Документальное оформление и бухгалтерский учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

При автоматизации учёта  на основании выписок банка составляют машинограммы синтетического и аналитического учёта по каждому счёту, применяемому для учёта расчётов с поставщиками и покупателями («Расчёты с поставщиками и подрядчиками», «Расчёты по авансам», «Расчёты с покупателями и заказчиками», «Расчёты по претензиям»).

Эти машинограммы служат основанием для разработки машинограмм - оборотных ведомостей по счетам, итоговые данные которых записывают в Главную книгу.

Иногда материальные ценности от поставщиков поступают прямо  в цех. Они отражаются в учёте  как принятые на склад или переданные в цех.

Если количество или качество прибывших материалов не совпадает  с данными сопроводительных документов, а также при приёмке материалов без документов, то принимает их комиссия по Акту о приёмке материалов формы М-7.

Акт составляется в двух экземплярах с обязательным участием материально-ответственного лица и  поставщика.

Он утверждается руководителями предприятия.

Один экземпляр акта передаётся в бухгалтерию предприятия для  учёта движения материальных ценностей, а второй – отделу материально-технического снабжения для предъявления претензии  виновнику. Акт о приёмке материалов является первичным документом по приходу  ценностей, и приходный ордер  не оформляется.

Материалами в пути называются такие поставки, по которым предприятие  акцептовало платёжные документы, а материалы на склад по ним  ещё не поступили. К учёту принимаются  акцептованные платёжные документы  независимо от того, оплачены они банком или не оплачены.

В журнале-ордере №6 платёжные  документы регистрируются в течение  месяца в графе «За не прибывший  груз» и в графе «акцепт». По окончании месяца предприятие обязано  принять эти ценности на балансе, т.е. записать по принадлежности к группе материалов, но на начало следующего месяца расчёты по этим поставкам не будут  закончены.

При получении ценностей  бухгалтерия получит приходные  ордера складов, оприходует их на склад  и на группу (без акцепта, т.е. он уже  был дан в момент платёжных  требований, а может быть, эти  счета уже и оплачены) по строке регистрации этого счёта в не законченных на начало месяца расчётах.

При закрытии журнала-ордера №6, по окончании месяца эта поставка по группе материалов будет сторнирована как оприходованная дважды¹⁴.

При расчётах с поставщиками за материальные ценности могут быть выявлены недостачи или излишки  фактически поступившего количества по сравнению с документами поставщика, которые оформляются актом.

Излишки приходуются по акту и расцениваются по учётным ценам  предприятия или по договорным (отпускным) ценам, затем учитываются в журнале-ордере №6 отдельной строкой как неотфактурованная поставка. Отдел снабжения сообщает поставщику об излишках и просит выставить платёжное требование.

В случае выявления недостач бухгалтерия рассчитывает их фактическую  себестоимость и предъявляет  претензию к поставщику.

Сумма недостач относится  в дебет 76–2 счёта «Расчёты по претензиям»  и в кредит 60 счёта и отражается в журнале-ордере №6 и ведомости  №7¹⁵.

По окончании месяца показатели данных журнала-ордера суммируются  для получения оборотов по счёту 60 и переноса их в Главную книгу.

К неотфактурованным¹⁶ поставкам относятся поставки, по которым счета-фактуры поставщиков не предъявлены к оплате.

На складе приходуют их, выписывая приёмный акт, который  при реестре поступает в бухгалтерию. Здесь материалы по акту расцениваются  по учётным ценам, записываются в  журнал-ордер №6 как ценности, поступившие  на склад, в этой же сумме относится  на группу материалов и акцепт.

К оплате неотфактурованные поставки не подлежат, так как основанием для оплаты банком являются платёжные документы (которые отсутствуют).

По мере поступления платёжных  документов на эту поставку в следующем  месяце они акцептуются предприятием, оплачиваются банком и регистрируются бухгалтерией в журнале-ордере №6 в  свободной строке по группе материалов и в графе «акцепт» в сумме  платёжного требования, а по строке сальдо ранее записанная сумма по учётным ценам сторнируется тоже по группе и в графе «акцепт».

