Анализ коммуникаций в ОАО «ТЕЛЕСОТ»

Предварительно просьбы  и пожелания  младших  сотрудников  обсуждаются  с  их начальниками - ведущими  (старшими).  Таким  образом,  на  фирме организованы восходящие вертикальные коммуникации.

Руководитель, рассмотрев доклады, в первых числах  следующего месяца организовывает с помощью секретаря собрание, на  котором  по  каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается  и передает информацию, поступившую  к  нему  из  внешней  среды.  На  этом  же собрании присутствует главный бухгалтер фирмы  для  получения  информации  о произведённых расходах  или  предстоящих  расходах,  доходах  и  т.п.  Таким образом, налажены вертикальные нисходящие коммуникации.

       Горизонтальные  коммуникации   в  0А0  «ТЕЛЕСОТ»  в  основном  протекают неформальным образом,  непосредственно  через  общение  между  сотрудниками. Если одному отделу необходима какая-либо информация от  другого  отдела,  то данный запрос и поступившая в ответ информация проходит  через  руководителя фирмы.

      Также нисходящие и восходящие коммуникации  осуществляются  на  ежегодных собраниях  всего  трудового  коллектива  0А0  «ТЕЛЕСОТ»,  где   обсуждаются успехи, достижения, неудачи и перспективы, как фирмы, так и сотрудников.

Неформальные  коммуникации   распространяются   на   празднованиях   дней рождений,   встречи   «Нового   года»,   «Восьмого    марта»    коллективных поздравлениях с новорожденным ребенком. Ежегодно  в  организации  отмечается «день рождения ОАO «ТЕЛЕСОТ» -  дата  регистрации.  На  данные  мероприятия принято собираться всем коллективом.

        Такой  системой  коммуникаций  руководитель  оградил  себя  от   излишних сплетней, организовал эффективную передачу формальной  (деловой) информации  между  отделами,  сократил,  на  сколько  это  возможно,  утечку информации.  В  тоже  время  обеспечил   вниманием   своих   подчиненных   и предоставил всевозможные пути для  «обратной  связи». 

При анализе  коммуникационного процесса в ОАО «ТЕЛЕСОТ»  был выявлен ряд проблем, а именно:

1. Не корректно сформулированные сообщения.

      Независимо от того, как доставляются сообщения, их расплывчатость и туманность - слишком частые явления. Такие недостатки, как плохо подобранные и ничего не значащие слова, небрежные упущения, отсутствие последовательности, не точное изложение мыслей, неуклюжесть структуры предложений, недостаток лексических средств, банальность, поразительные повторения, жаргон и т.д., довольно широко распространены. Отсутствие ясности и точности приводит к дорогостоящим ошибкам.

2. Ошибочный перевод информации на различных этапах передачи.

     Менеджеры организации находятся в центрах коммуникаций на предприятиях и функционируют как получатели и отправители сообщений. Они получают разнообразные виды сообщений от вышестоящих лиц, от своих коллег, от подчиненных и в свою очередь должны перевести информацию, тем, кто в ней нуждается, на понятный для них язык. Часто бывает недостаточно передать информацию слово в слово, она или должна быть выражена понятным для получателя, или должна сопровождаться разъяснениями, которые будут понятны адресату. Этот процесс требует умения, которое зачастую отсутствует. Поскольку сотрудники предприятия действуют, обычно только приблизительно понимая друг друга, эффективность постоянно от этого страдает, что приводит к значительным убыткам.

3. Искажение сообщений.

     Когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Сообщения искажаются непреднамеренно,  в силу затруднений в межличностных коммуникациях. Сознательное искажение информации имеет место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением. В этом случае управляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах. Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщения возникают также вследствие фильтрации. В организации существует потребность фильтровать сообщения, с тем, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень организации или отдела направлялись только те сообщения, которые его касаются. Поскольку именно управляющие определяют, какие сообщения направлять, всевозможные преграды в межличностных контактах могут подталкивать их к отсеиванию одних и акцентированию других сообщений. Такой отбор становится причиной непопадания важной информации в другой сектор организации или поступления информации туда с существенным искажением содержания. Сообщения, отправляемые наверх, искажаются в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. Это приводит к тому, что подчиненный не информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме, поскольку не хочет, порой из-за страха быть уволенным, сообщать начальнику плохие новости. Дополнительной причиной ухудшения поступающей наверх информации бывает повышенное внимание руководителей среднего звена к сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от их подчиненных.

4. Несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления.

