Аудит денежных средств

     2.1.1 Аудит  кассовых операций 

     Проверка  кассовых операций - один из основных этапов проведения аудита в данном направлении. Через кассу проходят расчеты  наличными деньгами в компании: расчеты  с физическими лицами, выдача зарплаты, выдача подотчетных сумм и т.д. Согласно законодательству при работе с физическими  лицами и реализации своей продукции  за наличный расчет каждая касса должна быть оборудована в соответствующем  порядке контрольно-кассовой машиной (ККМ) и иметь соответствующую  документацию.

     В ходе проверки устанавливается соответствие всей кассовой документации требованиям  законодательства, а также проверяется  соблюдение лимита. Ввиду того, что  список документов, приравненных к  кассовым чекам довольно широк: путевки, квитанции, билеты, абонементы и другие бланки строгой отчетности, аудит  денежных средств в кассе один из самых трудоемких участков проверки.

     Аудит и анализ денежных средств любого предприятия проходит с помощью  специально составленного вопросника на определение состояния внутреннего контроля, что дает предварительную оценку соблюдения на предприятии внутренней дисциплины. Руководитель предприятия, главный бухгалтер и кассир несут ответственность за соблюдение порядка кассовых операций, поэтому аудитор опрашивает каждое ответственное лицо для составления мнения о правильности ведения кассовых расчетов.

     Качественно проведенный аудит операций с  денежными средствами способен повысить эффективность работы предприятия  за счет устранения существующих недочетов  и совершенствования системы  контроля над проведением всех финансовых мероприятий.

     При проверке правильности отражения в  бухгалтерском балансе денежных средств аудитор сопоставляет остатки  по денежным счетам в Главной книге  с балансовыми данными, а затем  с регистрами бухгалтерского учета.

     До  заключения договора на аудиторскую  проверку осуществляется предварительное  планирование аудита, которое на практике часто называют предварительной  экспертизой состояния дел клиента.

     На  стадии предварительного планирования необходимо выяснить следующие важные вопросы, в результате чего, можно  будет определить, какой период требуется  для проведения проверки кассовых операций организации:

     - Сколько касс в организации;

     - и имеет ли организация структурные  подразделения и, как

     осуществляются  расчеты с подразделениями в  части выдачи заработной платы, сдачи  наличности и т.п. Если организация  имеет структурные подразделения, находящиеся в удаленных от головной организации местах, то передача денежных средств может осуществляться следующими способами:

     - Денежные средства перечисляются  на счет в банке. Кассир структурного  подразделения получает денежные  средства и приходует их в  кассу структурного подразделения.

     - Денежные средства для выплаты  заработной платы перечисляются  на банковские карточки работников  структурного подразделения;

     - Денежные средства перевозятся  уполномоченными лицами. В данном  случае должна быть обеспечена  надлежащая охрана, которая будет  сопровождать уполномоченного представителя.  Поскольку этот вариант не  дает полной гарантии сохранности  денежных средств его применение  нецелесообразно.

     Ведется одна или несколько кассовых книг у организации и подразделений;

     Какие операции проводятся через кассу (расчеты  с подотчетными лицами, расчеты с  персоналом по оплате труда, расчеты  с покупателями и заказчиками, расчеты  с поставщиками и подрядчиками и  т.п.);

     Сколько расчетных счетов у организации;

     Осуществляются  ли расчеты с использованием иностранных  валют и сколько валютных счетов у организации;

     После проведения предварительной экспертизы, аудиторская организация определяет объем операций, осуществляемых по кассе организации, а затем метод  проверки: сплошной или выборочный.

     Аудит кассовых операций должен проводиться  в соответствии с разработанной  программой по следующим направлениям: проверка правильности документального  оформления операций по кассе; оценка полноты и своевременности оприходования  денежных средств; анализ правильности списания денежных средств в расход; проверка соблюдения кассовой дисциплины; выяснение правильности отражения кассовых операций в учете, соблюдение предприятием установленный лимит хранения наличных денег.

     По  желанию аудитора или директора  предприятия можно провести инвентаризацию. Инвентаризация должна проходить в  присутствии кассира и главного бухгалтера. Кассир должен составить  кассовый отчет. При инвентаризации кассы необходимо проверить: имеется  ли приказ о назначении кассира; заключен ли с кассиром договор о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы; соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ. ЦБ РФ от 5 января 1998г. № 14-П (ред. от 31.10.2002) После инвентаризации кассы аудитору необходимо проверить:

     - созданы ли условия, необходимые  для обеспечения сохранности  денежных средств при доставке  их из банка и при сдаче  в банк;

     - полноту и своевременность оприходования  денег, полученных по чекам;

     - правильность оформления приходных  и расходных кассовых ордеров,  кассовой книги, журнала регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров;

     - имеются ли подписи в получении  денег, для чего нужно выборочно проверить подписи в расходных ордерах и ведомостях на соответствие;

     - правильность ведения кассовой  книги и остатков денег по  ней;

     - наличие или отсутствие штампов  на кассовых документах (получено, оплачено);

     - соответствие фамилий в платежных  ведомостях фамилиям в других  документах;

     - соблюдается ли лимит хранения  наличных денег в кассе;

     - правильность выдачи денег по  доверенностям;

     - соблюден ли порядок регистрации  контрольно-кассовых машин в налоговых  органах.  

