.

И цель, и задание  должны быть обоснованы какой-либо производственной необходимостью. Именно этот аспект позволит правильно отразить сумму командировочных расходов на соответствующих счетах бухгалтерского учета, а в необходимых случаях произвести соответствующие корректировки для целей налогового учета. Поэтому особое внимание ревизор должен уделить проверке правильности отражения произведенных расходов на счетах бухгалтерского учета.

Таким образом, проверка правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным  командировкам является важнейшим  этапом проверки, так как данный вид хозяйственных операций занимает наиболее значительный удельный вес в общем объеме расчетов с подотчетными лицами. Также данные операции являются более трудоемкими и уязвимыми при совершении каких-либо нарушений, причиной этому может быть часто изменяющееся нормативно-правовое регулирование.

В бухгалтерском учете  командировочные расходы по общему правилу отражаются на дату их совершения, что подтверждается первичным учетным  документом. В данном случае таким  документом является авансовый отчет, к которому прилагаются все подтверждающие расходы документы. В связи с этим дата авансового отчета и будет являться датой отражения расходов в бухгалтерском учете. Затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, отражаются на основании документов бухгалтерского и налогового учета, поэтому командировочные расходы для целей налогообложения прибыли также учитываются на дату авансового отчета.

 

 

 

 

 

 

2.2 Ревизия расчетов  с подотчетными лицами по административно-хозяйственным  и операционным расходам

 

Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с  содержанием административных служб  и управлением предприятием в  целом.

К административно-хозяйственным  расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле и расходы на прочие операционные нужды.

При проверке законности выдачи сумм в подотчет на хозяйственные и  операционные нужды в первую очередь  определяется наличие списка работников организации, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утверждается приказом или распоряжением руководителя организации. В список включаются только постоянно работающие в организации лица либо выполняющие разовые работы для организации на основании договора подряда. При этом ревизор должен знать, что организации имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственные, операционные и иные цели в размере и на сроки определяемые руководителем организации, не более предельного размера, установленного обслуживающим учреждением банка для расчетов между субъектами хозяйствования наличными деньгами в соответствии с законодательством Республики Беларусь и на сроки:

 не более  3 рабочих дней - на расходы, производимые  в месте нахождения организации;

 не более 10 рабочих  дней - на расходы, производимые  вне места нахождения организации;

 до 30 рабочих дней - в  сумме, не превышающей размера  одной базовой величины, в целом  по организации.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Следует также проверить, соблюдаются ли работниками сроки составления отчетов об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах организации посредством личных или корпоративных карточек.

Ревизору следует выяснить, не числятся ли подотчетные суммы за уже уволенными работниками, а также принимает ли бухгалтерия авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах,   подтверждающих расходование подотчетных средств.

Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Здесь ревизор должен проследить, была ли при дебетовом сальдо по конкретному работнику на начало месяца выдача ему наличных денег из кассы раньше, чем составлен первый авансовый отчет за этот месяц. Это нарушение можно увидеть в журнале-ордере или в авансовом отчете.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

 Ревизору  следует обратить внимание на фамилию лица, указываемого как «плательщик» в квитанции к приходному ордеру, подтверждающему факт оплаты при закупке ТМЦ подотчетным лицом. Зачастую эта фамилия не совпадает с фамилией подотчетного лица, составившего авансовый отчет.

Представленные подотчетными лицами авансовые отчеты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счетной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем организации.

В соответствии с законодательством  Республики Беларусь, подотчетным лицом  был предоставлен товарный чек №1106456, заверенный подписью продавца и печатью организации (Приложение Е).

Согласно имеющимся  документам произведем проверку законности расходования подотчетных сумм в  следующей таблице.

Таблица 2.2 – Поверка законности расходования подотчетных сумм

Израсходовано на покупку  ТМЦ по авансовому отчету, руб.	Стоимость ТМЦ согласно копий чеков, оплаченных подотчетным  лицом	Оприходовано ТМЦ в  руб.	Отклонения данных авансового отчета, +, (-), руб.
109200	54600+54600=109200	109200	0

Примечание  – Источник : собственная разработка

По результатам проверки законности расходования подотчетных сумм в ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» нарушений не выявлено. Авансовый отчет составлен верно и сроки его предоставления не были нарушены (Приложение Д). К авансовому отчету приложены все оправдательные документы, подтверждающие факт совершения данной хозяйственной операции, а именно копии чеков и товарный чек (Приложение Е).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Проверка правильности ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

 

Подотчетные суммы имеют природу денежных авансов, которые выдаются работникам организации из кассы на хозяйственные или командировочные расходы.

Проверка расчетов с подотчетными лицами производится, как правило, сплошным порядком, то есть проверке подлежат все расчеты  с подотчетными лицами в хронологической последовательности, и включает контроль за проведенными операциями по расходованию средств, выданных под отчет.

Приступая к  проверке расчетов с подотчетными лицами, необходимо сначала проверить остатки  подотчетных сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Приложение Г) и сопоставить их с Главной книгой по данному счету на первое число месяца начала проверки и одновременно установить сроки образования задолженности (Приложение В). При наличии расхождений надо установить их причины и одновременно проверить, все ли денежные средства, выданные под отчет из кассы или с расчетного счета, записаны в журнал-ордер №7.

Приступая к  проверке соответствия оборотов по счету 71, отраженных в Главной книге  и журнале-ордере №7, на основании  имеющихся документов можно составить  следующую таблицу.

Таблица 2.3 – Проверка соответствия оборотов по счету 71, отраженных в Главной книге и журнале-ордере №7 (за январь - октябрь 2012 года),руб.

Сальдо на начало периода	Дебетовый оборот		Кредитовый  оборот		Сальдо на конец  периода	Отклонения  данных
	по Главной  книге	по журналу-ордеру №7	по Главной  книге	по журналу-ордеру №7		Главной книги от журнала-ордера №7
24413017,07	122814080,00	122814080,00	117915729,00	117915729,00	19514666,07	0

Примечание  – Источник: собственная разработка.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что при сопоставлении оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отраженных в Главной книге и журнале-ордере №7, отклонений не обнаружено.

Выдача наличных денег под отчет на хозяйственные  расходы производится в размере  и на сроки, определяемые руководителями субъектов хозяйствования, но не более  предельного размера, установленного законодательством при осуществлении расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствованиями, а также правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь [6].

Для того чтобы  использовать наличные денежные средства, полученные юридическим лицом в банке, их необходимо сначала оприходовать в кассу предприятия. Для оформления данной операции используется приходный кассовый ордер – документ типовой формы, которым оформляется поступление денежных средств в кассу.

Для выплаты из кассы наличных денежных средств под отчет необходимо оформить в установленном порядке расходный кассовый ордер – документ типовой формы, которым оформляется выдача (выплата) наличных денежных средств. Поэтому на данном этапе проверки ревизор должен проверить, надлежащим ли образом оформлены все кассовые документы, расходуются ли наличные денежные средства, выдаваемые под отчет по целевому назначению.

Затем надо проверить  авансовые отчеты и установить, своевременно ли они представляются подотчетными лицами, все ли требуемые реквизиты заполняются в них и имеются ли подписи подотчетных лиц.

Документами, подтверждающими  расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:

кассовый ордер  формы КО-1, квитанция формы КВ-1, квитанция формы 20-фс, другие приходные документы, утвержденные в соответствии с законодательством;

 кассовый  чек, содержащий номер, наименование  юридического лица, инициалы, фамилию  индивидуального предпринимателя,  дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира.

В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы  по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.