Отчет по практике в Финансово-хозяйственном управлении при Генеральной прокуратуре Кыргызской Республики

Заместитель главного бухгалтера, бухгалтер – кассир находятся в подчинении у главного бухгалтера.

В бухгалтерии используется преимущественно функциональное  разделение учетного труда, что предполагает централизованное построение учетного аппарата и выполнение каждым  работником однородных совокупных функций или операций.

Главный бухгалтер занимается комплексом работ по учету расчетов по оплате труда, расчетов с Фондом социального страхования и другими подобными органами, расчетами с подотчетными лицами, исчислением налогов, выявлением финансовых результатов, а также составлением отчетности. Заместитель главного бухгалтера отвечает за ведение учета и осуществление контроля за наличием  и движением материальных ресурсов. Бухгалтер кассир ведет счета расчетного счета и кассы, отвечает за сохранность денежных средств, принимает и выдает деньги из кассы ГП

Документооборот в бухгалтерском учете.

Предоставление первичных учетных документов в бухгалтерию регламентируется графиком документооборота, составленным главным бухгалтером и утвержденным руководителем учреждения. В централизованной бухгалтерии указанный график утверждается руководителем учреждения, при котором создана эта бухгалтерия. Материально-ответственным лицам вручаются выписки из графика документооборота.

Документы, служащие основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета, должны представляться в бухгалтерию в сроки, установленные графиком документооборота.

Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию. В рамках компетенции сотрудников бухгалтерской службы проверяется законность документируемых операций и логическая увязка отдельных показателей.

Первичные учетные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие реквизиты: наименование документа, дату составления, наименование организации от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровка (включая случаи составления документов с применением средств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций).

Документы без подписи главного бухгалтера или его заместителя считаются недействительными и не принимаются к исполнению. Приходные кассовые ордера действительны при наличии подписи главного бухгалтера или его заместителя и кассира.

В зависимости от технологии обработки учетной информации в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды, контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требований нормативных актов и методических документов по бухгалтерскому учету.

За достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут ответственность лица, создавшие и пописавшие эти документы.

В документах на приобретение материальных ценностей должна быть расписка материально ответственного лица в получении этих ценностей, а в документах, подтверждающих факт выполнения работы, - подписи о принятии результата работы ответственными лицами.

В случае разногласий между руководителем учреждения и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя учреждения, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Все бухгалтерские документы, связанные с исполнением смет доходов и расходов по бюджетным средствам и специальным средствам, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером или уполномоченным ими на то лицами.

Записи в первичных учетных документах производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, пастой шариковой ручки, при помощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах прочеркиваются.

В первичных учетных документах (как в текстовой части, так и цифровых данных) подчистки и не оговоренные исправления не допускаются. Исправление ошибки в первичном учетном документе должно быть оговорено надписью: "Исправлено" и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписи от руки: "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Карточки хранятся в картотеках, в которых они располагаются по субсчетам с подразделением внутри их по материально-ответственным лицам, а в централизованных бухгалтериях – и по обслуживаемым учреждениям.

Карточки учета материалов, малоценных предметов и т.п. сдаются в архив в подшитом виде вместе с реестром карточек, регистрами бухгалтерского учета и другими бухгалтерскими документами ежегодно или один раз в два года. В такие же сроки сдаются в архив карточки учета основных средств, выбывших в течение года.

Опись инвентарных карточек по учету основных средств форма ОС-10 сдается в архив, когда в ней имеются отметки о списании инвентаря по последней инвентарной карточке формы ОС-6 бюдж., ОС-8, ОС-9. Сдача инвентарных карточек в архив без описи осуществляется по реестру сдачи документов форма 442, в которых указываются номер карточки и название списанного инвентаря, а в централизованных бухгалтериях, кроме того, и наименование обслуживаемого учреждения.

Книги бухгалтерского учета при наличии в них по истечении года свободных листов могут быть использованы для записи операций следующего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в два года.

Учреждения обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с Законом Кыргызской Республики «О национальном архивном фонде Кыргызской Республики» от 22 ноября 1999 года № 125. По истечении сроков хранения дела в установленном порядке сдаются в соответствующий государственный архив. Документы, удостоверяющие сдачу дел в архив, хранятся постоянно в бухгалтерии.

Первичные учетные документы брошюруются в бухгалтерии по участкам учета в хронологическом порядке по номерам пачек за месяц. Выходные формы документов хранятся отдельно.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Срок хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в учреждении 6 лет, после в соответствии с Законом Кыргызской Республики «О национальном архивном фонде Кыргызской Республики» от 22 ноября 1999 года № 125, документы сдаются в архив.

