Особенности функционирования АРМБ по учету производственных запасов

    При замене в лимитно-заборной карте  какого-либо материала делают запись "Замена, смотри требование №__" и уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и возвращенные на склад материалы записываются в лимитно-заборную карту без составления каких-либо документов. Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. На ГП «Керченский КХП» лимитно-заборные карты не применяются.

    Всякий  сверхлимитный отпуск материальных ценностей на производство оформляется  выпиской специального акта-требования на дополнительный отпуск материалов (типовая форма № М-10). В акте-требовании указывается причина сверхлимитного отпуска: дополнительный отпуск материалов при перевыполнении подразделением производственных программ, при перерасходе материальных ценностей по уважительной причине, на возмещение брака и др. Акт-требование выписывается в двух экземплярах, один из которых предназначен для получателя, другой остается у кладовщика. В соответствии с отпущенным количеством материальных ценностей кладовщик делает отметки в акте-требовании и выводит остаток материалов.

    Для оформления одноразового отпуска материальных ценностей оформляется накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (типовая форма № М-11). Данная накладная выписывается в двух экземплярах, один из которых остается на складе или в кладовой, а другой передается получателю (цеху, отделу, участку и т.д.). Они должны быть подписаны лицами, уполномоченными на это руководителем предприятия.

    При перемещении внутри предприятия  от одного материально ответственного лица к другому отпуск материалов также оформляется накладной-требованием на отпуск (внутреннее перемещение) материалов, которую выписывает склад-отправитель в двух экземплярах. Это дает возможность использовать ее на складе-получателе как приходный документ, а на складе, отпустившем материал, – как расходный.

    Также на ГП «Керченский КХП» для оформления расхода запасов или их списания вследствие того, что они пришли в негодность может быть составлен  акт (Прилож. 7, 8).

    Сторонним организациям выдача материалов оформляется  приказами и накладными, товарно-транспортными документами, счетами-фактурами. Выдача материальных ценностей на сторону осуществляется непосредственно представителям покупателя на основании надлежаще оформленных доверенностей на право получения ценностей и при оформлении соответствующих операций. Если производственные запасы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов. При перевозке производственных запасов вместо накладной выписывается товарно-транспортная накладная.

    Для упрощения документооборота по отпуску  производственных запасов можно  вместо первичных документов использовать карточку складского учета. С этой целью  получатели производственных запасов  расписываются в самих карточках  складского учета, которые становятся в связи с этим оправдательными  документами. При этом в карточках  проставляют код производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

    В конце месяца ГП «Керченский КХП» составляет мемориальный ордер по поступлению запасов (Прилож. 9) и по расходу запасов (Прилож. 10, 11), а также составляется группировочная ведомость (Прилож. 12). На конец отчетного периода предприятие формирует все виды финансовой отчетности: Баланс (Прилож.13), Отчет о фин. Результатах (Прилож. 14), Отчет о движении денежных средств (Прилож. 15), Отчет о собственном капитале (Прилож. 16), Примечания к годовой финансовой отчетности (Прилож. 17).

2. Состав и классификация нормативно-справочной информации АРМБ.

    Значительное  место в базе данных (БД) автоматизированной системы учета занимает нормативно-справочная информация (НСИ). Нормативную информацию составляет совокупность норм, нормативов, цен, расценок, тарифов, процентных ставок и других величин, вычисленных до начала формирования бухгалтерской информации в процессе технической подготовки производства, ценообразования и т.д.

    Состав  показателей НСИ охватывает натуральные, абсолютные и относительные данные.

      Специфика информации об объектах учета диктует  необходимость группировки НСИ  по этим объектам (НСИ для учета  основных средств, учета производственных запасов и т.д.), причем каждая из характеристик объекта также  имеет свои отличительные черты  и должна, по возможности, иметь единообразное  представление.

    Нормативная информация занимает важное место в  информационном фонде и представляет систему научно-обоснованных нормативов. Она подразделяется на:

    1) первичные – пооперационные нормативы  трудовых затрат, материальных подетальных  затрат и т.п.;

    2) сводные (вторичные) – сводные  нормы расходов материалов, подетальные  нормы трудовых затрат (по цеху, например).