     2.1.2 Аудит учета денежных документов 

     В кассе могут храниться денежные документы. К ним относятся путевки  в санатории и дома отдыха, почтовые марки, проездные билеты, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие документы. Как уже было сказано, учет денежных документов ведется на субсчете 50-3 "Денежные документы", при этом аналитический учет ведется  по каждому виду денежных документов.

     Аудитору  необходимо проверить правильность учета денежных документов, правильность составления бухгалтерских проводок по счету 50-3 "Денежные документы" и записей в книге по учету  и движению денежных документов. Поступление  и списание денежных документов оформляется  кассовыми приходными и расходными документами и отражается в книге  по движению денежных документов. Кассир составляет отчет по движению денежных документов и сдает его главному бухгалтеру.

     Источники информации:

     - документы, подтверждающие оплату  за денежные документы (платежные  поручения, расходные кассовые  ордера);

     - описи оценочной стоимости денежных  документов;

     - денежные документы - авиабилеты, ж/д билеты и др;

     - учетный регистр, Главная книга.  

     2.2.3 Аудит операций по расчетным счетам 

     При аудиторской проверке банковских операций особое внимание обращается на соблюдение действующего законодательства при  их осуществлении. В соответствии с  действующим законодательством  организации обязаны хранить  свои денежные средства (сверх наличного  лимита) в обслуживающих учреждениях  банков. В Бухгалтерском учёте  для этого предусмотрен счёт 51 «Расчётный счёт».

     Порядок открытия и режим ведения банковских счетов, а также осуществления  операций, связанных с безналичными расчетами, регулируются специальными инструктивными указаниями Центрального банка России, а также нормами  ГК РФ.

     Самостоятельное регулирование банковских операций не допускается.

     Цели  проведения аудита по операциям на расчетном счете:

     -правильность  оформления расчетных документов  в банке; 

     -целесообразность  совершенных операций;

     -соответствие  перечисленных сумм кредиторской  задолженности или формам оплаты  согласно договору;

     - соответствие остатка денег на  расчетном счете с балансом  предприятия; 

     - правильность обобщения всех  хозяйственных операций на синтетических  и аналитических счетах и их  формирование в журнале-ордере  №2 и Главной книге. 

     Источники информации:

     - платежное поручение (кому перечислено);

     - платежное требование (был акцепт - оплата с согласия предприятия  или нет, целесообразность требования);

     - сводное платежное поручение  и требование-поручение; 

     - корешки чековой книжки на  получение наличных денег (своевременность  оприходования сумм, сумму, снятую  с расчетного счета);

     - журнал-ордер №2 (заполняется на  основании выписки и платежных  поручений - выписка выдается  банком, если есть движение на  расчетном счете);

     - главная книга (счет 51 - расчетный  счет: Дт - суммы, поступившие на расчетный счет, Дт 51-Кт 62 - расчеты с заказчиками, Дт 60-Кт 51 - оплата поставщикам).

     Прежде  всего аудитор устанавливает, сколько на предприятии имеется расчетных счетов, и при наличии нескольких таких счетов необходимо проверить, как ведется аналитический и синтетический учет по каждому из них.

     Основная  информация по расчетному счету содержится в банковских выписках и приложенных  к ним первичных документах. Аудитор  должен проверить, подтверждена ли каждая операция, отраженная в выписке, соответствующими первичными документами. Если в выписке  будут обнаружены подчистки и  не оговоренные в письменном виде исправления, нужно провести встречную  проверку в учреждении банка.

     При аудите операций по расчетному счету  аудитор также проверяет:

     - порядок ведения учетных регистров;

     - ведутся ли регистры синтетического  учета по каждому расчетному  счету, открытому в банке, составляется  ли сводный регистр;

     - своевременность отражения в  регистрах синтетического учета  операций по движению денежных  средств на расчетном счете;

     - производятся ли записи в учетные  регистры по каждой выписке  банка.

     В начале проверки обязательно сверяют  остатки на счетах по выпискам банка  и по учетным регистрам, а также  обороты и остатки по счетам 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета  в банках», 57 «Переводы в пути»  в учетных регистрах и в  Главной книге.

     Прежде  всего, следует сверить остатки  на счетах денежных средств проверяемого периода в выписках банка, регистрах бухгалтерского учета (журналах-ордерах, ведомостях, Главной книге) и отчетности. При наличии расхождений необходимо выявить их причины. При проверке поступивших на счета денежных средств устанавливается правильность их учета и полнота зачисления. Перечисленную покупателями выручку сверяют с записями в учетных регистрах по счетам учета реализации (90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы») и по счетам учета расчетов с покупателями и заказчиками (62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»). Поступление денежных средств от прочих дебиторов (по договорам аренды, простого товарищества, штрафных санкций и др.) проверяют по данным выписок и приложенным к ним документам. Аудиторы должны проверить наличие договоров, подтвердить обоснованность и полноту зачисления денежных средств.