Аудит на прикладі ТзОВ «Українська сірникова фабрика»

Розроблені програми навчання персоналу, які забезпечують обізнаність усіх працівників щодо їх посадових обов'язків, способи застосування на практиці отриманих знань, наявних навичок, а також програми підвищення кваліфікації.

На ТзОВ «Українська сірникова фабрика» немає жодної особи, яка б поєднувала три основні функції внутрішнього контролю:

• санкціонування;
• облік;
• збереження.

Тобто дотримано принцип поділу обов’язків. З метою уникання зловживань проводиться періодичний перерозподіл обов’язків, навчаються та заохочуються працівники, які мають необхідну кваліфікацію та допуск до визначених видів робіт.

Проводяться внутрішні перевірки, щоб робота одного співробітника контролювалася іншими. Здійснюється контроль за схоронністю майна, заснований головним чином на «системі доступу», що перешкоджає несанкціонованому проникненню в приміщення, де знаходяться сірники, переміщенню сірників з місць збереження, доступу до секретної інформації (яка наявна або в комп’ютерній системі, або в письмовому вигляді).

Здійснюється контроль за повнотою та точністю первинних документів, що забезпечує виконання тільки санкціонованих операцій, їх правильне відображення і виправлення в облікових реєстрах. Контроль за повнотою відображення передбачає послідовну нумерацію документів (накладних, замовлень, прибуткових ордерів на складі) і позначок на них, які показують, що документи складені на підставі відповідних розпоряджень. Як у ручній, так і в комп’ютеризованій системах використовується пакетна обробка, тобто обробка попередньо накопичених документів. Контроль за значними відхиленнями встановлюється перед початком обробки даних (підраховується контрольна сума). Відхилення підтверджуються після завершення введення даних у систему. Контроль за точністю містить перевірки на наявність виправлень і регулярне звірення фактичних показників із плановими. Організований нагляд за управлінською діяльністю та її аналіз. Ці операції виконуються послідовно і регулярно працівниками, які здійснюють контроль за діяльністю інших працівників.

На підприємстві ТзОВ «Українська  сірникова фабрика» виділяють 3 рівні управління з різним колом щоденних завдань та відповідно з різними видами виконуваних робіт.

Вищий рівень управлінського персоналу вирішує стратегічні задачі, пов’язані із загальним напрямом діяльності та розвитку підприємства. Управлінський персонал даного рівня визначає, яким буде економічний суб’єкт в майбутньому. Контроль за його діяльністю персонал вищого рівня здійснює на самому загальному рівні. Інформація, яку отримує вища адміністрація, в значному ступеню узагальнена, що пояснюються задачами управління та контролю персоналу даного рівня. До такого персоналу належить директор, заступники директора, головний бухгалтер.

Середній рівень управлінського персоналу зайнятий безпосередньою реалізацією тих задач розвитку діяльності економічного суб’єкту, які висуває його вищий управлінський персонал. Даний рівень управлінців (керівники цехів) здійснюють більш детальний контроль за поточною діяльністю з більш частою періодичністю. Відповідно інформація, необхідна для здійснення функцій управління та контролю середнім рівнем, носить більш детальний характер, і такий контроль здійснюється частіше. Рішення, що приймаються керівниками середньої ланки, більш прості та оперативні, так як приймаються в умовах меншої невизначеності та обмежуються задачами, поставленими керівниками вищих ланок.

Нижчий рівень управлінських працівників зайнятий вирішенням щоденних задач контролю та управління: щоденний контроль за нормами виробітку, кількістю бракованих упаковок, ефективністю обробки первинних документів. Такий контроль здійснюється керівниками окремих ділянок, бухгалтерами при первинній обробці інформації. Рішення, що приймаються на такому рівні, є легко програмованими, так як зазвичай визначені внутрішніми інструкціями економічного суб’єкта і не містять невизначеності.

Головний  інженер

Начальник цеху

Бухгалтерія

Головний  бухгалтер

Заступник гол. бухгалтера

Відділ

постачання

Начальник поставок та

транспорту

Склад

продукції

Завідуючий центральним складом

Плановий відділ

Головний  економіст

Економіст по праці

Відділ

збуту

Начальник збуту

Директор

Таким чином, організаційна структура  управління ТзОВ «Українська сірникова фабрика» (рис.2.1.2.) має здійснюватися з урахуванням того, що вона забезпечить кращі умови для досягнення організацією своїх цілей, підвищить ефективність управління нею. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.1.2. Організаційна структура управління

ТзОВ «Українська  сірникова фабрика»

Отже, кожний особа на підприємстві, що займає вищу посаду, тою чи іншою мірою, відповідно до своїх обов’язків і завдань, виконує внутрішній контроль, тобто контролює виконання обов’язків інших осіб, правильність і належне здійснення процесу виробництва, надання послуг, і за це несеться певною мірою відповідальність.

Система бухгалтерського  обліку. Її мета полягає у визначенні, накопиченні, класифікації, аналізі, реєстрації і представленні звітності про господарські операції і забезпеченні обліку наявних активів. Ефективна облікова система дає можливість адміністрації належним чином виконувати свої обов’язки з контролю, забезпечення схоронності ресурсів, представлення звітності й задоволення потреб чинного законодавства.

