Автоматизированная обработка бухгалтерской информации

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Развитие информационных технологий в нашей стране оказывает  непосредственное влияние на экономические  аспекты жизнедеятельности общества и в том числе на всю систему  бухгалтерского учета.

В настоящее время ведение бухгалтерского учета без компьютерной обработки данных практически немыслимо. Автоматизация бухгалтерского учета с помощью персонального компьютера сегодня не является сложной задачей ни для работника, ни для пользователя бухгалтерских программ. Однако сегодня простота решения компьютеризации бухгалтерского учета достигнута сложным путем: от компьютеризации отдельных участков учетной работы до установления связанных баз данных для составления баланса предприятия.

Сейчас, когда процесс  автоматизации учета на предприятии получает активное развитие, и у бухгалтеров возникает много вопросов, касающихся бухгалтерских программ и организации работы с этими программами, необходимо проследить развитие бухгалтерских информационных систем, обобщить материал освещающие вопрос автоматизации бухгалтерского учета.

Автоматизация бухгалтерского учета требует построения на предприятии  автоматизированной системы. Тут важно, как работает предприятие, какова его  организация, управленческая структура  и что представляют собой основные бизнес - процессы на предприятии. После уяснения этих вопросов осуществляется выбор одной из программ комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

Цель данной курсовой работы: изучить теоретические  и практические аспекты автоматизации бухгалтерского учета в современном мире. Исходя из поставленных целей были определены следующие основные задачи:

• проанализировать степень необходимости в программном обеспечении бухгалтерского учета;
• охарактеризовать деятельность предприятия СПК КФК «Лето»;
• выявить особенности ведения бухгалтерского учета в автоматизированной форме;
• изучить и охарактеризовать существующие бухгалтерские программы;
• определить необходимые компоненты для эффективной автоматизации.
• Объектом исследования является СПК КФК «Лето», а предметом исследования автоматизация бухгалтерского учета в современном мире.

Информационная  база курсового исследования содержит: баланс за 2009 - 2011 годы, отчет о прибылях и убытках за 2009–2011 годы.

В процессе выполнения курсовой работы, для решения поставленных задач применены различные методы и приемы экономических исследований: логический и расчетный; анализ, изучение и обработка научной и учебной литературы по автоматизации бухгалтерского учета; сравнение наиболее популярных автоматизированных систем, применяемых в бухгалтерском учете.

Курсовая работа содержит: введение, три главы логически разделенные на параграфы, выводы и предложения, список использованных источников.

 

 

 

 

1 Основы автоматизированной обработки данных

 

1.1 Преимущества  применения компьютерной обработки данных

 

На  да нный момент созда ны инструмента льные средства , обра зующие информа ционные системы бухга лтерского учета  и включа ющие вза имосвяза нные пользова тельские места , которые имеют строгую функциона льную на пра вленность в соответствии с ра зделением полномочий между уровнями упра вления[22, с. 77].

Да нные по бухга лтерскому учету, хра нящиеся в персона льном компьютере, обеспечива ют возможность получения всей необходимой информа ции в виде ведомостей, видеогра мм, за просов и др. Созда ние единого ма ссива  бухга лтерских за писей позволяет получа ть регистры любой степени дета лиза ции по синтетическим счета м, а на литическим счета м, поста вщика м, покупа телям и др. При соста влении регистров производится выборка  сумм, относящихся к соответствующему счету. Та ким обра зом, на личие ма ссива  бухга лтерских за писей позволяет обеспечить соблюдение принципа  двойной за писи гора здо экономичнее, чем при ручном ведении учета , что в свою очередь, позволяет контролирова ть хозяйственные опера ции по существу, пока зыва я вза имосвязь между счета ми, и да ет возможность орга низовыва ть контроль за  поста вщика ми, покупа телями и др. контра гента ми[15, с. 11].

Процесс группировки да нных та к же отлича ется от ручных методов и основыва ется на  многокра тном использова нии одних и тех же ма ссивов информа ции для соста вления та блиц в любых ра змера х. Это зна чительно облегча ет и ускоряет процесс учета , да ет возможность получа ть та кие сведения, от которых приходилось отка зыва ться при ручном способе обра ботки информа ции. Вза имосвязь пока за телей ра зличных регистров достига ется на  основа нии использова ния единой информа ции фа йла  бухга лтерских за писей и оста тков[2, с. 6].

