Автоматизация складского учета

1.3 Типовые формы первичных документов

На хлебозаводе применяются следующие типовые формы первичной документации по учету материалов:

1. Журнал учета поступающих грузов. (регистрация на основе транспортных документов).

2. Доверенность подотчетным лицом для получения ТМЦ, грузов (агент снабжения, экспедитор).

3. Журнал учета выданных доверенностей.

4. Приходный ордер (оформление ТМЦ на склад). Составляется в день поступления материалов на склад материально ответственным лицом.

5. Акт о приемке материальных ценностей (если есть какие-либо несоответствия: количество, нет документов, качество). Составляется вместо приходного ордера в двух экземплярах в присутствии представителя поставщика или другого незаинтересованного лица. Один экземпляр передается поставщику, один экземпляр - вместо приходного ордера.

6. Лимитно-заборная карта - для учета отпуска, расхода ПЗ. Это ограничение на ту часть ПЗ, которую следует выдать со склада кладовщиком цехам подразделениям и др.

7. Карточка складского учета (ведется на складе и составляется для каждого номенклатурного номера). Она является как входным, так и выходным документом на предприятии. (Приложение 1)

Кладовщик указывает:

- остаток ПЗ на начало месяца;

- приход;

- выдачу (расход);

- остаток на конец месяца.

8. Накладные перемещения ТМЦ на склад. (Приложение 3, 4)

              Приемка груза осуществляется в соответствии с инструкцией “О порядке приемки груза”. Если выявлено несоответствие, то комиссия составляет акт о приемке груза. Это основание для предъявления претензий. При автомобильных перевозках акт можно не составлять, а сделать отметку на транспортной накладной. На поступившие материалы получают расчетные документы, которые регистрируются в журнале учета поступивших грузов.

1.4 Справочные данные на предприятии

Эффективность работы предприятия как в целом, так и отдельно - на складе, во многом зависит от слаженной справочной системы, которая разрабатывается на предприятии в соответствии с  ее деятельностью. Данная справочная система должна помогать своим пользователям в работе, обеспечивая их необходимой информацией.

К организации справочников (баз данных) предъявляются такие общие требования как, обеспечение высокой скоростью обработки запросов, секретности, независимости (физической и логической) данных, безопасности и т.д. Кроме перечисленных требований, к справочной системе выдвигаются требования "прозрачности", т.е. независимость пользователей и программ от типа локальной вычислительной сети и применяемого сетевого программного обеспечения. А если выразиться более точно, то справочники должны выглядеть как распределенная структура БД.

Распределенная структура БД предполагает независимость конечных пользователей и программ от способа размещения информации на рабочих станциях сети, т.е. формулирование запросов к БД производится аналогично запросам к централизованной БД.

Так же необходим на предприятии и совместный доступ к данным, который подразумевает модификацию одних и тех же данных несколькими пользователями не нарушая ее целостности.

Доступ пользователей к РБД и администрирование осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных (СУРБД), которая обеспечивает выполнение следующих функций:

- автоматическое определение ЭВМ, хранящей требуемые в запросе данные;

- декомпозицию распределенных запросов на частные подзапросы к БД отдельных ЭВМ;

- планирование обработки запросов;

- передачу частных подзапросов и их исполнение на удаленных ЭВМ;

- прием результатов выполнения частных подзапросов;

- поддержание в согласованном состоянии копий дублированных данных на различных ЭВМ сети;

- управление параллельным доступом пользователей к РБД;

-         обеспечение целостности РБД.

Обработка информации по учету ТМЦ предусматривает использование постоянных данных,  к которым мы относим рассматриваемые справочники. В качестве постоянных данных на складе предприятия применяются следующие справочники:

      наличия материалов;

      поставщиков;

      материально ответственных лиц;

      закупочных цен;

      отпускных цен ТМЦ со склада;

      норм расхода сырья и других материалов;

      справочник производственных цехов;

Иногда служащие на складе обращаются к таким справочникам:

      справочник должностей;

      справочник категорий персонала и др.

Табл. 5

Структура справочника материалов

На каждый материал (ТМЦ) предприятия в базе данных «Материалы» можно будет найти по мере необходимости информацию  о каждом материале и произведенной продукции, имеющихся в наличие на складах хлебозавода. А также кладовщики, экспедиторы производственных цехов и другие лица, связанные с работой на складе могут в зависимости от ситуации вводить данные о поступивших ТМЦ в соответствующий справочник, который выглядит следующим образом:

Табл. 5.1

Здесь хотелось бы отметить, что графы стоимость и остаток являются постоянно изменяющимися, так как количество ТМЦ на складе постоянно меняется в зависимости от производственных нужд и соглашений предприятия с поставщиками. Поэтому на практике данные поля не всегда высвечиваются на экране монитора ПК, т. к. информация в них не всегда бывает востребована. Она может появляться только по желанию пользователя (работника). Основная же информация содержится в первых 4-ех колонках таблицы 5.1. также главное то, что в данной таблице не соблюден перечень материалов по порядковым номерам их номенклатурных номеров или кодов, как в БД самого хлебозавода.

Структура справочника поставщиков будет выглядеть более обширно, так как хлебозавод, как перерабатывающее предприятие должного уровня, имеет весьма большое количество поставщиков материалов и сырья. Нужно отметить, что некоторые данные периодически изменяются, например, по истечению срока договора с поставщиком – изменяется графа «основание поставок».

Табл. 6

Структура справочника поставщиков

Сам справочник выглядит так:

Табл. 6.1