Особенности функционирования АРМБ по учету производственных запасов

• первый экземпляр остается у грузоотправителя и является основанием для списывания товарно-материальных ценностей;
• второй экземпляр водитель сдает грузополучателю как основание для оприходования товарно-материальных ценностей;
• третий экземпляр является основанием для осуществления расчетов за транспортные услуги;
• четвертый экземпляр является основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

    Грузоотправитель  при необходимости может выписывать дополнительные экземпляры товарно-транспортной накладной, число которых устанавливается по договоренности с перевозчиком. Для грузов нетоварного характера, по которым не ведется складской учет, но проводится учет путем измерения, взвешивания, геодезического замера и т.д., товарно-транспортную накладную выписывают в трех экземплярах.

    В тех случаях, когда в разделе  «Ведомости о грузе» товарно-транспортной накладной невозможно перечислить  всего ассортимента и характеристик, предъявленных к перевозке товарно-материальных ценностей, к товарному разделу  прибавляется – как неотъемлемая ее часть – надлежащим образом  оформленная специальная форма  товарной накладной (сертификат или другая форма первичного учета), которая применяется предприятием для оформления операций передачи товарно-материальных ценностей.

    При этом если в товарном разделе товарно-транспортной накладной об этом делается соответствующая  отметка, то товарно-транспортная накладная без добавленной к ней товарной накладной специальной формы считается недействительной и не может использоваться для расчетов с грузоотправителем и грузополучателями, а также для учета выполненных объемов перевозок и начисления заработной платы водителю.

    При перевозке однородных грузов от грузоотправителя в адрес грузополучателя на одно и то же расстояние при условии обеспечения целостности груза допускается оформление одной товарно-транспортной накладной на весь объем груза, перевезенного автомобилем. При этом оформление промежуточных поездок проводится путем выдачи грузоотправителем водителю автомобиля талона на каждую отдельную поездку. Порядок оформления талона устанавливается по договоренности между грузоотправителем и грузополучателем. Реквизиты талона должны включать сведения о количестве перевезенного груза, времени работы автомобиля и его простое при каждой поездке, а также иные показатели, необходимые для последующего их занесения в товарно-транспортную накладную.

    Счет-фактура (Прилож. 3) обычно используется как документ, на основании которого производится заполнение расчетных документов предприятием-покупателем для осуществления оплаты за полученный товар (выполненные работы, оказанные услуги). Это связано с тем, что структура счета-фактуры предполагает наличие банковских реквизитов поставщика. Счет-фактура выписывается на основании документов на отпуск, отгрузку или доставку товаров (оказание услуг) в двух экземплярах, первый из которых остается у поставщика, а второй – в составе сопроводительных документов передается покупателю.

    При поступлении товара железнодорожным  транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. В ней указываются:

• полное наименование и местонахождение поставщика и покупателя (грузоотправителя и грузополучателя);
• их  банковские  реквизиты;
• основание отпуска товара (номер, дата договора, наряда, заказа);
• полная номенклатура товара с указанием количества, цены;
• сумма к оплате (с выделением НДС).

    Товарный  раздел накладной заполняется поставщиком. Транспортный раздел железнодорожной  накладной заполняется при перевозке  и передается представителю покупателя на основе доверенности на получение товара. В случае если при приемке товара были выявлены нарушения целостности вагонов или недостачи сверх норм естественной убыли, представителями железной дороги составляется коммерческий акт и делается отметка в железнодорожной накладной.

    В целях контроля за поступлением (оприходованием) товарно-материальных ценностей и их оплатой все счета поставщиков подлежат регистрации в специальном журнале, который ведет лицо, ответственное за материально-техническое снабжение предприятия.

    Поступление запасов на предприятие оформляется  соответствующими документами, типовые  формы которых утверждаются Госкомстатом Украины и другими центральными органами исполнительной власти. Если для оформления хозяйственной операции типовые формы первичных документов отсутствуют, то предприятие составляет такие первичные документы, которые  бы содержали обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством и другими нормативно-правовыми актами.

    Основными типовыми документами по оприходованию  материалов на предприятии являются накладные, товарно-транспортные накладные, приходные ордера, приемные акты и  т.п. На поступившие производственные запасы согласно первичным документам заполняются приходные ордера или накладные. Возможны такие варианты оформления прихода: непосредственно на документе поставщика или путем выписывания приходного ордера. В первом случае кладовщик подписывает один экземпляр документа, ставит штамп приема, во втором – оформляет приходный ордер.

    Все поступившие на склад предприятия  товарно-материальные ценности подлежат оприходованию материально ответственными лицами; для этого оформляют приходный ордер (типовая форма № М-4) (Прилож. 4). Приходный ордер составляется в одном экземпляре в день фактического  поступления товаров на склад и используется для  количественно-суммового учета материалов, поступающих от поставщиков или с переработки. При всей простоте его заполнения некоторые реквизиты требуют внимания. В частности, реквизит «Номер паспорта» используется только в случаях операций с ТМЦ, содержащих драгоценные металлы и камни, а реквизит «Синтетический счет» – для отнесения износа малоценных необоротных материальных активов.

    При поступлении на склад запасов  собственного производства (готовой продукции, полуфабрикатов, вспомогательных материалов) оформляется накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (типовая форма № М-11) (Прилож. 5), которая составляется в двух экземплярах и подписывается лицом, которое передает указанные запасы, и их получателем. Такими же накладными-требованиями оформляются поступившие на склад материалы от разборки временных сооружений, приспособлений и устройств от ликвидации основных средств.

