Особенности функционирования АРМБ по учету производственных запасов

    При решении задач по учету производственных запасов единая база бухгалтерских  записей, в диалоговом режиме позволяет  получить всю необходимую информацию для аналитического, синтетического и управленческого учета и  отчетности.

    Входная информация поступает из различных  источников в виде первичных данных, отражающие разнообразные хозяйственные  операции по движению материалов, а  также в  виде информации на магнитных  носителях.

    Процесс обработки состоит в выполнении всех необходимых операций по вводу, обработке, хранению и выдаче требуемой  информации, группировке данных на счетах, с целью контроля за наличием и расходами производственных запасов со своевременным отчетом.

    Конечным  результатом решения всех задач  по учету материальных ценностей  является формирование сведений о хозяйственных  операциях различной степени  обращения, которые отражаются на уровнях  аналитического и синтетического учета.

    Функции АРМ по учету материальных ценностей  предусматривает применение типовых  классификаторов, используемых при  автоматизации бухгалтерского учета  предприятия.

    Работа  комплекса программ АРМБ по учету  производственных запасов и выбор  функций осуществляется автоматично  в диалоговом режиме через головной модуль учета материальных ценностей  с использованием меню.

    Работа  с помощью АРМБ  УМЦ  предполагает выполнения четырех функций:

1. ввод данных;
2. печать отчетов;
3. специальные режимы;
4. выписка документов.

     Первая  функция предназначена для ввода, корректировки и печати текущей информации с первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей. Она включает следующие режимы:

1. Режим «Оформление прихода» обеспечивает внимательность ввода информации с первичных документов. Информация вводится по документам с обращением к БД НСИ для дописания цены, а если цена отсутствует, пользователь вводит ее сам и заносит в ценник материальных ценностей. Экранная форма документа состоящий из 2 частей. Первая часть включает постоянные реквизиты документа: склад, синтетический счет и субсчет, шифр затрат. Вторая часть содержит переменные данные: материальные ценности, единица измерения, количество. Цена, сумма.
2. Режим «Оформление расхода» обеспечивает ввод данных с расходных документов по той схеме, что и для прихода.
3. Режим « Корректировка, просмотр» позволяет выполнить просмотр и корректировку введения информации по приходу и расходу (обычно журналы документов)

     Вторая  функция «Печать отчетов» выполняется  обычно после того, как закончен ввод информации по приходным и расходным  документам. Для получения каждые фирмы выполняют такие процедуры: расчет, выбор нужных реквизитов для  сводки, просмотр или печать сводок.

     Функция «специальные режимы» включает следующие  режимы:

1. работа с НСИ – позволяет производить корректировку имеющихся данных НСИ:
• справочник внешней организации;
• справочник сотрудники;
• справочник структурных подразделений;
• справочник счетов;
• справочник ТМЦ;
• справочник коррекции счетов и типовых операций.
2. коррекция остатков – предназначен для ввода и корректировки остатков ТМЦ.

     Функция «Выписка документов» необходима для формирования первичных документов типовой формы. 

1.2 Особенности организации  учетных работ  на предприятии.

    На  современном этапе развития экономики  важнейшее место в системе  управления хозяйствующего субъекта занимает бухгалтерский учет. При этом с  увеличением трудоемкости учетных  процедур возрастает необходимость  совершенствования методологии  бухгалтерского учета и его автоматизации.

    Бухгалтерский учет на ГП «Керченский КХП» организован в соответствии с  Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности».

    ГП  «Керченский КХП» ведет бухгалтерский  учет имущества и результатов  своей производственно-хозяйственной  и финансовой деятельности в натуральных, трудовых измерителях и в обобщенном денежном выражении путем непрерывного, документированного и взаимосвязанного их отражения в национальной денежной единице Украины. Цель учета заключается в том, чтобы обеспечить получение достоверной, качественной, своевременной и доступной для понимания информации с целью контроля за хозяйственной деятельностью и принятия  действенных управленческих решений.

    Для достижения данной цели перед бухгалтерским  учетом ставятся следующие задачи:

• обеспечение контроля за выполнением обязательств, наличием и движением имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов;
• своевременное недопущение негативных явлений финансово - хозяйственной деятельности;
• формирование полной достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах хозяйственной деятельности.

    Главная бухгалтерия ГП «Керченский КХП» является самостоятельным структурным подразделением в системе управления заводом и подчиняется непосредственно генеральному директору. Возглавляется она главным бухгалтером, который назначается на эту должность генеральным директором, и на которого возложена вся ответственность за организацию бухгалтерского учета.

    На  ГП «Керченский КХП» применяется мемориально-ордерная форма ведения бухгалтерского учета.

    Мемориально-ордерная форма учета основана на использовании принципа систематизации и накапливания данных первичных документов непосредственно в регистрах аналитического и синтетического учета. Основными регистрами при мемориально-ордерной форме учета являются мемориальные ордера, которые ведутся по кредиту синтетических счетов и дебету корреспондирующих. Используются также регистры аналитического учета: ведомости, таблицы, книги, карточки. В конце каждого месяца итоговые данные кредитовых оборотов из мемориальных ордеров переносятся в Главную книгу, в которой подсчитываются обороты по дебету каждого счета. Главную книгу используют для обобщения данных мемориальных ордеров, взаимной сверке сделанных записей по отдельным счетам и составления баланса и отчетности.

