В настоящее время действует Положение  о порядке проведения аттестации рабочих мест по условиям труда⁸ (далее - Положение), которое может применяться всеми работодателями (как организациями, так и индивидуальными предпринимателями) независимо от их организационно-правовой формы и сферы деятельности. Положением установлен порядок проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, оформления и использования ее результатов. Аттестация рабочих мест по условиям труда включает гигиеническую оценку существующих условий и характера труда, оценку травмобезопасности рабочих мест и обеспеченности работника средствами индивидуальной защиты, а также их эффективности.

     Работодатель  вправе провести аттестацию рабочих  мест самостоятельно (в этом случае создается аттестационная комиссия) или привлечь для ее проведения стороннюю специализированную организацию, имеющую разрешение органов Государственной экспертизы условий труда РФ на право проведения указанных работ.

     Аудитор проверяет – был ли проведен инструктаж персонала по охране труда.

     Основные  обязанности работодателя в части обеспечения безопасных условий труда следующие:

     - обучение работников безопасным  методам и приемам выполнения  работ;

     - инструктаж по охране труда;

     - стажировка на рабочем месте  и проверка знания требований  охраны труда, безопасных методов и приемов выполнения работ;

     - оказание первой помощи при  несчастных случаях на производстве;

     - недопущение к работе лиц, не  прошедших в установленном порядке  обучение и инструктаж по охране  труда, стажировку и проверку  знания требований охраны труда;

     - контроль за состоянием условий труда на рабочих местах и правильностью применения работниками средств индивидуальной и коллективной защиты.

     Кроме этого на основании ст. 225 ТК РФ все  работники, в том числе руководители организаций, а также работодатели - индивидуальные предприниматели обязаны проходить обучение по охране труда и проверку знания требований охраны труда.

     Согласно  п. 2.1.3 Порядка проведение инструктажа  включает ознакомление работников с имеющимися опасными или вредными производственными факторами, изучение требований охраны труда, содержащихся в локальных нормативных актах организации, инструкциях по охране труда, технической, эксплуатационной документации, а также применение безопасных методов и приемов выполнения работ. В инструктаж также может входить изучение правил пожарной безопасности. Инструктаж по охране труда завершается устной проверкой проводившим его лицом приобретенных работником знаний и навыков безопасных приемов работы.

     Проведение  инструктажа отражается в соответствующих  журналах регистрации проведения инструктажа с указанием даты его проведения и расшифровкой подписей инструктируемого и инструктирующего.

4. АУДИТ СОСТАВА  КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

 

     Необходимым свойством документа является его  юридическая сила, которая означает, что данный документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий.

     Во-первых, от того, насколько его создателями  соблюдены требования как в целом  к форме данного документа, так  и к отдельным элементам (реквизитам) этого документа. Такие требования определены в Государственном стандарте  Российской Федерации "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003)". Документы, оформленные с отступлением от требований данного Государственного стандарта, теряют юридическую значимость.

     Во-вторых, при создании ряда кадровых документов необходимо использовать унифицированные  формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата  России от 5 января 2004 г. № 1. В эти формы при необходимости можно вносить дополнительные реквизиты, однако при этом все реквизиты, изначально утвержденные Госкомстатом, должны оставаться без изменений (включая код, номер формы, наименование документа). Введенные изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распорядительными документами компании (приказами, распоряжениями).

     В-третьих, особенность кадровых документов заключается  в том, что помимо требований к их оформлению и удостоверению трудовое законодательство содержит также определенные требования к содержанию.

     Соответствие  документа всем указанным требованиям  и подлежит проверке в ходе аудита.

     Проверка  происходит следующим образом. Сначала  проверяется наличие каждого  из указанных в перечне документов. При проверке приказов по личному составу необходимо также убедиться в наличии документов-оснований к этим приказам. Зачастую указанные документы существуют только виртуально - ссылка на них в приказе есть, но сами документы кадровой службой не составляются.

     Следующим необходимым этапом является оценка оформления существующих документов на предмет их соответствия действующему законодательству. Проверяется как наличие в документе всех необходимых реквизитов, так и соблюдение требований к их оформлению. В частности, проверяется, заполнены ли все трафаретные поля, представляет ли собой текст приказа грамотно сформулированное предложение, правильно ли оформлена подпись и т.д. Проверяя приказ, опытный аудитор обязательно убедится в правильности указанного названия компании, посмотрит, имеет ли документ заголовок, выдержана ли в соответствии с УСОРД структура его текста и т.д.

