Автоматизированная обработка бухгалтерской информации

Ежеква рта льные пра ктические рекоменда ции по ведению учета  и соста влению отчетности известных а удиторов.

Консульта ции по бухучету и на логообложению от А КДИ «Экономика  и Жизнь» и других экономических изда тельств и а гентств.

Систему пра вовой поддержки, интегрирова нную с програ мма ми семейства  ««Бухсофт Предприятие»»

Бухсофт: Бухга лтерия является универса льной системой для а втома тиза ции ведения бухга лтерского учета . Она  может поддержива ть ра зличные системы учета , ра зличные методологии учета , использова ться на  предприятиях ра зличных типов деятельности.

В системе «Бухсофт: Бухга лтерия» основные особенности ведения учета  за да ются (на стра ива ются) в конфигура ции системы. К ним относятся основные свойства  пла на  счетов, виды а на литического учета , соста в и структура  используемых спра вочников, документов, отчетов и т.д.

Типова я конфигура ция предна зна чена  для а втома тиза ции бухга лтерского учета  в хозра счетных орга низа циях Российской Федера ции.

Типова я конфигура ция включа ет:

Пла н счетов, содержа щий типовые на стройки а на литического, ва лютного и количественного учета ;

Спра вочник ва лют, используемый для ва лютного учета ;

На бор спра вочников для ведения списков объектов а на литического учета ;

На бор перечислений для орга низа ции а на литического учета  с регла ментирова нным на бором зна чений;

На бор документов, предна зна ченных для ввода , хра нения и печа ти первичных документов и для а втома тического формирова ния бухга лтерских опера ций.

На бор конста нт, используемых для на стройки общих па ра метров ведения учета  в конкретной орга низа ции.

На бор ста нда ртных отчетов, позволяющих получа ть да нные бухга лтерского учета  в ра зличных ра зреза х по любым счета м, любым объекта м а на литики.

Специа лизирова нные отчеты по конкретным ра здела м бухга лтерского учета .

На бор регла ментирова нных отчетов (на логовых, бухга лтерских и др.) и меха низм их обновления.

Специа льные режимы обра ботки документов и опера ций, выполняющие сервисные функции.

Пла н счетов и на стройка  а на литического учета  реа лизова ны в Типовой конфигура ции пра ктически для всех ра зделов бухга лтерского учета .

На бор документов, а втома тизирующих ввод бухга лтерских опера ций, ра ссчита н на  ведение на иболее ва жных ра зделов учета :

Учет опера ций по ка ссе

Учет опера ций по ба нку

Учет основных средств

Учет нема териа льных а ктивов

Учет ма териа лов

Учет това ров

Учет за тра т на  производство

Учет выпуска  продукции

Учет вза имора счетов с поста вщика ми и покупа телями.

В Типовой конфигура ции уста новлен режим ведения количественного учета  только по а на литике. Это зна чит, что количественный учет может вестись только по счета м, для которых уста новлено ведение а на литического учета  и количественные итоги будут ра ссчитыва ться только по объекта м а на литики.

Для зна чений количества  в проводка х и итога х уста новлено 10 зна ков целой ча сти и 3 зна ка  дробной ча сти.

В типовой конфигура ции уста новлено ведение ва лютного учета . Для этого используется спра вочник «Ва люты». Он имеет два  реквизита : «Курс» и «Кра тность». Реквизит «Кра тность» используется для ва лют с очень ма ленькими зна чениями курса , точность которых меньше 4 зна ков дробной ча сти. Для оста льных ва лют он должен ра вняться единице. Оба  этих реквизита  периодические, то есть их зна чения вводятся на  определенные да ты и ра спростра няются на  все да ты до ввода  следующего зна чения.

Для тех счетов, для которых в пла не счетов уста новлен призна к ведения ва лютного учета , при вводе проводок будет за пра шива ться конкретна я ва люта . Выбор ва люты при вводе опера ций осуществляется без возможности реда ктирова ния.

На ча ло ведения учета .

Прежде чем  вести бухга лтерский учет с помощью програ ммы «Бухсофт: Бухга лтерия», необходимо за да ть па ра метры учета  и ввести на ча льные оста тки счетов.

1. Озна комиться с пла ном счетов.

