Аудит денежных средств

       Для приема, хранения и расходования наличных денег организация имеет кассу. Порядок ведения кассовых операций утвержден советом директоров ЦБ РФ 04.10.93 № 40. Порядок обращения наличных денежных средств, их сдачи в банк, хранения определяется Банком России. Организация наличного денежного  обращения на территории России регламентируется также Банком России, который утвердил "Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации". В соответствии с указанным Положением размер сумм наличных денег в кассе организации ограничен лимитом, ежегодно устанавливаемым обслуживающим банком по согласованию с организацией. Сверх установленных норм наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в кредитном учреждении.

       Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация  представляет в учреждение банка, осуществляющее ее расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме № 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы  и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей  в его кассу".

       По  организации, в состав которой входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях  банков, устанавливается единый лимит  остатка кассы с учетом структурных  подразделений.

       Лимит кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя организации. При наличии у организации  нескольких счетов в различных учреждениях  банков она по своему усмотрению обращается в одно из них с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. О сумме предоставленного лимита организация уведомляет другие банки, где открыты ей соответствующие счета. Для организации, не представившей расчет на установление лимита кассы ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная в банк денежная наличность - сверхлимитной.

       Установленные банком, указанные лимиты письменно сообщаются организациям, возможно, как второй экземпляр справки № 0408020. Обычно лимит кассы устанавливается на год, но по просьбе организации может пересматриваться в течение года (изменение объемов кассовых оборотов и др.), а также по условиям договора банковского счета.

       Касса принимает наличные деньги по приходным  кассовым ордерам, подписанным главным  бухгалтером или уполномоченными  на это лицами. При этом выдается квитанция, подписанная главным  бухгалтером и кассиром. Отметим, что при получении денег по чеку с расчетного счета выписывается приходный кассовый ордер, который  регистрируется в журнале регистрации, и на оборотной стороне корешка  чека записываются номер и дата приходного кассового ордера.

       Выдача  наличных денег производится по расходным  кассовым ордерам или другим надлежаще  оформленным документам (платежным  ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), на которых ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты  расходного кассового ордера.

       Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. Если на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам  документах имеется разрешающая  подпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна. Выписываются приходные и расходные кассовые ордера бухгалтером общего или финансового  отдела или главным бухгалтером.

       Деньги  отдельному лицу, не работающему на данном предприятии, выдаются при предъявлении им паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, по расходному кассовому ордеру, где проставляются  подпись в получении и данные предъявленного документа.

       Заработная  плата, пособия, премии выплачиваются  кассиром по платежным ведомостям без  составления расходного кассового  ордера на каждого получателя. По истечении  трех рабочих дней, установленных  для выплаты заработной платы, бухгалтер  выписывает расходный кассовый ордер  на общую выплаченную по платежной  ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в  кассовых документах не допускается.

       Деньги  по кассовым ордерам принимаются  и выдаются только в день составления  этих документов. Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они  передаются в кассу лицом, выписавшим документ. При выдаче денежных средств  по доверенности она прилагается  к расходному кассовому ордеру или  ведомости на выдачу средств.

       При завершении операции кассир обязан подписать  расходный или приходный кассовые ордера вместе с приложенными к ним  документами, погасить их штампом или  надписью: приходные документы - "Получено", расходные - "Оплачено" с указанием  числа, месяца, года. Все приходные  и расходные кассовые ордера, а  также заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров, и документу присваивается  порядковый номер. 

1.2 Документальное оформление операций  с денежными средствами на расчетных счетах 

     Подавляющее большинство поступлений причитающихся  платежей и оплату расходов организация  осуществляет безналичным путем  через счета в банке.

     Для открытия расчетного счета организация  должна представить в учреждение выбранного банка следующие документы:

-заявление с просьбой об открытии расчетного счета установленного образца;

-карточку с образцами подписей распорядителей средств и оттиском печати, заверенную нотариально;

-нотариально заверенные копии устава организации, учредительного договора и регистрационного свидетельства юридического лица;

-справку о постановке на налоговый учет организации в качестве налогоплательщика.

     Порядок совершения и оформления операций по расчетным счетам регулируется действующим  законодательством.

     Списание  средств с расчетного счета организации  производится в порядке календарной  очередности поступления расчетно-платежных  документов. Однако в первую очередь списываются денежные средства по исполнительным документам, затем производится списание по платежным документам на перечисления платежей в бюджет и государственные внебюджетные фонды, после этого перечисляются средства для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту) и по другим денежным требованиям

Движение  средств на расчетном счете оформляется  банковскими платежными документами. К таким документам относятся:

-объявление  на взнос наличными

-платежное  поручение

-платежные  требования

-платежные требования-поручения

-чеки и аккредитивы

-банковские пластиковые карточки.

