Кадровые службы

Содержательная часть графика  отпусков (реквизит «Текст») представляет собой таблицу с графами: табельный  номер работника; фамилия, имя, отчество; должность; даты отпуска (его продолжительность); изменение даты ухода в отпуск и выхода на работу (по месяцам и  числам); основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу.

При необходимости переноса срока  отпуска на другое время руководителем  кадровой службы с согласия работника  и руководителя структурного подразделения, где он работает, вносятся изменения  в график отпусков.

В цёлях сокращения количества внутренних документов уточнение времени отпуска  рекомендуется проводить в оперативном  порядке, без составления заявления. В течение года в график вносятся фактические сроки пребывания каждого  работника в очередном отпуске  и причины, вызвавшие изменение  ранее установленных сроков отпусков.

При оформлении в качестве оснований  для приказов по личному составу  таких распорядительных информационно-справочных документов, как приказ по основной деятельности, протокол, факт, письмо, докладная или объяснительная записки и др. следует руководствоваться правилами по составлению и оформлению этих разновидностей организационно-распорядительных документов.

Приказы по основной деятельности оформляются  на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок  к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа, отметка о переносе данных на машинный носитель.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных  лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «Приказываю», которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения табулятора. После слова «Приказываю» ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнители (должностное лицо или структурное подразделение) и срок исполнения. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные), могут  быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

4. Задачи кадровых служб

1.Планирование и учет кадров. 
2. Поиск кадров. 
3. Отбор кадров. 
4. Определение зарплаты и льгот. 
5. Профессиональная адаптация. 
6. Обучение и продвижение персонала. 
7. Аттестация кадров. 
8. Перестановка кадров по результатам аттестации. 
9. Подготовка руководящих кадров. 
10. Социальная защита персонала. 
11. Юридические и дисциплинарные аспекты.

1. Планирование и  учет кадров 
 
Одна из основных задач кадровых служб — разработка плана потребности организации в кадрах. Ниже мы более детально остановимся на проблемах кадрового планирования. В число задач кадровых служб входят также учет поступивших на работу, вплоть до выбытия, учет служебных перемещений, отпусков, болезней, результаты аттестаций и т. д.

2. Поиск кадров 
 
При расширении кадрового состава организации кадровые службы осуществляют поиск специалистов для замещения вакантных рабочих мест. Чтобы поиск был эффективным, необходимо хорошее знание рынка труда. Своевременному и эффективному решению проблемы поиска кадров служит создание резерва по наиболее "критичным" должностям и рабочим местам. 
 
3. Отбор кадров 
 
Чтобы вакантные места на предприятии заняли работники, действительно соответствующие предъявляемым предприятием требованиям, необходима специальная работа по отбору кадров: проведение собеседований, тестирования, оценка кадров по профессиональным и личностным качествам. Если имеется несколько претендентов на одно рабочее место, необходимо произвести среди них отбор наиболее подходящих. В ряде случаев проблема может быть решена за счет подбора кандидата на занятие вакантной должности из заранее сформированного кадрового резерва. 
 
4. Определение зарплаты и льгот 
 
Производительная работа персонала на предприятии во многом зависит от проводимой руководством предприятия политики мотивации и стимулирования работников. Большое значение имеет при этом формирование структуры заработной платы, позволяющей учитывать реальный вклад работника в производственный процесс, в обеспечение эффективного функционирования предприятия. Специально устанавливаемые денежные премии и льготы за хорошее качество работы способствуют ориентации работников на достижение целей, стоящих перед предприятием. 
 
5. Профессиональная адаптация 
 
Среди задач, стоящих перед кадровой службой предприятия, не последнее место занимает способствование созданию благоприятной рабочей обстановки, удобного рабочего места, доброжелательного психологического климата в коллективе. Успешная адаптация (а значит, в будущем и высокая производительность труда) вновь принятых работников к новым условиям работы и коллективу во многом зависит от качества работы на этом важном направлении кадровой службы предприятия. 
 