Система бухгалтерського  обліку складається з таких елементів:

1) Зміст облікової політики. Облікова політика – сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності. 04.04.2010 р. на ТзОВ «Українська сірникова фабрика» було створено наказ № 2 «Про облікову політику та організацію бухгалтерського обліку ТзОВ «Українська сірникова фабрика» на виконання вимог Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-14, затверджених Мінфіном України Положень (стандартів) бухгалтерського обліку. До наказу додається графік документообігу ТзОВ «Українська сірникова фабрика», робочий план рахунків бухгалтерського обліку, перелік і склад постійних загально виробничих витрат, перелік і склад змінних загально виробничих витрат, номенклатура калькуляційних статей витрат (додаток 1,2,3).

2) Форма бухгалтерського обліку – певна  система регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16 липня 1999 року № 996-XII. Згідно наказу № 1 «Про організацію бухгалтерського обліку і облікову політику підприємства», бухгалтерський облік ведеться за журнально-ордерною формою обліку з використанням журналів-ордерів, затверджених наказом Держкомлісгоспу України  № 127 від 15.11.2000 року та елементами комп’ютерної обробки даних.

3) Спосіб обробки облікової інформації. На підприємстві застосовують журнально-ордерну форму обліку (рис.2.1.3), сутність якої полягає в застосуванні журналів-ордерів і допоміжних відомостей, які є основними обліковими реєстрами. Журнали-ордери побудовані так, що в них нагромаджуються і підсумовуються дані для перенесення їх до звітних форм.

 Ефективна облікова система  повинна повністю відповідати  семи принципам її ведення  (реальність, повнота, оцінка, класифікація, санкціонування, своєчасність, підготовка  звітності). Ефективна система обліку  має забезпечувати:

• визначення та облік даних за всіма господарськими операціями;
• опис ходу господарських операцій з зазначенням детальної інформації, достатньої для складання фінансової звітності;
• визначення вартості господарських операцій, щоб у фінансових звітах відобразити її вартісний еквівалент;
• визначення часу проведення господарських операцій, щоб переконатись, що він відповідає тривалості періоду складання бухгалтерських документів;
• правильне відображення і видачу інформації, що міститься у фінансових звітах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.2.1.1. Схема  журнально-ордерної форми обліку, що застосовується ТзОВ «Українська сірникова  фабрика»

 

Процедури контролю. Здійснення контролю передбачає використання спеціальних процедур, до яких належать:

1. санкціонування господарських операцій;
2. розподіл прав, обов’язків відповідальності;
3. документування господарських операцій;
4. обмеження доступу до активів;
5. інвентаризація;
6. робочий план рахунків.

Санкціонування. Санкція (дозвіл) на здійснення господарської операції є обов’язковим реквізитом первинних документів, дозвіл надає керівник. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо, то безпосередньо після її закінчення. Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи. Головний бухгалтер на даному підприємстві наділений правом другого підпису.

Розподіл прав та обов’язків. Під час розподілу прав, обов'язків і відповідальності слід враховувати такі правила:

• розподіл відповідальності між різними особами чи підрозділами за виконання господарської операції, її запис (документування) і зберігання активів, що надійшли від операції;
• розподіл відповідальності за виконання різних етапів здійснення господарської операції;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                
• розподіл відповідальності під час ведення облікових реєстрів та складання звітності.

Документування господарських  операцій. Кожна операція, яка здійснюється на підприємстві обов’язково реєструється, вноситься в первинні документи, регістри, і кожен вид операції має вноситися у відповідний  документ, це невід’ємна частина ведення  бухгалтерського обліку. 

Первинні документи повинні  бути складені в момент здійснення операції або безпосередньо після  її закінчення.

Записи на первинних документах на підприємстві здійснюються тільки чорнилом темного кольору, пастою кулькової ручки, які забезпечують зберігання документів і запобігають внесенню несанкціонованих виправлень. Всі господарські операції, які проводяться на підприємстві протягом кожного місяця записані у Головній книзі підприємства.

Первинні документи підлягають обов’язковій перевірці працівниками бухгалтерії за формою та змістом , а саме наявність у документах обов’язкових реквізитів та відповідність господарської операції діючому законодавству, логічна ув’язка окремих показників.

Інвентаризація – це метод бухгалтерського  обліку, який служить для забезпечення відповідності облікових даних господарських засобів та їх фактичної наявності. З метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку і звітності в період з 1.Х1 по 20.Х1 поточного року ТзОВ «Українська сірникова фабрика» зобов’язане проводити  щорічну інвентаризацію майна і фінансових  зобов’язань у відповідності з ст.10 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» а також: Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків, затвердженою наказом Мінфіну від 11.08.94р. № 69, «Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні», затвердженим Правлінням НБУ від 15.12.04р. № 637 (додаток 3).

Також ТзОВ «Українська сірникова фабрика» встановлено терміни проведення інвентаризації:

для коштів у касі – щомісячно;

для незавершеного будівництва  – щомісячно;

для готової продукції, сировини, матеріалів – щоквартально;

товари і тара в роздрібній торгівлі – щоквартально;

для бланків суворої звітності  – щоквартально;

для об’єктів основних засобів, нематеріальних активів – щорічно;

для розрахунків з постачальниками, покупцями, іншими дебіторами і кредиторами – не рідше одного разу в рік;

для забезпечень – щорічно.

Робочий план рахунків. Згідно наказу №1»Про організацію бухгалтерського обліку і облікову політику підприємства» (додаток 3) було затверджено робочий план рахунків із веденими додатковими рахунками другого, третього, четвертого порядку. Дозволено головному бухгалтеру за потреби вводити нові субрахунки. Для узагальнення інформації про витрати використовувати тільки рахунки класу 9 «Витрати діяльності».