     1. Объявления на взнос наличными

     Объявлением о взносе наличными оформляется  сдача наличных денег в кассу  банка. Банк в подтверждение приема денег выдает клиенту квитанцию.

     2. Платежное поручение

     Наиболее  часто при осуществлении безналичных  расчетов используются платежные поручения, которые являются поручением организации  обслуживающему ее банку о перечислении определенной суммы со своего счета  на счет получателя средств.

         3. Платежные требования

     Платежное требование представляет собой расчетный  документ, содержащий требование к  плательщику об уплате организации-получателю определенной суммы через банк.

     4. Платежное требование-поручение

       Платежное требование-поручение представляет собой требование поставщика к покупателю заплатить стоимость поставленной по договору продукции (работ, услуг) на основании направленных в обслуживающий банк покупателя расчетных и отгрузочных документов.

     5.Чек

     Чек используется организацией для получения наличных денег с расчетного счета; он выписывается в одном экземпляре на имя кассира или другого лица, которому доверяется получение денег. Бланк чека состоит из самого чека, корешка чека и контрольной марки. Все части имеют одинаковый номер; корешок чека остается в чековой книжке, чек отрезается и предъявляется в банк, а контрольная марка выдается банковским служащим представителю организации для получения денег в кассе банка.

     6. Аккредитив

     Аккредитив  представляет собой условное денежное обязательство банка, выдаваемое им по поручению клиента в пользу его контрагента по договору. Банк, открывший аккредитив, может произвести поставщику платеж (акцептовать или учесть переводной вексель) или предоставить полномочия другому банку производить такие платежи при условии представления им документов и выполнении условий, предусмотренных в аккредитиве. Аккредитив предназначен для расчетов только с одним поставщиком. Одновременно может быть открыто несколько аккредитивов.

     Во  всех платежных банковских документах кроме обязательных реквизитов указывается  назначение платежа. Помарки и подчистки  в платежных документах не допускаются.

     В настоящее время широко используются для оформления расчетных отношений  между организациями векселя, которые  частично заменяют деньги в расчетах. Вексель может быть использован  не только в расчетах, но и при  оформлении товарных кредитов, в качестве залога для получения кредита  или займа, как средство обеспечения  обязательств третьего лица и пр. Вексель представляет собой письменное безусловное долговое денежное обязательство строго установленной формы, выданное одной стороной (векселедателем) другой стороне (векселедержателю) и дающее его владельцу право по окончании срока обязательства (или досрочно) требовать с должника указанной в векселе денежной суммы.

     В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкцией по его применению для обобщения  информации о наличии и движении денежных средств на расчетном счете  организации используется балансовый счет 51 «Расчетные счета». Сальдо счета 51 указывает на наличие свободных  денег на расчетных счетах организации  на начало и конец месяц; оборот по дебету характеризует суммы, поступившие  на расчетные счета, а по кредиту - суммы, перечисленные со счетов. Учет движения денежных средств на счете 51 может быть организован с использованием субсчетов.

     Операции, записываемые по кредиту счета 51, отражаются в журнале-ордере № 2. Обороты по дебету записываются в разных журналах-ордерах  и в ведомости № 2.

     Организация периодически (ежедневно или в  другие установленные банком сроки) получает от банка выписку из расчетного счета, т.е. перечень произведенных  им за отчетный период операций. К выписке  банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены  или списаны средства, а также  документы, выписанные предприятием. Выписка из расчетного счета - второй экземпляр лицевого счета организации, открытого ему банком. Сохраняя денежные средства организаций, банк считает себя должником организации (его кредиторская задолженность) поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдача наличными) - по дебету. Обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить об этой особенности и записывать зачисленные суммы и остаток по дебету расчетного счета. А списания - по кредиту.

     После получения выписки бухгалтер  должен сделать следующее:

1.Сопоставить остаток средств на расчетном счете на конец дня последней выписки с остатком средств на начало дня следующей выписки.

2.Проверить приложенные к выписке оправдательные документы, полноту отражения информации в выписке и арифметические ошибки. Обо всех обнаруженных ошибках делается письменное сообщение банку. Приложенные к выписке документы обязательно погашаются специальным штампом банка.

3.Проставить суммы в банковской выписке - отметка на полях выписки номера соответствующего корреспондирующего счета. Порядок дальнейшей обработки банковской выписки зависит от частоты операций по расчетному счету в течение месяца. При малом количестве операций суммы записываются непосредственно в учетный регистр. Если выписки поступают ежедневно, то по счету 51 открывается оборотно-сальдовая ведомость. По окончании месяца в ней подводятся итоги и переносятся в учетный регистр счета 51 и одновременно в регистры корреспондирующих счетов.