Прикладные программы для автоматизированной сдачи отчетности

     Правовое  обеспечение представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения, возникающие при функционировании ИС и юридический статус результатов ее функционирования. Структуру подсистемы составляют различные нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, правовым регулированием процессов, возникающих в ходе разработки системы.

     Математическое  обеспечение включает совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации. Структуру подсистемы образуют: средства математического обеспечения, средства моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, методы математической статистики и др.

     Организационное обеспечение включает совокупность документов, методов и средств, регламентирующих взаимодействие персонала системы и технических средств, задействованных в процессе обработки данных. Функции подсистемы: анализ существующей системы управления, выбор направлений совершенствования системы управления, выбор и постановка задач управления, формулировка требований к комплексу технических средств [7, с. 32].

     Эргономическое  обеспечение это совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для создания оптимальных условий работы персонала.

     Функциональная  часть ИС

     Функциональные  компоненты составляют содержательную основу ИС и включают совокупность функциональных систем, комплексов задач  и процедур обработки, реализующих  функции системы управления. В функциональном аспекте БИС должны обеспечивать: выполнение необходимых расчетов; подготовку, заполнение, проверку и распечатку документов; перенос данных из одной отчетной формы в другую; накопление итогов, обращение к данным прошлых периодов.

     К комплексам задач БИС относится  учет: труда и зарплаты, материальных ценностей, основных средств, готовой продукции, финансово-расчетных операций, затрат на производство, а также сводный учет и составление отчетности.

     Автоматизация выполнения отдельных функций управления требует их расчленения на более мелкие части – функциональные задачи, для решения которых разрабатываются алгоритмы и пишутся программы. 

     1.3 Этапы автоматизации  сдачи отчётности  на предприятии

     Этап I. Оптимизация бухучета.

     Как уже отмечалось, автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как и что можно улучшить. Дело в том, что все хорошие современные программы по автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию. Проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухучета, а именно [9, с. 36]:

     1. Применяемый план счетов и использование конкретных счетов.

     2. Применяемая аналитики по различным  счетам.

     3. Использующиеся типовые проводки  для отражения типовых хозопераций.

     4. Формы и содержание первичной  документации.

     5. Формы учетных регистров.

     Анализ  производится на предмет того, что можно изменить для улучшения бухгалтерского учета.

     Этап II. Выбор масштабов автоматизации

     Под выбором масштабов автоматизации  понимается то, в каком объеме будет  автоматизироваться бухгалтерия и  в каком порядке будут переведены на компьютер разделы бухучета. Эта проблема тем более актуальна, чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухучет ведет один – два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухучет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик.

     При выборе масштабов автоматизации  есть еще один аспект. Он состоит  в том, что информация, получаемая из бухучета требуется и в других структурных подразделениях предприятия, например в отделе сбыта - информация о состоянии расчетов с покупателями и отгрузке продукции, в отделе снабжения - информация об остатках на складах и их номенклатуре (аналитике), прогрессивно мыслящее руководство хочет знать о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности (также в аналитике по должникам и кредиторам), объемах реализации и ее структуре, о структуре затрат и о многом другом. Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать всю эту информацию с учетом всех специфических требований, значит нужно определить весь объем информации, требуемый для внутреннего пользования в организации и произвести настройку программы так, чтобы эта информация выдавалась, для этого производится совещание с заинтересованными службами предприятия и руководством и определяется что конкретно и в каком виде им требуется.

     Этап III. Постановка задачи.

     Когда определено, что будет изменяться в бухучете (Этап I) и какие разделы  в каком порядке будут автоматизироваться (Этап II), следует четко определить, что автоматизированный бухучет будет давать на выходе. На выходе бухучет дает:

     1. Первичные документы.

     2. Учетные регистры для бухгалтерии.

     3. Регистры и информацию для  внутренних нужд предприятия.

     4. Бухгалтерскую отчетность и расчеты  по налогам и другим платежам.

     Если  не сделать заранее четкую постановку задачи, то может получиться, что программа будет настроена таким образом, что требуемые регистры и первичные документы вообще получаться не будут.

     Этап IV. Выбор программного средства.

     Только  тогда когда спланирована оптимизация бухучета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи можно переходить к выбору программы. В противном же случае выяснится, что купленная заранее или по принципу "подешевле" программа просто не имеет достаточных возможностей для эффективной автоматизации предприятия и придется покупать новую. Для того чтобы во множестве программных продуктов, их версий и производителей найти путеводную нить к оптимальному для предприятия варианту следует понимать самое главное: просто плохих и просто хороших программ нет, значит нет и лучшей программы на все случаи жизни. Все те программные продукты, которые широко известны, продаются и рекламируются сейчас в России - хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают и используют на протяжении уже нескольких лет множество предприятий [11, с. 10].

