Учет и аудит денежных средств

ВВЕДЕНИЕ

       Организации (юридические лица), индивидуальные предприниматели осуществляя производственную и хозяйственную деятельность, вступают во взаимоотношения с другими организациями, работниками предприятия и отдельными лицами. Эти взаимоотношения основаны на различных денежных расчетах.

       Большинство операций, совершающихся в организациях, связано с денежными средствами – оплата коммунальных счетов, покупка и продажа основных средств, возникают обязательства перед поставщиками за полученные от них товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги, перед государственным бюджетом по отчислениям от прибыли, платежам в фонды, налоговым и неналоговым платежам, перед своими рабочими и служащими по заработной плате и другие. С другой стороны, сами организации предъявляют требования к абонентам, покупателям, заказчикам об оплате отгруженной им продукции, оказанных услуг и выполненных работ для возмещения произведенных затрат, выполнения своих обязательств и получения прибыли. Ежедневно в организации таких операций происходит огромное количество, и проверить правильно ли они осуществляются довольно сложно, из-за того что это займет во-первых, очень много времени, а во-вторых, нужно будет очень внимательно «перелопатить» большое количество документации.

        Все расчеты по выполнению обязательств и предъявлению требований осуществляются через учреждения банков. Расчеты наличными деньгами между организациями носят ограниченный характер и строго регламентированный.

       Денежные средства в организациях могут находиться в форме наличных денег в кассе, храниться в банке на расчетных счетах, на специальных счетах, а также, использоваться в виде аккредитивов, лимитированных и других чеков.

      Основные задачи контроля денежных средств, кассовых и банковских операций состоит в том, чтобы выявить состояние сохранности денежных средств, правильность и законность их использования, подлинность и достоверность совершения денежных операций, отраженных в бухгалтерском учете, соблюдение кассовой дисциплины, полноты оприходования, целевого использования и условий хранения денежных средств.

Аудит кассовых операций относится к наиболее важному звену в аудиторской проверке по нескольким причинам:

-    денежные средства принадлежат к числу наиболее подвижных и легко

      реализуемых активов (наиболее подвижный - наличные деньги);

    - денежные операции носят массовый и распространенный характер;

    -   подвижность денежных средств и массовость денежных операций делают

     этот участок хозяйственной деятельности предприятия наиболее

     уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.

Кассовые операции однообразны, методы и процедуры проверки достаточно просты, однако этот этап аудиторской проверки очень трудоемок из-за массового характера кассовых операций.

     Цель курсовой работы заключается в изучении и раскрытии порядка аудита денежных средств и денежных документов, а так же разработки мероприятий по совершенствованию методик аудита и учета денежных средств.

     Основными задачами данной работы являются:

-  ознакомление с нормативной, методической и учебной    литературой по теме

   работы;

-  рассмотреть порядок ведения аудита денежных средств;

- выработка конкретных мер и предложений по совершенствованию аудита   

  учета денежных операций в организации.
- определить сущность, цель и задачи аудита кассовых операций;
- изучить методику планирования проведения аудита кассовых операций;
- рассмотреть порядок проведения инвентаризации и организации работы 

кассы, проверку правильности документарного отражения кассовых операций и соблюдения порядка применения контрольно-кассовых машин при проведении аудита кассы;
- привести примеры типичных ошибок, выявляемых при аудите кассовых операций.
       Объектом курсовой работы является аудит кассовых операций, а предмет курсовой работы – постановка задач и план действий при проведении аудита кассовых операций.
       Для раскрытия исследуемой темы использована учебная литература, современные публикации в отечественной печати, нормативные документы, работы известных авторов Подольского В.И., Сотниковой Л.В. , Коваля И.Г., Кондракова Н.П., и др.


 

1.      ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АУДИТА КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

2.       