Расчёты с поставщиками таким образом по этой поставке будут закончены.

 

2.3 Учет расчетов посредством векселей

Вексель¹⁷ – это ценная бумага, удостоверяющая безусловное обязательство векселедателя уплатить по наступлении срока указанную в нём сумму векселедержателю (владельцу векселя). Вексель является не только формой расчёта, но и одним из видов коммерческого кредита, так как оплата по векселю происходит не сразу, а через определённое время, в течении которого сумма по векселю находится в распоряжении векселедателя.

Существуют два вида векселей: простой и переводной. В простом  векселе участвуют две стороны: векселедатель и векселедержатель. Переводной вексель выписывается поставщиком. Он содержит приказ векселедателя плательщику  уплатить определённую сумму предъявителю векселя или лицу, указанному в  векселе, или тому, кого он укажет по истечении срока векселя. Переводной вексель должен быть акцептован плательщиком, и только в этом случае он приобретает  юридическую силу.

Задолженность по расчётам с покупателями, заказчиками и  другими дебиторами, обеспеченная полученными  векселями, учитывается предприятием на счёте 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» субсчёта 3 «Векселя полученные»¹⁸.

При получении векселей по отгруженной продукции (товарам), выполненным  работам и оказанным услугам  в бухгалтерском учёте на сумму  этих векселей делается запись:

дебет счета 62 «Расчёты с  покупателями и заказчиками» (субсчёт 3 «Векселя полученные»)

кредит счета 46 «Реализация  продукции (работ, услуг)»

кредит счета 47 «Реализация  и прочее выбытие основных средств»

кредит счета 48 «Реализация  прочих активов».

Суммы, учтённые на счёте 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками», списываются  с него по мере погашения задолженности, обеспеченной векселями, в корреспонденции  с дебетом счетов денежных средств проводкой:

Дебет счёта 51 «Расчётный счёт»  или 52 «Валютный счёт»

Кредит счёта 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» (субсчёт 3 «Векселя полученные»).

Если по имеющемуся векселю, обеспечивающему задолженность  покупателя (заказчика), предусмотрен процент, то по мере его поступления  делается такая запись:

дебет счёта 51 «Расчётный счёт»  или 52 «Валютный счёт»

кредит счёта 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» (субсчёт 3 «Векселя полученные»).

Задолженность по расчётам с поставщиками, подрядчиками и другими  кредиторами, обеспеченная выданными  векселями, учитывается предприятиями  на счёте 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» обособленно  в аналитическом учёте. При выдаче векселей на стоимость фактически поступивших  товарно-материальных ценностей, принятых работ, потреблённых услуг составляется проводка¹⁹:

дебет счёта 10 «Материалы»;

дебет счёта 12 «Малоценные  и быстроизнашивающиеся предметы»;

дебет счёта 23 «Вспомогательные производства» и т.д.;

кредит счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками».

Погашение задолженности, обеспеченной выданными векселями, отражается следующим  образом:

дебет счёта 60 «Расчёты с  поставщиками и подрядчиками»;

кредит счёта 51 «Расчётный счёт» или 52 «Валютный счёт».

В случае если по выданным векселям предусмотрена уплата процентов, то при их перечислении составляется проводка:

дебет счёта 20 «Основное  производство», 23 «Вспомогательное производство»  и др.;

кредит счёта 51 «Расчётный счёт» или 52 «Валютный счёт».

Аналитический учёт полученных и выданных векселей должен обеспечить данные о векселях с просроченными  сроками оплаты и векселях, срок оплаты которых не наступил.

Предприятия по договорённости с банками могут передать им векселя  для дальнейшей работы. Банки могут  совершать с векселями следующие  операции: принятие на инкассо, для оплаты; учёт векселей; выдача ссуд под обеспечение векселей²⁰.

Приняв на инкассо или  для оплаты векселя, банк берёт на себя ответственность за предъявление его плательщику или производство платежей в установленный срок (инкассирование и домициляция). За выполнение этих функций банк имеет право на вознаграждение.