    При получении запасов в качестве взноса в уставный капитал оформляется приходный ордер, акт о приемке материалов или товарно-транспортная накладная.

    Обмен запасов на другие подобные и неподобные запасы оформляется теми же документами: приходным ордером, актом о приемке материалов или товарно-транспортной накладной и т.п.

    Запасы, полученные безвозмездно, оформляются  накладной-требованием на отпуск (внутреннее перемещение) материалов или товарно-транспортной накладной с использованием штампа (обозначения) об оприходовании, или актом о приемке материалов, или приходным ордером. Приходный ордер составляется материально ответственным лицом в день принятия запасов.

    Приемка и оприходование запасов, поступивших  от поставщиков или от переработчиков на стороне, оформляется товарно-транспортной накладной (типовая форма № 1-ТН) с использованием штампа (обозначения) об оприходовании или приходным ордером.

    При выявлении несоответствия количества или качества поступивших производственных запасов данным сопроводительных документов, а также для материалов, поступивших без платежных документов, составляют акт о приемке материалов (типовая форма № М-7). Для проверки производственных запасов и составления акта организуется комиссия, в которую обязательно включаются материально ответственное лицо, представитель отдела снабжения и представитель поставщика; при его неявке акт составляется с участием представителя незаинтересованной организации. В акт вносятся данные только о тех ТМЦ, по которым установлены расхождения; материальные ценности, по которым расхождения не установлены, в акте не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».

    Акт составляется в двух экземплярах: первый вместе с приложенными сопроводительными документами передается в бухгалтерию предприятия-покупателя, а второй передается в отдел снабжения (поставок) или юридический отдел для направления письма-претензии поставщику. В случае составления акта приходный ордер не выписывается.

    При получении грузов с железнодорожной  станции экспедитор обязан проверить соответствие количества мест, которые поступают, и знаков маркировки на них с данными сопроводительных документов. Если груз прибыл в исправном вагоне без признаков взлома, экспедитор должен добиться выборочной проверки массы и состояния прибывших материалов. Если при приеме груза, поступившего по железной дороге, водным или воздушным транспортом,  установлены расхождения с данными, указанными в транспортных документах, или возникли вопросы относительно целостности груза, составляют коммерческий акт. Данный акт является основанием для предъявления претензий к железной дороге (или пароходству) о возмещении убытков.

    При приемке запасов на ответственное  хранение составляется акт о приемке материалов. Такие запасы на складе хранятся обособленно от запасов, признанных активами предприятия.

    При поступлении запасов от физических лиц, не зарегистрированных субъектами предпринимательской деятельности, торговые предприятия и заведения ресторанного хозяйства оформляют закупочный акт. В закупочном акте фиксируются дата и место составления; название предприятия; единица измерения хозяйственной операции; содержание и объем (количественный и стоимостный) хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личная подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать должностное лицо предприятия, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

    При поступлении запасов для реализации на условиях комиссии оформляются  квитанция и товарный ярлык (формы № 1-ВТ, № 3-ВТ).

    Для внутреннего перемещения запасов, их отпуска производственным подразделениям и другим структурным подразделениям предприятия, расположенным на другой, нежели отпускающее их подразделение, территории, используется накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов.

    Полученные  производственные запасы согласно выписанным сопроводительным документам доставляются на склад предприятия или материально ответственному лицу. Во время приема производственных запасов их тщательно проверяют на соответствие количества, ассортимента и качества данным, указанным в сопроводительных документах.

    При мелких покупках материалов за наличные (например, канцелярских принадлежностей) подотчетное лицо обязано сдать  материалы на склад, а кладовщик  на счете поставщика должен поставить  отметку о дате, номер приходного ордера и подпись.

    Первичные документы поставщика регистрируются в журнале регистрации документов. Каждому первичному документу присваивается порядковый номер. При выписке платежных документов указывается сумма налога на добавленную стоимость (НДС), которая в стоимость материала не входит, а записывается отдельно суммой. Данная сумма определяется как произведение фактической стоимости материалов на процент НДС, устанавливаемый законодательством Украины. На основании данных документов выписывается налоговая накладная (Прилож. 6).

    Под расходом материальных ценностей со склада подразумевается отпуск их в производственные подразделения предприятия (цеха, отделы, участки и т.д.) для изготовления продукции и на различные хозяйственные нужды, а также отпуск на сторону для переработки, реализации или же перемещение материалов внутри предприятия. Отпуск материальных ценностей со склада производится материально ответственными лицами по надлежаще оформленным документам. Выдача материалов со склада осуществляется на основании лимитно-заборных карт, накладных-требований на отпуск (внутреннее перемещение) материалов, акта-требования на замену (дополнительный отпуск) материалов.

    Лимитно-заборные карты (типовые формы №№ М-8, М-9, М-28, М-28а) выписываются на одну или несколько позиций материалов, относящихся к определенному виду продукции (работ, услуг). Отпуск материалов в производство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов. Лимитирование отпуска материальных ценностей на производство основывается на утвержденных прогрессивных нормах расхода материальных ценностей, объемах производственных программ отдельных подразделений с учетом переходящих запасов неизрасходованных материальных ценностей на начало и конец месяца.

    При отпуске материальных ценностей  по лимитно-заборным картам один экземпляр карты передается потребителю материалов, другой остается на складе. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах лимитно-заборной карты дату и количество отпущенных материалов и выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. В случае выписки лимитно-заборной карты в одном экземпляре работник, получающий материалы, расписывается в карточке складского учета в получении материальных ценностей.