Анализ использования денежных средств предприятия

Для   учета   кассовых   операций   применяются   типовые   межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый             ордер (форма КО-2), Журнал регистрации приходных и расходных             кассовых ордеров (форма КО-3),  Кассовая книга (форма КО-4),  Книга       учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форума КО-5).  Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18  августа 1998 года  № 88  по  согласованию   с   Минфином   России   и   введены  в действие  с   01   января  1999 года.

Поступление денег в  кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и  расходными   кассовыми   ордерами.   Для  учета денег, выданных из        кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы,                  и возврата остатка наличных  денег и оплаченных документов  ведётся Книгу учета принятых и выданных кассиром денег.

Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Все операции по поступлению  и расходованию денежных средств  кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного    бухгалтера   организации.

Руководители    организации    обязаны   оборудовать  кассу  и    обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке         их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине              руководителей организации не были созданы необходимые условия,            обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и           транспортировке,  они несут ответственность в установленном  законодательством  порядке.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу  во           время  совершения операции — заперты с  внутренней стороны. Доступ                в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим   законодательством.

Ключи от металлических  шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять  их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать  неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей организаций. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации,   результаты   ее   фиксируются   в   акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель организации  сообщает   о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к         немедленной   замене   замка   металлического   шкафа.

Хранение в кассе наличных денег  и других ценностей, не принадлежащих   данной   организации,   запрещается.

В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся  у  него  под   отчетом   ценности   немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии                   комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями              указанных   лиц.

В организациях, имеющих большое  количество подразделений или обслуживаемых  центральными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми   заключается договор о материальной ответственности и на  которых  распространяются  все  права   и  обязанности, установленные    настоящим    Порядком   для   кассиров.

В малых организациях,  не   имеющих   в   штате   кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или  другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения   с    ним   договора   о   материальной    ответственности.

В сроки, установленные  руководителем организации, а также                при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств  и других ценностей, находящихся  в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или          излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и                  обстоятельства    возникновения.

В условиях автоматизированного  ведения кассовой книги должна проводиться  проверка правильности работы программных  средств обработки кассовых   документов.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых                   операций возлагается на руководителей организаций, главных                   бухгалтеров   и   кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии              с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения                           кассовых   операций  систематически    проверяют    банки   (не реже одного раза в два года).

На руководителей организаций, допустивших указанные                   нарушения, возлагается  административный штраф   на   сумму  от  4000   до   5000   рублей   (п.15.1  КоАП  РФ).  На   предприятие  налагается   штраф   в   размере   от   40000  до  50000 рублей.

В настоящее время  в соответствии с Указанием Центрального             банка Российской Федерации от 14.11.01 г. № 1050-У  установлен   предельный  размеры   расчетов   наличными   деньгами   между   юридическими лицами на  уровне   60000  рублей   по   одной   сделке.   При   этом   следует   учитывать,  что  под  сделкой   в   данном   случае  понимается   один   отдельный   договор.  Это уточнение действует с              1  июля  2002  года.

Для расчетов с физическими  лицами  предельный размер расчетов наличными   не   установлен.

Существенные ограничения  по порядку осуществления кассовых операций устанавливает Указ Президента Российской Федерации                      от 19 ноября  1998 года   № 416-У «О   мерах   по   повышению   собираемости   налогов   и   других   обязательных   платежей   и   упорядочению   наличного   и   безналичного   денежного   обращения».              В соответствии с данным  Указом организациям запрещено вносить                  из   кассы наличные денежные средства непосредственно на расчетные                счета    других   лиц (юридических и физических), минуя свой счет.                За несоблюдение  этого порядка налоговые органы накладывают на организацию    штраф   в  2-кратном   размере    суммы   произведенного   взноса.

Организациям запрещена  прямая выплата наличных денежных       средств физическим лицам и организациям по операциям с векселями           либо в целях возврата платежей, поступивших в виде предоплаты                     по контракту, выполнение которого было прекращено. За нарушение           данного порядка налоговые органы налагают штраф в размере                    суммы наличных денежных средств, выданных через кассу               организациям     и    физическим   лицам.

В Приложении 1 к Порядку  ведения кассовых операций в  Российской Федерации 1993 года изложены признаки и правила определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России  (признаки платежности, допустимые повреждения платежных банкнот, порядок обмена банкнот и монет, порядок экспертизы  денежных знаков), которыми должны руководствоваться кассиры при осуществлении  кассовых операций с  банковскими   билетами   и монетами    Банка    России.

Использование   контрольно-кассовых   машин   для   учета  расчетов с   населением   обязательно    для    всех   организаций.

Если организации в  силу специфики своей деятельности или                  особенностей местонахождения не имеют возможности применять              контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой                отчетности  при расчетах с населением могут использоваться формы       бланков   документов,   утвержденные    Минфином   России.

