Организация работы службы внутреннего аудита

     В-четвертых, ориентированность участников на последующий  контроль и недостаточность, в свою очередь, предварительного и текущего контроля приводят к ограничению возможности выявления на наиболее ранних стадиях возможных нарушений, недостатков и неэффективного использования ресурсов при осуществлении деятельности. То есть ограниченность или полное отсутствие системы (системы управления рисками), позволяющей заблаговременно определить вероятность наступления событий, которые могут негативно отразиться на процессах, процедурах и операциях и препятствовать достижению намеченных целей.  

     Однако  каковы бы ни были трудности, их рано или  поздно придется преодолевать, так как внутренний аудит действительно является наиболее действенным инструментом выявления возможностей повышения эффективности деятельности, так как формируется субъектом самостоятельно, внутри субъекта и позволяет получить информацию, необходимую для достижения целей и решения задач, стоящих перед субъектом, наиболее эффективным способом.  

1.2. Цели и задачи  внутреннего  аудита  на предприятии

     Внутренний  аудит — это регламентированная внутренними документами организации деятельность по контролю звеньев управления и различных аспектов функционирования организации, осуществляемая представителями специального контрольного органа в рамках помощи органам управления организации (общему собранию участников хозяйственного товарищества или общества или членов производственного кооператива, наблюдательному совету, совету директоров, исполнительному органу).

     Цель внутреннего аудита — помощь органам управления организации в осуществлении эффективного контроля над различными звеньями (элементами) системы внутреннего контроля.

     Внутренний аудит делится на три вида: операционный аудит (управленческий аудит), аудит на соответствие требованиям и аудит финансовой отчетности.

     Анализируя  внутренний аудит более детально, можно выделить следующие его виды: функциональный (межфункциональный) аудит систем управления, организационно-технологический аудит систем управления, всесторонний аудит систем управления организацией, аудит видов деятельности, аудит на соответствие (можно также выделить аудит на предмет соответствия каким-либо конкретным требованиям или предписаниям и аудит на предмет соответствия общей целесообразности).

     Функциональный  аудит систем управления проводится для оценки производительности и  эффективности в любом функциональном разрезе. К нему, например, относятся аудиторские проверки каких-либо операций, проводимых подразделением (должностным лицом) в разрезе его функций.

     При межфункциональном внутреннем аудите качество исполнения различных функций (например, функций производства и  реализации продукции) оценивается в их взаимосвязи и взаимодействии.

     Организационно-технологический  аудит систем управления представляет собой проводимый органом внутреннего  аудита контроль разнообразных звеньев  управления на предмет их организационной  и/или технологической целесообразности (рациональности).

     Аудит видов деятельности предполагает объективное  обследование и всесторонний анализ определенных видов деятельности, областей бизнеса или бизнес-проектов с  целью выявления возможностей улучшения  хозяйственной деятельности.

     Внутренними аудиторами может проводится более  глубокий контроль организации, который  выражается в совокупности организационно-технологического и функционального аудитов систем управления, аудита видов деятельности, а также аудита элементов и процессов, связывающих организацию с внешней средой, — например, системы внешних профессиональных связей, имиджа, общественных связей и др. Здесь определяются все сильные и слабые стороны деятельности организации, оценивается устойчивость ее положения в социальных системах более высокого порядка, а также перспективы ее развития. Такие контрольные мероприятия, осуществляемые внутренними аудиторами, относятся к всестороннему аудиту системы управления организацией.

     Аудит на соответствие предписаниям выражает процедуры аудиторского контроля на предмет соблюдения:

-установленных внешними полномочными органами законов, подзаконных актов, стандартов (правил, методик);

- предписанных органами управления формальных правил, заданий и т.п.

     Аудит на соответствие целесообразности выражает процедуры аудиторского контроля деятельности должностных лиц (субъектов управления) на предмет целесообразности (рациональности, разумности, обоснованности, полезности) ее продуктов (принятых решений).

     Оценка  целесообразности, разрешенности и законности совершаемых сделок — основные, но есть дополнительные направления аудиторского контроля в области финансово-хозяйственных операций.

     Аудиторы  могут принимать участие в  решении проблемы чистоты информации, собранной для принятия решения, касающегося совершения какой-либо важной сделки. Как известно, исход дела (сделки) зависит от возможности повлиять на предпосылки решения, на выбор альтернатив, на информацию, собранную по этим альтернативным вариантам. Возможности могут оказаться в руках сотрудников, преследующих сугубо личные или узкогрупповые цели.

     В этом случае внутренний аудитор, при  санкции руководителя или собственников, должен проявить свою компетентность и практические навыки в критическом  подходе к каждому принимаемому решению. Оценка качества информации, выдаваемой управленческой информационной системой (УИС) может быть одной из важных функций такого специалиста.

     Другая  дополнительная задача — оценка деятельности внутренних технологических контролеров. Задачи специализированных контролирующих подразделений: отдела методов и средств контроля, отдела входного контроля, отдела технического контроля во избежание дублирования не следует включать в программы внутреннего аудита. Но для проверки деятельности работников этих подразделений, включая работников, обслуживающих функционирование компьютерных систем, в штате отдела внутреннего аудита необходимо иметь специалистов, владеющих навыками контроля в соответствующих технико-технологических направлениях.

