Бухгалтерский учет и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками (на примере ООО «Чемпион»)

              Бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме учета без использования средств автоматизации. Информация обрабатывается от первичного документа до баланса путем последовательной регистрации данных в регистрах, получения итогов разных степеней и соответствующих записей в последующий регистр после очередного итога. При этом происходит многократное дублирование записей в разных регистрах учета по определенным признакам до получения финансового результата.

              Весь учетный процесс сосредоточен в бухгалтерии. В подразделениях хозяйства, на фермах ведется лишь первичный учет. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за своевременное и правильное их составление, достоверность содержащихся в них сведений, а также передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете. Есть случаи допущения ошибок при заполнении первичных документов, в эти документы внесены исправления и подписаны ответственными лицами за ее составление.

              Товарно-материальные отчеты по всем складам, отчеты о движении скота, молока, горюче – смазочных материалов, по машинно-тракторному парку составляются материально-ответственными лицами и с приложенными заполненными первичными документами сдаются в бухгалтерию.

              Каждый бухгалтер проверяет, обрабатывает первичные документы, отчеты на закрепленном участке, сверяет, составляет реестры с отражением каждой операции, проставляет корреспонденцию счетов, и все записи вносит в учетные регистры.

              Сводные данные заносятся в журналы ордера и главную книгу.

Кассир ведет кассу предприятия.

              В период уборочных работ документы по движению зерна сдаются в бухгалтерию ежедневно для составления сводных отчетов по уборке урожая.

Товарно-материальные отчеты по всем подразделениям учета, отчеты по заработной плате сдаются в сроки установленные графиком документооборота, в редких случаях бывают отклонения от графика.

              График документооборота на предприятии представим в таблице 12.

Таблица 12 - График документооборота в ООО "Чемпион"

Продолжение таблицы 12 

              На предприятии  ООО "Чемпион", для оформления всех происходящих хозяйственных операций только по некоторым счетам используются специализированные первичные документы и журналы-ордера, а в основном используются не типовые бланки, простые листы, тетради, книги учета, что значительно затрудняет работу бухгалтера и усложняет ведение бухгалтерского учета и является нарушением законодательства о бухгалтерском учете.

              Важным элементом в организации бухгалтерского учета является, также, и организация архива для хранения документов.

              В ООО "Чемпион" для хранения документов выделена отдельная сухая, изолированная комната в здании правления предприятия, оборудованная стеллажами и снабжена средствами противопожарной безопасности. Все  бухгалтерские документы и учетные регистры в установленные сроки передают в текущий архив. Предварительно их брошюруют в дела - папки по тематике и страницы нумеруют. Перечень и сроки хранения типовых документов утверждены в централизованном порядке. Согласно этому перечню, например, годовые бухгалтерские отчеты, балансы и объяснительные записки к ним хранятся постоянно, квартальные отчеты и балансы – 5 лет, лицевые счета работников хранятся до достижения ими 75 лет.

           3.2. Первичный учет расчетов

           Поступление материалов, в ООО "Чемпион" от поставщиков, выполнение различных работ и услуг подрядчиками производится на основании договоров. В договоре оговорены виды поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ, услуг; коммерческие поставки; количественные и стоимостные показатели поставок; сроки отгрузки; порядок расчетов.

              Оперативный учет выполнения договорных обязательств в ООО "Чемпион" осуществляют руководство и бухгалтерия.

              Основным расчетным документом по расчетным взаимоотношениям является счет на оплату, выписанный поставщиком или подрядчиком. В документе указываются наименование поставщика и его адрес, номер расчетного счета в банке и его место нахождение, станция отправления и станция назначения груза, дата и способ отгрузки, ссылка на договор, наименование поставляемых ценностей или оказываемых услуг, количество, стоимость, сумма НДС и общая сумма к оплате. На основании счета на оплату оформляются соответствующие банковские платежные документы на перечисление задолженности, если через банк в бухгалтерии выписывают платежное поручение на оплату определенной суммы за поставку с расчетного счета ООО «Чемпион» на счет поставщика. В большинстве случаев применяются платежное поручение.

              При осуществлении расчетов с юридическими лицами наличными деньгами предприятие придерживается установленного Указаниями ЦБ РФ от 20.06.2007г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» расчетов в сумме 100000 рублей.

              Для приобретения материальных ценностей на стороне в ООО "Чемпион" назначается экспедитор. На получение товарно-материальных ценностей выдается доверенность на конкретное физическое лицо с указанием срока действия и наименования ценностей, предполагаемых к получению. Все доверенности на момент выдачи регистрируются в специальном журнале «Журнал учета выданных доверенностей» подпись получателя материальных ценностей по доверенности заверяется председателем ООО "Чемпион" и главным бухгалтером с наложением оттиска печати.