6. Обучение и продвижение персонала 
 
В связи с ужесточением конкуренции, повышением требований, предъявляемых к качеству продукции и услуг, с увеличением сложности характера работы, усложнением технологий производства продукции или оказываемых услуг повышаются и требования к уровню профессиональной подготовки работников. 
 
Поэтому на каждом предприятии, стремящемся производить конкурентоспособную продукцию или услуги, постоянное внимание должно уделяться повышению квалификации работников, их подготовке и переподготовке, обучению новых специалистов. 
 
Кадровыми службами готовятся также рекомендации по изменению служебного положения работников. 
 
7. Аттестация кадров 
 
Аттестация является основным инструментом оценки профессионального уровня специалиста, его соответствия требованиям, предъявляемым руководством предприятия. 
 
Для проведения аттестации необходима разработка или использование специальных методик. В состав таких методик должна входить разработка критериев, шкал для оценки соответствия работника рабочему месту, результативности его работы, определения уровня квалификации. Результатом проведения аттестации должен стать анализ оценки работников, обобщение итогов и подготовка рекомендаций о целесообразности кадровых изменений в соответствии с кадровой политикой предприятия. 

 
8. Перестановка кадров  по результатам аттестации 
 
Подготовленные по результатам аттестации работников 
 
предприятия рекомендации, как правило, содержат предложения о повышении, понижении, переводе, об увольнении работников. Они могут также содержать предложения о дополнительном стимулировании работников, о целесообразности их профессиональной переподготовки и т. д. 
 
На основе представленных аттестационной комиссией предложений кадровая служба предприятия готовит структуру перемещения работников внутри предприятия, а также готовит предложения руководству о целесообразности увольнения сотрудников, не соответствующих предъявляемым к ним требованиям. 
 
9. Подготовка руководящих кадров 
 
Одной из наиболее важных задач, стоящих перед кадровой службой предприятия, является проведение работ по обеспечению эффективности труда руководящего состава за счет укрепления его профессиональными управленческими кадрами. Естественно, что решения по укреплению руководящего состава управленческими кадрами принимаются руководством предприятия, однако подготовка своевременных предложений осуществляется кадровой службой и службой безопасности предприятия. 
 
Чтобы эта задача решалась своевременно и эффективно, на предприятии должна существовать система подготовки резерва управленческих кадров, в том числе из контингента молодых специалистов, что в значительной степени обеспечивает преемственность в системе управления предприятием. 
 
10. Социальная защита персонала 
 
Предметом постоянного внимания руководства предприятия должны быть социальные условия, созданные для его работников, поскольку производительность труда и их отношение к труду во многом определяются именно социальными условиями. 
 
Кадровая служба предприятия должна отслеживать условия труда и быта работников и членов их семей, иметь четкое представление о среднем уровне социальных условий, о социальных условиях, созданных для работников предприятиями-конкурентами. Кадровая служба должна готовить рекомендации по улучшению условий труда и быта работников, по развитию социальной инфраструктуры. Кадровая служба по мере возможности должна способствовать обеспечению работников и членов их семей нормальными условиями проживания, решению проблем, связанных со здоровьем, отдыхом, питанием. 
 
11. Юридические и дисциплинарные аспекты 
 
В обязанности кадровой службы предприятия входят разработка форм и заключение трудовых договоров, контрактов с вновь принимаемыми работниками или перевод всех работников предприятия на новые договорные условия, если решение об этом принимает руководство предприятия. 
 
В случае необходимости готовятся предложения о мерах дисциплинарного воздействия по отношению к отдельным работникам. 
 
Кадровая служба занимается также разработкой должностных инструкций, рассмотрением трудовых споров и конфликтов, заявлений и жалоб работников. 

5. Основные направления перестройки работы кадровых служб в современных российских условиях

Сейчас, когда взят курс на всемирное  использование человеческого фактора  в обеспечении не просто единичных, изолированных, хотя иногда и сенсационных хозяйственных достижений, а стабильно  высокой эффективности всех сфер общественного производства, радикальная  реконструкция механизма трудовой мотивации в нашей стране должна стать одной из первоочередных задач  экономической стратегии.

