Организация и регулирование бухгалтерского учета на предприятии

     В плане инвентаризации определяют порядок, сроки и количество проведения инвентаризации отдельных видов имущества, обязательств и отдельных процессов хозяйственной деятельности организации.

     В плане отчетности определяют калькуляционный период и период определения финансовых результатов, а также формы внутренней и внешней отчетности, сроки их составления и представления.

     В плане технического оформления учета  определяют форму бухгалтерского учета, которая будет применена в данной организации. Здесь дают подробную характеристику данной формы учета и приводят последовательность выполнения всех процедур бухгалтерского учета при использовании выбранной его формы.

     В плане организации  труда и повышения  квалификации работников бухгалтерии определяют штат работников и структуру бухгалтерии, дают должностную характеристику каждому работнику, намечают мероприятия, по повышению их квалификации, составляют график учетных работ и посещения учебных занятий, семинаров, консультаций отдельных работников бухгалтерии, а также других работников, ответственных за представление информации.

     В плане (проекте) корреспонденции  счетов рабочего плана счетов определяют проект корреспонденции счетов бухгалтерского учета по предполагаемым хозяйственным операциям.

     Рациональность  организации бухгалтерского учета в значительной степени зависит от правильности определения структуры бухгалтерии и бухгалтерского аппарата. Бухгалтерия является самостоятельной структурной единицей организации..

Количественный состав бухгалтерии зависит от размеров организации, от видов деятельности и их отраслевой принадлежности, от организации и технологии производства, от наличия структурных подразделений и их территориального расположения, от квалификации работников учета и автоматизации учетных работ и др.

Структура аппарата бухгалтерии и самой бухгалтерии  зависит от особенностей каждой организации. В современных условиях сложились три основных типа организации структуры бухгалтерии: линейная (иерархическая), по вертикали (линейно-штабная) и комбинированная (функциональная).

     При линейной организации  все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии применяется на небольших организациях При организации аппарата бухгалтерии по вертикали создаются промежуточные звенья управления (отделы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Работники бухгалтерии подчиняются непосредственно старшим бухгалтерам соответствующих отделов (звеньев управления). Данная модель структуры бухгалтерии применяется в средних и крупных организациях.

     В бухгалтерии  средних и крупных организаций  могут создаваться отделы:

—расчетный  — осуществляет учет расчетов с персоналом по оплате труда, расчетов с органами социального страхования, поставщиками, покупателями и заказчиками и др.;

—материальный — ведет учет поступления и расходования материально-производственных запасов;

—учет готовой продукции  — ведет учет готовой продукции на складах и ее реализации;

• производства и калькуляции себестоимости — ведет учет затрат 
  и выпуск продукции, калькулирует себестоимость продукции, составляет 
  отчетность о затратах и выпуске продукции;
• общий отдел — осуществляет остальные операции и Главную книгу, 
  составляет бухгалтерскую отчетность и налоговые декларации.

В крупных организациях, кроме перечисленных, могут открывать отделы учета капитальных вложений, учета основных средств и др.

     При функциональной (комбинированной) организации структуры бухгалтерии ее специальные структурные подразделения (по центрам ответственности и другим организационным структурам) выполняют замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителем подразделений бухгалтерий в пределах установленной компетенции. Такая структура аппарата бухгалтерии применяется в крупных организациях и в организациях, в которых созданы центры ответственности на базе организации внутрихозяйственной кооперации, аренды и т.д.

При использовании  любого типа организации структуры  бухгалтерии только хорошо наложенные взаимоотношения с другими службами и подразделениями организации дают возможность получать необходимую информацию для управления и обеспечения контроля за хозяйственно-финансовой деятельностью организации. 

5.2. Организация внутреннего контроля в организации 

     Одним из важнейших элементов управления является внутренний контроль. Внутренний контроль обеспечивает возможность принятия эффективных управленческих решений, а также их исполнение. Эти стороны внутреннего контроля находятся в неразрывном единстве и динамическом взаимодействии в циклах управленческих процессов. К функциям внутреннего контроля часто относят оперативную, защитную, регулятивную, информативную, коммуникативную и превентивную. Последняя функция и современных условиях особенно важна, так как предварительный контроль предупреждает нежелательные отклонения, защищает организацию от неблагоприятных последствий тех или иных действий. Например, оценка законности и целесообразности на стадии зарождения операций предотвращает действия, противоречащие требованиям нормативных документов и целям деятельности организации.

     Чтобы глубже понять сущность системы контроля как важной управленческой категории, раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить особенности различных ее составляющих, необходимо ее классифицировать в соответствии с различными признаками.

     Важнейший классификационный аспект внутреннего  контроля — формальный. Выбор формы внутреннего контроля зависит от сложности организационной структуры; правовой формы; видов и масштабов деятельности; целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности; отношения руководства организации к контролю. Одна из наиболее развитых форм внутреннего контроля — внутренний аудит.