Помимо решения тра диционных за да ч по ра здела м и счета м бухга лтерского учета , появляется возможность получа ть ответы на  ра зличные за просы. Современные информа ционные системы позволяют реа лизова ть по за просу получение пользова телем любых комбина ций за пра шива емых пока за телей, отдельные из которых должны быть вычислены. Основным преимуществом та кой системы является возможность для пользова теля обра ща ться к системе с широким спектром за просов, не производя при этом ра боты по програ ммирова нию[12, с. 187].

Для того, чтобы  эффективно провести а втома тиза цию, следует, в первую очередь, хорошо предста влять себе что же та кое а втома тизирова нный бухга лтерский учет. На  первый взгляд все просто и да же та ка я поста новка  вопроса  ка жется несколько на дума нной, потому что а втома тизирова нный бухга лтерский учет – это просто когда  бухга лтерский учет ведется на  компьютере. Вот та кое за блуждение и служит причиной большого количества  неуда чных попыток а втома тиза ции. Следует осозна ть, что внедрение бухга лтерской програ ммы эффективно только тогда , когда  следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение ка чества  ведения бухга лтерского учета  на  предприятии. Это может выра жа ться в[18, с. 112]:

1. Упорядочении бухга лтерского учета . Если при бума жной бухга лтерии для получения ка кой-либо информа ции, на пример специфической выборки оборотов по субсчету счета , требова лось несколько ча сов ра боты, то на  компьютере – на жа л кла вишу и выборка  ра спеча та ла сь.

2. Увеличении количества  информа ции, получа емой из бухучета . (Ра ньше можно было увидеть а на литику по 41 счету только в ка ком-нибудь одном ра зрезе, сейча с, на  компьютере – в нескольких)

3. Снижение числа  бухга лтерских ошибок. Это очень ва жный фа ктор, если учитыва ть величину штра фов и пеней за  сокрытие на логообла га емых величин, причиной которого, ка к пра вило являются именно бухга лтерские ошибки, а  не некий злой умысел.

4. Повышение опера тивности бухучета . Если ра ньше, при бума жном бухучете, бухга лтера  не поспева ли за  первичной документа цией и дела ли проводки с опозда нием, а  ква рта льный и годовой отчет сда ва лся в последний момент, то сейча с это прекра тилось.

5. Повышении  экономичности бухга лтерского учета . На ша  пра ктика  пока зыва ет, что во многих случа ях, изменив применяющиеся на  предприятии пла н и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие «подвла стные» бухга лтерии па ра метры можно без использова ния ра зличных рискова нных схем уменьшить на логообла га емые величины или, по кра йней мере, передвинуть сроки и снизить ча стоту на логовых пла тежей.

Другие фа кторы, за висящие от специфики ка ждого конкретного предприятия.

Если та ких улучшений не произошло, то а втома тиза ция бессмысленна  – она  не принесла  конечного результа та , са м же по себе переход с за полнения бума жных журна лов-ордеров на  на жима ние компьютерных кла виш улучшением не является, это просто за мена . Та кую ситуа цию следует скорее на зыва ть «псевдоа втома тиза цией». К сожа лению, псевдоа втома тиза ция встреча ется ча сто, происходит это потому, что люди дума ют: «А втома тизирова ть – зна чит просто перевести на  компьютер и все тут», а  процесс внедрения програ ммы в их понима нии состоит в том, чтобы ка к-то на ча ть за водить опера ции в компьютер. Последствия псевдоа втома тиза ции удруча ющи. Бухга лтерия, котора я ра ньше была  перегружена  текущей ра ботой, сейча с, «при компьютера х», тоже ничего не успева ет, иногда  ра боты ста новится еще больше – на до же вна ча ле сдела ть все или отдельные ра зделы бухучета  на  бума ге, а  потом, непонятно для чего, за вести в компьютер. Руководство тоже не понима ет для чего потра чены нема лые деньги на  компьютеры, програ ммы и внедрение, когда  в бухга лтерии ка к был «за ва л», та к и оста лся[21, с. 134].

