Автоматизция музейной деятельности

Привычка свыше  нам дана. Замена счастию она 

Эта часть статьи предназначена для тех владельцев компьютерных программ учета и хранения, которые в силу тех или иных причин встали перед проблемой перехода от одной автоматизированной системы  к другой.

Обсуждая эту проблему, скажу сразу, что юридическая  база у АС "Музей" и КАМИС  общая. Основополагающим документом, лежащим  в их основе, является "Инструкция по учету и хранению музейных предметов", утвержденная Министерством культуры РФ. В этом плане противоречия между  системами нет.

Причинам принципиального  характера, которые могут привести к отказу от действующей системы  и переходу на альтернативную, являются: 
- разница в идеологии ("отдокументная" в АС "Музей" и "отпредметная" в КАМИС); 
- бесперспективность средства разработки (ПО, СУБД); 
- непреодолимые ограничения на работу системы (предел по количеству обрабатываемых записей, по скорости обработки и т.п.); 
- несоответствие перечня реализованных в системе функций требованиям пользователя; 
- сложность и неудобство эксплуатации.

В ходе экспертизы было установлено, что за все годы существования  описываемых систем 7 раз имел место  переход музея от АС "Музей" к КАМИС. Также наличествуют переходы от самодельных или нетиражных систем к КАМИС (например, в Государственном  историко-культурном музее-заповеднике "Московский Кремль", Государственной  Третьяковской галерее). В то же время  не зафиксировано ни одного случая, чтобы музей заменил КАМИС  на АС "Музей" или на другую систему.

Попробуем выяснить причины, в силу которых в разных музеях происходили такие перемены: 
- Программа АС "Музей" не накладывалась на замкнутый технологический цикл учета, принятый в музеях; 
- Система не была унифицированной, отсутствовали настройки под требования учета конкретного музея; 
- Программа была рассчитана только на функции поиска и печати Книги поступлений; 
- Был недоработан процесс ввода ретроспективы по коллекциям; 
- Программа не обеспечивала выхода единого каталога по музеям; 
- Отсутствовала взаимосвязь хранительской и учетной задачи; 
- Ежегодно производилось отсечение базы данных за четыре квартала. Отсутствовал доступ к отсеченной и заархивированной базе данных; 
- Инвентарная карточка содержала поля, обязательные для заполнения; 
- Карточка была нелогичной по построению и негибкой по заполнению; 
- Система отбора информации по запросу была слишком сложной; 
- Внутри программы отсутствовали настройки, позволяющие вносить изменения в ее работу; 
- Карточка первичного описания изобиловала научными позициями; 
- Не был обеспечен выход всего требуемого пакета документов; 
- Отсутствовала возможность настроить программу индивидуально на требуемое количество фондов.

Выводы из таблицы  и комментария сделать нетрудно. Однако справедливости ради замечу, что  обе системы эволюционируют, и  остается надежда на то, что в  ожидаемых новых версиях упоминаемые  проблемы будут успешно решены.

Существует объективное  обстоятельство, которое, несмотря на желание, на позволяет ряду музеев перейти  от АС "Музей" к КАМИС. Оно состоит  в опасности потерять в лице ГИВЦ поставщика компьютерной техники, так  как Министерство культуры многие годы комплектовало преимущественно  те музеи, в которых установлена  АС "Музей". (Правда, в последнее  время, руководство ГИВЦ высказывало  мнение о прекращении подобной практики). Из такого положения у музея 2 выхода. Или положиться на собственные возможности  в изыскании средств на покупку  компьютеров и перейти на КАМИС, или примириться с рядом неудобств, имеющих место в АС "Музей".

Что касается финансового  вопроса, то, меняя систему, музей  должен понимать, что ему придется платить не только за новую программу, но и за конвертацию данных из предыдущей системы. В случае значительного  объема введенных данных и сложности  структуры их описания стоимость  конвертации может составлять существенную долю от стоимости самой системы.

Обязательным требованием  при переходе к новой версии программы  является максимальное сохранение ранее  введенной информации. Для этого  выполняются работы по конвертации  баз данных из одного формата в  другой. В проектах "Альт-Софт" имелись следующие варианты конвертации: 
- Из систем других разработчиков (в том числе ГИВЦ) в систему КАМИС 3.0 (например, Государственная Третьяковская галерея, Государственный музей-усадьба "Ясная Поляна", Кемеровский музей изобразительных искусств); 
- Из систем других разработчиков в систему КАМИС 2000 (например, музей-заповедник "Кижи"); 
- Из прежних версий КАМИС в систему КАМИС 3.0 и КАМИС-2000.

