Автоматизация складского учета

Из таблицы 8, можно сделать расчеты необходимые для создания документа:

Ширина документа:

С учетом полей:  16мм + 8мм=24мм

С учетом линий: тонкие – 0,5мм х 5=2,5мм

                          утолщенные – 2,2мм х 2=4,4мм

Знаки: 3мм х 60= 180мм

Ширина =24+4,5+8,8+180=217,3мм

Длина документа:

С учетом полей: 8мм х 2 х 2=32мм

Заголовок: 20мм

Шапка: 6мм х 9=54мм

Документостроки: (6мм х 9)+(6мм х18)=162мм

Линии: тонкие – (0,5мм х 13)+(0,5мм х 17)=15мм

            утолщенные – (2,2мм х 4)+(2,2мм х 2)=13,2мм

Длина   =32+20+54+162+15+13,2=296,2 =148мм х2.

Из приведенных расчетов видно, что для бланка документа карточки складского учета можно использовать формат А5 (148х210), отпечатанный с обеих сторон (приложение 1).

Но также хотелось бы отметить, что карточка складского учета может являться и результатным документом. При этом окончательно за отчетный период подсчитываются остатки наличия конкретного ТМЦ на складе. Также выбор того, каким документом будет являться карточка складского учета зависит, от выбранной учетной политики предприятия. На хлебозаводе данный документ  является первичным документом.

К первичным также относят и приходные накладные и накладные перемещения ТМЦ  на склад. Для этих документов при соответствующих расчетах также подходит формат А5 (148х210) (Приложения 3,4).

            Результатным же - ведомость учета остатков материалов. (прилолжение 2).

1.6.2 Проектирование результатных документа

Как уже отмечалось, одним из результатных документов является ведомость учета остатков материалов на складе за определенны период.

Табл.9

Из выше приведенной таблицы можно сделать следующие расчеты для проектирования бланка документа.

Ширина документа

С учетом полей:  15мм + 20мм=32мм

Линии: тонкие – 0,5мм х 9=4,5мм

           Утолщенные 2,25мм х 10 = 22,5

            Знаки: 3мм х 79= 237мм

Ширина =32+4,5+22,5+237=296мм

Длина документа

Поля: 16 х 2=32мм

Заголовок: 49мм

Шапка: 22,5мм

Документостроки: (6мм х 12)+27мм[2]=99мм

Линии: тонкие –  0,5мм х 15 = 7,5мм

Длина  =  32+49+22,5+99+7,5=210мм

Для данного документа можно использовать формат А4 (210х297), так как данный документ содержит достаточно большой объем информации и является одним из ведущих при учете материалов и ТМЦ.

2.          Выбор бухгалтерской программы для решения задач учета ТМЦ

Эффективность работы малого предприятия определяется объемом, скоростью и качеством выполняемых работ как на предприятии в целом, так и на уровне каждого из его подразделений. Работа финансово-учетного отдела предприятия представляет собой круг локальных, повторяющихся во времени, бизнес-процессов. Двумя важными составляющими данных бизнес-процессов являются учет кадров и складской учет. Оба процесса характеризуются большим числом типовых операций поддающихся строгому описанию и автоматизации в рамках системы автоматизации предприятия.

Отсутствие автоматизации процессов учета складских запасов и кадрового учета приводит к нерациональному использованию трудовых и финансовых ресурсов малого предприятия, снижению конкурентоспособности и уменьшении прибыли.

Таким образом, проблема состоит в реализации системы обработки информации, позволяющей количественно учитывать процессы складского и кадрового учета, происходящие на предприятии, а также позволит накапливать, хранить и обрабатывать (анализировать) данные для принятия управленческих решений. Для реализации необходимо, используя механизм реляционной алгебры, воссоздать реляционную базу данных, а затем, используя клиент-серверную модель управления данными распределить обработку между клиентами и сервером разрабатываемой системы автоматизации. Следовательно, цель разработки может быть определена как реализация бизнес-процессов управления складским и кадровым учетом на малом предприятии в соответствии с требованиями заказчика и клиент-серверной моделью вычислений.

На мой взгляд сегодня самой популярной из бухгалтерских программ является 1С: «Бухгалтерия» - универсальная бухгалтерская программа, которая предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам. Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.

Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

После расчета итогов программа формирует различные ведомости:

   сводные проводки;

   оборотно-сальдовую ведомость;

   оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

   карточку счета;

   карточку счета по одному объекту аналитического учета;

   анализ счета (аналог главной книги);

   анализ счета по датам;

   анализ счета по объектам аналитического учета;

   анализ объекта аналитического учета по всем счетам;

   карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

   журнальный ордер.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того, данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме. Кроме того, программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов. Программа может быть полностью настроена бухгалтером на текущее законодательство и конкретные формы учета.

"1С" реализована для разных программных и аппаратных платформ: DOS, Windows, Windows 95, Macintosh (с начала 1996 г.), Power Macintosh (с лета 1996 г.). Существует несколько модификаций системы: базовая, профессиональная (для решения более сложных бухгалтерских задач), сетевая.

Из недостатков можно отметить:

      малые возможности базовой версии;

      довольно высокую цену при покупке всех необходимых модулей для автоматизации бухгалтерии среднего предприятия.

2.1 расчет экономической эффективности после внедрения

ПО 1С: «Бухгалтерия»

В бухгалтерии хлебозавода до внедрения програмного обеспечения работали 11 бухгалтеров:

      1 – главный бухгалтер с заработной платой 4000 рублей

      1 зам. Главного бух. С з/п 3500 рублей

      10 бухгалтеров распределены по участкам, их з/п составляет по 2700 рублей

      1 кассир с заработной платой 2000 рублей.

