Аудит денежных средств

15. Производятся  ли записи в отчете кассира:  ежедневно или по мере накопления  документов?

16. Кроме  денежных средств в кассе хранятся  ли: бланки облигаций, акций, путевок  в д\о и санаторий?

17. По  движению валютных средств в  кассе составляются ли отдельные  отчеты?

18. Вся  ли сдается в банк выручка  поступившая в кассу?

19. Практикуется  ли получение денег от клиента,  работников за товары, услуги  другими лицами (минуя кассира)?

20. Нужны  ли две подписи на документах  отражающих выдачу денег из  кассы?

21. Практикуется  ли выдача денег из кассы  за одной подписью

(руководителя, главного бухгалтера)?

22. Разработана  ли (по дебету, кредиту счета 50) наиболее характерная корреспонденция  счетов хозяйственных операций, типичных для данного предприятия?

23. Сверяет  ли бухгалтер данные ведомости  по реализации материальных ценностей,  работ, услуг с данными денежных  средств, поступившими в кассу?

24. Датируется  ли приходные, расходные, кассовые  документы в журнале регистрации  по дате, указанных в них?

25. Сдает  ли кассир в бухгалтерию ежедневно  кассовые отчеты?

26. Проверить  операции по счету 57;

27. Проверить  оприходование сумм (остатков) на  счета в банке;

28. Проверить  операции по приобретению и  выдаче путевок (источник приобретения, невозмещаемая часть, полнота  объема поступления в кассу  средств за путевки);

29. Получить  перечень денежных документов  и сверить его с данными  главной книги.

Организация рабочего этапа проверки

Рабочий этап проверки кассовых операций может  быть совершен в такой последовательности:

1. инвентаризация кассы;
2. проверка правильности документального оформления операций;
3. проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;
4. аудиторская проверка правильности списания денег в расход;
5. проверка соблюдения кассовой дисциплины;
6. проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;
7. оформление результатов проверки.

Эти направления  позволяют получить аудиторские  доказательства по всем основным параметрам, предложенным в Федеральном стандарте  аудита № 5 «Аудиторские доказательства».

Для реализации общего плана аудита составляется Программа  аудита, в которой можно предусмотреть  более детальные направления  контроля и анализа за движением  наличных денежных средств в организации. В соответствии с Федеральным стандартом аудита № 3 «Планирование аудита» она может быть составлена в виде программы тестов средств контроля и аудиторских процедур по существу. Программы помогают выявить существенные недостатки, являясь составной частью рабочей документации аудита, способствуют документальному оформлению процесса аудита и его результатов.

Проверка  оформления первичных документов

При проведении аудита для достижения цели «достоверность»  необходимо уделить особое внимание правильному заполнению первичных  документов, наличию и подлинности  подписей (выполняется по возможности) получателей денег на расходных  кассовых ордерах. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем  и главным бухгалтером предприятия  или лицами, на это уполномоченными.

Документы должны быть четко и правильно  оформлены: без исправлений, с наличием расписок получателей, погашенные штампом  «Оплачено» с указанием даты. Проверяется  законность и обоснованность произведенных  из кассы выплат денежных средств. В  соответствии с Порядком ведения  кассовых операций выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской  получателя в расходном кассовом ордере, в оправдание расхода наличных денег по кассе не принимается. Эта  сумма считается недостачей и  подлежит взысканию с кассира. Кроме  того, выявляются факты подписи расходных  кассовых документов только одним руководителем  или главным бухгалтером. Большое  значение имеет корректность записей  в бухгалтерском учете, в особенности  факты исправления ошибок, связанных  с неправомерным отражением хозяйственной  операции на счетах бухгалтерского учета, приводящих к занижению или завышению  выручки от реализации.

Наличные  деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишками  кассы и зачисляются в доход  предприятия. Они могут также свидетельствовать о фактах неполного зачисления наличной выручки от контрагентов.

Кассир  в соответствии с действующим  законодательством несет полную материальную ответственность за сохранность  всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации. Договор  о полной материальной ответственности  должен быть заключен после издания  руководителем приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу. Однако на малых предприятиях обязанности  кассира может выполнять главный  бухгалтер или другой штатный  работник по письменному заключению руководителя и при обязательном условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.

Необходимо  обратить внимание на правильность ведения  кассовой книги и порядок составления  отчетов кассира. Кассовая книга  должна быть типовой формы, прошита, опечатана с указанием количеств  листов. При ручном варианте оформления кассовой книги нумерация листов в каждой книге может начинаться заново.

Проверка  регистров и форм отчетности

При проверке правильности отражения в бухгалтерском  балансе денежных средств и кассовой наличности как их составляющей аудитор  сопоставляет остатки денежных средств  на отчетную дату с кассовой книгой и первичными документами, а затем  с регистрами бухгалтерского учета  в форме журналов-ордеров или  заменяющих их карточек счета, далее  со счетами в Главной книге  и с балансовыми данными. Следует  учесть, что данные бухгалтерской  отчетности должны включать показатели деятельности всех филиалов и иных подразделений организации.

