Проведение аудиторской проверки основных средств организации

3. Проверка наличия и сохранности основных средств

 

           Для определения  наличия основных средств в учреждении аудитор осуществляет следующие  процедуры:

• наблюдение за инвентаризацией основных средств;
• проверку физического наличия основных средств (от учетных записей к физическому наличию и от физического наличия к учетным записям);

      - проверку соответствия данных  аналитического учета данным 
синтетического учета и отчетности.

      Проверка  материалов инвентаризации необходима аудитору для того, чтобы убедится, насколько можно доверять результатам внутреннего контроля, чтобы скорректировать аудиторский риск и аудиторские процедуры.

     Наблюдая  за инвентаризацией основных средств, аудитор выявляет их физическое наличие  на конец отчетного периода, правильность и полноту внесения данных в инвентаризационные описи.

     При инвентаризации аудитор может случайным  образом выбрать определенное количество основных средств и затем проверить, отражены ли они в бухгалтерском  учете организации. Необходима также  обратная процедура: выбрать по данным бухгалтерского учета определенное количество объектов основных средств и удостовериться в том, что они физически существуют.

     Согласно  «Приказу об учетной политике» в  Филиале УрГЭУ г. Н. Тагил инвентаризация основных средств проводится один раз  в год на 1 октября.

     Ежегодно  директором Филиала Голицыным С.И. утверждается «Приказ о проведении инвентаризации» (см. Приложение   ), в котором указываются сроки проведения, состав инвентаризационной комиссии и виды имущества.

     Соблюдение  правильности проведения инвентаризации возлагается на бухгалтера.

     До  начала инвентаризации комиссия, в  состав которой входят:

     - председатель комиссии – методист,

     - члены комиссии - зав. канцелярией,  бухгалтер проводит ряд подготовительных  мероприятий.

     Бухгалтер проверяет наличие и состояние инвентарных карточек (см. Приложение    ), которые представляют собой учетные регистры типовой формы, предназначенные для пообъектного учета основных средств. Инвентарная карточка составляется на каждый объект основных средств в момент поступления их на предприятие и включает: наименование объекта, краткую характеристику, его первоначальную стоимость, дату поступления, норму амортизации, инвентарный номер. Следовательно, аудитор должен проверить вся ли информация содержится в инвентарных карточках и наличие технических паспортов или другой технической документации.

     Материально-ответственные  лица в письменной форме подтверждают, что все приходные и расходные  документы на основные средства сданы  в бухгалтерию, принятые объекты  оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

     Фактическое наличие и техническое состояние  объектов устанавливается членами инвентаризационной комиссии совместно с материально-ответственными лицами путем непосредственного осмотра по месту нахождения.

     Итоги проверки заносятся в инвентаризационные описи основных средств в разрезе каждого наименования объекта с обязательным указанием их инвентарного номера и основных технических показателей. Инвентаризационная опись (см. Приложение     ) составляется в двух экземплярах. Один из них передается в бухгалтерию, второй остается у материально-ответственного лица.

     Незаполненные строки в инвентаризационных описях прочеркиваются.

     Каждая  страница описи подписывается материально-ответственным  лицом.

     В конце инвентаризационной описи комиссия записывает количество порядковых номеров инвентаризационных объектов и общий итог количества ценностей в натуральных показателях на последней странице и по всей описи в целом.

     В инвентаризационной описи материально-ответственное  лицо дает расписку следующего содержания: «Все основные средства, поименованные в настоящей инвентаризационной описи с №__ по №__, комиссией проверены в натуре моем (нашем) присутствии и внесены в опись, в связи, с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею (не имеем). Основные средства, перечисленные в описи, находятся на моем (нашем) ответственном хранении» (должность, подпись).

     На  основные средства, не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием  времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

     Отдельная опись также составляется на основные средства, находящиеся на ответственном  хранении и арендованные. В этой описи дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

     Описи подписывают все члены комиссии и материально-ответственные лица и передают в бухгалтерию для  вынесения изменений и уточнений  в карточки и регистры учета. При выполнении отклонений от учетных данных составляется сличительная ведомость, в которой указывается перечень недостающих и неуточненных объектов и их стоимость. В нашем случае расхождений между книжными и фактическими остатками не имеется.

     Заключение  по результатам инвентаризации оформляется  актом о результатах инвентаризации (см. Приложение   ).

     В процессе подтверждения достоверности  проводимой инвентаризации аудитором  была изучена вся предоставленная  документация: учетная политика предприятия, приказ о проведении инвентаризации, расписка, инвентаризационные описи, акты о результатах инвентаризации. Кроме того, аудитор провел выборочную инвентаризацию, в состав которой включились дорогостоящие основные средства, в результате чего отклонения не установлены, что указывает на эффективную систему внутреннего контроля Филиала.

     Проводя аудиторские процедуры с целью  убедиться в том, что права  организации на основные средства подтверждены и не ограничены правами третьих  лиц, аудитору нужно проанализировать документы, подтверждающие эти права. К таким документам в анализируемой организации относятся договоры купли-продажи основных средств, документы, подтверждающие государственную регистрацию прав собственности на недвижимое имущество (здания). 

     3.4 Проверка документального оформления  операций по движению основных средств

     Движение  основных средств, связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию  основных средств. Эти операции оформляют  типовыми формами первичной учетной  документации.