Затраты на мелкие материалы составляли в среднем 500 рублей за месяц (ручки, карандаши, калькуляторы, бумага, скрепки и т.п.)

После внедрения автоматизированной техники на предприятии – количество работников в бухгалтерии сократилось, осталось только 6 бухгалтеров по участкам (по учету ТМЦ, ОС, расчетов с покупателями и заказчиками и т.д.), у работников бухгалтерии заработная плата не изменилась.

Затраты на материалы теперь в среднем за месяц составляют:

      Канцелярские принадлежности + бланки документов – 60 руб.

      Картриджи для лазерных принтеров – 50 руб.

      Бумага для принтеров 2 пачки по цене 35 рублей за пачку.

Для обработки данных хлебозавод приобрел 9 компьютеров:

      Сервер для главного бухгалтера с процессором Intel Pentium-III 600E 256k FCPGA 133 по цене 3720 руб. + комплектующие: винчестер samsung 20Gb по цене 2760 руб., CD-ROM10x/40x за 1900 руб., дисковод FDD 3.5 по цене 300 рублей, модуль памяти DDR 256Mb PC2100 за 2050 рублей, монитор Sony E100 15’’ 105SF по цене 7100 руб., системная плата Giga-Byte Ga-61EM за 3300 руб. сетевой кабель (2 шт.) по цене 100 руб. каждый. Суммарная потребляемая мощность компьютера 620 Вт в час.

      8 компьютеров Intel Pentium  1000 по цене 2800 руб. каждый, + винчестер samsung 15 Gb за 2600 руб, модуль памяти DDR 128Mb PC2100 за 1550 руб., дисковод FDD 3.5 по цене 300 рублей, монитор Sony E100 14’’ 100SF по цене 5000 руб. системная плата Giga-Byte Ga-6VEM по цене 1980 руб. Потребляемая суммарная мощность  каждого компьютера 510 Вт в час.

Норма амортизации каждого компьютера, включая сервер 15%

      Для печати документов приобретено 5 принтеров: 1 Stylus Color 1160 A3 по цене 10100 руб. с потребляемой мощностью 140 Вт в час, и 4 – EPSON LX-300 по цене 6000 руб. с мощностью 120 Вт в час, норма амортизации 12%.

Стоимость 1 Квт/час 1,11 руб.

Общий годовой фонд работы сети:

На предприятии 8 часовой рабочий день, 5-дневная рабочая неделя, 52 раб. Недели в году. Для решения задач главного бухгалтера в среднем за месяц используется 45 часов времени сервера, для бухгалтерии – 70 часов рабочего времени. Остальное время общего фонда сервер поддерживает работу сети.

Для преодоления иных задач на компьютерах  рядовых бухгалтеров используется в среднем 140 часов времени каждого компьютера.

Для решения задач приобретен бухгалтерский пакет программы 1С «бухгалтерия», его стоимость 15000 рублей. Для обследования предприятия был приглашен один разработчик: он работал  50 часов, стоимость 1 часа работы – 70 рублей. Всю работу разработчик выполнил в срок.

За обучение персонала приглашенному специалисту было выплачено 1200 рублей

Но в течение первых 3 месяцев разработчик будет следить за ведением базы данных и консультировать работников бухгалтерии. Его заработная плата в месяц будет составлять 1000 рублей.

Расчеты:

Первый вариант.

Капитальных вложений не наблюдалось, то К1 = 0

Текущие затраты: С1 = Сз/п + Смат = 438 000 руб.

Второй вариант.

Капитальные вложения складываются из следующих показателей:

К2 = Квт + Кппп + Кпроек + Кобуч = 191970 руб.

Текущие затраты будут рассчитываться следующим образом:

С2 =Сз/п + Смат + С/амортизации/ + Сэл/эн = 349013 руб.

Сз/п = 30840 руб.

Смат = 2160 руб.

С/амортизации/ = 24367,5 руб.

Сэл/эн = 14085,6 руб.

Тогда годовая экономия  (∆С):

∆С = С1 – С2 = 438 000 – 349013 = 88987 руб.

А годовой экономический эффект будет составлять Эгод = 21797,5 руб., так как  Эгод = З1 – З2, где 31 = С1 = 438 000 руб.

                               З2 = С2 + К2*Ен = 4160202,5 руб.

Ен = 0,35  руб.      - нормативный коэффициент использования ВТ.

                        руб./год

Ен означает, что на каждый рубль капитальных вложений использование  ВТ приносит дополнительную экономию в размере 0,35 руб. в год.

Тогда Е расч. = С1 – С2  = 88987 руб./ 191970 руб. = 0,5 руб.

                           К2 – К1                                                     руб./год

Получили, что Ерасч > Ен на 0,15 руб.

                                                      руб./год

Что говорит о целесообразности внедрения универсальной бухгалтерской программы 1С: «Бухгалтерия» на нашем предприятии. Это позволит предприятию более слаженно и быстро работать, то есть повысится производительность труда и снизятся издержки производства за счет отлаженного и современного ведения складского учета кладовщиками и бухгалтерами. Так же модернизация работы бухгалтерии, от которой полностью зависит работа склада, позволит предприятию привлекать более широкие слои покупателей и заказчиков, так как отпуск ТМЦ со склада стал более современным и быстрым. А это позволит владельцам торговых точек более быстрыми темпами реализовывать свою продукцию. 

Далее необходимо рассчитать срок окупаемости затрат на приобретение ЭВМ:

Трасч = 1/ Ерасч = 2 года < Тн (Тн = 3 года) – это говорит о действительно выгодном вложении в новую технику, так как срок окупаемости затраченных на нее средств составил 2 года, что ниже нормативного срока – 3-ех лет.