Задача эта необычайно трудна и, что самое главное, требует принципиально  нового, нестандартного, комплексного подхода, который позволил бы добиться сдвига в деле подлинной, то есть не от случая к случаю, а на постоянной основе, мобилизации морального потенциала каждого отдельно взятого работника  и трудового коллектива в целом.

Сейчас в нашей стране повышение  роли кадровых служб продиктовано следующими объективными обстоятельствами:

1. Сегодня существенно изменились  условия, в которых кадровая  служба развивается. Эти изменения  связаны с переходом устойчивого  во времени дефицита трудовых  ресурсов к их избытку. Главными  резервами становятся лучшее  использование кадров, оптимальное  их распределение по рабочим  местам, возрастание нагрузки на  каждого члена коллектива. Сокращение  численности персонала – важнейший  рычаг повышения эффективности  производства на первом этапе  перехода к рыночной экономике.

2. Уменьшение численности работников  должно быть компенсировано большей  интенсивностью труда, а значит, и более высокой квалификацией  работника. В связи с этим  возрастает ответственность кадровых  служб в выборе направлений  квалификационного роста работников, в повышении эффективности форм  обучения и стимулирования их  труда.

3. Реализация перестройки кадровой  политики влечет за собой расширение  функциональных обязанностей работников  кадровых служб, повышение их  самостоятельности в решении  кадровых проблем.

Ныне кадровые службы не отвечают уже новым требованиям кадровой политики. Их деятельность ограничивается в основном решением вопросов приема и увольнения работников, оформления кадровой документации. Отсутствует  на предприятиях и единая система  работы с кадрами, прежде всего система  научно обоснованного изучения способностей и склонностей, профессионального  и должностного продвижения работников в соответствии с их деловыми и  личными качествами. Структура кадровых служб, качественный состав и уровень  оплаты труда их работников не соответствуют  задачам реализации активной кадровой политики. В стране практически не ведется подготовка специалистов для  работы в кадровых службах.

Перестройка деятельности кадровых служб  должна осуществляться в следующих  направлениях:

- обеспечение комплексного решения  задач качественного формирования  и эффективного использования  кадрового потенциала на основе  управления всеми компонентами  человеческого фактора: от трудовой  подготовки и профориентации  молодежи до заботы о ветеранах  труда;

- широкое внедрение активных  методов поиска и целенаправленной  подготовки нужных для предприятия  и отрасли работников. Основной  формой привлечения необходимых  специалистов и квалифицированных  рабочих для предприятий должны  стать договоры с учебными  заведениями. Актуальна опережающая  подготовка рабочих и специалистов  для освоения новой техники  и технологии в отраслях народного  хозяйства, что требует от кадровых  служб совершенствования планирования  подготовки кадров;

- планомерная работа с руководящими  кадрами, с резервом для выдвижения, которая должна строиться на  таких организационных формах, как  планирование деловой карьеры,  подготовка кандидатов на выдвижение  по индивидуальным планам, ротационные  передвижения руководителей и  специалистов, обучение на специальных  курсах и стажировка на соответствующих  должностях;

- активизация деятельности кадровых  служб по стабилизации трудовых  коллективов, повышению трудовой  и социальной активности работников  на основе совершенствования  социально-культурных и нравственно-психологических  стимулов;

- обеспечение социальных гарантий  трудящихся в области занятости,  что требует от работников  по кадрам соблюдения порядка  трудоустройства и переобучения  высвобождаемых работников, предоставления  им установленных льгот и компенсаций;

- переход от преимущественно  административно-командных методов  управления кадрами к демократическим  формам оценки, подбора и расстановки,  широкой гласности в кадровой  работе. Кадровые службы предприятий  в современных условиях становятся  органами организационно-методического  обеспечения выборности и конкурсности, периодической отчетности должностных  лиц перед трудовыми коллективами, что потребует от работников  по кадрам умения применять  методы психологического тестирования, социологические методы изучения  общественного мнения, оценки изучаемого  кандидата на выдвижение его  коллегами, подчиненными и др.;