Аудит операций с товарно – материальными ценностями

     Основными источниками контроля являются; первичные  документы по движению товарно-материальных ценностей, данные регистров аналитического и синтетического учета, инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей, данные бухгалтерской и статистической отчетности.

     В обеспечении сохранности и рационального  использования товарно-материальных ценностей важное значение имеет  правильная организация складского хозяйства, в понятие которого входит наличие необходимых помещений  и емкостей для их хранения с набором  измерительных, учетных, противопожарных  и охранных средств. Поэтому при  осуществлении экономического контроля за состоянием хранения и сохранности  товарно-материальных ценностей в  первую очередь следует уделять  внимание организации складского хозяйства.

     Особые  контрольные функции в этом отношении  возложены на главного бухгалтера ЗАО  «Реммашсервис». При его непосредственном участии осуществляется вся организаторская  работа по подготовке мест хранения товарно-материальных ценностей, обеспечению их необходимыми весоизмерительными и противопожарными средствами и тарой, зачислению отдельных лиц на должности материально ответственных работников, инструктаж.

     С заведующим складом заключается  договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

     У заведующего осуществляющего хранение материальных ценностей имеются:

     - инструкции по приемке, хранению, отпуску и учету материальных  ценностей, утвержденные руководителем;

     - номенклатура-ценник материалов (товаров), находящихся в обращении на  складе;

     - список должностных лиц, которым  предоставлено право, затребовать  и разрешить отпуск материалов, с образцами их подписей;

     - список должностных лиц, которые  обязаны входить в состав комиссий  по приемке материальных ценностей;

     - список материалов (товаров), которые  должны приниматься при обязательном  участии комиссии;

     - график работы склада.

     Материалы на складе размещаются таким образом, чтобы обеспечить возможность быстрой  их приемки, отпуска и проверки наличия. В местах хранения каждого вида материала  прикреплены ярлыки, в которых  указывается наименование, номенклатурный номер, единица измерения и норма  запаса.

     На  выявление всех недостатков в  организации складского (учета) хозяйства, хранения и сохранности товарно-материальных ценностей направлен последующий  контроль за указанными операциями, основной формой которого являются документальные ревизии.

     В ходе этого устанавливают наличие  и состояние складских помещений  и других емкостей, предназначенных  для хранения соответствующих видов товарно-материальных ценностей, подъездных путей и околоскладских площадок, весоизмерительных приборов, противопожарных средств, охраны, хранения и складского учета. Проверку складских помещений и емкостей для хранения товарно-материальных ценностей рекомендуется проводить путем их осмотра.

     Аудиторы  устанавливают техническое состояние  тех или иных помещений (наличие  исправной крыши, стен, полов, остекленных  и огражденных оконных проемов, наружных и внутренних запоров на дверях и воротах, оборудование стеллажными  полками, закромами), необходимых весов, расчетных таблиц, мерной тары и  других измерительных приборов, а  также поддержание режима влажности, температуры и освещенности. При  этом обращают внимание на соблюдение действующего порядка клеймения  весов и других измерительных  приборов, обеспечения ими потребностей ревизуемого предприятия. 

     2.4. Проверка полноты оприходования ТМЦ 

     Важным  звеном организации систематического контроля за обоснованностью поступления  является предварительный и текущий  контроль за указанными операциями осуществляемый вышестоящими лицами.

     Текущий контроль осуществляется в процессе поступления и орприходования указанных  товарно-материальных ценностей путем  проверки товарно-транспортных накладных, счетов-фактур, других сопроводительных документов, их встречной сверки с  документами по оприходованию этих ценностей.

     Всестороннему изучению подлежат указанные операции при документальных ревизиях. Особое внимание следует обратить на обоснованность приобретения тех или иных ценностей, своевременность их оприходования  и эффективность использования. Необходимо выяснить соблюдается ли на предприятии порядок выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отчетности по их использованию.

     Своевременность оформления документов при приемке  и отпуску ценностей и записи в книги или - карточки складского учета проверяется при обследовании мест хранения товарно-материальных ценностей. При этом необходимо выяснить наличие  на складе неучтенных излишков, договоров (контрактов) и разовых сделок по поставщикам материальных ресурсов.

     Объектом  исследования аудиторско-ревизионных  проверок является оперативная и  служебная информация.

     На  проверяемом предприятии изучается  учет в журнале поступивших грузов по каждому поставщику об ассортименте и сроках поставки материальных ресурсов по договору (контракту) и проверяется  на основании документов фактически поступивший ассортимент материалов с указанием даты поступления. При  этом проверка достоверности приведенной  информации является важной деталью  аудита. Для этого информацию, содержащуюся в оперативном учете, сопоставляют с данными бухгалтерского учета.

     Выявить нарушавших условия договора (контракта) поставщиков позволяет достоверная  информация о выполнении договорных обязательств. При установлении факта  нарушения условий договора (контракта) к нарушителям предъявляются  штрафные и другие санкции. Если штрафные санкции небыли удовлетворены, следует  выяснить, не связано ли это с  пропуском исковой давности или  неправильным и неполным оформлением  исковых материалов через хозяйственные  суды и выявить конкретных виновников. Эту информацию можно получить при  изучении бухгалтерских регистров  по учету расчетов по претензиям на счете 63 "Расчеты по претензиям" и документов, на основании которых  отражены записи в этих регистрах, а  также материалов служебной переписки  по предъявленным претензиям.

     Регистры  синтетического и аналитического учета  по счетам, на которых собирается информация о наличии и движении ценностей (счет 15 "Заготовление и приобретение материалов", счет 16 "Отклонения в  стоимости материалов", счет 10 "Материалы" в разрезе субсчетов и прочие), отчеты материально ответственных  лиц с приложенными к ним первичными документами, регистры синтетического и аналитического учета расчетов с поставщиками и прочие регистры являются источниками проверки полноты  оприходования товарно-материальных ценностей.

     При проверке полноты и правильности оприходования покупных материальных ценностей устанавливают соответствие итоговых сумм, отраженных в ведомостях учета товарно-материальных ценностей  данным других учетных регистров.

     Поступившие товарно-материальные ценности иногда оформляют внутренними документами: сопроводительными документами  поставщиков с наложенными штампами получателя груза, приемными актами, приходными накладными и другими  документами, зависящими от принятого  порядка оформления груза.

     Внутренние  документы сверяются с сопроводительными  документами поставщиков при  проверке полноты оприходования  материальных ценностей. При этом проверяются  правильность составления актов  на расхождение в количестве и  качестве поступивших товарно-материальных ценностей и своевременность  предъявления претензий к поставщикам  или железнодорожной (транспортной) организации. Расхождения в количестве и качестве поступивших ценностей  могут образовываться за счет их присвоения и оформления подложных документов (актов) в целях сокрытия недостач или пересортиц товарно-материальных ценностей. Можно также обнаружить подлоги в сопроводительных документах поставщиков при оприходовании  материальных ценностей, такие как  изменения наименования отдельных  видов товарно-материальных ценностей  или их потребительских свойств (сортности, марки, артикула, размера, влажности  и прочие), завышение веса брутто, тары и другие нарушения. Поэтому при проверке документов на оприходование ценностей необходимо хорошо владеть экспертной оценкой документов. Сомнительные документы необходимо сверить с записями в отчетах материально ответственных лиц, проверить правильность бухгалтерских записей и произведенных записей в регистрах бухгалтерского учета, таких как накопительные ведомости, журналы-ордера. Если есть необходимость, производят встречную проверку с документами, находящимися у поставщиков товарно-материальных ценностей.

     При проверке полноты оприходования  ценностей изучают правильность их оценки, руководствуясь при этом Законом "О бухгалтерском учете  и отчетности".

     От  правильной организации и постановки синтетического и аналитического учета  зависит правильность оценки материальных ценностей. Следовательно, в ходе аудита, прежде всего, необходимо проверить  правильность учета на счете 10 "Материалы" в разрезе субсчетов и по каждому  наименованию материальных ценностей  в зависимости от их потребительских  свойств. Затем проверяется присвоение материальным ценностям номенклатурного  номера в зависимости от их потребительских  свойств и их запись в первичных  документах и складском учете. При  этом аудитор составляет следующую  вспомогательную ведомость (табл.1). 

     Таблица 1. Ведомость проверки правильности присвоения номенклатурного номера поступившим от поставщиков товарно-материальным ценностям

      Для обобщения информации о наличии  и движении принадлежащих организации  сырья, материалов, топлива, запасных частей, тары и других материальных ценностей  в ЗАО «Реммашсервис» используют синтетический счет 10 «Материалы». Этот счет активный, инвентарный. По дебету данного счета отражаются остатки материалов на начало и конец отчетного периода, и их поступление на склады (кладовые), а по кредиту - их выбытие (расход).

     Материалы учитываются на счете 10 «Материалы»  либо по фактической стоимости их приобретения (заготовления), либо по учетным  ценам. Фактическая стоимость приобретения (заготовления) материалов складывается из их стоимости по покупным ценам  и расходов по заготовке и доставке ценностей на предприятие

     На  счете 10 «Материалы» группировка  информации по видам материальных ценностей  осуществляется на субсчетах.

     К счету 10 «Материалы» открываются  следующие субсчета: 10-1 “Сырье и  материалы”; 10-2 “Покупные полуфабрикаты  и комплектующие изделия”; 10-3 “Топливо”; 10-4 “Тара и тарные материалы”; 10-5 “Запасные части”; 10-6 “Корма”; 10-7 “Семена и посадочный материал”; 10-8 “Строительные материалы”; 10-9 “Сырье, продукция и материалы, переданные в переработку на сторону”; 10-10 “Инвентарь и хозяйственные принадлежности”; 10-11 “Специальная одежда на складе”; 10-12 “Специальная одежда в эксплуатации”; 10-13 “Удобрения”; 10-14 “Средства защиты растений, животных и медикаменты”; 10-15 “Прочие материалы”.

     Счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» предназначен для обобщения информации о заготовлении и приобретении материальных ценностей, относящихся к оборотным средствам. Этот счет активный, операционный, калькуляционный. В дебет данного счета относится  покупная стоимость приобретенных  товарно-материальных ценностей. В  учете производятся записи по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и кредиту  счетов 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками» - при поступлении  материальных ценностей от поставщиков; 20 «Основное производство» - при поступлении материальных ценностей из основного производства; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - при приобретении материальных ценностей через подотчетных лиц и т. д.

     Суммы разницы между фактической себестоимостью приобретения материалов, учтенные по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и их стоимостью по учетным ценам, отраженная на кредите  счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», списываются  на счет 16 «Отклонение в стоимости  материалов».