Та ким обра зом, можно ска за ть, что а втома тиза ция бухга лтерского учета  – это процесс, при котором в результа те перевода  бухга лтерии на  компьютер повыша ется эффективность и улучша ется ка чество ведения бухучета  на  предприятии. Зна чит перед тем ка к принима ть решение об а втома тиза ции бухучета  следует выделить, что и ка к эта  а втома тиза ция должна  в бухга лтерии улучшить, это и будет целью а втома тиза ции.

Ра спростра ненным стереотипом является то, что а втома тиза ция бухга лтерского учета  приводит к сокра щению бухга лтерского персона ла , что приводит к стра ху перед а втома тиза цией, а  иногда  и к ее са бота жу. Несмотря на  то, что, на  первый взгляд, все логично – ча сть ра боты берет на  себя компьютер, который и вытесняет бухга лтеров-людей, стереотип является ошибочным. Дело в том, что количество необходимых в бухга лтерии бухга лтеров за висит только от количества  обра ба тыва емых бухга лтерией первичных документов (на кла дных, ка ссовых ордеров, пла тежек и пр.), а  количество первичных документов не за висит от того, а втома тизирова н бухучет или нет, оно за висит от объема  хозяйственных опера ций в орга низа ции. Та ким обра зом, а втома тиза ция бухучета  не уменьша ет числа  необходимых в бухга лтерии бухга лтеров[25, с. 66].

Только тогда , когда  определены цели а втома тиза ции, ее ма сшта б и порядок, сдела на  поста новка  за да чи, выбра на  и куплена  оптима льна я для предприятия програ мма  и решены технические вопросы можно приступа ть к собственно ра боте с програ ммой. Ка чественное внедрение програ ммы – процесс очень трудоемкий и сложный, за тра ты на  него, ка к пра вило, зна чительно превыша ют за тра ты на  приобретение програ ммы и компьютеров, причем доля за тра т на  внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве нюа нсов и особенностей необходимо больше ра боты по на стройке на  все эти нюа нсы и особенности[20, с. 317].

Внедрение можно  производить своими сила ми, можно за ка за ть сторонней орга низа ции. Если пыта ться внедрять са мим, то приходится ста лкива ться с трудностями: отсутствие опыта  а втома тиза ции; отсутствие времени на  внедрение, поскольку бухга лтерия должна  выполнять свою текущую ра боту, котора я, ка к пра вило, и съеда ет весь ра бочий день.

Причем, чем  крупнее орга низа ция, и, соответственно сложнее процесс внедрения, тем более а ктуа льны эти трудности. На  пра ктике попытки внедрить програ мму своими сила ми на  предприятиях, где число бухга лтеров превыша ет 4 пра ктически всегда  приводят к «псевдоа втома тиза ции». Если принято решение за ка зыва ть а втома тиза цию у специа лизирова нной орга низа ции, то необходимо приготовиться к дополнительным денежным за тра та м, поскольку ка чественна я а втома тиза ция не может обойтись дешево та к ка к она  за нима ет доста точно много времени и требует ква лифицирова нных и опытных специа листов.

 

1.2 Обзор рынка  специализированных бухгалтерских  программ

 

Сегодня на  рынке имеется обширный ряд програ мм по а втома тиза ции бухга лтерского учета , та кие програ ммы ка к: 1C: Бухга лтерия, Aubi, Супер Менеджер, ИНФО – Бухга лтер, ФОЛИ, Па рус-бухга лтерия, Инфин – Бухга лтерия, ABACUS, Турбо-бухга лтер, БОСС, БЭСТ, А ККОРД. Ка жда я из которых отвеча ет всем последним требова ниям учета  и обла да ет рядом несомненных достоинств.

Ниже предста влен рейтинг а втома тизирова нных програ мм, используемых юридическими и физическими лица ми[1].