Регистры бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет в учреждениях осуществляется по мемориально-ордерной или по журнально-ордерной форме бухгалтерского учета в соответствии с настоящим Положением.

Регистры бухгалтерского учета по синтетическим и аналитическим счетам открываются записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом и регистрами бухгалтерского учета за истекший год.

Проверенные и принятые к учету первичные учетные документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом) порядке и оформляются раздельными мемориальными ордерами - накопительными ведомостями по операциям за счет бюджетных средств и специальных средств, которым присваиваются следующие постоянные номера: 1, 2, 3, 4, 5, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14 и 15.

По операциям «сторно» составляются отдельные мемориальные ордера форма 274, которые нумеруются с номера 16 за каждый месяц.

Аналитический учет ведется в регистрах бухгалтерского учета (на карточках, накопительных ведомостях, книгах, в том числе с применением пакетов прикладных программ ведения бухгалтерского учета).

В бухгалтерских книгах до начала записей номеруются все страницы (листы). На последней странице листа за подписью главного бухгалтера делается надпись: "В настоящей книге всего пронумеровано ____ страниц (листов)". На каждой книге надписывается: наименование учреждения и год, на который книга открыта. В книге должно быть оглавление открытых в ней субсчетов. При переносе записей на другую страницу книги в оглавлении по данному субсчету делается отметка о переносе записи с указанием номеров новых страниц.

Записи в регистрах бухгалтерского учета производятся чернилами, пастой шариковой ручки или при помощи пишущих машин и средств автоматизации с первичных учетных документов не позднее следующего дня после их получения.

По окончании каждого месяца в регистрах бухгалтерского учета подсчитываются итоги оборотов и выводятся остатки по субсчетам.

Записи в мемориальные ордера осуществляются по мере совершения операций, (но не позднее следующего дня по получении первичного учетного документа), как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция субсчетов в мемориальном ордере записывается в зависимости от характера операций по дебету одного субсчета и кредиту другого субсчета или дебету одного субсчета и кредиту нескольких субсчетов (кредиту одного субсчета и дебету нескольких субсчетов.

Сумма мемориального ордера записывается сначала в графу «Сумма по ордеру», а затем в дебет и кредит соответствующих субсчетов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам, как по дебету, так и по кредиту должна быть ровна итогу графы «Сумма по ордеру», а затем в дебет и кредит соответствующих субсчетов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам, как по дебету, так и по кредиту должна быть ровна итогу графы «Сумма по ордеру». Второй строкой после оборотов за месяц выводится остаток на начало следующего месяца по каждому субсчету.

Для отражения расходов по кодам экономической классификации расходов бюджета Кыргызской Республики применяется расшифровка к мемориальному ордеру форма 803.

Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его заместителем, а при централизации учета - кроме того, и руководителем группы учета.

По истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориальные ордера - накопительные ведомости вместе с относящимся к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за два-три месяца и более в одну папку. На обложке надписываются: наименование учреждения; название и порядковый номер папки, дела; отчетный период - год и месяц; начальный и последний номера мемориальных ордеров; количество листов в деле.

Книга «Журнал-главная» форма 308 открывается записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом за истекший год. Учет в книге «Журнал-главная» ведется по счетам, в соответствии с утвержденным Планом счетов для бюджетных учреждений отдельно в отношении бюджетных средств и отдельно в отношении специальных средств.

Записи в форме 308 производится по мере составления мемориальных ордеров, а при доставлении мемориальных ордеров – накопительных ведомостей один раз за месяц.

Карточки (кроме карточек по основным средствам) регистрируются в реестре карточек форма 279, который ведется для каждого счета отдельно. Карточки для учета основных средств регистрируются в описи инвентарных карточек по учету основных средств форма ОС-10.

С лицами, предусмотренными действующим законодательством, ответственными за хранение денежных средств и товарно-материальных ценностей, заключаются в установленном порядке договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (форма 523).

Получение материальных ценностей осуществляется лицом, полномочия которого подтверждаются доверенностью.

Материально ответственные лица представляют первичные учетные документы по приходу и расходу товарно-материальных ценностей при реестре сдачи документов (по приходным и расходным документам). После проведенной в присутствии материально ответственного лица проверки правильности оформления представленных первичных учетных документов реестр с подписью работника бухгалтерии возвращается материально ответственному лицу.

Исправление ошибок, обнаруженных в записях бухгалтерского учета производится в следующем порядке:

обнаруженная ошибка за данный отчетный период до момента представления бухгалтерского баланса, не требующая изменения данных мемориального ордера, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста, так чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и надписывания над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно здесь же на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается оговорка «Исправлено».