Анализ коммуникаций в ОАО «ТЕЛЕСОТ»

Введение

      Хотя  коммуникация  имеет  широкое   применение   во   всех   областях

управления, она особенно  важна  для  осуществления  функции  руководства  и лидерства. Коммуникации   являются   важнейшей   составляющей   в    деятельности руководителя, поскольку коммуникации -  это обмен информацией между  людьми. Без обмена информацией они не могут вместе работать, формулировать задачи  и решать их. Согласно исследованиям руководитель от 50 до 90%  своего  времени тратит на коммуникации. Это кажется  невероятным,  но  становится  понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать  свои  роли в  межличностных  отношениях,  информационном  обмене  и  процессе  принятия решений, не говоря об  управленческих  функциях  планирования,  организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен  информации  встроен  во  все основные  виды  управленческой  деятельности,  можно  назвать   коммуникации связующим процессом.

Все вышесказанное обуславливает актуальность темы данной курсовой работы.

Целью настоящей работы является в анализ коммуникаций в

ОАО «ТЕЛЕСОТ».

Для достижения поставленной цели нам необходимо будет решить следующие задачи:

1.  Выявить,  какие  функции   выполняют коммуникации.

2. Рассмотреть какие виды коммуникаций встречаются  в  менеджменте, выявить способы повышения эффективности  коммуникации.

3.  Определить способы осуществления коммуникационных процессов в ОАО «ТЕЛЕСОТ».

4. Выявить существующие проблемы коммуникационного процесса и предложить пути решения.

Информационной базой исследования составила методическая, научная, учебная и справочная литература, материалы сети Интернет, документы и сведения, предоставленные предприятием – объектом исследования.

В качестве теоретической базой  исследования использовались труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов. Основными авторами являются Виханский О.С., Наумов А.И., Дафт Р.Л.  Методологическую основу составили: анализ, синтез собранной информации, библиографический и  табличный.
1 Теоретические аспекты организационных коммуникаций

1.1 Сущность и содержание понятия коммуникации

Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.[5]

Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий.

Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса, время передачи, недосказанность и т.п.) с целью получения в ответ желаемой реакции. [9]

Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

Цели коммуникаций:

      Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.

      Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

      Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий. [22]

Коммуникация является основополагающей частью коммуникационного процесса. О нем мы более подробно остановимся во втором параграфе

1.2 Коммуникационный процесс и его составляющие

Коммуникационный процесс - это процесс обмена информацией между двумя или более людьми. Его цель - обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена. Если взаимное понимание не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль.

Коммуникационный процесс — это взаимодействие совокупности элементов. Существует четыре базовых элемента коммуникационного процесса:

   1. Отправитель - лицо, генерирующее  идеи  или  собирающее  информацию  и передающее ее.

   2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.

   3.  Канал - средство передачи информации.

   4.  Получатель - лицо,  которому  предназначена  информация   и   которое

      интерпретирует ее. [11]

      При обмене информацией отправитель  и  получатель  проходят  несколько взаимосвязанных этапов. Их  задача  –  составить  сообщение  и  использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли  и  разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно  точкой,  в которой  смысл  может  быть  искажен  или   полностью   утрачен.   Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

    1 Зарождение идеи.

    2 Кодирование и выбор канала.

    3 Передача.

    4 Декодирование.

      Обмен  информацией   начинается  с  формирования   идеи   или   отбора

информации. Отправитель решает, какую значимую идею  или  сообщение  следует сделать предметом обмена. К сожалению,  многие  попытки  обмена  информацией обрываются на  этом  первом  этапе,  поскольку  отправитель  не  затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Кит  Девис  подчеркивает  важность данного этапа: “ Неудачное сообщение не станет  лучше  на  глянцевой  бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Не  начинайте говорить, не начав думать”. [9]

      Нужно помнить, что  идея  еще  не  трансформирована  в  слова  или  не

приобрела другой такой формы, в  которой  она  послужит  обмену  информации. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать  предметом обмена  информацией.   Чтобы  осуществить  процесс  эффективно,  он   должен принять в расчет множество факторов.

       К примеру, руководитель,  желающий обменяться информацией  об  оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея  состоит  в  том,  чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и  слабых  сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы. Идея не может  заключаться в смутных общих похвалах или критике поведения подчиненных.