     Этап V. Вопросы техники.

     Технические вопросы, связанные с компьютерами не входят в бухгалтерские функции, но, тем не менее, очень важны. Само по себе слово "компьютер" ничего о компьютере не говорит. Важна мощность (производительность) компьютера, которая зависит от нескольких его переменных параметров, называемых вместе "конфигурация компьютера".

     Еще один технический вопрос - это вопрос установки компьютерных сетей, который  встает, если внедряется сетевая программа. Существует большое количество различных типов сетей, сильно отличающихся по стоимости дополнительных аппаратных и программных средств для функционирования сети. Однако следует отметить, что если в сеть объединено немного (до 4-5 компьютеров), то сеть, требуемая для них будет стоить недорого и устанавливается достаточно легко, более же крупные сети требуют серьезных дополнительных затрат. Установкой сетей занимаются те же самые фирмы, которые продают компьютеры и делают "апгрэйд".

 

      2. Особенности прикладных  программ для автоматизированной  сдачи отчётности  в ООО «Росинвест»

2.1 Общая характеристика  ООО «Росинвест» 

     Организационно-правовая форма и наименование юридического лица: Общество с ограниченной ответственностью «Росинвест».

     ООО «Росинвест» зарегистрировано Межрайонной  инспекцией Федеральной налоговой  службы № 2, свидетельство о внесении записи в единый государственный  реестр юридических лиц от 11.10.2007 г.

     Общество  создано с целью удовлетворения общественных потребностей и извлечения прибыли.

     Уставный  капитал Общества составляет 10000 руб. Уставный капитал составляется из номинальной  стоимости долей его участников, распределенных между двумя физическими  лицами.

     Высшим  органом управления Общества является собрание участников Общества. К исключительной компетенции общего собрания участников относятся следующие вопросы:

1. определение основных направлений деятельности Общества, в том числе изменение уставного капитала Общества;
2. изменение Устава Общества, в том числе изменение уставного капитала Общества;
3. внесение изменений в учредительный договор;
4. образование исполнительных органов Общества и досрочное прекращение их полномочий;
5. избрание и досрочное прекращение полномочий ревизора Общества;
6. утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов;
7. принятие решения о распределении чистой прибыли Общества между участниками Общества;
8. утверждение документов, регулирующих внутреннюю деятельность Общества;
9. принятие решения о размещении Обществом облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг;
10. назначение аудиторской проверки, утверждение аудитора и определение размера оплаты его услуг;
11. принятие решения о реорганизации и ликвидации Общества;
12. назначение ликвидационной комиссии утверждение ликвидационных балансов;
13. решение иных вопросов, предусмотренных ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

     Единоличным исполнительным органом Общества является Директор.

     Директор  Общества избирается Общим собранием  участников Общества сроком на 3 года.

     Директор  Общества подотчетен собранию и несет  перед ним ответственность за осуществление деятельности Общества и выполнение возложенных на него задач и функций.

     В соответствии с Учётной политикой  ООО «Росинвест» на 2011 г. бухгалтерский и налоговый учёт ведётся с использованием компьютерной техники и бухгалтерской программы. Бухгалтерию ведет один человек. Предприятие имеет расчетный счет в банке.

     Численность организации составляет порядка 60 человек, во главе организации стоит генеральный  директор, именно на нем лежит вся  ответственность за деятельности организации.

     Организационная структура организации является линейно штабной, так как имеет  «штаб»: бухгалтерия, и «штаб»: юридическая  консультация. 
 
 
 

     2.2 Прикладное программное  обеспечение, применяемое  на предприятии 

     От  организации информационного и  программного обеспечения зависит успех деятельности любой организации.

     Сначала, для удобства дальнейших расчетов, рассмотрим техническую сторону  данной организации. Здесь установлен один компьютер и один принтер  МФУ (многофункциональное устройство) который содержит в себе копир и принтер, для принятия факсимильных сообщений установлен телефон-факс, бухгалтер имеет доступ в интернет, провайдер Энфорта (ООО "Престиж-интернет").

     Персональный  компьютер имеет следующую конфигурацию: Процессор Celeron E1200 (1.6 GHz) оперативная память 512MB, жесткий диск 80GB,DVD±RW,видеокарта встроенная. Этой конфигураций вполне достаточно для ведения бухгалтерского учета и не требует в ближайшие полугода/год апгрейда.

     Что касается программного обеспечения  здесь используется Windows XP Professional, Microsoft Office 2003, антивирус Касперского 8.0. А для ведения бухгалтерского и налогвого учета используется следующее программное обеспечение:

1. 1с Бухгалтерия 7.7
2. «Налогоплательщик ЮЛ» версия 4.16
3. Программный комплекс «Возмещение НДС: Налогоплательщик» версии 3.0.7