Отчет о практике по бухгалтерскому учету на примере ООО «Агротех-инвест»

 

17 Участие в работе  по инвентаризации

Инвентаризация – периодическая проверка наличия и состояния материальных ценностей (основных и оборотных фондов) в натуре, а также денежных средств.          При осуществлении практической деятельности хозяйствующим субъектом возникает необходимость периодической проверки фактического наличия имущества, сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, регулярной проверки полноты отражения в учёте обязательств.         Перечисленные задачи достигаются посредством проведения инвентаризаций.           Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризаций определены статьёй 12 Закона о бухгалтерском учёте и пунктами 26 – 28 Положения по ведению бухгалтерского учёта. Детализация требований осуществлена в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённых приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.           В соответствии с перечисленными документами целью инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности организации. В ходе инвентаризации имущества и обязательств проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.         Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.        Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества  в аренду, выкупе, продаже, а также  при преобразовании государственного  или муниципального унитарного  предприятия;

- перед составлением  годовой бухгалтерской отчётности;

- при смене материально  ответственных лиц;

- при выявлении фактов  хищения, злоупотребления или  порчи имущества;

- в случае стихийного  бедствия, пожара или других чрезвычайных  ситуаций;

- при реорганизации  или ликвидации организации;

- в других случаях,  предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Объектами проверки при проведении инвентаризации являются:

-     имущество организации, под которым понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы;

-     финансовые обязательства – кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.        Инвентаризации подлежит всё имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.    Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учёте (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтённое по каким либо причинам.       Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и в присутствии материально ответственного лица.    Количество инвентаризаций в отчётном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливает руководитель организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.      Для проведения инвентаризации в организации создаётся постоянно действующая инвентаризационная комиссия.      При большом объёме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.        При малом объёме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на неё.  Порядок работ и объём функций, возлагаемых на постоянно действующую инвентаризационную комиссию, целесообразно установить в специально разработанном и утверждённом положении, которое необходимо закрепить в качестве приложения к учётной политике организации.  При разработке такого положения (или просто при определении функций такой комиссии) следует иметь в виду, что комиссия должна выполнять комплекс работ, который должен, как минимум, включать следующие элементы:

-   выявление фактического наличия имущества организации;

-  проверка документального подтверждения размеров и сроков обязательств организации;

-   сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учёта;

-  документальное оформление фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов соответствующим показателям (характеристикам), предусмотренным в договорах (поставки, купли-продажи) и других аналогичных документах;

-  документальное оформление актов сверки взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами организации;

- определение причин списания имущества и возможности использования материалов от такого списания;

-   определение причин возникновения просроченной кредиторской и дебиторской задолженности;

-   установление сумм стоимости излишествующего имущества и размера недостач;

-   подготовка распорядительного документа о взыскании сумм недостач с виновных лиц или организации либо списании сумм недостач;

-   разработка мероприятий, предупреждающих возникновение инвентаризационных разниц в будущем.      Персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации, о чём издаётся распорядительный документ (приказ, распоряжение и т.п.). Данный распорядительный документ целесообразно утверждать отдельно от положения о комиссии. Это связано с тем, что положение может действовать в течение нескольких отчётных периодов, а состав комиссии персонифицирован, т.е. может меняться в течение года.    В состав указанных комиссий целесообразно включать представителей:

- администрации организации  (одного из заместителей руководителя  организации или иного должностного  лица, обладающего распорядительными  правами);

- бухгалтерской службы (в крупных организациях целесообразно  включать двух работников: бухгалтера, ведущего учёт соответствующего  вида имущества и обязательств, и бухгалтера, который по своим  функциям с данным участком  учёта не связан, - как для обеспечения  беспристрастности, так и для  того, чтобы повышать эффективность  проведения проверки);

- юридической службы (такой специалист может оказаться  незаменимым в случаях, когда  речь идёт о недостачах материалов, поступивших от поставщиков, а  также тогда, когда принимается  решение о привлечении материально ответственных лиц и иных работников к материальной ответственности);

- инженеров (специалистов, обладающих необходимой квалификацией  и опытом для того, чтобы оценить  рациональность использования отдельных  видов имущества);

- экономистов;

- техников;

- других специальностей, знания и опыт которых позволяет  обеспечить эффективность проведения  проверок и инвентаризаций.

Кроме того, в состав инвентаризационной комиссии целесообразно  включать представителей службы внутреннего  аудита организации, независимых аудиторских  организаций.         До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчёты о движении материальных ценностей и денежных средств.     Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчётам), с указанием «до инвентаризации на «  » (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учётным данным.            Материально ответственные лица дают расписку в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчётные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.    Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтённых финансовых обязательств записывают в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.    Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путём обязательного подсчёта, взвешивания, обмера.   Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки: обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.  Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой чётко и ясно, без помарок и подчисток.      Наименование инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учёте.            На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.            Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путём зачёркивания неправильных записей и проставления над зачёркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.         В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочёркиваются.   На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчёта итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.            Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.    На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.  Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.   Для оформления инвентаризации необходимо применять типовые формы первичной учётной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, разработанные и утверждённые Минфином РФ. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции т.п., где проводилась инвентаризация.        Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются соответствующим актом.    В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляют инвентаризационные комиссии по распоряжению руководителя организации.    Основными обязанностями бухгалтерской службы при проведении инвентаризаций и проверок и обработке их результатов являются следующие:

1.  Осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций. Выполнение данной функции достигается посредством включения соответствующих мероприятий в планы работы бухгалтерии (бухгалтерской службы) на очередной месяц.

2. Требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу. Для этого при разработке распорядительного документа о проведении соответствующей инвентаризации или проверки необходимо указать сроки, в течение которых результаты проверки должны быть представлены в бухгалтерию организации, и, может быть, меры ответственности за нарушение сроков. Если деятельность постоянно действующей комиссии, создаваемой для проведения инвентаризаций и проверок, регулируется положением (или аналогичным документом), разработанным в организации, указанные элементы целесообразно включить в данное положение.

3. Следить за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов. Эта обязанность является продолжением (развитием) предыдущей и, следовательно, может быть урегулирована соответствующим распорядительным документом.

4.  Отражать на счетах бухгалтерского учёта выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учёта. Порядок отражения в бухгалтерском учёте инвентаризационных разниц более подробно будет рассмотрен ниже. Эти разницы  необходимо отразить таким образом, чтобы обеспечить своевременное и точное формирование налоговой базы по налогу на прибыль и другим налогам, зависящим от результатов проверок.    В результате инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учёте запасов и возмещению материального ущерба, а также по организации бухгалтерского учета и документооборота.    Результатами инвентаризации могут быть излишки (фактическое наличие превышает наличие по данным бухгалтерского учёта) или недостачи. Порядок регулирования инвентаризационных разниц установлен Положением по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности.  Выявленные при инвентаризации излишки имущества приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится: в коммерческих организациях – на финансовые результаты; в некоммерческих – на увеличение доходов.         Результаты инвентаризации должны быть отражены в учёте и отчётности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовой бухгалтерской отчётности. При этом для целей финансового учёта должны быть учтены события после отчётной даты. Материалы инвентаризации используются при создании резерва под обесценение материальных ценностей.       Все эти требования установлены документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учёта и обязательны к исполнению.  Целесообразно перечислить те элементы инвентаризационного процесса, которые могут явиться основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Такое возможно, если:

-  персональный состав постоянно действующей или рабочей комиссии не утверждён руководителем организации;

-  при проведении инвентаризации отсутствовал хотя бы один член комиссии;

- последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчёты о движении материальных ценностей и денежных средств не завизированы председателем комиссии;

- у материально ответственных лиц не отобраны расписки в том, что все приходные и расходные документы проведены по учёту, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии;

-  производится сопоставление данных бухгалтерского учёта с фактическим наличием имущества, а не наоборот (данный факт проверяют посредством анализа исполнения инвентаризационных описей: наиболее ярким примером формализма является заполнение всех граф описей машинописным способом, а в случае выявления расхождений исправление вручную);

- инвентаризационные описи составлены только в одном экземпляре;

- на последней странице описи отсутствует отметка о проверке цен, таксировки и подсчёта итогов за подписями лиц, производивших эту проверку; кстати, итоги должны быть выведены на каждой странице, при этом записывается (прописью) число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, показанных на данной странице вне зависимости от того, в каких единицах это имущество показано;

-  исправленные ошибки не оговорены или подписаны только одним членом комиссии (а не всеми);

- в описях после утверждения результатов инвентаризации остались незаполненные строки;

- на последней странице отсутствует подтверждение материально ответственного лица об отсутствии претензий к членам комиссии и отметка о принятии перечисленного имущества на ответственное хранение;

- во время перерывов в работе не был закрыт доступ посторонним лицам к помещениям, в которых хранится проверяемое имущество, а также к инвентаризационным описям.

 

 

18 Закрытие операционных  счетов

Методика  закрытия счетов в сельском хозяйстве

Последовательность закрытия счетов для сельхоз предприятий следующая:  1) счета вспомогательных производств;       2) счета расходов будущих периодов, распределение общепроизводственных и общехозяйственных расходов;     3) субсчета основных производств;       4) счета обслуживающих производств и хозяйств;     5) счета готовой продукции и запасов;       6) счета продаж и прочих финансовых результатов.     Поскольку счета вспомогательных производств закрываются ранее счетов основного производства, некоторая часть затрат на них остается без уточнения, то есть в плановой оценке. Для того чтобы подобных ситуаций было как можно меньше, необходимо придерживаться общего принципа закрытия счетов: в первую очередь закрывают счета отраслей и производств, имеющих максимальное количество потребителей и минимальные размеры затрат, а в последнюю очередь – счета с большим числом встречных услуг и минимумом потребителей. Пример встречных затрат: растениеводство использует побочную продукцию животноводства – навоз в качестве органического удобрения, а животноводство использует сено в качестве корма для животных.