              Основными документами при покупках, осуществляемых в счет договоров последующих поставок или гарантийного письма с визой руководителя поставщика, а также при покупках в счет предварительной оплаты являются товаротранспортные накладные, акты выполненных работ и счета - фактуры, выписанные поставщиком.

              Поступившие товары, материалы и сопроводительные документы сдаются и приходуются на склады по местам хранения. Приёмка на складе производится методом прямого счёта, взвешивания, обмера и внешнего осмотра, с целью выявления соответствия данным сопроводительных документов.

В случае несоответствия количества и качества поступивших материалов данным сопроводительных документов, составляется коммерческий акт. Акт составляют и подписывают члены специальной комиссии, назначенной руководителем предприятия, кладовщик и представитель поставщика (если может присутствовать). В дальнейшем на основе акта к поставщику предъявляются соответствующие претензии. Если не обнаружено никаких расхождений с документами, кладовщик выписывает приходный ордер в двух экземплярах и вместе со своим материальным отчетом сдает в бухгалтерию. За анализируемый период претензии поставщикам и подрядчикам в ООО "Чемпион" не выставлялись.

              Экспедитор все документы, по доставленным на склад материальным ценностям с отметкой кладовщика в их приёмке и счет фактуру, сдаёт в бухгалтерию для списания с него выданной ранее доверенности. В бухгалтерии производится сверка всех поступивших документов, составляют корреспонденция счетов и заносят в соответствующие учетные регистры.

              Для отчёта за полученные наличные средства, экспедитор составляет авансовый отчёт с приложением документов, подтверждающих как факт приобретения материальных ценностей (чеки, счета – фактуры), так и факт сдачи их на склад (приходный ордер), либо передачи в производство (требование).

              В бухгалтерии все поступившие сопроводительные документы проверяются на правильность заполнения всех предусмотренных реквизитов в накладных и счет – фактурах, таксируются, и принимаются к учету. Работники бухгалтерии особое внимание уделяют, чтобы все поступающие счета - фактуры были оформлены правильно в соответствии с требованиями ст.169 НК РФ, но не все поставщики счета- фактуры, а также накладные оформляют правильно. В некоторых накладных нет даты выписки и расшифровок подписей лиц разрешивших отгрузку, а в самой счет - фактуре нет полных адресов грузоотправителя и грузополучателя; не указан номер и число платежно - расчетного документа; нет наименования покупателя; не расшифрованы подписи подписавших счет- фактуру, что является  нарушением требований ст.169 НК РФ.

              Не все поступающие от поставщиков накладные и счет фактуры подписаны руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, как правило, встречаются документы, где расписался одно и тоже лицо и за руководителя и за главного бухгалтера. В накладных и счетах - фактурах не допускаются подчистки и помарки, исправления заверяются подписью руководителя и печатью поставщика с указанием даты исправления.

              Всем счетам - фактурам по мере их поступления в хронологической последовательности присваивается регистрационный внутренний номер, счета -фактура складываются отдельно подшитую папку и хранятся в течение пяти лет с даты их получения. В папке регистрации поступивших счетов - фактур не указываются к какому платежному документу поступили данные счета – фактуры. По мере оплаты поступивших товаров, материалов или услуг счета-фактуры записываются в «Книгу покупок». Страницы в “Книге покупок” в ООО "Чемпион" также не пронумерованы, книга прошнурована, но не скреплена печатью, тем самым нарушены правила ведения книг- покупок при расчетах налога на добавленную стоимость (утвержденного постановлением  Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 (ред. от 26.05.2009) "Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость" [41, с.34].

              Также не по всем счетам – фактурам отражены ИНН поставщика и не проставляется дата оплаты счетов – фактур, что также является нарушением законодательства о бухгалтерском учете.  ООО "Чемпион" работает без НДС.

          2.3 Синтетический и аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

              В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению"  учет расчетов с поставщиками и подрядчиками за товарно-материальные ценности, работы и услуги в ООО "Чемпион" организован на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» независимо от времени оплаты предъявляемого счета [28].

              Счёт по отношению к балансу – активно-пассивный.

              Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции со счетами учета этих ценностей или счетов учета соответствующих затрат. По дебету счета учитывают уплаченные суммы в погашение задолженности поставщикам и подрядчикам, внесенные хозяйством в соответствии с условиями договора, предварительные и другие платежи поставщикам. Остаток по кредиту счета отражает задолженность поставщикам. В некоторых случаях сальдо по счёту 60 может быть и дебетовым, это означает, что сумма за материальные ценности поставщикам оплачена, но на конец месяца эти материальные ценности не поступили.