      Этот пример показывает также связь между восприятием и  коммуникацией. У  руководителя,  который  считает  подчиненных  способными  к  развитию   и совершенствованию,  а  значит,   нуждающимися   в   информации   с   оценкой результатов их работы,  скорее  всего,  найдутся   дельные  позитивные  идеи обмена информацией на  указанную  тему  по  существу.  Управляющий,  который воспринимает  подчиненных  как  детей,  ждущих,  чтобы   их   поправляли   и направляли, скорее всего,  заложит  в  свои  идеи  критицизм  отрицательного свойства, свойственный такому образу мышления.[8]

      Еще один пример потенциальных проблем на этапе  зарождения  идеи  дает нам начальник цеха, только что принявший сообщение от высшего руководства  о том,  что  компании  нужно  на  6  %  увеличить  производство  видеоигр  без увеличения сверхурочных выплат. Если начальник цеха  не  сможет  сообразить, каким путем  лучше  всего  обменяться  этой  информацией  с  подчиненными  и направит им это  сообщение  в  точности  таким,  каким  оно  было  получено, возможны недоразумения, поскольку рабочие поймут лишь  сам  факт  того,  что изменения необходимы. Если же руководитель, в самом деле, подумает те  идеи, которые требуют передачи, он может прийти к следующим заключениям:

          1. Рабочие должны понять, какие именно  нужны  изменения  –  прирост  объема производства на  6% без дополнительных сверхурочных.

          2. Рабочие должны понять,  почему  нужны  эти  изменения,  иначе  они  могут сделать вывод, что компания пытается выжимать из них побольше, а  платить поменьше, и взбунтоваться.

         3. Рабочие должны понять, каким образом  следует   осуществить  изменения  –  качество продукции  и  уровень  брака  не  должны  измениться  вследствие прироста объема производства, иначе эффективность может снизиться,  а  не возрасти, как того требует в своем сообщении высшее руководство.

      Руководители, неудовлетворительно  обменивающиеся  информацией,  могут действовать неудачно,  поскольку по отношению к  ним  именно  так  действует высшее руководство. Дело в том, что руководители высшего звена часто  служат ролевой моделью для поведения подчиненных. Если наши руководители склонны  к принуждению или не откровенны в обмене информации с нами,  мы  вполне  можем повести  себя  подобным   образом,   обмениваясь   информацией   со   своими подчиненными, однако вы находитесь в ином положении,  чем  ваше  начальство. Поэтому вовсе необязательно действовать в  том  же  стиле,  даже  если  этот стиль эффективен. Что в действительности  необходимо,  так  это  осознать  – какие идеи предназначены к передаче до того, как вы  отправляете  сообщение, и уверенность в адекватности  и уместности ваших идей  с  учетом  конкретной

ситуации и цели. [3]

      Прежде чем  передать  идею,  отправитель  должен  с  помощью  символов закодировать ее, используя для этого слова, интонации и жесты  (язык  тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

      Отправитель также должен выбрать канал, совместимый с типом  символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам  относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные  средства  связи, включая    компьютерные    сети,    электронную    почту,    видеоленты    и видеоконференции.

      Если канал не пригоден для физического воплощения  символов,  передача невозможна.  Картина  иногда  достойна  тысячи  слов,  но  не  при  передаче сообщения  по  телефону.  Подобным   образом   может   быть   неосуществимым одновременный разговор со всеми работниками сразу. Можно разослать  памятные записки, предваряющие собрания небольших групп,  для  обеспечения  понимания сообщения и приобщения к проблеме.[7]

      Если канал не  слишком  соответствует  идее,  зародившейся  на  первом

этапе, обмен информацией будет  менее  эффективным.  Например,  руководитель хочет  предупредить  подчиненного  о  недозволенности  допущенных  последним серьезных нарушений мер безопасности, и делает это во  время  легкой  беседы за чашкой кофе или, послав ему записку по случаю. Однако  по  этим  каналам, вероятно,  не  удастся  передать  идею  серьезности   нарушения   столь   же эффективно, как официальным письмом  или  на  совещании.  Подобным  образом, направление  подчиненной  записки  об  исключительности  ее  достижения   не передаст идею о том, насколько важен сделанный  ею  вклад  в  работу,  и  не будет  в  той  же  мере  эффективным,  как  прямой  разговор  с  последующим официальным письмом с выражением благодарности, а также премией.

      Выбор  средства  сообщения  не  должен   ограничиваться   единственным

каналом.  Часто  желательно  использовать  два  или  большее  число  средств

коммуникаций  в   сочетании.  Процесс  усложняется,  поскольку   отправителю приходится устанавливать последовательность  использования  этих  средств  и определять временные интервалы  в  последовательности  передачи  информации. Тем не  менее,  исследования  показывают,  что  одновременное  использование средств обмена устной и  письменной  информацией  обычно  эффективнее,  чем, скажем, только  обмен  письменной  информацией.  Обсуждая  результаты  этого исследования, профессор  Терренс Митчел  указывает:  ”  Главный  вывод  этой работы в том, что  устное плюс письменное сообщение,  скорее  всего,  делают обмен информацией более эффективным в большей части случаев”.

        Ориентация  на  оба   канала  заставляет  тщательнее  готовиться   и

письменно регистрировать параметры ситуации. Однако  никоим  образом  каждый информационный обмен не должен быть письменным. В этом случае  потоки  бумаг становятся неуправляемыми.     

      На третьем этапе отправитель использует канал для  доставки  сообщения

(закодированной  идеи  или  совокупности  идей)  получателю.  Речь  идет   о