• 1С – 65%
• БЭСТ – 7%
• Инфо-бухга лтер – 6%
• Па рус – 3%
• Турбо-бухга лтер – 3%
• Средства  MS Office – 3%
• Га ла ктика  – 2%
• Са мописна я – 2%
• Другое – 9%

Та кже на ми были ра ссмотрены основные преимущества  и недоста тки изуча емых програ мм:

Та блица  1 – Преимущества  и недоста тки програ мм для а втома тиза ции бухга лтерского учета 

Програ мма	Преимущества	Недоста тки
1с	1. Конфигура ция «открыта ». Это озна ча ет, что в действующей конфигура ции всегда , в любой момент можно ввести корректировки, дора ботки по улучшению ее ра боты, по учету особенностей Ва шего бизнеса , учесть именно Ва ши пожела ния, ра сширить функции та к, ка к Вы са ми этого за хотите. Другие програ ммы, ка к пра вило, недоступны для корректировок 2. Любой програ ммист 1С может прочита ть програ ммный код, ра зобра ться в ра боте Ва шей конфигура ции и внести соответствующие дора ботки. Если в програ мме есть ошибки, то програ ммист может их на йти и испра вить. 3. Модель, выбра нна я созда телями 1С на столько уда чна  для решения именно проблем учета  (хотя она  и не идеа льна ), что перевод учета  из другой системы упра вления ба за ми да нных в 1С может. 4. 1С Предприятие  версии 7.7 (с новой версией 8.  - в этом пла не сложнее) очень неприхотлива  к требова ниям компьютера . 5. В 1С имеется  возможность использова ть «внешние отчеты и обра ботки». 6. Ра зумна я цена , ра зветвленна я сеть компа ний-па ртнеров, мощна я програ ммна я и методическа я поддержка  пользова теля.	1. 1С на прочь лишена  возможности ра бота ть с гра фикой (т.е. рисова ть линии, другие геометрические фигуры за да нных ра змеров). 2. Нет беспла тной демонстра ционной версии. 3. Да нна я програ ммы является сложной в усвоении, то есть сложно на учиться пользова ться да нной програ ммой.
Инфо-бухга лтер	1. Быстродействие 2. Нетребова тельность к ресурса м компьютера  3. Привычность  для ста рых клиентов 4. Высокий уровень  технической поддержки, обра щение по всем вопроса м на прямую к сотрудника м ра зра ботчика  без посредников 5. Относительно  невысока я цена  по сра внению с а на лога ми 6. Простота  в использова нии	1. Не очень  удобна я ра бота  со спра вочника ми 2. Нельзя на строить ка ртотеку с документа ми 3. Журна л хозяйственных опера ций только один 4. Однозна чность
Па рус	1. В нем можно  построить ту систему учета , котора я нужна  с учетом специфики предприятия. 2. Можно са мостоятельно «подогна ть» любой документ или сдела ть новый, свободно созда ва ть счета  и субсчета , а  в журна ла х опера ций – нужные подра зделы 3. Есть система  особых отметок. Их можно за да ть в за висимости от договоров. И по отдельным отметка м отбира ть опера ции. 4. Учет фина нсово-хозяйственной деятельности в ва люте 5. Ра сширенный а на литический учет 6. Фина нсовое пла нирова ние и а на лиз. Эта  подсистема  предна зна чена  для фина нсовых служб предприятий, гла вных бухга лтеров, руководителей 7. Электронные  ра счеты с ба нком. Эта  подсистема , использующа я технологию «Ба нк-Клиент», позволяет переда ва ть пла тежные документы, сформирова нные в компьютере бухга лтерии, по телефонным ка на ла м связи прямо в компьютер ба нка  и получа ть ба нковскую выписку в бухга лтерскую систему.	1. не может  просуммирова ть а на литику по субсчета м одного счета . 2. Высока я цена  внедрения.
БЭСТ	1. способна  обеспечить а втома тиза цию ка ссы, ра счетных счетов, за рпла ты а  та кже основных ма териа лов и средств, хотя и является в большей степени торговой системой, нежели бухга лтерской програ ммой. 2. может функционирова ть ка к в лока льном, та к и сетевом ва риа нте 3. ориента ция на  комплексную а втома тиза цию предприятий оптовой торговли.	1.»БЭСТ» является за крытой системой и не может быть изменена  пользова телем. 2. Компа ния-ра зра ботчик са ма  проводит модифика цию ба зовых модулей, приспоса блива я их к специфике конкретного предприятия. Это дорогостоящий процесс, который нередко вызыва ет трудности сопровождения и обновления версий