    В соответствии с учетной политикой  предприятие использует рабочий  план счетов. Учет расходов ведется с применением 9 класса счетов. Для ведения первичного учета применяются первичные документы отраслевых форм. На ГП «Керченский КХП» все первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность должны составляться и представляться в главную бухгалтерию предприятия своевременно.

    Последовательность учетных записей при мемориально-ордерной форме приведена на рис. 1.21 
 
 
 
 
 

    Схема журнально — ордерной формы учета

           сверка  итогов                 последовательность учетных записей

Рис. 1.21 

    Организационная структура управления на ГП «Керченский  КХП» представлена в приложении (см. Прилож. 1).

 

    Глава 2. Функционирование АРМ бухгалтера по учету производственных запасов.

    2.1 Характеристика исходных  данных, формируемых  на АРМБ.

    Правильность  и своевременность учета операций, связанных с поступлением производственных запасов на предприятие, обеспечивается их документальным оформлением. Документальное оформление операций с товарно-материальными  ценностями регламентируется Приказом Минстата Украины "Об утверждении  типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов" № 193 от 21.06.1996 г. и др., в котором приведен перечень и порядок заполнения первичных типовых форм, которые заполняются для учета движения сырья и материалов.

    Все документы, оформляющие поступление  материальных ценностей, подразделяют на документы, составленные поставщиком  и направленные на предприятие, и  документы, которые составляются на предприятии.

    Важным  условием правильной организации бухгалтерского учета наличия товарно-материальных ценностей является своевременное  составление первичных документов и соблюдение правил их приемки и  отпуска. Товарно-материальные ценности, поступающие от поставщиков, принимаются  на складе материально ответственными лицами путем взвешивания, обмера, пересчета  и сличения их с данными, указанными в сопроводительных документах. Одновременно проверяется качество поступающих  ценностей и их соответствие техническим условиям.

    Вместе  с материалами от поставщика поступают  сопроводительные документы, вид которых  зависит от способа доставки товарно-материальных ценностей. К сопроводительным документам относятся: накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, железнодорожные накладные, сертификаты качества и др. В этих документах содержатся сведения о поступивших товарно-материальных ценностях: наименование, количество, цена, сумма, номер договора, наименование поставщика, его адрес и номер расчетного счета, дата выписки документа, станция назначения и др.

    Накладная на отпуск товарно-материальных ценностей (форма № М-20) выписывается поставщиком при отпуске ТМЦ и одновременно является основанием для:

• списания ценностей у предприятия-поставщика;
• обеспечения возможности вывоза с территории поставщика;
• оприходования этих же ценностей у предприятия-покупателя;
• ведения складского, оперативного и бухгалтерского учета.

      Накладная  выписывается  в   трех  экземплярах  на  основании  договора купли-продажи или другого  документа, регулирующего отношения  сторон. Первый экземпляр передается  покупателю и служит сопроводительным документом; второй – остается на складе предприятия-продавца и является основой для проведения списания ТМЦ; третий – выписывается при необходимости в случае отпуска ТМЦ со склада поставщика и передается на пропускной пункт для осуществления контроля вывоза.            

    Оформление  накладной производится в следующей  последовательности. Под заголовком (или непосредственно после него) указываются номер и дата выписки  накладной. Номер накладной является порядковым номером в соответствии с перечнем учета выписанных накладных. По строке «Производитель (поставщик)»  производится запись названия предприятия (организации), которое производит отпуск ТМЦ, с указа нием идентификационного кода по ЕГРПОУ. В некоторых случаях, по желанию предприятия, в накладной указываются и банковские реквизиты предприятия, то есть в некоторой степени в одном документе совмещаются накладная и счет-фактура.

    По  строке «Заказчик (получатель)» указывается  название предприятия, которое является получателем ТМЦ. В строке «Основание» указываются номер и дата договора купли-продажи или другого документа, регулирующего отношения сторон. Строка «Через кого» предназначена для указания фамилии, имени, отчества материально-ответственного лица, осуществляющего получение ценностей, а также номера и даты выдачи доверенности.

    Далее приводится полный перечень отпускаемых  предприятием материальных ценностей с указанием единиц измерения, количества, цены единицы (без НДС), а также общей суммы (без НДС) по каждому наименованию   ТМЦ. Затем приводятся итоговые данные о стоимости отпускаемых ТМЦ (без учета НДС), суммы НДС (с указанием ставки) и общей стоимости ТМЦ, состоящей из стоимости без НДС и суммы НДС. В строке «Всего отпущено» проставляется количество отпущенных ТМЦ, а в строке «На сумму» прописью указывается общая стоимость отпущенных ТМЦ. В заключение по строкам «Отпустил» и «Получил» указываются материально-ответственные лица, осуществившие, соответственно, отпуск и получение ТМЦ.

    Товарно-транспортная накладная (типовой формы № 1-ТН) (Прилож.2) – это единый первичный документ, являющийся основанием для списания ТМЦ у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя при перевозке грузов в пределах Украины, а также для их складского, оперативного и бухгалтерского учета. Она оформляется грузоотправителем на каждый выезд автомобиля и для каждого грузополучателя в отдельности. Товарно-транспортную накладную выписывают в четырех экземплярах: