Аудит по управлению персоналом

Это создает  основу для определения организационной  структуры компании, которая должна быть сформирована таким образом, чтобы  обеспечивать наиболее эффективное  выполнение поставленных задач. Решение  вопроса, каким образом будет  разделена ответственность и, что  еще важнее, власть, должно быть определено на самой ранней стадии развития фирмы. В организационной схеме находит  отражение стратегия и методы бизнеса.

Организационная структура фирм (наличие, функции  и состав структурных подразделений) сильно зависит от отраслевых особенностей деятельности фирмы, ее размера и  других объективных факторов (наличие  достаточно развитой производственной и транспортной инфраструктуры в месте расположения фирмы и т.д.). При допустимых с точки зрения содержания поставленной задачи упрощениях организационную структуру фирм любого профиля можно представить моделями достаточно общего вида, которые затем необходимо положить в основу оценок эффективности (действенности) в рамках данной фирмы механизма управления, а также принципов организации управления с точки зрения выделения структур, находящихся в линейном и функциональной подчинении руководства фирмы и ее подразделений.

Разумеется, обособление в рамках фирмы отдельных  структурных подразделений (независимо от их названия - цехи, отделы, филиалы  и т.п.) имеет смысл при:

·  достаточно большой численности работающих, при которой, эффективное управление их деятельностью из одного центра становится затруднительным;

·  и если персоналом фирмы выполняются работы различного технологического характера, что вынуждает организовать управление технологическими процессами специалистами различного профиля.

В современных  условиях, пожалуй, только торгово-посреднические фирмы (независимо от их размеров) могут  успешно функционировать в рамках лишь одного вида деятельности. Но и  в этом случае фирма, достигнув в  своем развитии определенных размеров, будет стремиться к сочетанию  розничной и оптовой торговли, выходу на прямые связи с изготовителями товаров, организации производственных процессов по доработке покупаемых изделий, сервисному обслуживанию клиентуры  и тому подобному развитию своей  деятельности в сопряженных с  основной сферах, т.е. к диверсификации, обеспечивающей возможности сокращения общих издержек, большую финансово-экономическую  устойчивость в условиях жесткой  конкуренции и в определенной мере трудно предсказуемых колебаний  рыночной конъюнктуры. Так, фирма, первоначально  специализирующаяся в области строительства  тех или иных объектов, постепенно в процессе своего развития будет  стремиться к созданию производств, обеспечивающих ее собственные потребности  в строительных материалах и конструкциях в тех пределах, пока издержки собственного производства таких материалов будут  ниже, чем затраты на их приобретение с учетом транспортной составляющей у сторонних поставщиков.

Фирма, специализирующаяся в области производства сельскохозяйственной продукции, как растениеводческой (овощи, ягоды и фрукты, крупяные культуры), так и животноводческой (мясо, молоко, шерсть), в целях снижения потерь при хранении продукции и уменьшения выручки от ее реализации в связи  с необходимостью пользоваться услугами посредников будет стремиться к  созданию собственных подразделений  первичной переработки сельскохозяйственного  сырья (мельницы, крупорушки, мясоперерабатывающие и молочные заводы (цехи)) и, наконец, к открытию фирменных магазинов, осуществляющих розничную и мелкооптовую торговлю своей продукцией.

Наиболее  общий принцип выживаемости фирмы  любого профиля гласит: фирма должна непрерывно развиваться, вкладывать значительную часть своих финансовых ресурсов в развитие и расширение производства. Остановка развития, застой неизбежно  приведут фирму к экономическому краху и ликвидации.

Из сказанного вытекает, что на любой стадии существования  фирмы в ее составе могут быть выделены подразделения, выполняющие  определенный круг функций. Если фирма  достаточно велика по своим размерам, то эти подразделения выделяют и  в организационном плане. Каждое в той или иной мере наделяется в этом случае административно-хозяйственной  самостоятельностью, т.е. правом принимать  и обеспечивать выполнение соответствующих  управленческих решений в пределах своей компетенции (прав и ответственности), определяемой для каждого подразделения  органом общего управления фирмой в  целом. В зависимости от размеров фирмы таким органом общего управления может быть индивидуальный владелец, наемный руководитель-менеджер, дирекция, правление и т.д.

