Аудит денежных средств

     Наряду  с расчетными счетами организации  могут иметь счета для учета  денежных средств целевого назначения, находящихся в аккредитивах, платежных  чековых книжках и иных платежных  документах (кроме векселей) и предназначенных  для финансирования капитального строительства  и других текущих расходов.

     Учет  данных средств ведется в порядке, аналогичном порядку отражения  операций по расчетному счету, но на активном синтетическом счете 55 «Специальные счета в банках», который имеет  несколько субсчетов, открываемых  для учета движения отдельных  платежных документов.

     К счету 55 могут быть открыты следующие  субсчета:

«Аккредитивы»;

«Чековые  книжки» и др.

     Особенность аккредитивной формы расчетов состоит  в том, что оплату платежных документов производят по месту нахождения поставщика сразу после отгрузки им продукции.

     Аккредитив - это условное денежное обязательство, принимаемое банком-эмитентом по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств  по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому  банку произвести такие платежи.

     Аккредитив  может быть выставлен за счет собственных  средств и за счет банковского  кредита.

     К недостаткам аккредитивной формы  расчетов следует отнести замораживание  средств покупателей на период действия аккредитива до его фактического использования, а также возможность  задержки отгрузки продукции поставщиком  до поступления аккредитива. Вместе с тем она гарантирует немедленную  оплату счетов поставщиков и способствует соблюдению расчетно-платежной дисциплины.

     Расчетный чек содержит письменное поручение  владельца счета (чекодателя) обслуживающему его банку на перечисление указанной  в чеке суммы денег с его  счета на счет получателя средств (чекодержателя). Выдача чековой книжки владельцу  расчетного счета осуществляется после  предъявления заявления на чековую  книжку.

     При выдаче банком организации чековых  книжек депонируются ее средства или  кредиты банка. Депонированные средства списываются на основании выписки  банка о погашении предъявленных  ему чеков, которые были выданы организацией своим кредиторам. Оставшиеся неиспользованные чеки возвращаются в банк.

     На  субсчете 55-2 «Чековые книжки» учитывают  движение средств, находящихся в  чековых книжках. Порядок осуществления  расчетов чеками регулируется банком.   В данной главе мы рассмотрели теоретические основы учета денежных средств и способы их документирования организации. Далее рассмотрим особенности аудита денежных средств предприятия.

     1.3 Отражение в бухгалтерском учете  операций с учетом денежных  средств

     Счет 50 "Касса" предназначен для обобщения  информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

     К счету 50 "Касса" могут быть открыты  субсчета:

     50-1 "Касса организации";

     50-2 "Операционная касса";

     50-3 "Денежные документы" и др.

     На  субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в  кассе организации. Когда организация  производит кассовые операции с иностранной  валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

     На  субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

     На  субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе  организации почтовые марки, марки  государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы  учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

     По  дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных средств и  денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 "Касса" отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

     Кассовые  операции записываются по кредиту счета 50 и отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета  записываются в разных журналах-ордерах  и, кроме того, контролируются ведомостью №1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и в ведомости №1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк  в журнале-ордере и в ведомости  должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

     При ведении бухгалтерского учета с  использованием программных продуктов  регистрация приходных и расходных  кассовых документов осуществляться с  применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров", составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

     Ведение кассовых операций оформляется следующими проводками:

     дебет счета 50 "Касса" - кредит счета 90 " Продажи" - на сумму полученной выручки  от реализации продукции, работ или  услуг основного производства (по обычным видам деятельности);

     дебет счета 50 "Касса" - кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы" - на сумму полученных прочих доходов (включая реализацию прочего имущества и выручку  от реализации продукции (работ, услуг), не относящихся к обычным видам  деятельности);

     дебет счета 50 "Касса" - кредит счета 51 "Расчетные  счета" - на сумму денежных средств, полученных с расчетного счета и  оприходованных в кассе;

     дебет счета 50 "Касса" - кредит счета 75 "Расчеты  с учредителями" - на сумму наличных денежных средств, полученных в качестве вклада в уставный (складочный) капитал  организации;

     дебет счета 50 "Касса" - кредит счета 62 "Расчеты  с покупателями и заказчиками" - на сумму полученных авансов (под  поставку товаров или продукции, выполнение работ или оказание услуг);

     дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - кредит счета 50 "Касса" - на сумму произведенных выплат, начисленных работникам организации (оплата труда, премии, и т.п.);

     дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - кредит счета 50 "Касса" - на сумму денежных средств, выданных подотчетному лицу;

     дебет счета 51 "Расчетный счет" - кредит счета 50 "Касса" - на сумму сверхлимитного остатка наличных денег, сданных  по объявлению в кредитное учреждение;

     дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - кредит счета 50 "Касса" - на сумму выданных авансов  под приобретение продукции, оплату выполненных работ или оказанных услуг (от выдачи денег под отчет отличается тем, что аванс передается в кассу организации-поставщика).