1.1. Сущность, цель и задачи аудита кассовых операций

   Аудит – независимая проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого лица в целях выражения мнения о достоверности такой отчетности. Аудит кассовых операций акцентирует своё внимание на соответствующем объекте бухгалтерского учёта. Кассовые операции, как объект бухгалтерского учёта, включают в себя операции по приему и выдаче денег из кассы предприятия.
     Целью аудита кассы и кассовых операций является проверка соблюдения предприятием действующего законодательства в сфере хранения денежной наличности, ведения и учета операций с денежной наличностью.
      В ходе аудита кассовых операций аудиторам следует решить следующие задачи:
- изучение фактического порядка документального оформления операций по приходу и расходу денежных средств, ведения кассовой книги, учета кассовых операций;
- проверка соблюдения кассовой дисциплины;
- ознакомление с условиями хранения наличных денег, ценных бумаг и других денежных документов в кассе.
     Вся информация о наличии и движении денежных средств в кассе собирается на счете 50 «Касса». К этому счету могут быть открыты следующие субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы» и др.
В практике большинства аудиторских фирм присутствует проверка кассовых операций и связанных с ними документов сплошным методом. Но вместе с этим следует отметить, что аудит кассовых операций не аналогичен ревизии кассы. Так, внезапные проверки касс являются прерогативой служб самого предприятия или ревизионных групп контролирующих органов, а не внешнего аудита (если только проведение ревизии не предусмотрено договором с предприятием). Не является целью внешнего аудита и определение лиц, виновных в выявленных нарушениях, аудиторы устанавливают только факт самого нарушения.
     Наконец, еще одним отличием аудиторской проверки от ревизии является то, что аудиторы не только выявляют недостатки в деятельности предприятия, но и по возможности дают свои рекомендации по улучшению работы. Вместе с тем, аудиторские фирмы, в соответствии с заключенными договорами, при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом, особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

 

1.2  . Нормативно-правовая база и источники информации

     При проведении проверки кассовых операций аудитор обязан руководствоваться нормативными документами, которыми являются в данном случае:
1. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 23.11.2009);
2. Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ (ред. от 17.07.2009) "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (принят ГД ФС РФ 25.04.2003) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2010);
3. Приказ Минфина РФ от 06.07.1999 N 43н (ред. от 18.09.2006) "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99)";
4. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010г.) "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению";
5. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 ( в ред. от 08.11.2010 г. "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств";
6.Положение о порядке ведения кассовых операций  с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ( утв. Банком России 12.10.2011г. № 373-П);

7. Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У (ред. от 28.04.2008) "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 05.07.2007 N 9757);
8. "Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30.12.2001 N 195-ФЗ (принят ГД ФС РФ 20.12.2001) (ред. от 09.03.2010);
9. "Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" (утв. Минфином РФ 30.08.1993 N 104) [12, C.25];

10. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности  в РФ утв. Приказом МФ РФ от 29.07.1998.г. № 34н;

11. Федеральный закон от 22.05.2003г. № 54-ФЗ (ред. от 27.06.2011 г.) « О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов»;

12. Постановление Правительства РФ от 23.07.2007 г. № 470 (ред. от 07.06.2008 г.) « Об утверждении Положения о регистрации и применении ККТ, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями.
     Движение денежных средств отражается в бухгалтерских регистрах и финансовой отчетности организации:
- журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 по учету кассовых операций;
- Главная книга;
- Баланс предприятия (ф. № 1) 2-й раздел актива;
- Отчет о движении денежных средств (ф. № 4).
     В целях проведения аудиторской проверки кассовых операций необходимо проверить и проанализировать следующие документы:
- Кассовая книга;
- Отчеты кассира;
- Приходные и расходные кассовые ордера (ПКО, РКО);
- Авансовые отчеты. Список подотчетных лиц;
- Выписки банка;
- Справка банка об установленном лимите остатка денег в кассе;
- Чековые книжки;
- Хозяйственные договоры (в том числе с банками);
- Договоры о материальной ответственности;
- Документы по ККМ;
- Книги кассира-операциониста ;
- Журнал (книга) регистрации ПКО и РКО;
- Журнал (книга) регистрации выданных доверенностей;
- Журнал (книга) регистрации депонированных сумм;
- Журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей;
- Приказы руководящего органа;
- Акты ревизии кассы, акты инвентаризации;
- Учетная политика в части документооборота.