В соответствии в Указаниями о порядке составления  и представления бухгалтерской  отчетности (в ред. приказа Минфина  РФ от 31.12.2004 № 135н) показатель считается существенным, если его нераскрытие может повлиять на экономические решения заинтересованных пользователей, принимаемые на основе отчетной информации. Решение организацией вопроса, является ли данный показатель существенным, зависит от оценки показателя, его характера, конкретных обстоятельств возникновения. Организация может принять решение, когда существенной признается сумма, отношение которой к общему итогу соответствующих данных за отчетный год составляет не менее 5 %.

К счету 50 могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса  организации»;

50-2 «Операционная  касса»;

50-3 «Денежные  документы»; и др.

На субсчете 50-1 должны учитываться денежные средства в кассе организации. Если организация  производит кассовые операции с иностранной  валютой, то к счету 50 должны быть открыты  субсчета для обособленного учета  движения наличной иностранной валюты по каждому наименованию. Операции в кассовой книге отражаются как  в валюте платежа, так и в ее рублевом эквиваленте по курсу Банка  России на дату совершения операции.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» открывается  для учета наличия и движения денежных средств организациями  при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются  находящиеся в кассе организации  почтовые марки, марки государственной  пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются  на счете 50 в сумме фактических  затрат на приобретение. Аналитический  учет денежных документов должен быть организован по их видам.

Особенности компьютеризированного ведения  учета кассовых операций

В условиях автоматизированного ведения учета  кассовой книги нумерация должна быть сплошной с начала года. Кроме  того, должна производиться проверка правильности работы программных средств  обработки кассовых документов. Следует  помнить, что в договоре на аудиторские  услуги предусматривается согласие экономического субъекта на использование  базы данных. Наличие системы КОД  не освобождает экономический субъект  от обязанности документировать  в установленном порядке факты  хозяйственной жизни в целом  и операции с кассовой наличностью  в частности. Однако проведение аудитором  процедур в отношении копий компьютерных файлов возможно, если есть уверенность  в том, что они совпадают с  оригиналами. При проверке надежности средств внутреннего контроля в  системе КОД аудитор должен обратить внимание в том числе на возможность  изменения программного обеспечения  в части методов регистрации  первичной информации. Наиболее ценными считаются аудиторские доказательства, полученные аудитором непосредственно в результате исследования хозяйственных операций, самостоятельного анализа. Аудиторам предоставлено право проверить в полном объеме не только документацию, но и фактическое наличие любого имущества, денежных средств, ценных бумаг, материальных ценностей, а экономический субъект обязан создавать аудитору условия для своевременного и полного проведения проверки.

Проверка  правильности, своевременности и  полноты оприходования наличных денежных средств

Денежные  средства поступают в кассу предприятия  из банков в виде наличной выручки  от покупателей, от работников организации  в оплату каких-либо услуг по заявлениям, как остатки неиспользованных подотчетных  сумм и др.

Аудитор проверяет полноту и своевременность  оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег).Аудитор должен тщательно проверить полноту оприходования выручки от реализации продукции, товаров, работ. При этом следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами (счетами-фактурами).Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами между предприятиями считаются неоприходование и присвоение денежных средств, поступивших от различных физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков. Для выявления случаев присвоения денежных средств производится одновременная проверка операций по кассе и по банку, а также со счетами расчетов. Сплошной просмотр всех приложенных к отчету кассира за определенный день приходных и расходных кассовых ордеров позволяет выявить перечень документов, реквизиты которых не совпадают с журналом регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Данные факты отражаются в рабочей документации аудитора. Далее следует установить, все ли приходные и расходные кассовые ордера зарегистрированы в журналах регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; совпадают ли эти суммы с теми, которые указаны в журнале регистрации, каков источник поступления денежных средств, совпадают ли даты приема и выдачи денег по кассовым ордерам с датами их составления.

Недобросовестные  действия аудируемого лица возможны в результате недоброкачественного составления первичных кассовых документов. Арифметические ошибки в ведомостях и кассовых отчетах приводят к образованию искусственного излишка денег в кассе, для их выявления аудитор использует пересчет итогов всех кассовых отчетов и всех платежных ведомостей. Аудиторская практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с денежными выплатами работникам и подотчетными суммами. 

Инвентаризация  кассы

Одним из наиболее ценных источников получения  аудиторских доказательств служат результаты инвентаризации кассы, проведенной  совместно или самостоятельно аудитором. Инвентаризация средств в кассе  должна проводиться периодически по распоряжению руководителя организации  и перед составлением годового отчета не ранее 31 октября. Инвентаризация, осуществленная комиссией, назначенной руководителем, оформляется актом. Ее проводят в  присутствии кассира и главного бухгалтера организации. При наличии  нескольких касс аудитор опечатывает  их, чтобы нельзя было покрыть недостачу  денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир представляет для проверки последний кассовый отчет и документы  по операциям последнего дня, а также  дает расписку в том, что все приходные  и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или несписанных в расход денег.

Излишки средств приходуются как доход  предприятия (дебет счета 50, кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы»). Недостача  средств списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», с  которого затем списывается в  дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». По кредиту счетов 73 записи производятся в корреспонденции счетов денежных средств – на суммы внесенных  платежей; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – на суммы удержаний  из заработной платы. В случае отказа кассира погасить недостачу организация  имеет право подать исковое заявление  в судебные органы.

Результаты  инвентаризации оформляют актом, который  подписывают кассир и главный  бухгалтер организации. Акт служит письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.

Одновременно  с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств  и их соответствие предписанным нормам.