Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками

Общество может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные  права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Оно имеет  открытый в установленном порядке  банковский счет на территории Российской Федерации и круглую гербовую печать, содержащую полное фирменное  наименование на русском языке, адрес, ИНН и КПП Общества.

Функции высшего органа управления ООО «ТК Альфа» осуществляет общее  собрание участников Общества в количестве трех человек.

Основной деятельностью  общества является сдача в аренду собственных нежилых помещений. Общая сдаваемая в аренду площадь  составляет 1412172 квадратных метров. На этой площади расположены сдаваемые объекты. Объектами в данном случае являются:

1) здание торгового комплекса,  в котором находятся помещения  сдаваемые арендаторам для осуществления  в них торговой деятельности;

2)  здание, сдаваемое под  офисные помещения;

3) здание Ангары в нем  сдаются помещения для складирования  имущества, требующего особых  условий хранения (с холодильным  оборудованием);

4) Швейный корпус –  сдается под производство;

5) ОГМ – сдается под  обычные складские помещения  (без электричества);

6) Территория – на ней  располагается платная стоянка.

Все представленные выше помещения  и территория ООО «ТК Альфа» в  настоящее сданы в аренду на 55% всей сдаваемой площади.

Среднесписочная численность  работников предприятия составляет 58 человек.

Расходы на заработную плату  составили 3480 т.р.

Среднегодовая стоимость  основных фондов в 2006 году составила 25316 т. р.

Расходы на налоги и другие нужды предприятия составили 2746 т.р.

 

2.2. Отчетность  по уровням управления в ООО  «ТК Альфа».

Организационная структура  ООО «ТК Альфа» представлена на рис. 1. Она жестко централизованна и состоит из отделов, возглавляемых директорами, которые подчиняются непосредственно генеральному директору предприятия. Отделы координируют работу обслуживающего персонала сдаваемых помещений. В процессе функционирования организации все отделы контактируют друг с другом.

Рис. 1. Организационная структура ООО «ТК Альфа».

 

 

 

Обеспечение предприятия  хозяйственными товарами и материалами  на текущий и капитальный ремонт осуществляется отделом закупок  и частично другими отделами. Однако даже в условиях централизованной структуры  управления оперативная бухгалтерская  информация, необходимая для принятия решений по закупкам, отсутствует. Информация от отделов передается ежедекадно, т.е. с недельным опозданием, когда  она лишается актуальности. 

Решение о приобретении какого-либо имущества принимается комитетом  по инвестициям, в состав которого входят руководитель предприятия, главный  бухгалтер и руководитель того отдела, которому предназначается новое  основное средство. Рассмотрение вопроса  об осуществлении инвестиций в основное средство (на сумму свыше рублевого эквивалента 2000 дол. США) осуществляется комитетом по инвестициям исходя из соответствующих статей годового бюджета фирмы. Директорам отделов предоставляется лишь право самостоятельного приобретения малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

Бухгалтерская служба предприятия  представлена четырьмя группами учета (Табл. 2), которые обрабатывают поступающую финансовую информацию и взаимодействуют с другими отделами предприятия. В настоящее время ООО «ТК  Альфа» применяет централизованную систему бухгалтерского учета, используя компьютерную программу 1С Предприятие, версию 8 в соответствии с законодательством и заявленной учетной политикой. Ранее система была децентрализована и велась без использования специальных бухгалтерских программ, за исключением участков учета заработной платы и основных средств, что облегчало работу лишь на этих участках. Ввиду того, что бухгалтерский учет в разных отделах аренды достаточно сложен, его автоматизация позволила избежать авралов, имевшихся ранее при формировании отчетности. Изначально же программное обеспечение создавалось для ведения на предприятии финансового учета и составления достоверной финансовой отчетности. Действительно, существующая ныне система позволяет точно, быстро и экономично обобщать бухгалтерскую информацию в соответствии с действующим законодательством и представлять ее заинтересованным внешним пользователям. Однако она не приспособлена для решения задач по оценке деятельности отдельных сегментов бизнеса (отделов) и координации их деятельности.

 

Таблица 2. Структура бухгалтерии ООО «ТК Альфа».