     Организация внутреннего контроля в форме  внутреннего аудита присуща крупным и некоторым средним организациям, для которых характерны:

• усложненная оргструктура (дивизиональная, матричная или 
  конгломератная структура организации);
• многочисленность филиалов, дочерних компаний;
• разнообразие видов деятельности и возможность их кооперирования;
• стремление органов управления получать достаточно объектив ную и независимую оценку действий менеджеров всех уровней управления.

     Кроме задач чисто контрольного характера  внутренние аудиторы могут выполнять экономическую диагностику, разрабатывать финансовую стратегию, вести маркетинговые исследования, управленческое консультирование. К институтам внутреннего аудита относят и ревизионные комиссии (ревизоров), деятельность которых регламентировала действующим законодательством. Этот институт в основном распространен в акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и производственных кооперативах.

Большое значение имеет  также классификация по типам  внутреннего контроля. Известны следующие типы внутреннего контроля: неавтоматизированный; неполностью автоматизированный, полностью автоматизированный.

     Неавтоматизированный  внутренний контроль осуществляется непосредственно его субъектами без применения автоматических средств. Неполностью автоматизированный внутренний контроль осуществляется его субъектами с применением автоматических средств регистрации, обработки, измерения и т.п. (например, контроль качества работы производственного оборудования с помощью технологии штрихового кодирования обрабатываемых узлов и деталей). Полностью автоматизированный внутренний контроль осуществляется целиком в автоматическом режиме под управлением субъектов внутреннего контроля.

     Примерами полностью автоматизированного  внутреннего контроля могут служить:

• автоматическое обнаружение и исправление ошибки прикладной 
  компьютерной программой;
• работа программ, обеспечивающих выделение или перечисление тех пунктов, которые не соответствуют установленным критериям (на пример, если сумма по счетам на закупку находится вне установленных пределов);
• работа антивирусных программ,
• программные проверки типа подсчета общих сумм для контроля 
  правильности расчетов (например, согласование суммы счетов на закупки с общей суммой счетов, рассчитанной в результате другой операции);
• программные проверки на соответствие данных и выдача информации по отсутствию соответствия (например, сравнение неоплаченных счетов-фактур на закупку с файлами записей по полученным товарам, производимое программой перед оплатой счета продавца);
• работа контрольных модулей корпоративных систем (например, 
  модулей системы «Галактика», решающих задачи контроля себестоимости продукции, контроля исполнения бюджета и др.);
• самодиагностика программных средств.

     Внутренний  контроль целесообразно классифицировать и по значимости субъектов внутреннего контроля с точки зрения их участия в общей деятельности по внутреннему контролю в организации. В этом аспекте всех субъектов внутреннего контроля целесообразно распределить по следующим уровням.

     Субъекты  внутреннего контроля первого уровня - это участники (собственники) организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно (с помощью независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов). В обязанности субъектов внутреннего контроля второго уровня непосредственно не входит контроль, но в силу производственной необходимости они выполняют и контрольные функции (рабочий, контролирующий качество работы оборудования). Субъекты внутреннего контроля третьего уровня выполняют контрольные функции для реализации служебных обязанностей (функций), которые за ними закреплены непосредственно (работники планово-диспетчерского, планово-экономического отделов, отдела кадров). В обязанности субъектов внутреннего контроля четвертого уровня входят контрольные и другие функции (административно-управленческий персонал: персонал, обслуживающий компьютерные системы; сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности). В функциональные обязанности субъектов внутреннего контроля пятого уровня входит только осуществление контроля (сотрудники отдела внутреннего аудита и члены ревизионной комиссии, отделов входного и технического контроля и т. п.).

     Организация системы внутреннего контроля в  общем случае находится под воздействием следующих факторов:

• отношение руководства к внутреннему контролю;
• внешние условия функционирования организации, ее размеры, оргструктура, масштабы и виды деятельности;
• количество и региональная неоднородность месторасположения ее обособленных подразделений или дочерних компаний;

— стратегические установки, цели и задачи;

• степень механизации и компьютеризации деятельности;
• ресурсное обеспечение;
• уровень компетентности кадрового состава.

     В любом  случае организация эффективно функционирующей  системы внутреннего контроля - это сложный многоступенчатый процесс.

     Таким образом, основная задача в области исследований внутреннего контроля в организации состоит в разработке типовых программ развития и совершенствования системы внутреннего контроля. Данные программы должны быть многочисленны и многообразны. Их следует разрабатывать с учетом различных начальных условий и возможностей организаций; тенденций развития экономики страны в целом и действующих механизмов ее функционирования; сложившихся национальных и местных традиций; менталитета персонала.