Под учётом векселей следует  понимать такую операцию, когда векселедержатель передаёт (продаёт) банку векселя  по индоссаменту до наступления срока  платежа и получает за это определённую сумму по векселю за вычетом учётного процента (дисконта).

Операция учёта векселей отражается векселедержателем по номинальной  стоимости векселя следующей проводкой:

дебет счета 51 «Расчётный счёт»  или 52 «Валютный счёт»;

кредит счета 90 «Краткосрочные кредиты банков» или 92 «Долгосрочные  кредиты банков».

Учётный процент, уплаченный банку, записывается следующим образом:

дебет счета 80 «Прибыли и  убытки»;

кредит счета 51 «расчётный счёт» или 52 «Валютный счёт».

На основании извещения  банка об оплате дисконтированного  векселя плательщик отражает номинальную  стоимость векселя проводкой:

дебет счета 90 «Краткосрочные кредиты банков»;

дебет счета 92 «Долгосрочные  кредиты банков»;

кредит счета 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками».

При возврате векселедержателем  денег, полученных от банка в результате дисконта векселей, из-за невыполнения в установленный срок векселедателем или другим плательщиком своих обязательств по векселю производится запись:

дебет счета 90 «Краткосрочные кредиты банков»;

дебет счета 92 «Долгосрочные  кредиты банков»;

кредит счета 51 «Расчётный счёт» или 52 «Валютный счёт».

Аналитический учёт дисконтированных векселей ведётся по банкам, осуществившим  учёт векселей, векселедателям и отдельным  векселям²¹.

Банки могут открывать  предприятиям ссудные счета специального назначения для выдачи кредитов под  вексельное обеспечение. Порядок предоставления векселей в обеспечении такой  же, как и при учёте, но расчёт по ним не производиться. За пользование  банковским кредитом под вексельное обеспечение заёмщик платит проценты в установленном порядке.

Если поставщик отгрузил покупателю продукцию, то независимо от того, как и чем будет оплачена эта партия товаров, их реализация уже  состоялась.

Согласно учетной политике администрация предприятия выбирает для целей налогообложения моментом реализации оплату, что получение  вместо денег векселя реализацией  не признается, а считается трансформацией товаров в дебиторскую задолженность. При налогообложении новая ситуация: если счет продавца оплачен векселем третьих лиц (индоссамент), то это  уже считается реализацией.

Для отражения платежа  векселем вводится новый счет, поскольку  составители плана счетов не упомянули  о нем, то на практике применяется  субсчет (как счет) 60 «Векселя выданные». В результате данной операции на этом счете сохраняется кредиторская задолженность перед поставщиком, но уже в большем объеме: не только за товары, но и проценты за отсрочку платежа.

Возможны следующие варианты:

Дебетуются счета затрат или 44 «Расходы на продажу».

Преимущества этого варианта состоят в том, что выписка  векселя сопровождается принятием  дополнительного обязательства  оплатить товары по более высокой  цене.

Недостатки этого метода сводятся к тому, что расходы, связанные  с оплатой процентов относятся  не к тому моменту, когда был выдан  вексель, а к периоду, в течение которого вексель будет действителен. Кроме того, принимая на себя дополнительное обязательство, администрация предприятия увеличивает себестоимость товаров.

Дебетуется счет 97 «Расходы будущих периодов» и в течение  срока, на который вексель был  выдан, бухгалтер списывает проценты, по вексельному обязательству²².

Преимущество сводится к  более равномерному распределению  расходов. Для чего счет 97 «Расходы будущих периодов» каждый отчетный период кредитуется и дебетуется счет 91.2 «Прочие расходы».

Недостатки: дополнительная работа по распределению, как правило, небольших сумм.

Дебетуется счет 41 «Товары».

Это связано с тем, что  счет 41 «Товары» трактуется как калькуляционный, и на нем следует отразить реальную себестоимость купленных товаров.

Преимущества варианта к  тому и сводятся, что только в  этом случае выполняются условия  допущения непрерывности деятельности (ПБУ 1/98) и допущения временной  определенности.

Недостатки: осложняется  учет товарных операций, особенно если он ведется по натурально-стоимостной  схеме.