Автоматизация складского учета

Справочник материально ответственных лиц содержит коды  и  наименования должностей МОЛ, а также их паспортные данные, домашний и рабочий телефоны. Данный справочник необходим для быстрого поиска ответственного лица за ту или иную материальную ценность. Хотя на предприятие есть и ответственные за рабочие помещения, но в примере мы остановимся на ответственных за материалы на складе.

Табл. 7

Структура справочника материально ответственных лиц

Отметим, что справочник МОЛ также необходим для отчетов в бухгалтерии о движение ТМЦ, при подсчете в конце смены остатков на складе, при проведении инвентаризации, а также при присвоении определенного кода ответственному лицу, ему при этом в отделе по заработной плате начисляется надбавка к его окладу, хотя для начисления заработной платы существует отдельные справочники.

То есть информация, содержащаяся в данном справочнике важна для многих производственных структур предприятия.

Рассмотрим справочник МОЛ на примере кладовщика склада готовой продукции при бараночном цехе.

Табл.7.1

Справочник материально ответственных лиц

Справочник отпускных цен содержит информацию о ценах, действующих на предприятии в момент запроса. Там находятся данные о ценах на изготавливаемые предприятием материальные ценности, то есть в нашем случае это хлебобулочные изделия, изделия кондитерского и вафельного цехов. В структуру справочника входят коды ТМЦ, их наименование, количество материалов на складе в момент запроса, а также единицы измерения и графу «цена за единицу изделия».

Справочник закупочных цен дает пользователям информацию о ценах на сырье поставщиков, с которыми работает предприятие. В структуру этого справочника входят лишь наименование и код поставщика, наименование и единицы измерения поставляемого им сырья или материала, и, конечно же, цену за единицу материала.

Справочная система норм расхода материалов информирует кладовщика и других пользователей о необходимом количестве расходуемого сырья для производства. Следовательно она должна содержать графы (поля) наименование сырья или материала, его код, единицу измерения, норму запаса сырья, перечень цехов, куда должно поставляться сырье и на конец норму расхода сырья для каждого цеха.

Следовательно, справочник цехов так же необходим для производства отчетов и для отдела ОТиЗ, но с выборкой данных по цехам, в нем должны содержаться все цеха, имеющиеся в данный момент на предприятии.

При вводе кода цеха в любой другой видеокадр АС производится обязательный автоматический контроль на его наличие в этом справочнике. При его отсутствии об этом выдается сообщение, и выполнение операции прекращается.

Повторный ввод одного и того же кода не допускается.

Справочник должностей содержит коды и наименования должностей, применяемых в объединении.

В справочнике категорий персонала должны содержаться все категории персонала (руководители, специалисты, рабочие и т. д.), которые:

      имеются в настоящее время на предприятии;

      образуются в ближайшее время.

При вводе кода категории персонала в любой другой видеокадр системы производится обязательный автоматический контроль на его наличие в этом справочнике. При его отсутствии об этом выдается сообщение, и выполнение операции прекращается.

Повторный ввод одного и того же кода также не допускается.

1.5  результатные документы

Так как тема курсовой работы затрагивает более конкретную сторону учета материалов на предприятие, то необходимо будет рассмотреть и спроектировать некоторые формы выходных документов по наличию и движению ТМЦ. При этом учтем, что важным элементом раскрытия темы буде прослеживание по документу выведения остатка на начало и конец месяца по конкретному виду ТМЦ. Для примера возьмем материал, который часто упоминался в работе, - это «Упаковка РК-11» с номенклатурным номером 10020270.

Выходная информация учета, контроля и анализа, формируется в виде выходных документов на машиночитаемом носителе, и должна оформляться в порядке, обеспечивающем юридическую силу указанных документов и соответствия их требованиям архивного хранения и документальных ревизий наравне с традиционными документами учета, контроля и анализа неисправностей.

Итак, для начала разберем результатные документы, применяемые на хлебозаводе.

      Для оперативного учета применяются реестры документов, где обобщается и формируется информация по приходу и расходу, а также внутренних перемещений ТМЦ.

      Для формирования затрат на производство применяются ведомости расхода материалов по различным затратам, а также ведомость учета отклонений от установленных норм расхода по причинам и виновникам.

      При учете расчетов с поставщиками ведутся ведомости расчета с поставщиками, ведомости выявления неотфактурованных поставок. Они ведутся с учетом кодов поставщиков.

      Для учета наличия и движения материалов ведутся следующие выходные (результатные документы): ведомость поступления материалов, оборотные ведомости материальных ценностей по участкам, ведомости движения ТМЦ в денежном выражении по предприятию. А содержащиеся данные в первичном документе – карточке складского учета - переносятся в похожую форму – ведомость учета остатков материалов на складе за определенный период. (Приложение 2 – формат А4).

1.6 проектирование документов на предприятии

Хорошая организация автоматизированного складского учета на предприятии невозможна без рационального проектирования входных и результатных документов. Так как заранее спроектированные формы бланков позволяет ускорить работу кладовщика и  бухгалтерии при слежении движения материалов и ТМЦ  на складах хлебозавода.

1.6.1 Проектирование первичного документа

Ранее мы давали характеристику первичным документам. Теперь необходимо спроектировать некоторые названные первичные документы. При этом следует отметить, что неотъемлемым первичным документом при организации складского учета является карточка складского учета (Приложение1). Этим документом оформляются все материалы, поступившие на склад и принятые кладовщиком.

Документ обязательно должен содержать название самого материала,  наименование поставщика, а также информацию о количестве, стоимости, единице измерения материала, сведения о сдавшем и принявшем материал лице, а также все необходимые коды. Плюс ко всему в карточке должна быть зафиксирована цена за единицу ТМЦ.

Табл.8