     Кроме того, на счете 50 отражается приобретение за наличный расчет различных денежных документов (почтовых марок, марок госпошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов, путевок в дома отдыха и др.), а  также выбытие денежных документов.

     В том случае, когда денежные документы  приобретаются кассиром (что является весьма распространенной практикой), в  учете делается проводка:

     дебет счета 50 "Касса", субсчет "Денежные документы" - кредит счета 50 "Касса" - на сумму денежных документов, приобретенных  за наличный расчет.

     При выбытии денежных документов кредитуется  счет 50 "Касса" и дебетуется счет учета источников возмещения затрат. Например:

     дебет счета 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" - кредит счета 50 "Касса" - на сумму стоимости  путевок в оздоровительные учреждения, оплачиваемых за счет чистой прибыли  организации;

     дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" кредит счета 50 "Касса" - на сумму  стоимости почтовых марок, использованных для пересылки корреспонденции.

     дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" - кредит счета 71"Расчеты с подотчетными лицами".

     Организация должна контролировать обоснованность операций по своему расчетному счету. Учреждение банка выдает владельцу  счета выписки об остатках и движении средств на расчетном счете с  приложением к ним всех первичных  расчетных документов. Записи в выписке  банка по дебету означают выдачу наличных денег по чекам или списание (уменьшение) по счету по безналичным расчетам, а по кредиту - взносы наличных денег  по объявлениям или зачисление (увеличение) счета по безналичным расчетам.

     В бухгалтерском учете организации  для учета этих операций открывают  самостоятельный активный синтетический  счет 51 «Расчетные счета», в котором  указанные в выписке банка операции записывают наоборот: поступления (увеличение количества денежных средств) - в дебет счета, а выбытие (уменьшение) - в кредит счета. Это вытекает из того, что для банка «Расчетные счета» имеют не денежный, а расчетный характер (банк по этому счету учитывает свои обязательства перед клиентами).

     При получении банковской выписки в  первую очередь проверяют тождество  остатка средств, указанного в выписке, остатку по счету 51 «Расчетные счета». Затем проверяют приложенные  к выписке платежные документы (основание их предъявления и суммы), полноту их отражения в выписке  и отсутствие арифметических ошибок. Суммы, ошибочно отраженные по дебету или кредиту счета «Расчетные счета» и обнаруженные при проверке выписок банка, относят до выяснения  причин на счет 76-2 «Расчеты по претензиям». Обо всех обнаруженных ошибках делается письменное сообщение учреждению банка.

     Наряду  с расчетными счетами организации  могут иметь счета для учета  денежных средств целевого назначения, находящихся в аккредитивах, платежных  чековых книжках и иных платежных  документах (кроме векселей) и предназначенных  для финансирования капитального строительства  и других текущих расходов.

     Учет  данных средств ведется в порядке, аналогичном порядку отражения  операций по расчетному счету, но на активном синтетическом счете 55 «Специальные счета в банках», который имеет  несколько субсчетов, открываемых  для учета движения отдельных  платежных документов.

     Зачисление  денежных средств на специальные  счета отражается следующей бухгалтерской  записью:

     Д-т 55 «Специальные счета в банках»

     К-т 51 «Расчетные счета», 66 «Расчеты по краткосрочные  кредитам и займам».

     По  мере использования этих средств (на основе выписок банка) производится запись:

     Д-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

     К-т 55 « Специальные счета в банках ».

     Оставшиеся (неиспользованные) средства возвращаются на тот счет в банке, с которого они были перечислены, и отражаются бухгалтерской записью:

     Д-т 51 «Расчетные счета»

     К-т 55 «Специальные счета в банках».

     На  отдельных субсчетах, открываемых  к этому счету, отражают движение обособленно хранящихся в банках средств целевого финансирования.

     Получение средств финансирования отражается записью:

     Д-т 55 «Специальные счета в банках»

     К-т 86 « Целевое финансирование ».

     При использовании средств делается проводка:

     Д-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.

     К-т 55 «Специальные счета в банках».

     По  окончании строительства или  финансирования других расходов (на сумму  использованных средств) составляется следующая бухгалтерская запись:

     Д-т 86 «Целевое финансирование»

     К-т 83 « Добавочный капитал ».