Должность	Функции
Главный бухгалтер	Общий контроль. Направление использования  валютных и рублевых денежных средств.
Ведущий специалист по налогам	Составление бухгалтерской отчетности. Контроль.
Банковская группа
Старший бухгалтер	Веление счета корпоративной карты. Оформление представительских расходов, выписка  счетов-фактур, учет дебиторской задолженности.
Оператор	Подготовка  и оформление платежных поручений. Поездки в банк.
Бухгалтер	Учет  основных средств, материалов. Учет износа имущества и списания материалов.
Группа начисления заработной платы и учета наличных средств
Старший бухгалтер	Контроль  правильности расчета заработной платы. Проверка табелей.
Бухгалтер	Расчет  заработной платы и пособий, подоходного  налога и пенсионных взносов. Расчет отчислений с ФОТ по внебюджетным платежам и налогам.
Бухгалтер-кассир	Видение кассы предприятия, прием арендных платежей и перевод кассовых отчетов  отделов в электронную форму. Работа с авансовыми отчетами, перевод  их в электронную форму. Подготовка информации по статьям расходов из авансовых отчетов.
Арендная группа
Ведущий специалист	Перевод отчетов в электронную форму.
Бухгалтер	Учет  движения свободных помещений, заключение договоров на аренду.
Бухгалтер	Расчет  и оформление пени за несвоевременную  оплату аренды.

 

В ООО «ТК Альфа» бухгалтерский учет осуществляется по общепринятой системе, в условиях единого счетного плана для ведения финансового и управленческого учета. Например, для покупки материалов из кассы выдаются денежные средства в подотчет (Дт 71 Кт 50), а затем купленные материалы приходуются соответственно авансовому отчету (Дт 10 Кт 71).  Арендная плата, получаемая бухгалтером-кассиром (Дт 50 Кт 60.2) и накапливаемая в течение рабочего дня сдается в банк (Кт 50 Дт 51) с помощью инкассаторов. Таким образом, проводятся и представительские расходы, и расходы на ремонт сторонними организациями и т.д.   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Отчетность  по сегментам бизнеса в ООО  «ТК Альфа».

Цель создания системы  сегментарного учета и отчетности в организации – это обеспечение  собственников и менеджеров всех уровней управления полной, оперативной  и достоверной информацией о  деятельности структурных подразделений  для анализа и принятия грамотных  управленческих решений. Эту информацию не может предоставить система финансового  учета. Постановка же сегментарного  учета, кроме того, позволяет усовершенствовать  существующий в настоящее время  на предприятии документооборот, оптимизировать показатели деятельности, как отдельных  центров ответственности, так и  предприятия в целом, и как  следствие – повысить прибыль ООО «ТК Альфа».

На предприятии сформирована децентрализованная структура управления с выделением центров ответственности. Последние в свою очередь подразделяются на центры прибыли и центры затрат. Децентрализованная структура управления ООО «ТК Альфа»  представлена в схеме 1.

При этом, как видно на схеме, в качестве центров прибыли  выступают арендуемые заказчиками  помещения, а офис администрации  является центром затрат. Управленческая информация по центрам прибыли имеет  преимущественный характер, поскольку  от регулирования деятельности этих центров зависит финансовое состояние  организации.

Центры прибыли не только покрывают расходы организации  в целом, но и обеспечивают ей прибыль.

По центрам ответственности (одновременно являющимися и местами  возникновения затрат) осуществляется управленческий учет и контроль (нормирование, планирование и учет затрат обращения). Ответственность за результаты деятельности центров ответственности возлагается  на директоров отделов. Работа сформированных центров ответственности контролируется советом директоров.

Схема 1.  Децентрализованная структура управления ООО «ТК Альфа»

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Специалисты и директора  отделов на основании управленческой информации принимают решения в  рамках должностных полномочий. Вопросы  выходящие за пределы их компетенции, решаются генеральным директором самостоятельно или на совете директоров отделов.

Заседание совета директоров может проводиться в двух вариантах:

• открытое совещание директоров отделов в полном составе;
• собрание директоров некоторых отделов.

