Организация бухгалтерского учета на предприятии

     План счетов называется систематизированный по установленным принципам перечень синтетических счетов бухгалтерского учета. До 2001г пользовались планом счетов утвержден письмом №56 Минфина СССР от 11 ноября 1991 года. Одобрен межправительственной рабочей группой, заседание которой приходило с 28 по 31 октября 1991 года. С 2001 — действует новый План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утверждённый Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 года № 94н

Для учета специфических  операций организации могут по согласованию с Министерством финансов (или другим соответствующим органам) вводить при необходимости в План счетов дополнительные синтетические счета, используя свободные коды счетов.

     Субсчета, предусмотренные Планом счетов, используются исходя из требований анализа, контроля и отчетности. Организации могут уточнять содержание отдельных из них, а также вводить дополнительные субсчета, исключать или объединять. Следует иметь в виду, что организация не обязана использовать все синтетические счета, приведенные в плане счетов. Она выбирает те из них, которые ей действительно необходимы. Например, если организация выпускает один вид продукции или оказывает один вид услуг, то все расходы можно считать прямыми и в этом случае отпадает необходимость в использовании счетов 25 и 26.

     Порядок ведения аналитического учета устанавливается организацией, исходя из положений Инструкции по применению плана счетов и нормативных актов по отдельным разделам учета. Новые хозяйственные образования (например, малые предприятия) могут пользоваться рабочими планами счетов, в которых существенно сокращается количество применяемых счетов.

Выбор формы бухгалтерского учета.

     Организация самостоятельно выбирает форму учета (журнально-ордерная, мемориально-ордерная, упрощенная, машинно-ориентированные), перечень применяемых учетных регистров, их построение, последовательность и способы записи в них.

     Использование той или иной формы учета (счетоводства) зависит от размеров организации (малое, среднее, крупное предприятие), уровня квалификации работников бухгалтерской службы и счетных работников первичных подразделений, а также от развития информационной базы и обеспеченности организации счетно-вычислительной техникой. Так, упрощенную форму учета можно использовать на малых предприятиях, где небольшой поток информации, например, до 30-40 операций в месяц.

     Журнально - ордерная форма учета – это форма учета, при которой учетные данные систематизируются в специальных регистрах - журналах-ордерах, которые ведутся по кредиту бухгалтерских счетов, и вспомогательных к ним ведомостях, составленных по дебету счетов. При такой форме учета исключается многократность записей и происходит объединение статистического и аналитического учетов. Форма учета определяется следующими признаками: количеством, структурой и внешним видом учетных регистров, последовательностью связи между документами и регистрами, а также между самими регистрами и способом записи в них, то есть использованием тех или иных технических средств. Следовательно, под формой бухгалтерского учета следует понимать совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них. В настоящее время в организациях наиболее распространены мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы учета.

     При мемориально-ордерной форме учета по данным первичных или накопительных документов составляют мемориальные ордера, которые записываются в регистрационный журнал и затем в Главную книгу. Аналитический учет ведется в карточках, записи в которые делают на основании первичных или сводных документов. По данным синтетических и аналитических счетов по окончании месяца составляют оборотные ведомости, которые сверяются между собой. Мемориально-ордерная форма учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной политики, при ней широко используются стандартные формы аналитических регистров, счетные машины, копировальный способ регистрации. Кроме того, при ней легко осуществлять разделение учетной работы между квалифицированными работниками.

     Недостатками мемориально-ордерной формы учета являются:

-трудоемкость учета, вызываемая прежде всего дублированием одних и тех же записей;

-отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета, он часто отстает от синтетического учета;

-формы регистров аналитического учета зачастую не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.

     Основными особенностями журнально-ордерной формы учета являются:

-применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;

-совершенствование в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета;

-объединение в журналах-ордерах синтетической записи с хронологической;

-отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в размере показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;

-сокращение количества записей благодаря рациональному построению журналов-ордеров и Главной книги.

