Ревизия расчетов с подотчетными лицами

В процессе проверки документов, приложенных к авансовым отчетам, надо установить их достоверность и законность, если приобретались материальные ценности через подотчетных лиц, надо проверить оприходованы ли они на склад организации. То есть, необходимо проверить, имеются ли в организации внутренние документы, подтверждающие факт оприходования материальных ценностей на склад: акт о приемке оборудования, приходный ордер.

В случае оплаты работ и услуг необходимо проверить  документы, подтверждающие факт выполнения работ (оказания услуг), к которым относятся: акт или иной документ, подтверждающий факт выполнения работ (оказания услуг), а также платежные документы.

Порядок расчета  и учет командировочных расходов всегда оказываются предметом пристального внимания всех контролирующих органов. Об этом, прежде всего, говорит количество нормативно-правовых актов, устанавливающих меры ответственности субъектов хозяйствования за нарушение порядка расчетов по командировочным расходам. Направление работника в командировку, как и любую другую хозяйственную операцию, необходимо правильно оформить документально. Сделать это грамотно, без ошибок.

При этом работнику  кадровой службы, бухгалтерии и иных подразделений необходимо составить  целый комплекс документов, часть  которых предшествует направлению в командировку, другие – ее сопровождают, третьи – оформляются после прибытия из командировки.

Так, согласно ст. 93 Трудового кодекса Республики Беларусь в ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы (Приложение И), (Приложение К) соответственно [23].

При проверке данных документов, следует помнить, что  приказ о направлении работника  в  служебную командировку должен содержать следующие сведения:

 фамилию,  имя, отчество работника;

 наименование  должности, профессии, структурного  подразделения;

 указание  страны и места командирования;

 срок и  цель командировки;

 основание  для издания приказа.

В исследуемой организации в данных документах были соблюдены все вышеизложенные реквизиты.

При проверке командировочных  удостоверений, следует помнить, что  данный документ отражает время прибытия работника к месту командировки и время выбытия из него. Поэтому  надо установить имеются ли на командировочных удостоверениях отметки о пребывании в пунктах командировок, нет ли подчисток или неоговоренных исправлений дат. С этой целью даты на удостоверении сверяются с датами на проездных билетах. Также следует помнить, что отметки в командировочном удостоверении заверяются печатью организации, предприятия, учреждения, в которые направлялся работник, а также подписью уполномоченного должностного лица. При выезде работника в несколько пунктов назначения отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них. При отсутствии данных отметок в командировочном удостоверении расчеты по командировке не должны производиться.

Форма командировочного удостоверения определяется Инструкцией №35 от 12.04.2000 года (в редакции от 10.07.2009) исключительно для командировок в переделах Республики Беларусь, а при направлении работника в служебную командировку за рубеж оформлять командировочное удостоверение не требуется. День пересечения государственной границы определяется по отметке в паспорте или по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта. Однако командировочное удостоверение во многих случаях оформляется и при направлении работника в служебную командировку за границу [7].

В командировочном  удостоверении в обязательном порядке указываются:

 фамилия,  имя и отчество работника;

 наименование  структурного подразделения, в  котором он работает, а также  его должность (профессия);

 место назначения  и цель командировки;

 продолжительность  командировки в календарных днях.

В случае если работник направляется в командировку по приглашению  зарубежного предприятия, учреждения, организации, то командирование за границу  в данном случае производится на основании  не только приказа нанимателя, но и  соответствующего приглашения. При проверке необходимо помнить, что в приглашении обязательно должны содержаться условия пребывания работника в командировке: оплата труда, расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и другие. Также необходимо проверить осуществляет ли наниматель регистрацию указанных приглашений в соответствии с законодательством и обеспечивает ли их перевод с иностранного языка на белорусский или русский язык. В ряде случаев приглашение может быть заменено иными документами, полученными от иностранного предприятия, учреждения, организации и подтверждающими необходимость направления работника в командировку. В исследуемой организации командировки за границу не производились.

Наниматель  при командировании работников за границу  устанавливает задание на командировку, которое должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. Задание на служебную командировку является основным документом, подтверждающим, что направление работника в командировку обусловлено производственной необходимостью. Именно этот аспект позволит правильно отразить сумму командировочных расходов на соответствующих счетах бухгалтерского учета, а в необходимых случаях произвести соответствующие корректировки для целей налогового учета.

 Ревизор  должен знать, что в задании на командировку указываются:

 государство  и цель командировки;

 время нахождения  за границей;

 план встреч  и переговоров;

 перечень  вопросов, подлежащих решению или  изучению;

 предмет  договора;

 иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки.

Задание подписывается  командированным работником и утверждается нанимателем.

При возращении из командировки работник обязан не позднее 3 рабочих дней (при использовании  корпоративной пластиковой карточки – не позднее 15 рабочих дней) представить в бухгалтерию авансовый отчет.

В ходе проверки авансовых отчетов обращается внимание на:

 правильность  оформления авансовых отчетов;

 порядок  проведения расчетов с подотчетными  лицами;

 факты несвоевременности  возврата подотчетных сумм и  сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;

 порядок  отражения в учете операций  с подотчетными лицами.

Документальная  проверка ведется по двум направлениям: по форме и по существу отраженных операций.

При проверке авансовых  отчетов по форме анализируются  наличие номера и даты составления документа; факт указания подотчетного лица и суммы полученного аванса; израсходованной суммы; суммы остатка или перерасхода; назначение аванса; наличие подписей; порядок заполнения оборотной стороны авансового отчета.

