Аудит товарных операций

      Контролируя соблюдение правил количественной и  качественной приемки товаров, проверяют  правильность и своевременность  оформления актов на количественные и качественные расхождения.

     Аудит операций по поступлению  и оприходованию  товаров

     Если  товар находится в ненарушенной таре, то приемка проводится по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Аудиторская проверка товарных операций начинается с ознакомления с отделом бухгалтерского учета, занимающегося учетом операций связанных с поступлением и оприходованием товаров. На этом этапе устанавливается, кто ведет бухгалтерский учет движению ценностей (образование, бухгалтерский стаж, родственные связи); какими нормативными документами пользуется бухгалтер данного участка; кому подотчетен данный бухгалтер; кто его проверяет по исполняемой работе; наличие плана-схемы документооборота и альбома с перечнем и образцами заполненных первичных типовых документов; обоснованность, оптимальность и целесообразность выбора в учетной политике организационных, методических и технических аспектов по данному участку учета; наличие схем по поступлению и оприходованию товаров на счетах; какие методы внутреннего контроля используются (инвентаризация, документирование); соблюдаются ли сроки проведения инвентаризации товаров и порядок оформления результатов инвентаризации; следует убедиться в правильности оформления договоров о материальной ответственности с кладовщиками и другими ответственными лицами, которым переданы в подотчет ценности, наличие журналов регистрации документов (журнал регистрации счетов-фактур), приказов о постоянно действующей инвентаризационной комиссии. Сохранность товаров зависит от условий хранения, поэтому следующим этапом контроля является проверка состояния складского хозяйства в данной организации. Аудитор выясняет число и размещение складских помещений, условия хранения ценностей, обеспечение весоизмерительными приборами.

Следующим этапом проверки должна стать инвентаризация товаров. В зависимости от уровня внутреннего контроля определяется необходимость ее проведения.

До начала инвентаризации аудитор должен: составить  перечень подлежащих инвентаризации ценностей  и договориться с руководителем  проверяемой организации о создании комиссии.

Руководитель  создает соответствующее распоряжение (приказ) и вручает его текст членам инвентаризационной комиссии, а председателю комиссии передает контрольный пломбир. В состав инвентаризационной комиссии, кроме материально-ответственного лица, обычно включают представителей руководства предприятия, а также соответствующих специалистов и работников бухгалтерии. Присутствие при инвентаризации материально-ответственного лица обязательно.

Некоторые аудиторы делают ошибку, когда решают по какой-либо причине проводить  инвентаризацию в отсутствие материально-ответственного лица. Если в результате проверки будет установлена недостача товаров, ответственное лицо в этом случае может впоследствии оспорить результаты инвентаризации и оспорить факт недостачи.

Перед началом инвентаризации материально-ответственное  лицо составляет отчет по поступлению и отпуску товаров на дату начала инвентаризации в двух экземплярах. Один экземпляр передается в бухгалтерию предприятия, а другой – аудитору. С ответственного лица берется расписка в том, что все документы, относящиеся к движению товаров, сданы в бухгалтерию, и что никаких не оприходованных или не списанных на реализацию ценностей в их распоряжении нет.

Во время  инвентаризации аудитор должен: установить использовались ли складские помещения  по назначению; правильно ли складируются товары; проверить, отвечают ли складские помещения требованиям, как они охраняются; удостовериться в аккуратном проведении процедур инвентаризационной комиссии; потребовать пересчета, обмера, взвешивания товаров, если это необходимо; фиксировать результаты инвентаризации по каждому виду товаров в инвентаризационных описях, составляемых по месту нахождения (хранения) и по материально-ответственным лицам в единицах измерения принятых в учете.

     Если  при проверке на складе выявлены товары не принадлежащих предприятию, то на них составляется отдельная опись. А потом встречной проверкой выясняется, кому они принадлежат и почему хранятся на складе другой фирмы.

     При проверке также необходимо проверить  составляются ли сличительные ведомости  в бухгалтерии по товарам, по которым  выявлены отклонения от учетных данных (которые подписываются главным бухгалтером и материально-ответственным лицом); нужно получить от материально-ответственных лиц письменные объяснения о причинах выявленных недостач и излишков товарных ценностей; проверить правильность отражения в учете выявленных недостач или излишков ценностей.

     Таблица 11. Корреспонденция счетов по излишки и недостачи

№	Содержание  операций	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1	На оприходование  излишков выявленных при инвентаризации	41	91.1
2	На отражение  недостачи в учете: а) за счет виновных  б) если виновное лицо не установлено	94 73.2 94 91	41.1 94 41.1 94

Особое  внимание при проверке поступления  товаров следует обратить на расхождение  фактического наличия с наличием указанным в сопроводительных документах.

В случаях, когда при приемке товаров  выявлены расхождения по количеству и качеству, то приемка должна быть оформлена актами:

коммерческим  актом, если недостача или порча  произошла по вине транспортной организации (он составляется с участием представителя от транспортной организации);

приемным  актом, если недостача произошла  по вине поставщика, а также, если недостача  произошла по вине экспедитора.

Все акты должны быть составлены комиссией, которая  создается по распоряжению руководителя.

Поэтому аудитор при проверке должен обратить внимание на  правильность документального оформления недостач и отражение их в учете.