 

1.3  .Методика планирования проведения аудита кассовых операций

    До заключения договора на аудиторскую проверку осуществляется предварительное планирование аудита, которое на практике часто называют предварительной экспертизой состояния дел клиента.
     На стадии планирования аудитор собирает, систематизирует и оценивает информацию о клиенте с целью разработки общей стратегии аудиторской проверки. На данном этапе аудитор получает информацию о финансово-экономической деятельности аудируемого лица, экономических предпосылках и условиях, менеджменте, финансовом состоянии, а также об особенностях бухгалтерского учета и внутреннего контроля организации. Затем полученная информация обрабатывается и оцениваются риски, присущие деятельности клиента. На основе этих данных аудитор формирует общий план и программу аудита.
     На стадии предварительного планирования необходимо выяснить следующие важные вопросы, в результате чего, можно будет определить, сколько аудиторов и на какой период требуется для проведения проверки кассовых операций организации:
1. Сколько касс в организации;
2. Имеет ли организация структурные подразделения и, как осуществляются расчеты с подразделениями в части выдачи заработной платы, сдачи наличности и т.п. Если организация имеет структурные подразделения, находящиеся в удаленных от головной организации местах, то передача денежных средств может осуществляться следующими способами:
- денежные средства перечисляются на счет в банке. Кассир структурного подразделения получает денежные средства и приходует их в кассу структурного подразделения.
- денежные средства для выплаты заработной платы перечисляются на банковские карточки работников структурного подразделения;
- денежные средства перевозятся уполномоченными лицами. В данном случае должна быть обеспечена надлежащая охрана, которая будет сопровождать уполномоченного представителя. Поскольку этот вариант не дает полной гарантии сохранности денежных средств его применение нецелесообразно.
- инкассация – перевоз денежных средств специальными организациями.
3. Ведется одна или несколько кассовых книг у организации и подразделений;
4. Какие операции проводятся через кассу (расчеты с подотчетными лицами, расчеты с персоналом по оплате труда, расчеты с покупателями и заказчиками, расчеты с поставщиками и подрядчиками и т.п.);
5. Сколько расчетных счетов у организации;
6. Осуществляются ли расчеты с использованием иностранных валют и сколько валютных счетов у организации;
После проведения предварительной экспертизы аудиторская организация определяет объем операций, осуществляемых по кассе организации, а затем метод проверки: сплошной или выборочный.
Аудиторская проверка кассовых операций может быть организована в такой последовательности:
1. инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств;
2. проверка наличия и качества составления внутренних распорядительных документов (учетная политика, право подписи первичных документов, перечень подотчетных лиц и т.п.);
3. проверка правильности документального оформления операций;
4. проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;
5. аудиторская проверка правильности списания денег;
6. проверка соблюдения кассовой дисциплины;
7. проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;
8. оформление результатов проверки [9, C.222].
      При составлении программы проверки следует оценить эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации. С помощью тестирования аудитор дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета в организации. Такое тестирование можно провести среди сотрудников организации, принимающих участие  в совершении операций с денежными средствами, например, бухгалтер по денежным средствам, кассир, главный бухгалтер, руководитель организации). О недостаточной эффективности внутреннего контроля могут свидетельствовать такие факты:
- отсутствие в организации постоянно действующей системы проведения внезапных ревизий (инвентаризаций) кассы;
- наличие признаков формального проведения ревизий кассы (например, одни и те же лица в ревизионной комиссии);
- отсутствие в организации приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок кассы;
- отсутствие в штате кассира, когда эти функции возложены на другого работника без письменного распоряжения руководителя организации;
- отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;
- предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам помимо руководителя организации и главного бухгалтера, не отраженное распоряжением руководителя организации.
Низкая оценка эффективности внутреннего контроля потребует увеличения объемов аудита и усиления внимания к данному участку проверки.

      Прежде чем начать проверку, аудитор собирает все документы, которые используются при ведении кассовых операций:

- кассовая книга;

- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств;

- журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

- отчеты кассира с приложенными первичными документами (приходными и расходными кассовыми ордерами, расчетно-платежными ведомостями, платежными ведомостями, квитанциями т.д.)