 В авансовом отчете в строке «назначение платежа» указывается один из вариантов расходов, это могут быть командировочные расходы, расходы на приобретение ГСМ, на хозяйственные нужды, на закупку ТМЦ, на оплату услуг и др.

Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

К авансовому отчету должны быть приложены следующие  документы в подлинниках:

 командировочное  удостоверение с заверенными  отметками о дне прибытия и  дне выбытия из места командирования;

 проездные  документы, подтверждающие фактические  расходы по проезду к месту  командировки и обратно; 

 оплаченные  счета, квитанции или другие  документы, подтверждающие фактические  расходы по найму жилого помещения  и иные расходы;

 письменный  отчет по выполнению задания  на командировку.

Осуществляется  сверка данных документов, прилагаемых  к авансовому отчету, с данными  авансового отчета. 

В ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» командировки за границу не осуществлялись.

Таким образом, можно сделать вывод, что документооборот  расчетов с подотчетными лицами очень  широк и разнообразен. Наличие  большого количество оправдательных документов, приложенных к авансовому отчету, а также сопутствующих документов, связанных с выдачей наличных денежных средств под отчет, усложняет для бухгалтера правильность отражения данных хозяйственных операций в бухгалтерском учете, а для ревизора – правильность и достоверность проверки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЙ  ЭТАП РЕВИЗИИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

3.1 Особенности  проведения ревизии в условиях  применения ПЭВМ

 

Внедрение компьютерной обработки данных субъектами предпринимательской деятельности на базе современных ПЭВМ вносит существенные изменения в организацию и методику проведения ревизии.

Применение  компьютерной обработки данных расширяет  круг задач проводимой ревизии. Прежде всего, в тщательном изучении нуждаются используемая в организации программа автоматизации бухгалтерского учета и ее применение, достоверность носителей входящей информации и выходных документов на машиночитаемых носителях. Неотъемлемым элементом ревизии становится изучение качества самой программы и предусмотренной ею системы контроля, регистров аналитического и синтетического учета, отчетных показателей, выявление и исправление ошибок, возникающих при выверке исходной информации. В процессе проверки необходимо установить, насколько эффективна применяемая система текущего контроля на следующих стадиях технологического процесса обработки учетно-аналитической информации:

- приемка  и регистрация первичной документации;

- арифметическая обработка документов (таксировка);

- создание машинных носителей информации;

- формирование машинограмм учетных регистров и отчетных разработок.

При проведении ревизии в системе компьютерной обработки данных сохраняются основные элементы ее методологии. Использование ПЭВМ существенно влияет на процесс изучения ревизором системы учета ревизуемого лица и сопутствующих ему средств внутреннего контроля.

Применение  ПЭВМ в учетно-аналитической работе клиента приводит к изменению отдельных элементов организации бухгалтерского учета и внутреннего контроля:

для проверки хозяйственных процессов  и финансовых операций наряду с традиционными первичными документами используются и первичные документы на машиночитаемом носителе;

постоянные  нормативно-справочные показатели могут  быть 
проверены по данным, хранящимся в памяти компьютера или 
на машиночитаемых носителях информации;

вместо  традиционных ручных форм счетоводства может при 
меняться форма учета, ориентированная на прогрессивные методы формирования выходной информации и обеспечения ее 
достоверности, совмещение синтетического учета с аналитическим и систематического - с хронологическим, а также на повышение оперативности и удобства использования учетной и 
отчетной информации.

Ревизор должен получить и оформить в виде соответствующего документа следующую информацию о среде компьютерной обработки данных клиента:

организация обработки учетно-аналитической  информации у клиента;

количество и возможности применяемых ПЭВМ;

передача  данных с использованием каналов  связи (сеть), 
через магнитные носители (дискеты и т. п.) или ввод с клавиатуры обобщенных данных;

используемое  клиентом техническое обеспечение  компьютерной обработки учетной информации;

используемое  клиентом программное обеспечение (характеристика: кем разработано, когда внедрено, частота и метод 
обновления в соответствии с изменениями действующего законодательства);

ПЭВМ  используется ревизуемым лицом для  обработки учетно-аналитической информации во всех аспектах финансово-хозяйственной деятельности и ее учета или только для автоматизации обработки информации по отдельным видам фактов хозяйственной жизни, участкам учета;

применяемая форма учета;

компьютер используется проверяемой организацией самостоятельно или по договору с третьей стороной;

решение вопроса по архивированию и хранению данных;

возможность компьютерной системы гибко реагировать  на 
изменения хозяйственного, налогового и иного законодательства с точки зрения настройки программного обеспечения;

возможность формирования отчетности (внешней, внутренней);

планируемое внедрение новых компьютерных систем;

квалификация  бухгалтерского персонала в области  использования ПЭВМ, в частности имеют специалисты соответствующее высшее или среднее специальное образование или прошли 
курс обучения в области информационных технологий, или изучение системы компьютерной обработки данных происходило 
самостоятельно.

При составлении общего плана ревизии  в соответствии с правилом ревизорской деятельности «Планирование ревизии» каждый этап планирования должен быть уточнен с учетом влияния на процесс ревизии применяемых проверяемой организацией информационных технологий и системы компьютерной обработки данных. Уровень автоматизации обработки учетно-аналитической информации должен быть учтен при определении объема и характера ревизорских процедур.