Очевидно, что  в пределах фирмы достаточно больших  размеров целесообразно выделение  в ее структуре административно  и хозяйственно обособленных подразделений. Потребности обеспечения управленческих и информационных связей требуют  исследования на основе системного подхода. Все отделения фирмы могут  быть подразделены на осуществляющие непосредственно производственную деятельность, ради которой и создается  фирма, и подразделения, выполняющие  функции управления и обслуживания производственных подразделений.

Как производственные функции, так и функции обслуживания и управления будут выполняться  тем эффективнее, чем более специализированным является данное подразделение. Специализация  способствует в данном случае повышению  квалификации и скорейшему приобретению персоналом необходимых практических навыков, упрощает управление подразделением со стороны вышестоящего органа, поскольку  уменьшает разнообразие целей, которые  орган управления ставит перед управляемым  подразделением, и контроль за степенью их достижения. Однако степень специализации  подразделений фирмы должна быть ограничена разумными пределами  с учетом полной занятости работников, сокращения объемов передаваемой от исполнителя к исполнителю информации и снижения общей величины издержек фирмы.

Структура производственных подразделений фирмы также может строиться исходя из различных принципов специализации. Так каждое производственное подразделение может быть ориентировано на изготовление какого-то одного вида продукции. Такая структура называется предметно-специализированной. Преимущество такой организации в том, что управление производственными процессами в этом случае осуществляется в одном подразделении по всем стадиям производственного процесса, а недостатком - многообразие осуществляемых в рамках подразделения технологических процессов, что приводит к необходимости иметь в рамках каждого из производственных подразделений специалистов-технологов и др., функции которых могут быть весьма сходными, а степень загрузки каждого далеко не оптимальна. Аналогичное положение возможно и при решении задач загрузки оборудования, так как при предметной специализации в каждом подразделении может возникать потребность как в специальном оборудовании, ориентированном на выполнение узкого круга операций, так и в универсальном. С точки зрения интересов фирмы в целом, такая ситуация грозит распылением и недостаточно эффективным использованием имеющихся ресурсов.

Альтернативой предметной специализации при выборе организационной структуры производственных подразделений может служить  принцип технологической специализации. Для такой структуры характерным будет выделение подразделений по признаку однородности выполняемых технологических процессов (операций). По такому принципу на крупном машиностроительном заводе могут быть, например, организованы обладающие определенной административной самостоятельностью цехи: литейный, кузнечно-прессовый, механический (в котором производится механическая обработка отливок, поковок, штамповок и других деталей), сборочный, окраски и упаковки готовой продукции. Преимущества технологической специализации подразделений проявятся в действительности только при условии, если объем работ каждого из них будет достаточно велик.

В ряде случаев  наиболее целесообразной оказывается  смешанная организационная структура, в рамках которой сочетаются подразделения, выделенные как по технологическому, так и по предметному принципам. Например, на том же машиностроительном заводе с технологической специализацией цехов основного производства может быть образован и цех по производству товаров народного потребления, ориентированный главным образом на использование отходов, образующихся в основном производстве.

На практике могут встретиться и случаи, когда  организационная структура фирмы  ориентирована на обслуживание определенных групп клиентуры. Такая ситуация может быть характерной для крупных  торгово-посреднических фирм и торговых домов, а иногда и для промышленных многоотраслевых концернов, когда  производство в них ориентировано  на интересы совершенно различных групп  потребителей. Так, можно представить  себе ситуацию, когда организационная  структура органов управления фирмы  ориентирована на определенные сегменты рынка.

При использовании  такой модели организационно-управленческой структуры управление по производству бытовой техники будет ответственным  за решение всех вопросов, связанных  со снабжением производственными ресурсами, организацию производства техники  и ее приспособление к требованиям  конкретных групп потребителей. Отделы же по работе с государственными учреждениями и организациями рыночного сектора  будут отвечать за организацию маркетинга и сбыт продукции соответствующим  группам потребителей.