     Поступающие ОС принимает комиссия, назначенная руководителем организации (см. Приложение   ). Для оформления комиссия составляет в двух экземплярах акт приемки-передачи основных средств (форма №ОС-1) (см. Приложение   ), на каждый объект в отдельности, кроме объектов основных средств стоимостью до 3000 рублей и библиотечного фонда, которые приходуются актом приема-передачи групп объектов основных средств (форма №ОС-1б). В акте указывают наименование объекта, год постройки или выпуска заводом, краткую характеристику объекта, первоначальную стоимость, инвентарный номер и т.д. К акту прилагается техническая документация, относящаяся к данному объекту (чертежи, паспорта и т.д.) После оформления один из экземпляров передают в бухгалтерию предприятия для принятия объектов основных средств к учету. Вторые экземпляры актов остаются у передающей стороны. Акт утверждают руководители предприятий.  К акту прилагается техническая документация, относящаяся к принимаемому объекту.

    Внутреннее  перемещение основных средств оформляют  накладной на внутреннее    перемещение    основных    средств    (форма    №    ОС-2). Накладная выписывается в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами передающего структурного подразделения и подразделения-получателя. Первый экземпляр документа передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств передающего подразделения, третий экземпляр передается получателю. 

    Хозяйственная операция по передаче объектов основных средств в эксплуатацию оформляется  Требованием-накладной (форма М-11) для основных средств стоимостью свыше 3000 рублей (см. Приложение   ), а также библиотечного фонда, независимо от стоимости и Ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения для основных средств стоимостью до 3000 рублей (см. Приложение  ).

     Приемку законченных работ по ремонту, реконструкции и модернизации объекта оформляют актом приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма №ОС-3). В акте указывают изменение в технической характеристике и первоначальной стоимости объекта, вызванное ремонтом, реконструкцией или модернизацией. Акт подписывают члены приемочной комиссии, а также представитель организации, производившей ремонт, реконструкцию или модернизацию (см. Приложение    ).

    Операции по выбытию основных средств, кроме автотранспортных, оформляют актом о списании объекта основных средств (форма №ОС-4) (см. Приложение  ). Инвентарная карточка (см. Приложение  ), изымается из картотеки и прилагается к акту, в инвентарном списке делается отметка по местам их нахождения. Акт утверждается руководителем предприятия.

    Списание  грузового или легкового автотранспорта - актом о списании автотранспортных средств (форма № ОС-4а).

    Оформление  акта по форме №ОС-4б на группу основных средств возможно при условии, что списанию подлежат объекты одной марки на все единицы группы.

    В случае списания с учета автотранспортного  средства в бухгалтерию учреждения вместе с актом по форме №ОС-4а  должны быть переданы материалы, подтверждающие имевшее место дорожно-транспортное происшествие и его последствия или документ, подтверждающий списание автомобиля с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения МВД России.

    Для документального оформления списания литературы, исключенной из библиотеки учреждения используется акт о списании по форме 0504144 (см. Приложение   ). Так же аудитор должен проверить наличие списков устаревшей литературы, утвержденный акт на списание литературы с баланса и квитанции о сдаче ее в макулатуру.

     Единицей  бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект, под которым понимают законченное устройство, предмет или комплекс предметов со всеми приспособлениями и принадлежностями, выполняющие вместе одну функцию. Основным регистром аналитического учета основных средств является инвентарная карточка, которая открывается бухгалтерией на основании утвержденного руководителем акта. По месту нахождения основных средств, для контроля за их сохранностью, ведут инвентарные списки и инвентарные описи (см. Приложение   ) основных средств. В них записывают номер и дату инвентарной карточки, инвентарный номер объекта, его полное название, первоначальную стоимость и данные о выбытии (перемещения).

    На  арендованные основные средства в бухгалтерии  арендатора инвентарные карточки не открывают. Для аналитического учета поступивших основных средств используют копии инвентарных карточек арендодателя.

    В бухгалтерии инвентарные карточки формируют в инвентарную картотеку, построенную с учетом классификационных  групп по видам основных средств. На основе инвентарной карточки на каждую классификационную группу основных средств открывают карточку учета движения основных средств (форма №ОС-12) . В карточке за каждый месяц указывают наличие основных средств на начало месяца, поступление и выбытие основных средств, сумму износа и затраты на капитальный ремонт.

     В процессе аудита был тщательно рассмотрен представленный пакет документов. Особое внимание обращено на заполнение всех реквизитов. Количество инвентарных карточек, имеющихся в картотеке бухгалтерии, сопоставлены с данными описей по учету основных средств, в результате чего была подтверждена правильность и своевременность.

     Прошла  проверка правильности отнесения на соответствующие счета аналитического учета основных средств, к определенному  разделу Общероссийского классификатора основных фондов на основании паспортов, инструкций по эксплуатации, описаний, которая прошла успешно.

      Произведена оценку основных средств посредством  анализа первичных документов, подтверждающих стоимость основных средств при их приобретении или создании (счетов-фактур поставщиков, других документов, подтверждающих расходы по приобретению основных средств).

     Таким образом, учет движения и наличия  основных средств в Филиале оформляется  в соответствии с унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а, от 21.01.2003 № 7. 

     

 

     
 
 
 

 

     

 

     

 

     

 

 

     

 

 

 

    

 

      

 

    

3.4 Проверка  правильности отражения операций  по учету основных средств  на счетах бухгалтерского учета