     Кроме того, внутренние аудиторы могут:

-участвовать в разработке внутрифирменных организационно-нормативных документов;

-решать задачи финансово-экономической диагностики и выработки финансовой стратегии (совместно с финансово-экономическими отделами);

-консультировать работников организации по различным вопросам законодательства; участвовать в мероприятиях по повышению квалификации персонала организации; консультировать работников аппарата управления по исполнению различных финансово-хозяйственных операций.

2.1. Организация внутреннего аудита на предприятии

     Внутренний  аудит – важный инструмент руководства предприятия для оценки эффективности и надежности систем внутреннего контроля и управления рисками компании, для анализа и оценки степени достижения компанией поставленных целей и задач.

     В ходе увеличения масштабов деятельности организации структура управления, разделяющая административный аппарат  и уровни управления, реализующая  рабочие программы, становятся более  многоступенчатой. Это усиливает  сложность обмена информацией и вероятность принятия различными звеньями противоречивых управленческих решений. При этом затрудняется контроль со стороны высшего руководства, что значительно увеличивает число ошибок и злоупотреблений.

     Главным органом управления считается совет  директоров, который назначается общим собранием акционеров. Совет одобряет стратегию развития бизнеса, осуществляет контроль за работой руководства и несет за него ответственность перед акционерами. Ему присуще исполнительное руководство, которое отвечает за исполнение стратегии бизнеса, обеспечение ежедневного выполнения операций, установление процедур контроля и внутренних правил, несет ответственность за результаты деятельности компании. А служба внутреннего контроля при исполнительном органе осуществляет проверки с целью достоверности обеспечения совета директоров и исполнительного руководства в том, что установленные процедуры контроля выполняются, а риски управляются адекватно. Согласно международной практике внутренний аудит является независимым.

     Эффективность контроля и анализа финансовой и хозяйственной деятельности компании зависит от правильной организации внутреннего аудита. Принимая решение о его создании, руководству предприятия необходимо правильно регламентировать деятельность внутренних аудиторов. Так, данный отдел должен являться неотделимой частью компании, действовать в соответствии с ее правилами и распорядком, осуществляя независимую экспертизу всех процессов для их анализа и оценки.

     Главные задачи отдела – оказывать помощь сотрудникам организации в качественном выполнении их обязанностей, содействовать руководству в поиске лучших путей использования производственных и человеческих ресурсов и выявлении дополнительных резервов организации для увеличения производительности и прибыльности производства. Для этого внутренние аудиторы обязаны предоставлять отчеты о проделанной работе, содержащие общую информацию об объекте, анализ, оценку и рекомендации по ликвидации выявленных недостатков.

     Служба  внутреннего аудита проникает в  функции управления, организационную деятельность предприятия, снабжает информацией о качестве управленческой деятельности, представляет руководству данные анализа, финансовые прогнозы о проверяемых объектах, рекомендации, советы.

     Отдельные направления деятельности отдела внутреннего аудита на предприятии зависят от целей создания отдела, размеров, организационной структуры, масштабов и видов деятельности организации.

     Порядок осуществления работы отдела должен быть закреплен в соответствующем  регламентном документе, где бы указывались сроки проведения проверки, программа проведения проверки, лица, ответственные за предоставление информации, порядок составления отчетности по результатам проверки и перечень контрольных мероприятий, проводимых для устранения выявленных нарушений.

     Одним из главных условий эффективной работы отдела внутреннего аудита считается его независимость. Это обеспечено тем, что отдел работает на основании положения, утверждаемого руководством организации, и подчиняется только высшему руководству или собственнику. Следование этому условию делает службу внутреннего аудита относительно независимой от руководителей тех подразделений, работа которых проверяется.

     Отдел внутреннего аудита осуществляет проверки в соответствии с планом-графиком проверок, который согласовывается с высшим руководящим органом организации, и утверждается председателем совета директоров (иным высшим должностным лицом). Отметим, что работа органов внутреннего аудита должна проводиться согласно программам конфиденциального характера.

     Программа внутреннего аудита – это документальный план реализации отдельных мероприятий, содержащий цели и задачи, объекты контроля, источники информации, последовательность и сроки их осуществления, предусматривающий необходимые ресурсы, исполнителей, порядок их действий.

     По  каждой проверке отдел внутреннего  аудита составляет и утверждает программу  проведения проверки.

     Организационное обеспечение и необходимые документы  для проведения проверок осуществляются и предоставляются руководителями подразделений организации по требованиям отдела внутреннего аудита в установленный срок.

     Решение о необходимости работы службы внутреннего  аудита принимается руководителем  предприятия или на собрании учредителей. Здесь же выбирают руководителя службы, который формирует персональный состав службы. Обычно это высококвалифицированный сотрудник с высшим экономическим образованием, с опытом работы бухгалтером или экономистом, не имеющий судимости, обязательно с аттестатом аудитора или профессионального бухгалтера-эксперта. В должностных инструкциях для внутренних аудиторов обязательно должны быть указаны конкретные должностные обязанности, права и персональная ответственность. Не допускается вмешательство третьих лиц в процесс определения объектов и объема аудита, проведения работы и представление отчета о результатах.

     Во  многих случаях служба внутреннего  аудита подчиняется непосредственно  генеральному директору. Это необходимо для контролирования работы заместителей или начальников структурных  подразделений (складов, цехов). Рассмотрим организацию работы службы внутреннего аудита (рис. 2).