     Если  при проверке документов аудитор  обнаруживает, что в унифицированную  форму были введены дополнительные реквизиты, он обязательно должен запросить  и проверить наличие организационно-распорядительного документа, которым было оформлено введение этих реквизитов. Для документов, с которыми работодатель в силу закона должен знакомить работников, в обязательном порядке проверяется отметка об ознакомлении работника.

     Критерии, по которым осуществляется проверка содержания документа, также зависят от его вида. Например, важнейшим (и практически единственным) критерием при проверке содержания приказов об увольнении работников будет указание причины и основания увольнения в точном соответствии с Трудовым кодексом РФ. Количество критериев проверки, по которым оценивается содержание трудового договора, будет намного большим:

     - указаны ли в договоре фамилия,  имя, отчество работника и наименование  работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших договор, ИНН работодателя;

     - есть ли сведения о документах, удостоверяющих личность работника;

     - присутствуют ли сведения о  представителе работодателя, подписавшем  трудовой договор, и указано  ли основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

     - указаны ли место и дата  заключения трудового договора;

     - указано ли правильно место  работы работника;

     - соответствует ли название должности  штатному расписанию, и - в необходимых  случаях - квалификационному справочнику;

     - указана ли в договоре дата  начала работы;

     - если заключен срочный договор,  оговорен ли в тексте срок  его действия, указаны ли обстоятельства (причины), послужившие основанием  заключения;

     - прописаны ли четко условия  оплаты труда, указан ли размер должностного оклада;

     - включено ли в договор условие  об обязательном социальном страховании  работника;

     - соответствуют ли дополнительные  условия, включенные в текст  договора, трудовому законодательству;

     - другие критерии, зависящие от  конкретной сферы деятельности организации, характера выполняемой работником работы, условий его труда и т.д.

     Как правило, перечень критериев, по которым  проверяется трудовой договор, корректируется окончательно на этапе диагностики, в ходе беседы с сотрудниками кадровой службы и заносится в специальный чек-лист, содержащий контрольный перечень вопросов, которые должен проверить аудитор. Такой чек-лист может быть составлен в форме перечня всех пунктов, по которым необходимо провести проверку.

     Аудитор обязательно документирует данные о проверке каждого вида и разновидности документов. Для этого он может использовать сводную таблицу, содержащую сведения обо всех проверенных документах, фрагмент которой приводится ниже (см. таблицу 1). 

Таблица 1 

Пример  фрагмента рабочего документа аудитора, содержащего информацию об обязательной кадровой документации компании. Информация об обязательной кадровой документации 

5.  ПРОВЕРКА ПРАВИЛЬНОСТИ ЗАКЛЮЧЕНИЯ ТРУДОВЫХ ДОГОВОРОВ С РАБОТНИКАМИ И ВЫПЛАТЫ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

 

     Аудитор должен проверить правильность заключения трудовых договоров с работниками.

     Трудовой  договор регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ).

     К договорам гражданско-правового характера относятся договор подряда, договор поручения, договор аренды, договор возмездного оказания услуг, договор комиссии, авторский договор и т.д. Отношения, оформленные подобными договорами, регулируются Гражданским кодексом РФ.

     Физическим  лицам, с которыми заключен трудовой договор, организация обязана ежемесячно выплачивать заработную плату согласно штатному расписанию.

     На  основании ст. 20 ТК РФ сторонами трудовых отношений являются работник и работодатель. Статья 56 ТК РФ определяет содержание трудового договора.

     Заключение  трудового договора допускается  с лицами, достигшими возраста шестнадцати лет.

     Трудовые  договоры могут заключаться на неопределенный или определенный срок (бессрочный и срочный договоры).

     Договор считается заключенным на неопределенный срок в двух случаях:

     1) если в трудовом договоре не  оговорен срок его действия;

     2) если в трудовом договоре, заключенном на определенный срок, отсутствуют достаточные к тому основания.

     На  основании ст. 58 ТК РФ срочный трудовой договор заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок (для замены временно отсутствующего работника, на время выполнения сезонных работ, для проведения срочных работ по предотвращению несчастных случаев, катастроф, аварий и др.).

     При заключении срочного трудового договора в обязательном порядке следует  указать причину (обстоятельство) для установления срока.

     Если  работник продолжает работу после истечения  срока трудового договора и ни одна из сторон не потребовала его  расторжения, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

     Согласно  ст. 70 ТК РФ соглашением сторон может  быть обусловлено испытание работника  для проверки его соответствия поручаемой работе. Это обстоятельство является одним из дополнительных условий при приеме на работу и обязательно фиксируется в трудовом договоре.