Разумеется, выбор той или иной разновидности  организационной структуры фирмы  целиком определяется ее спецификой. Так, для малых предприятий характерна наиболее простая структура, а иногда и отсутствие четко выделенных структурных  подразделений.

От вопросов, связанных с рассмотрением организационных  структур фирмы, следует отделять проблематику создания (выбора) организационных  схем управления, в которых производится распределение задач, прав и ответственности  между конкретными исполнителями.

Сложная, разветвленная  и многоступенчатая структура и  система управления фирмы выдвигает  перед ее высшим руководством одну из важнейших задач - оценку эффективности  функционирования как системы управления в целом, так и ее отдельных  относительно самостоятельных звеньев. Вышестоящее звено управления формулирует, как правило, в количественной форме (в виде показателей) набор подлежащих достижению целей. Оценка степени их достижения дается тем или иным методом, путем сравнения вектора целей  с вектором фактически достигнутых  результатов. Неодинаковая важность отдельных целей учитывается при помощи весовых коэффициентов (коэффициентов значимости), а экономическое содержание конкретных целей (увеличить прибыль, сократить потери от простоев) - при помощи оценок типа "лучше" или "хуже" (достигается учетом знаков при отклонениях фактических значений от эталонных).  

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИМЕРЫ ПРОЦЕДУР КОНТРОЛЯ КАЧЕСТВА ДЛЯ АУДИТОРСКОЙ  ФИРМЫ 

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ  ТРЕБОВАНИЯ

Политика

Персонал  фирмы должен придерживаться принципов независимости, честности, объективности, конфиденциальности и норм профессионального  поведения.

Процедуры

1. Назначить отдельное  лицо или группу лиц для осуществления руководства и разрешения вопросов, связанных с соблюдением принципов честности, объективности, независимости и конфиденциальности.

а) Определить обстоятельства, при которых было бы уместным документальное оформление принятых решений в отношении  упомянутых выше вопросов.

б) Требовать  проведения консультаций с авторитетными  источниками по мере необходимости.

2. Доводить до сведения  персонала всех уровней фирмы политику и процедуры, применяемые в отношении принципов независимости, честности, объективности, конфиденциальности и норм профессионального поведения.

а) Информировать  сотрудников о политике и процедурах аудиторской фирмы, а также о  том, что они должны знать таковые.

б) Придавать  особое значение независимости мышления в учебных программах, а также  в процессе надзора и проверки в ходе аудита.

в) Своевременно информировать персонал о тех  субъектах, по отношению к которым  применяется политика независимости.

- Составить  и вести в целях соблюдения  политики независимости список  клиентов фирмы и других субъектов  (аффилированных компаний клиента, материнских компаний, ассоциированных компаний и т.д.), по отношению к которым применяется политика независимости.

- Предоставить  данный список сотрудникам (включая  новых сотрудников фирмы или  ее подразделения) которым он  будет необходим для определения  ими своей независимости. 

- Установить  процедуры по уведомлению персонала  об изменениях в списке.

3. Следить за соблюдением  политики и процедур  фирмы в отношении принципов независимости, честности, объективности, конфиденциальности и норм профессионального поведения.

а) Получать, обычно ежегодно, от персонала фирмы  регулярные письменные заявления, подтверждающие, что:

- они ознакомлены  с политикой и процедурами  фирмы; 

- запрещенные  инвестиции не осуществляются  и не осуществлялись в течение  периода; 

- не существует  запрещенных отношений и не  осуществлялись операции, запрещенные  политикой фирмы. 

б) Возложить  ответственность за разрешение каких-либо исключительных ситуаций на лицо или  группу лиц с соответствующими полномочиями.

в) Возложить  ответственность за получение письменных заявлений и анализ документации, подтверждающей выполнение принципа независимости, на предмет ее полноты на лицо или  группу лиц с соответствующими полномочиями.