В учете  недостача по вине поставщика должна быть оформлена следующей бухгалтерской  проводкой: Д 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсч. 2 «Расчеты по претензиям» К 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

 Без  надлежащего оформления актов,  претензии не могут быть предъявлены  виновной стороне и не могут  быть признаны действительными,  а, следовательно, они не могут отражаться в учете за счет виновных лиц.

Зачастую  возникают ошибки в учете при  переоценке товарных ценностей. Поэтому  при проведении аудита следует обратить внимание на правильность переоценки товаров, в результате которой изменяется их продажная цена и порядок переоформления документов по переоценке, и их отражения в бухгалтерском учете.

Результаты  переоценки должны быть оформлены письмом-актом, где помимо наименования, количества и другой информации о товаре указывается  старая и новая цена, стоимость товаров в новых и старых ценах, сумма до оценки при повышении цен и сумма уценки при снижении цен. Результаты переоценки должны быть отражены на счете 14 «Переоценка материальных ценностей».

Особого внимания при проведении аудиторской  проверки оприходования товаров заслуживает правильность учета ценностей в розничной торговле (магазинах, палатках, лотках). В рознице товары должны учитываться в стоимостном выражении, кроме ювелирных изделий из золота, платины, серебра, драгоценных камней и других ценных товаров, которые должны учитываться по количеству, цене и сумме.

При проверке правильности установления розничных  цен, следует помнить, что на многие продовольственные товары существуют предельные размеры наценок, превышение которых ведет к взысканию с организации определенных штрафных санкций.

Из большого числа разнообразных ошибок, которые  выявляют аудиторы в ходе проверок операции связанных с поступлением и оприходованием товаров, к наиболее часто встречающимся относятся  следующие:

1. не проводится инвентаризация товаров;
2. не заключается договор о материальной ответственности с кладовщиком;
3. нарушается правильность оформления первичных документов по оприходованию товаров;
4. не проводится (или нерегулярно проводится) сверка данных по поступившим и оприходованным ценностям в бухгалтерии и на складах организации.

Работник  склада сверяет данные документов с  фактически пришедшим товаром. При  полном соответствии фактически пришедшего товара с документами, ОАО «“НТЦ ЭЛЕКТРОЭНЕРГЕТИКИ”» подписывает акт оказания транспортных услуг с ООО «Деловыми Линии» и накладную на отправку товара.

     Отражение поступления товара в бухгалтерском  учете показано в Таблице 12:

Таблица 12. Поступление товара

№ п/п	Хозяйственная операция	Дебет	Кредит	Сумму, руб.
1	Отражена себестоимость товара	41.1	60	23868,76
2	Учтен НДС	19	60	4296,38
3	Произведена оплата поставщику за товары	60	51	28165,14
4	Учтены расходы  на транспортные услуги	44	76	2106,78
5	Учтен НДС с  транспортных услуг	19	76	379,22
6	Произведена оплата за транспортные услуги	76	51	2486
7	НДС к возмещению	68	19	4675,6

 

Правила и сроки приемки товаров, и их документальное оформление определяется техническими условиями, договорами поставки или купли-продажи.

Аудит операций по реализации и списанию товаров  с материально- ответственных лиц

     При выражении мнения о достоверности  учета товарных операций особенно тщательно  аудитор должен изучить операции связанные с реализацией товаров  и списанием их с материально-ответственных  лиц.

Проверку  целесообразно начать с проверки договоров на наличие печатей, подписей руководителей, обязательных реквизитов и существенных условий сделки. Исходя из данных, полученных при изучении договоров заключенных между поставщиком и покупателями, аудитор должен установить момент перехода права собственности на товар.

Особое  внимание следует также обратить на правильности оформления первичных  документов. К ним относятся: накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры  выставленные покупателям и другие документы. Их необходимо проверить  на наличие порядковых номеров и дат выписки; наименования, адреса и ИНН покупателя; печатей, подписей и других реквизитов.

После тщательной проверки этих документов аудитор должен определить, отпускались  ли товары покупателям без взвешивания, обмера, пересчета или без испытания их качества. Не редко подобные нарушения приводят к образованию скрытых от учета излишков товаров.

Важным  при проведении аудита является проверка Книги продаж. Аудитор должен убедиться, что все счета-фактуры зарегистрированы в том налоговом периоде, в котором возникло налоговое обязательство, и что оформление Книги продаж соответствует требованиям установленным законодательством.

Особое  внимание аудитору при проверке следует  обратить на правильность оценки товаров  при их списании с материально-ответственных лиц. Стоимость отпущенным покупателям ценностей законодательством разрешается определять одним из следующим вариантов метода оценки товаров:

• по средней себестоимости;
• по себестоимости первых по времени закупок- ФИФО;
• по себестоимости единицы приобретения товаров.

  Из  указанных вариантов оценки организация  выбирает один в учетной политике  самостоятельно. Поэтому аудитору  необходимо проверить обоснованность, полезность для управления и  правильность использования выбранного  в учетной политике варианта оценки товаров. Для того чтобы проверить правильность оценки списанных товаров, аудитор должен самостоятельно сделать расчет за любой период и сравнить свои данными с расчетами представленными бухгалтером.