     В журналы-ордера производятся только кредитовые записи того синтетического счета, операции которого учитываются в данном журнале. Например, в журнал-ордер №1 по счету 50 "Касса" записываются только те операции, по которым счет "Касса" кредитуется. Операции, по которым счет "Касса" дебетуется, будут записаны в Главную книгу. Тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам. Месячные итоги каждого журнала-ордера оказывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.

     В ряде журналов ордеров синтетический учет совмещается с аналитическим, например, по счетам 90 "краткосрочные кредиты банка", 80 "Прибыль и убытки" и др., причем расположение данных аналитического учета обеспечивает получение необходимых показателей для составления периодической и годовой бухгалтерской отчетности без дополнительных выборок и группировок. Самостоятельный аналитический учет ведется при данной форме учета лишь по тем синтетическим счетам, в развитие которых открывается большое количество аналитических счетов, например, по учету материалов, основных средств, готовой продукции и др.

     Хозяйственные операции записываются в журналы-ордера по мере их совершения и оформления документами. Поэтому синтетическая запись в журналах является одновременно и хронологической записью. Необходимость ведения специальных хронологических регистров при данной форме учета отпадает. Не составляются и мемориальные ордера, поскольку все показатели записываются в журналах в разрезе корреспондирующих счетов.

     Для сверки правильности записей в журналах-ордерах общий итог по кредиту счета подсчитывают и записывают его в журнале непосредственно из документов. Полученный итог сверяют с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по журналу, в которых синтетический учет совмещается с аналитическим.

     Для проверки правильности записей в Главной книге подсчитывают суммы оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны. Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются по данным Главной книги, журналов - ордеров и вспомогательных к ним ведомостей.

     Применение машинно-ориенти-рованных форм учета обеспечивает: механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса; высокую точность учетных данных; оперативность данных учета; повышение производительности учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности, увязку всех видов учета и планирования, поскольку они используют одни и те же носители информации. В последнее время предприятиям малого бизнеса разрешено использовать упрощенную форму учета, при которой можно использовать всего два вида учетных регистров - книгу учета хозяйственных операций (регистр синтетического учета) и ведомости учета соответствующих объектов (основных средств, производственных запасов и готовой продукции и др.), являющихся регистрами аналитического учета.

     Книга учета хозяйственных операций заполняется либо непосредственно по данным первичных документов, либо по итоговым данным ведомостей (при значительном количестве хозяйственных операций). Данные указанной книги и ведомостей, если они ведутся, используются для составления баланса и других форм бухгалтерской отчетности. В настоящее время организациям предоставлено право самим выбирать форму бухгалтерского учета. На основе рекомендуемых форм они могут разрабатывать свои оригинальные формы, совершенствовать учетные регистры и создавать программы регистрации и обработки при соблюдении общих методологических принципов, а также технологии учетной информации.

     В соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 №129 - ФЗ предприятия обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно, а именно: при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально-ответственных лиц; при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации или ликвидации организации; в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. При проведении обязательных инвентаризаций для составления годовой отчетности организациям предоставлено право проводить инвентаризацию основных средств один раз в три года; библиотечных фондов - один раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере в приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков. Количество необязательных инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются самой организацией.  
 

Инвентаризация  основных средств.

     До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

- наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета, а также технических паспортов или другой технической документации;

- наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении  расхождений и неточностей в  регистрах бухгалтерского учета  или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления.

При выявлении  объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить показатели по этим объектам. Оценка выявленных инвентаризаций неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

     Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д. На основные средства, не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

     Выявленные излишки основных средств приходуются по дебету счета 01 "Основные средства" с кредита счета 80 "Прибыль и убытки". При недостаче и порче объектов основных средств первоначальная их стоимость списывается с кредита счета 01 в дебет счета 47 "Реализация и прочее выбытие основных средств", а сумма износа - в дебет счета 02 "Износ основных средств" с кредита счета 47. Остаточная стоимость основных средств списывается в дебет счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" с кредита счета 47.

Инвентаризация  нематериальных активов.

     При инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить:

-наличие документов, подтверждающих право организации на использование нематериальных активов;

-правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.