Информация в базах  данных хранится в виде множества  взаимосвязанных таблиц различной  структуры (картотеки произведений, авторов, выставок, литературы, папки  документов, справочники и т.п.). Если система работает на нескольких машинах, ряд картотек и справочников частично дублируется. При переходе от несетевой  версии к сетевой (от КАМИС 2.6 к КАМИС 3.0 или КАМИС 2000) необходимо выполнить  ряд трудоемких ручных работ: 
- осуществить совмещение и объединение справочников, ведущихся на различных машинах, выявить все дубли и синонимы; 
- совместить и объединить картотеки выставок, литературы, папки документов (акты, топографические описи).

Кроме того, при переходе от одной версии КАМИС к другой производятся работы по унификации музейной системы описания данных, форм документов, интеграции ряда операций, что также  приводит к необходимости выполнения множества ручных процедур по преобразованию данных.

Так, при переходе к КАМИС-2000 множество баз данных различных фондов объединяются в  единую музейную БД, что дает возможность  просмотра информации о коллекции  музея по фондам, хранителям, типам  описания, делает более эффективным  механизм запросов к БД. В систему  также включена возможность использования  в описании музейных предметов иерархических  справочников и тезаурусов. В связи  с этим при конвертации необходимо выполнить работы по совмещению и  объединению фондовых картотек и  справочников, созданию из введенных  справочников иерархических структур, созданию и выверке новых справочников из текстовых атрибутов.

При конвертации  данных из других систем выполняются  следующие работы: 
- согласование структур таблиц старой и новой баз данных; 
- разработка библиотеки программ для автоматизируемой части конвертации; 
- ручная выверка номеров, справочников и т.п.; 
- при объединении баз данных различных рабочих мест - совмещение и объединение баз данных, как описано выше.

"Это наша с  тобою судьба, это наша с тобой  биография!" 
(Об эволюции развития музейных автоматизированных систем)

Наглядное представление  о тех или иных особенностях описываемых  систем можно получить, проследив  эволюцию их развития. Каждая из разработок имеет несколько версий. Ниже приведены  таблицы, демонстрирующие основные характеристики этих версий.

АС "Музей"

КАМИС

Несколько слов о  средствах разработки

Выбор ГИВЦ

В настоящее время  ГИВЦ располагает двумя средствами разработки: 
- Advanced Revelation (АС "Музей-2"); 
- Access (АС "Музей-3").

Advanced Revelation - это система  управления реляционными базами  данных (СУБД) для персональных компьютеров,  локальных сетей и приложений  клиент-сервер.

СУБД Advanced Revelation передана ГИВЦу в 80-е годы Вычислительным центром Министерства культуры СССР (впоследствии Центром ПИК - проектов информатизации культуры МК РФ) в виде лицензий On Limited Runtime, но без исходных текстов программных модулей. Лицензии, по сообщению разработчиков, были закуплены  непосредственно у фирмы-разработчика Revelation Technologies, Inc (США). Поскольку официальных  дистрибьюторов компании Revelation в России нет, допустимо говорить об условной лицензионной чистоте АС "Музей-2".

Основными достоинствами  технологии Revelation являются: 
- наличие полей переменной длины (нет ограничения на длину полей), что особенно важно для ведения таких атрибутов музейного предмета, как сохранность и описание, плюс наличие записей переменной длины; 
- наличие множественных полей (то есть атрибутов типа "картотека", состоящих из нескольких обычных полей. Например, авторы, выставки, литература).

Основными недостатками технологии Revelation являются: 
- несовпадение русскоязычной и англоязычной кодовых таблиц в интервале символов с 250 по 255, что особенно критично для Windows-версии автоматизированной системы; 
- малая распространенность программного обеспечения фирмы Revelation Technologies в России и мире.

Access - это реляционная  СУБД с интегрированным средством  разработки Microsoft SQL-сервер (Structured Query Language) - международный стандарт языка  доступа к базам данных (см. www.sql.ru).

Основные достоинства Access: 
- стандарт Microsoft; 
- наиболее оптимальный инструмент из СУБД по показателю "функциональность-стоимость"; 
- совместимость с другими приложениями Office; 
- сжатие базы данных при необходимости экономить место на диске; 
- низкие требования к аппаратному обеспечению: Pentium 75, 32 Mb RAM (8 Mb для Access), Windows 95/98.

Основные недостатки Access: 
- приложения, написанные на Microsoft Access 95, имеют конфликт с Internet Explorer 4.0; 
- новейшие поздние версии Access работают медленнее версии Access-2 в 3 раза; 
- Access некорректно работает с датами более 2000 года; 
- на мировом рынке СУБД доля приложений Oracle составляет 31,1% (1-е место), доля приложений Microsoft составляет 13,1% (3 место).