    Специальная постоянная информация подразделяется на следующие виды:

1. расценочную – цены на материалы, готовую продукцию;
2. справочную – данные, носящие расшифровочный характер (справочники различных признаков);
3. планово-договорную – планы выпуска изделий, сметы расходов;
4. учетную – характеризует те или иные объекты, предметы, ресурсы, которые длительное время остаются без изменений, а сведения о них многократно используются в производственно-хозяйственной деятельности (ОС, труд и т.п.)
5. табличную – заранее вычисленные величины и коэффициенты (ставки налогов, нормы амортизации).

      По  назначению НСИ используются для:

• идентификации единиц информации;
• информационно-поисковых целей;
• формирования характеристик объектов учета;
• обеспечения информационных взаимосвязей и расчетов.

      В зависимости от назначения НСИ группируются в различные информационные совокупности:

• по структуре построения НСИ может быть представлена в виде списка, таблицы или в линейном виде;
• по сфере применения различается универсальная и специальная НСИ;
• по источнику формирования НСИ делится на первичную и производную.

      Универсальная НСИ пригодна для использования в нескольких автоматизированных информационных системах. В более узком смысле (с точки зрения бухгалтерского учета, контроля и аудита) универсальная НСИ обслуживает функционирование всех учетных задач.

      Специальная НСИ участвует в решении конкретных задач или определенного комплекса задач. К специальной НСИ относятся локальные классификаторы и словари.

      К первичной НСИ относятся данные учетного и нормативного характера. Производная НСИ формируется в результате преобразования первичной НСИ.

      Первичную и производную НСИ, используемую без какой-либо предварительной  доработки, в пределах бухгалтерского учета называют базовой НСИ.

      Необходимо, чтобы вся НСИ, формируемая другими  автоматизированными системами, для  решения учетных задач представлялась в готовом к потреблению виде, не требующем какого-либо преобразования, т.е. она должна быть базовой НСИ.

      В системе НСИ выделяются следующее  виды данных: классификаторы, справочники, таблицы соответствия и входимости, словари.

      Классификаторы  информации — это систематизированные  перечни наименований и кодовых  обозначений классифицируемых объектов. Для НСИ объектами классификации  могут быть различные элементы данных, сгруппированные по определенным признакам.

      Общегосударственные классификаторы должны создаваться  для решения задач по различным  функциям управления. Данные классификаторы разделяют на три вида:

      1) общая для всех информационных  систем информация, описывающая  различные ресурсы предприятия, - это классификатор единиц измерения,  кодов предприятий и т.д.;

      2) классификаторы, содержащие уникальную  для различных информационных  систем информацию, отражающую характеристику  ресурсов, - классификаторы основных  средств, материальных ценностей,  трудовых, денежных ресурсов;

      3) классификаторы, используемые только  в пределах учета, контроля, анализа  и аудита, - это классификаторы  синтетических счетов, субсчетов  и кодов аналитического учета,  хозяйственных операций и т.д.  Перечень основных классификаторов  НСИ, используемых при автоматизации  учета, контроля, анализа и аудита, приведен в таблице№2.21.

      Таблица №2.21

      Перечень  основных классификаторов  НСИ, используемых при  автоматизации учета, контроля, анализа  и аудита

      Справочник  представляет собой сборник справок, т.е. фрагментальных сведений, получаемых по запросу.

      Справочники служат для описания объектов учета, установления взаимосвязи информации посредством идентификации сходных  признаков, для распечатки в выходных документах постоянных реквизитов.

      По  содержанию и сфере применения могут  быть разнообразные справочники. Они  могут содержать описание возможных  значений объектов, субъектов, процессов  и их отдельных свойств.

      Справочники, подобно классификаторам, могут  быть как общего, так и локального назначения. Перечень справочников, используемых в автоматизированной системе учета, контроля, анализа и аудита, приведен в таблице № 2.22.

      Таблица № 2.22

      Перечень  основных справочников, используемых в автоматизированной системе учета, контроля и аудита