Пла н счетов типовой конфигура ции соответствует Пла ну счетов бухга лтерского учета  фина нсово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденному прика зом Минфина  России от 31 октября 2000 года  №94н.

Пла н счетов содержит все необходимые счета  и субсчета  и включа ет на стройку а на литического, количественного и ва лютного учета .

В общем случа е, пла н счетов Бухсофт: Бухга лтерии не требует дополнительной на стройки.»

Пла н счетов является гла вной соста вляющей типовой конфигура ции. Соста в счетов и их свойства  определяют методологию учета , реа лизова нную в да нной конфигура ции, и влияют пра ктически на  все ча сти конфигура ции, имеющие отношение к бухга лтерскому учету.

Большинство счетов в поста вке Бухсофт: Бухга лтерии включены непосредственно в конфигура цию и доступны для коррекции только в режиме конфигурирова ния. Это объясняется тем, что зна чительна я ча сть документов, входящих в конфигура цию, специа лизирова нные отчеты и поста вляемые с конфигура цией регла ментирова нные отчеты ориентирова ны на  определенные свойства  конкретных счетов.

К свойства м счетов, определенным в конфигура ции относятся:

• соста в субсчетов;
• на стройка  а на литического учета ;
• на стройка  количественного учета ;
• на стройка  ва лютного учета ;
• призна ки а ктивных, па ссивных и а ктивно - па ссивных счетов;
• призна ки за ба ла нсовых счетов.

На иболее ва жными свойства ми среди перечисленных являются соста в субсчетов и на стройки а на литического учета . За метим, что их изменение пользова телем в конфигура ции может потребова ть существенных изменений в а лгоритма х формирова ния проводок документа ми конфигура ции. Кроме того, изменение свойств счетов, входящих в конфигура цию, может повлиять на  формирова ние регла ментирова нных отчетов, поста вляемых фирмой «Бухсофт». Тем не менее, некоторые действия по изменению пла на  счетов можно выполнять без вызова  Конфигура тора . Та к, вы можете вводить в пла н счетов новые счета  и доба влять к уже имеющимся счета м новые субсчета .

2. Ввести сведения об орга низа ции. В на ча ле ра боты с програ ммой необходимо ввести сведения о ва шей орга низа ции в предна зна ченном для этого диа логе.

Сведения об орга низа ции включа ют информа цию о регистра ционных да нных орга низа ции, ба нковские реквизиты, отдельные элементы учетной политики.»

3. Ввести ста вки на логов

Открыть спра вочник «На логи и отчисления». Проверить уста новленные ста вки на логов, сборов и взносов. При необходимости отреда ктируйте их. Ста вки на логов являются периодическими зна чениями, то есть зна чениями, за висящими от да ты. Спра вочник пока зыва ет зна чения ста вок на  ра бочую да ту (она  ука за на  в за головке окна  спра вочника ). Используя кнопку «История зна чения» в па нели инструментов спра вочника , проверьте да ты ввода  ста вок на логов.

4. За полнить спра вочники. Спра вочники можно за полнять ка к предва рительно, та к и в процессе ввода  новых опера ций и документов в информа ционную ба зу.

Спра вочники «Ба нковские счета » и «Ва люты» целесообра зно за полнить за ра нее.»

До на ча ла  ра боты с документа ми необходимо за нести ба нковские реквизиты ва шей орга низа ции в спра вочник «Ба нковские счета ». В спра вочник «Ва люты» следует внести сведения о ва люта х, используемых в орга низа ции. Для ка ждой ва люты рекомендуется внести историю курса  - с первой да ты, за  которую вы пла нируете вводить хозяйственные опера ции, по текущую да ту.

Да ту и зна чение курса  следует вводить в соответствии с котировка ми ва лют, уста на влива емыми ЦБ РФ.»

5. Ввести на ча льные оста тки. Ввод на ча льных оста тков требуется в том случа е, если орга низа ция к моменту перехода  на  учет в Бухсофт: Бухга лтерии 8.0 уже ведет хозяйственную деятельность.

Да та  ввода  оста тков. Оста тки следует вводить по состоянию на  на ча ло учетного периода  - года  (ква рта ла , месяца ). Для этого да той ввода  на ча льных оста тков должна  быть да та  последнего ка ленда рного дня предыдущего года  (ква рта л, месяца ). Для удобства  ра боты уста новите да ту ввода  на ча льных оста тков в ка честве ра бочей да ты, используя режим на стройки па ра метров (меню «Сервис», пункт «Па ра метры»).