За нарушение требований Закона Российской Федерации                        «О   применении   контрольно – кассовой   техники   при   осуществлении   наличных   денежных   расчетов  и (или)  расчетов   с   использованием   платежных   карт « применяются   штрафные санкции к организациям  в   зависимости   от   характера   нарушения.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом  счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит — выбытие денежных средств из кассы.

Для обеспечения учета  наличия и движения денежных средств                  и хозяйственных операций, связанных с денежными средствами  применяется система счетов бухгалтерского учета, предусмотренных в V разделе Плана счетов бухгалтерского учета “Денежные средства”. Этот раздел включает счета: 50 “Касса”, 51 “Расчетные счета”, 52 “Валютные счета”, 55 “Специальные счета в банках”, 57 “Переводы в пути”, 58 “Финансовые вложения”, 59 “Резервы под обесценение вложений в    ценные бумаги”.

2.2. Система  показателей анализа движения  денежных средств на предприятии

Анализ движения денежных средств проводится по данным отчетного  периода. На первый взгляд такой анализ, как и любой другой раздел ретроспективного анализа, имеет сравнительно невысокую ценность для финансового менеджера; однако можно привести аргументы, в известной степени оправдывающие его проведение. Выше был приведен пример довольно парадоксальной ситуации, когда предприятие является прибыльным, но не имеет средств расплатиться со своими работниками и контрагентами.

Результаты анализа  финансовых результатов предприятия  должны быть согласованы с общей  оценкой финансового состояния  предприятия, которое в большей мере зависит не от размеров прибыли, а от способности предприятия своевременно погашать свои долги, т. е. от ликвидности активов. Последняя зависит от реального денежного оборота предприятия, сопровождающегося потоком денежных платежей и расчетов, проходящих через расчетный и др. счета предприятия. Поэтому желаемая эффективность хозяйственной деятельности, устойчивое финансовое состояние будут достигнуты лишь при достаточном и согласованном контроле за движением прибыли, оборотного капитала и денежных средств.

Основным источником информации для проведения анализа взаимосвязи прибыли, движения оборотного капитала и денежных средств является баланс (ф. № 1), приложение к балансу (ф. № 5), отчет о финансовых результатах и их использовании (ф. № 2). Особенностью формирования информации в этих отчетах является метод начислений, а не кассовый метод. Это означает, что полученные доходы, или понесенные затраты могут не соответствовать реальному “притоку” или “оттоку»денежных средств на предприятии.

В отчете может быть показана достаточная величина прибыли и тогда оценка рентабельности будет высокой, хотя в то же время предприятие может испытывать острый недостаток денежных средств для своего функционирования. И наоборот, прибыль может быть незначительной, а финансовое состояние предприятия — вполне удовлетворительным. Показанные в отчетности предприятия данные о формировании и использовании прибыли не дают полного представления о реальном процессе движения денежных средств. Например, достаточно для подтверждения сказанного сопоставить величину балансовой прибыли, показанной в ф. № 2 отчета о финансовых результатах и их использовании с величиной изменения денежных средств в балансе (стр. 270—310). Прибыль является лишь одним из факторов (источников) формирования ликвидности баланса. Другими источниками являются: кредиты, займы, эмиссия ценных бумаг, вклады учредителей, прочие¹.

Поэтому в некоторых  странах в настоящее время  отдается предпочтение отчету о движении денежных средств как инструменту  анализа финансового состояния фирмы. Например, в США с 1988 года введен стандарт, по которому предприятия, вместо составлявшегося ими до этого отчета об изменениях в финансовом положении, должны составлять отчет о движении денежных средств. Такой подход позволяет более объективно оценить ликвидность фирмы в условиях инфляции и с учетом того, что при составлении остальных форм отчетности используется метод начисления, то есть он предполагает отражение расходов независимо от того, получены или уплачены соответствующие денежные суммы.

Отчет о движении денежных средств - это документ финансовой отчетности, в котором отражаются поступление, расходование и нетто-изменения денежных средств в ходе текущей хозяйственной деятельности а также инвестиционной и финансовой деятельности за определенный период. Эти изменения отражаются так, что позволяют установить взаимосвязь между остатками денежных средств на начало и конец отчетного периода.

Отчет о движении денежных средств - это отчет об изменениях финансового состояния, составленный на основе метода потока денежных средств. Он дает возможность оценить будущие поступления денежных средств, проанализировать способность фирмы погасить свою краткосрочную задолженность и выплатить дивиденды, оценить необходимость привлечения дополнительных финансовых ресурсов. Данный отчет может быть составлен либо в форме отчета об изменениях в финансовом положении (с заменой показателя “чистые оборотные активы” на показатель “денежные средства”), либо по специальной форме, где направления движения денежных средств сгруппированы по 3 направлениям: хозяйственная (операционная) сфера, инвестиционная и финансовая сферы.