     Причиной несвоевременного донесения информации служит, как и географическое положение организации, то есть её протяженность по всей области, так же не ответственное отношение менеджера к полученной информации.

5. Психологический настрой;

     В организации существует некий критический настрой работников, который мешает развитию формальных и неформальных отношений между работниками организации.

Исходя из выше сказанного, основными проблемами осуществления коммуникационного процесса ОАО «ТЕЛЕСОТ» являются: плохо сформулированные сообщения; ошибочный перевод информации на различных этапах передачи; искажение сообщений; несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления; Психологический настрой. Нужно сказать о том, что проблемы раскрытые на основе анализа коммуникационных процессов ОАО «ТЕЛЕСОТ» являются довольно частым явлением. Каждое предприятие борется с ними по своему, исходя из собственных возможностей и потребностей. Нами были предложены меры по  устранению вышеизложенных проблем. Они будут освещены в следующем параграфе.

2.3 Пути преодоления коммуникационных проблем в ОАО «ТЕЛЕСОТ»

В целях выявления степени влияния существующих коммуникационных проблем на эффективность деятельности организации в целом нами был проведен анализ, результаты которого представлены на диаграмме 2:

Диаграмма 2

На диаграмме 2 отображено,  в какой степени каждая из существующих проблем влияет на организацию.

Для решения коммуникационных проблем освещенных в предыдущем параграфе ряд мер направленных на повышение эффективности коммуникационного процесса. Рассмотрим каждую проблему в отдельности.

   1. Плохо сформулированные сообщения.

Для решения данной проблемы необходимо сформулировать сообщения точно. Выбирать значащие слова, излагать свои мысли с точностью и последовательностью, а также составлять предложения лексически грамотно.

Хотя о коммуникации часто думают просто как о сообщении для того, чтобы она обладала какой-то ценностью, она должна пройти испытание по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.

   2.Ошибочный перевод информации на различных этапах передачи.

Для начала необходимо установить обратную связь. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит оценить, в какой мере воплощается то, что намеревались сообщить. В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов.

   3. Искажение сообщений.

Для решения этой проблемы необходимо  установить систему сбора предложений, которые будут разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получат при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Систему сбора предложений можно организовать по-другому. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно будут собираться для обсуждения предложений по усовершенствованиям.

В организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобных ежемесячных  можно   издавать статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства  на вопросы рядовых сотрудников.

   4. Несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления;

Руководство компании необходимо использовать все возможности для организации встреч с коллективами на местах работы. А также  служба персонала совместно с руководством компании должна  разработать специальный проект, целью которого будет – своевременное и регулярное информирование всех сотрудников о направлениях деятельности компании, ее стратегии, социальной политике, о новых проектах и задачах, об изменениях, происходящих в компании и обществе.

Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того, в настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет.

   5. Психологический настрой;

Необходимо усовершенствовать нисходящие вертикальные и горизонтальные коммуникаций. А именно осуществлять нисходящие и восходящие коммуникации на ежегодных собраниях всего трудового коллектива, где будут обсуждаться успехи, достижения, неудачи и перспективы, как фирмы, так и сотрудников.

Распространять неформальные коммуникации на празднованиях дней  рождений, встречи «Нового Года», «23 февраля», «Восьмого марта» коллективных поздравлениях с новорожденным ребенком.

Таким образом,  такой системой коммуникаций руководитель оградит себя от излишних сплетней и пересудов, организуя эффективную передачу формальной (деловой) информации между отделами, сократит, на сколько это возможно, утечку информации. В тоже время обеспечит вниманием своих подчиненных и предоставит всевозможные пути для «обратной связи». Также подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей; это достигается на коллективных праздниках.

Каждый руководитель компании хотел бы иметь дружный и работоспособный коллектив, способный вместе с ним достичь поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию условий для формирования такого коллектива не менее важна, чем производственная деятельность. Среди этих условий важнейшее – организация внутренних и внешних связей (коммуникаций).

Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также, получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчинённых. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достичь наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

Заключение

      Цель нашей курсовой работы заключалась в рассмотрении роли и функций коммуникации на примере ОАО «ТЕЛЕСОТ». Были определены задачи, которые были успешно решены, тем самым поставленная  цели была достигнута.

      В первой части данной курсовой работы рассматривалось понятие, сущность и содержание коммуникации. Необходимо всегда помнить, что в ходе совместной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуникации представить как процесс обмена информацией. Именно потому, что без обмена информацией сегодня не обходится ни одна организация, коммуникации можно назвать связующим процессом. А одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.