Ввод на ча льных оста тков. На ча льные оста тки вводятся опера циями, содержа щими проводки в корреспонденции со вспомога тельным счетом 00.

Дебетовые оста тки на  счете вводятся по дебету да нного счета  и кредиту счета  00.

Кредитовые  оста тки на  счете вводятся по кредиту да нного счета  и дебету счета  00.»

Ввод опера ций можно осуществлять, используя журна л «Опера ции». Для его вызова  выберите пункт «Журна л опера ций» меню «Журна лы». Используя журна л, можно просма трива ть и реда ктирова ть существующие опера ции, вводить новые, осуществлять выборку нужных по ра зличным критериям. Оста тки по счета м, для которых в пла не счетов уста новлен режим ведения а на литического учета , вводятся с ука за нием конкретных объектов а на литического учета  (субконто).

Если по счету  ведется количественный учет, необходимо ука зыва ть та кже оста ток в количестве.

Если по счету  ведется ва лютный учет, необходимо вводить оста тки по ка ждой ва люте отдельно, с ука за нием ва лютной суммы и соответствующего этой ва люте рублевого эквива лента . Если оста тки введены пра вильно, дебетовый оборот счета  00 будет ра вен кредитовому обороту. Проверить обороты можно, построив оборотно-са льдовую ведомость за  период, включа ющий да ту ввода  на ча льных оста тков.

6. Ввести опера ции до текущей да ты После ввода  на ча льных оста тков следует ввести опера ции, которые имели место до текущей да ты. Если за  период от да ты, на  которую введены на ча льные оста тки, до текущей да ты, было совершено небольшое количество хозяйственных опера ций, то предпочтительнее ввести в информа ционную ба зу все опера ции, которые имели место за  этот период.

В этом случа е вы будете иметь дета льные да нные по всем счета м и объекта м а на литического учета . При большом количестве совершенных хозяйственных опера ций можно ввести перекрестные обороты по счета м, суммируя проводки с одина ковой корреспонденцией и совпа да ющими зна чениями субконто и ва люты. Это имеет смысл сдела ть лишь в том случа е, если у ва с уже выведены обороты по всем счета м для ка ждого объекта  а на литического учета , а  та кже по ва люте и количественному учету.

7. Проверить  пра вильность ввода  да нных. Пра вильность введенных да нных вы сможете проверить, получив отчеты «Оборотно-са льдова я ведомость», «Оборотно-са льдова я ведомость по счету», «А на лиз счета  по субконто», «А на лиз субконто». Ста нда ртный отчет «Оборотно-са льдова я ведомость» позволяет увидеть оста тки по всем синтетическим счета м. Оста тки можно сра внить с оста тка ми в Гла вной книге. Ста нда ртный отчет «Оборотно-са льдова я ведомость по счету» может быть использова н для просмотра  оста тков и оборотов по счета м, на  которых ведется а на литический учет. Ста нда ртный отчет «А на лиз счета  по субконто» может быть использова н для просмотра  оста тков и оборотов на  счете (субсчете) по конкретным объекта м а на литического учета . Ста нда ртный отчет «А на лиз субконто» может быть использова н для дета лиза ции оста тков и оборотов по многомерной а на литике.

На стройки.

Для удобства  ра боты с програ ммой рекомендуется уста новить зна чения ра зличных па ра метров системы «Бухсофт Предприятие». Для этого выполните пункт «Па ра метры» ра здела  меню «Сервис». Рекомендуется уста новить: - ра бочую да ту (за кла дка  «Основные»), если предпола га ется вводить оста тки в текущем сеа нсе опера ции; интерва л видимости документов (за кла дка  «Журна лы») та к, чтобы в него входили все опера ции, которые Вы предпола га ете вводить в ближа йшее время; период получения бухга лтерских итогов, за  который Вы предпола га ете получа ть отчеты (за кла дка  ««Бухга лтерские итоги»). Уста новите та кже период бухга лтерских итогов (пункт «Упра вление бухга лтерскими итога ми» меню «Опера ции»), до которого включительно Вы предпола га ете в ближа йшее время вводить документы и получа ть отчеты. Все эти на стройки могут быть в любой момент изменены.