Это зависит от поставленного  вопроса. Например, директор отдела аренды территории, проанализировав поток  арендаторов территории за последнюю  неделю, установил факт резкого сокращения арендаторов на своем участке. Из информации полученной от директора  территории, выяснилось, что в непосредственной близости от нее открылась новая  платная стоянка. В данном случае необходима выработка определенной стратегии, направленной на возвращение  прежних пользователей территории ООО «ТК Альфа» и избежание в дальнейшем подобных ситуаций. Поэтому возможно проведение открытого совещания во главе с генеральным директором ООО «ТК Альфа».

При частных вопросах, касающихся, например, кадровых изменений руководящего состава в комплексе, офисах, ангарах, швейном корпусе, ОГМ и на территории, генеральный директор для решения  вопроса может ограничиться мнением  отдела кадров.

С офисом ситуация выглядит иначе. Ответственность за результаты работы этого центра ответственности  возложена на главного бухгалтера предприятия. Он осуществляет непосредственный контроль за местами возникновения затрат в офисе, а поскольку каждый отдел  является местом возникновения затрат, все директора отделов по требованию главного бухгалтера предоставляют  объяснения по причинам любых отклонений от установленных норм, которые закреплены в бюджете предприятия, утвержденном на совете директоров отделов. Сведения об отклонениях, выходящих за рамки  допустимых, представляются генеральному директору.      

С вводом в действие системы  управленческого учета появилась  возможность планировать затраты  и доходы центров ответственности  и, как следствие, разрабатывать  ценовую политику сегментов бизнеса, выявлять отклонения фактических показателей от плановых, устанавливать их причины. (Табл.3).

Данные таблицы говорят  о том, что изо всех сегментов  организации большая часть выручки (446,5 т. р.) приходится на торговый комплекс и на него же уходит большая часть  расходов организации (129,94 т.р.) -  это  связанно с тем, что торговые площади  очень сильно востребованы и соответственно имеют высокую цену. А самую  маленькую выручку организации  приносит платная стоянка, так как  организация расположена в частном  секторе города (у местных жителей  есть свои стоянки во дворах, а приезжие не все могут позволить себе оплатить место на стоянке).

Таблица 3.

Отчет о финансовых результатах ООО «ТК Альфа» и ее сегментов, тыс. руб.

Показатели	Сегменты, сдающие в аренду помещения						Итого
	Комплекс	Офисы	Ангары	Швейный корпус	ОГМ	Территория
Выручка	446,5	348,15	131,25	164,25	98,35	54,6	1243,1
Расходы сегментов	129,94	78,4	58,7	74,23	33,0	15,4	389,67
Финансовый  результат сегментов	316,56	269,75	72,55	90,02	65035	39,2	853,43
Нераспределенные (административные) расходы	-	-	-	-	-	-	218,0
Финансовый  результат организации	-	-	-	-	-	-	635,43

 

Также по таблице мы можем  увидеть, что выручка каждого  сегмента полностью покрывает его  расходы, что соответственно приводит к прибыли сегмента.  Из суммы  прибыли всех сегментов на покрытие административных расходов уходит 218 т.р. после чего остается прибыль всей организации в размере 635,43 т.р.

Таким образом, можно сделать  заключение, что система сегментарного  учета и отчетности в ООО «ТК Альфа» является важным звеном, которое объединяет работу всех сегментов бизнеса этой организации для достижения одной общей цели – роста ее финансовой стабильности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

Каждое предприятие стремится  управлять своими затратами и  результатами своей деятельности, чтобы  оптимизировать себестоимость выпускаемой продукции, работ, услуг, избежать непроизводительных расходов, увеличить свою прибыль. Для этого необходимо знать, где именно возникают затраты, какие конкретно затраты и доходы возникают в том или ином структурном подразделении предприятия и кто несет ответственность за их появление. Но информации финансового учета для таких целей явно недостаточно. Ситуация особенно осложняется, если предприятие обладает децентрализованной организационной структурой, имеет филиалы, представительства, дочерние компании и зависимые общества. Удовлетворить информационные потребности внутрифирменного управления призван учет по центрам ответственности и местам возникновения затрат.