- сведения об открытых рублевых и валютных счетах предприятия;

- чековые денежные книжки;

- выписки банков по рублевым и валютным счетам с приложенными первичными документами (счетами, платежными поручениями, платежными требованиями, авизо и т.д.)

- акты инвентаризации наличных денежных средств, инвентаризационные описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности;

- учетные регистры ( схемы Аксенова, журналы-ордера, ведомости, Главная книга) по счетам 50,51,52,55,57 и др.

- Расчет на установление лимита остатка кассы;

- Приказ об учетной политике предприятия.

     Каждый из этих документов аудитору необходимо проверить детально.






 

2.      АУДИТОРСКАЯ ПРОВЕРКА КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

2.1. Инвентаризация и проверка организации работы кассы

     Первым делом аудитор выясняет, кто исполняет обязанности кассира в организации и заключен ли с ним договор о материальной ответственности. Далее он смотрит, как оборудовано помещение кассы, так как все правила должны быть соблюдены, ведь ненадлежащее оборудование кассы может привести к  порче ценностей, пожару, хищениям, что прямым образом повлияет на данные отчетности. Результаты проверки оборудования кассы аудитор оформляет рабочим документом, если в организации не одна касса, то придется провести проверку по каждой кассе и записать собранные данные в таблицу.

При проверке кассовых операций аудитору  потребуется информация из учетной политики предприятия. Ему нужно знать, как часто проводится инвентаризация кассы и внезапные ревизии. Аудитором закреплено право провести полную или частичную инвентаризацию кассы. Это условие заранее оговаривается с организацией – клиентом, если аудитор решает провести инвентаризацию, то руководитель издает приказ о проведении инвентаризации. Затем формируется комиссия, которая в назначенный день проводит инвентаризацию вместе с аудитором. Инвентаризация должна проходить в присутствии кассира и главного бухгалтера. Комиссия проверяет наличие документов по последнему отчету кассира и сопоставляет их с данными бухгалтерии. Порядок проведения инвентаризации кассы может быть следующим: при наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы предотвратить возможность доступа .
Одновременно с кассира берется расписка, что все приходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации кассы неоприходованных и несписанных в расход денег не имеется.  После этого следует пересчет денежных средств и других ценностей находящихся в кассе ( акции, марки, путевки, проездные билеты и др.).
      Если во время инвентаризации кассы имеются частично оплаченные платежные ведомости на выплату заработной платы, пособий и т.д., аудитор подсчитывает в них итог и выплаченную по ним сумму принимает к зачету, о чем делается отметка в акте.
После пересчета денег и других ценностей, хранящихся в кассе, полученный остаток сверяется с данными учета по кассовой книге.
Результаты инвентаризации оформляются составлением акта по унифицированной форме.
Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.
В случае выявления излишков или недостач денежных средств или денежных документов и других ценностей необходимо взять письменное объяснение у кассира. При выявлении крупной недостачи денежных средств аудитор может поставить вопрос перед руководителем предприятия об отстранении кассира от его обязанностей до окончания проверки.
Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности. Исходя из этого следует, проверить происходила ли замена кассира другим лицом в течение проверяемого периода и заключен ли договор с заменяющим кассира лицом договор о полной материальной ответственности.
      В организациях - субъектах малого предпринимательства не имеющих в штате должности кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности.
     Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой аудитору необходимо выяснить:
- обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы;
- имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф;
- застрахована ли касса организации;
- соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа).
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
     Деньги и другие ценности должны храниться в несгораемых металлических шкафах или в отдельных случаях - в обычных металлических. По окончании работы кассы они закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи и печать запрещается оставлять без присмотра, передавать посторонним лицам и изготавливать неучтенные их дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах хранятся у руководителя предприятия. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.
     При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.
Результаты проверки оборудования помещения кассы оформляются по установленной форме (Приложение 1).

2.2. Проверка правильности документарного отражения кассовых операций